Потраченное на нужды работодателя — не доход подотчетного сотрудника

Расскажите, пожалуйста, на какие именно траты были выданы деньги под отчет? Почему не оказалось подтверждающих чеков?

А.И. Михеева: Средства под отчет выдавались сотрудникам ООО «КП-АВТО» (далее — Общество) на хозяйственные нужды организации. Эти средства были потрачены, например, на откачку воды из автомойки, монтаж и демонтаж рекламной растяжки, изготовление макета рекламной растяжки, отправку груза, на услуги саксофониста, ведущего и фотографа при проведении дня открытых дверей автосалона в честь 100-лет­ия Генри Форда.

Работы выполняли физические лица, но они отказались подписывать договоры и акты. Сотрудники Общества, получив деньги под отчет из кассы, расплачивались с ними за выполненные работы наличными.

В случаях, когда не было оправдательных документов (чеков, квитанций), подотчетный сотрудник прикладывал к авансовому отчету (форма № АО-1) справку-отчет. В справке-отчете сотрудник указывал, на что потрачены деньги. К ней прикладывались письменное заключение рабочей комиссии, состоящей из сотрудников организации, подтверждающее, что расходы действительно произведены для нужд Общества, а также распоряжение директора о признании расходов для коммерческой деятельности.

Пенсионный фонд счел такие траты неподтвержденными, квалифицировал их как доходы подотчетных сотрудников и начислил на них страховые взносы.

Закреплена ли в вашей учетной политике возможность оплаты подотчетниками работ и услуг без подтверждающих документов?

А.И. Михеева: В нашей учетной политике закреплены список подотчетных лиц, имеющих право оплачивать работы или приобретать материальные ценности, состав рабочей комиссии и формы первичных документов, которые мы используем в таких случаях:
заявка на выдачу денежных средств подотчетному лицу;
справка-отчет о целевом назначении использованных сумм;
заключение комиссии о необходимости расходов для производственной (коммерческой) деятельности;
распоряжение директора о признании таких расходов.

Каждый раз, когда расходы не подтверждены чеками, составляется акт выполнения работ (оказания услуг). Директор Общества лично убеждается, что работы или услуги были действительно выполнены (оказаны), а затем утверждает авансовый отчет и дает указание бухгалтерии принять расходы. В учете такие расходы относятся на счет 91-2 «Прочие расходы».

Проверяет ли ваша организация достоверность цен, заявленных работником, если нет подтверждающих документов?

А.И. Михеева: Нет, директор знает примерную стоимость оказываемых услуг и подотчетное лицо сразу получает определенную сумму, которую может потратить на их оплату.

Учитывает ли ваша организация такие «неподтвержденные» расходы в целях налогообложения прибыли?

Г.П. Колокольцева: Нет, в целях налогообложения прибыли Общество такие расходы не учитывает. Вряд ли налоговые органы с этим согласились бы. В споре с представителями внебюджетных фондов мы доказывали факт отсутствия дохода у сотрудника, а значит, и базы для начисления страховых взносовст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ. А в споре с налоговой инспекцией пришлось бы доказывать, что расходы являются не только экономически оправданными, но и документально подтвержденнымист. 252 НК РФ. Учитывая судебную практику, это было бы очень трудно сделать.

Налоговики требуют в подтверждение таких расходов первичные документы, заверенные подписями обеих сторон. Либо стороны, передающей материальные ценности (выполняющей работы или оказывающей услуги): акты выполненных работ, товарные чеки, товарные накладные. А у нас были документы, подписанные только сотрудниками Общества.

Какова была цена вопроса (величина компенсации на приобретение материальных ценностей сотрудниками и величина начисленных на нее взносов в ПФР)?

А.И. Михеева: Работникам под отчет были выданы денежные средства в общей сумме 90 720 руб. Пенсионный фонд начислил на них страховые взносы в размере 19 026,40 руб.

Претензии были только со стороны ПФР или ФСС тоже предъявил претензии?

А.И. Михеева: ПФР проводил проверку совместно с ФСС. ФСС также начислил страховые взносы на сумму, выданную сотрудникам под отчет. Решение ФСС мы тоже обжаловали и выиграли судРешение АС Курганской области от 25.11.2015 № А34-2221/2015 (Внимание! PDF-формат); Постановление 18 ААС от 17.02.2016 № 18АП-162/2016.

Почему вы решили обратиться в суд?

А.И. Михеева: Скорее, из спортивного интереса. Мы оценили ситуацию, изучили судебную практику. Она оказалась довольно скудной и по большей части не в пользу предприятий. Но мы решили рискнуть, определили направление, в котором будем строить защиту, подготовили документы...

Поделитесь, пожалуйста, опытом, какие аргументы и доказательства, по вашему мнению, повлияли на решение суда?

Г.П. Колокольцева: Думаю, что главным нашим доказательством, повлиявшим на судебные решения, стали первичные документы, подтверждающие расходы. Авансовый отчет был составлен по унифицированной форме № АО-1, расходный кассовый ордер — по форме № КО-2. Другие первичные документы (справка-отчет, заключение комиссии и распоряжение директора) были составлены с учетом требований Закона о бухучете, в них были все обязательные реквизитыст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ (утратил силу с 01.01.2013); ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Представитель Пенсионного фонда пытался привести суду в качестве аргумента Указание Банка России о порядке ведения кассовых операцийп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У, по которому подотчетное лицо должно представить авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. Мы акцентировали внимание судей на том, что перечень таких документов открытый, а первичные документы, которые требовали работники Пенсионного фонда (чеки, квитанции, акты), не являются обязательными. И хотя «желаемых» для проверяющих первичных документов у Общества нет, имеются другие, не противоречащие требованиям Закона о бухучете.

Кроме того, проверяющие ПФР и ФСС не оспаривали того, что выполненные работы проводились в интересах Общества. А значит, заявили мы в суде, работники использовали выданные под отчет деньги исключительно для коммерческих целей. В доказательство мы представили карточки счета 91-2 «Прочие расходы», где эти расходы были отражены. И суды приняли решение об отсутствии оснований считать потраченные на нужды Общества суммы доходами сотрудников. Не согласившись с позицией судов, Курганское Управление ПФР обратилось в Верховный суд с кассационной жалобой. Но судья Верховного суда отказал в передаче кассационной жалобы для рассмотрения Верховным судомОпределение ВС от 18.02.2016 № 309-КГ15-20313.

Какие последствия для вашей организации имеет это судебное решение?

Г.П. Колокольцева: Спорная сумма была небольшой. Поэтому никаких ощутимых последствий для нашего бизнеса это решение не имело. Нам просто хотелось доказать проверяющим, что нельзя так ограниченно трактовать требования нормативных актов. А еще хотелось показать на собственном примере другим организациям, что, своевременно оформив необходимые документы, можно смело спорить.