Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 6 мая 2016 г.

Содержание журнала № 10 за 2016 г.

Исправляем бухгалтерскую первичку

Бывает, что организация в первичных документах обнаруживает ошибки, которые необходимо исправить. Вносить изменения можно в подавляющее большинство таких документов (кроме кассовых и банковских бумагп. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У; п. 16 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н) — важно исправлять первичку правильно, ведь иначе могут появиться проблемы.

Некоторые бухгалтеры предпочитают составлять новый документ вместо первоначального, в котором допущены ошибки и опечатки. Как будто ошибочного документа и не было вовсе. Если с внутренними документами так можно поступить (никто просто не узнает о том, что изначально документ был составлен с ошибками), то в отношении внешних документов скрыть подобную подмену удастся далеко не всегда. И надо иметь в виду, что если документ уже принят к учету, подобная замена недопустима. Ведь, по мнению Минфина, замена ранее принятого к бухучету документа как способ исправления не предусмотрена Законом «О бухгалтерском учете»Письмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235.

Есть два способа исправления ошибок в первичных документах. Какие они, мы и посмотрим.

Классический способ исправления ошибок в первичке

Заключается он в следующемч. 7 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; пп. 4.2, 4.3 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105:

• неправильные данные (реквизиты, показатели и т. д.) зачеркиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• делается надпись «Исправлено»;
• указываются верные данные. Старое советское Положение о документах и документообороте говорит о том, что писать исправленный текст надо над зачеркнутымп. 4.2 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105, однако в Законе о бухучете подобные тонкости уже не указаны. Поэтому когда нет возможности надписать новый текст прямо над зачеркнутым (из-за того что там нет места), исправления можно сделать рядом или снизу. Главное — должно быть понятно, что исправляется и каким образом;
• указывается дата внесения исправления;
• исправление заверяется подписью лиц, составивших документ, с указанием ф. и. о. Если же изменения вносят другие работники (к примеру, те, кто составлял изначальный документ, временно отсутствуют на работе или вообще уволились), лучше подстраховаться и заверить исправления подписью руководителя или иного лица, которому выдана доверенность на право подписи документов и их исправление (им может быть в числе прочих и главный бухгалтер).

Если документ был составлен в нескольких экземплярах, то исправления надо внести в каждый из них (ведь все они равнозначны и должны быть одинаковыми).

К примеру, обнаружилась ошибка в товарной накладной, по которой партия товара уже отгружена покупателю. Чтобы внести исправления в экземпляр покупателя, нужно его запросить, сделать исправления и должным образом их заверить, а затем вернуть.

В таких случаях некоторые организации во избежание недоразумений просят представителя контрагента под исправлениями (если представитель ранее уже заверял документ) поставить свою подпись с указанием ф. и. о. и должности — эта подпись свидетельствует о том, что контрагент видел эти исправления и с ними согласен.

Понятно, что если исправления вносятся в документ, который еще не был подписан контрагентом, то ставить подпись его представителю под исправлениями не нужно.

Как видно, вносить изменения должна та организация, которая допустила ошибки. Так что если вы нашли недочеты в документах, полученных от вашего контрагента, сами их не исправляйте — об обнаруженных существенных ошибках сообщите контрагенту и попросите их устранить. Толку от ваших исправлений не будет. Так, однажды суд не стал рассматривать товарные накладные как доказательства поставки товаров в исправленном (уменьшенном) количестве, поскольку изменения в накладные были внесены не должным образом: их сделал покупатель, не согласовав с продавцомПостановление 1 ААС от 30.06.2015 № А43-27322/2014.

«Счет-фактурное» исправление первички

Заключается такой способ исправления в том, что выставляется новый — исправленный (скорректированный) — документ, в том же порядке, в каком продавец выставляет покупателю исправленный счет-фактуруп. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Кстати, такой способ вполне безопасен, ведь Минфин одобряет его использование для исправления первичных документовПисьмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235.

При этом важно обратить внимание на то, что в исправленном документе должны быть указаны специальные реквизиты: порядковый номер внесенного исправления и его дата. То есть в применяемой форме первичного документа надо предусмотреть строку, аналогичную строке 1а «ИСПРАВЛЕНИЕ № ___ от “__” ___________» счета-фактуры (напомним, что она заполняется только при составлении исправленного счета-фактуры).

В остальном же в документе надо правильно заполнить все его реквизиты и показатели. При этом дата и номер исправленного документа должны соответствовать дате и номеру первоначального. Исправленный документ нужно составлять в том же количестве экземпляров, что и первоначальный. И другие владельцы ошибочного документа (к примеру, это могут быть покупатели или посредники) также должны получить исправленный экземпляр.

Подписывают новые экземпляры документа те же лица, которые подписали первоначальный. К примеру, руководитель или иное уполномоченное лицо.

Кстати, изначальный (ошибочный) первичный документ также придется хранить в течение срока, установленного для соответствующего вида документа. Причем даже в том случае, если на исправленном документе проставлен полный комплект подписей (подписи не только продавца, но и представителей контрагента). Сопоставив первоначальный и исправленный варианты, можно понять, какая именно ошибка была допущена.

ВЫВОД

Каким именно способом исправлять ошибки в первичке — решать вам. Методику внесения исправлений организация может разработать самостоятельно и закрепить ее в учетной политикеПисьмо Минфина от 22.01.2016 № 07-01-09/2235. Некоторые предпочитают прописать определенные способы внесения исправлений для конкретных документов. Но лучше себя не ограничивать и закрепить в учетной политике оба рассмотренных нами способа. И в каждом конкретном случае применять тот, который представляется более удобным.

***

Есть ошибки, которые вообще не нужно исправлять. Это несущественные ошибки, которые не препятствуют налоговым органам при проведении проверки идентифицировать:

• продавца;
• покупателя товаров, работ, услуг, имущественных прав;
• наименование самих товаров, работ, услуг, имущественных прав;
• их стоимость;
• другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, влияющие на налогообложение.

И Минфин, и налоговая служба солидарны в том, что такие ошибки не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение базы по налогу на прибыльПисьма Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547; ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@. Примером подобных несущественных ошибок могут быть различного рода опечатки, описки — в частности, в фамилиях лиц, подписавших документ, а также неправильное указание паспортных данных или неверное написание должности (не полностью соответствующее штатному расписанию).

Но помните: если в документе нет хотя бы одного из обязательных реквизитов, предусмотренных Законом о бухучетеч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, это уже грубая ошибка, и налоговики могут счесть, что подобные документы не подтверждают налоговые расходы или право на НДС-вычет. Так что если в первичке не хватает обязательного реквизита, такую ошибку игнорировать нельзя.