Отзыв из отпуска

Документальное оформление и расчеты с работником

Началась пора отпусков. Но в силу определенных обстоятельств иногда возникает необходимость отозвать того или иного сотрудника из ежегодного отпуска. Трудовой кодекс предоставляет работодателям такое право, но лишь при условии, что сотрудник согласен прервать свой законный отдых.

Не использованная в связи с этим часть отпуска по выбору работника должна бытьст. 125 ТК РФ:

• <или>предоставлена в удобное для него время в течение текущего рабочего года. При этом надо следить за тем, чтобы соблюдалось правило, согласно которому при разделении отпуска на части хотя бы одна из частей должна составлять не менее 14 календарных дней. Например, если сотрудник уже отгулял в текущем рабочем году два раза по 7 календарных дней, то отозвать его из третьего отпуска продолжительностью 2 недели работодатель не вправе;
• <или>присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

При этом следующие категории работников не могут быть отозваны из отпуска (даже если они сами не возражают против этого)ст. 125 ТК РФ:

• несовершеннолетние лица;
• беременные женщины;
• работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

Таким образом, прежде всего надо поинтересоваться у понадобившегося сотрудника, может ли он досрочно выйти из отпуска. Например, позвонить ему, послать СМС-сообщение или электронное письмо.

И если на предложение прервать свой отпуск сотрудник ответил утвердительно, тогда ваши действия по документальному оформлению отзыва будут следующими.

ШАГ 1. Получаем письменное согласие работника на отзыв его из отпуска

Логичнее всего взять такое согласие с сотрудника в первый же день его досрочного выхода на работу. В нем сотрудник может указать и желаемые даты использования оставшейся части отпуска.

Согласие может выглядеть так.

ШАГ 2. Оформляем приказ об отзыве работника из отпуска

Это надо сделать в тот же день, когда вы получили письменное согласие работника. Приказ составляется в произвольной форме. Вот примерный образец.

ШАГ 3. Вносим изменения в график отпусков и в личную карточку

Для этого в графике в подразделе «Перенесение отпуска» указываем:

• в графе «Основание (документ)» (графа 8 унифицированной формы № Т-7) — реквизиты приказа об отзыве из отпуска;
• в графе «Дата предполагаемого отпуска» (графа 9 формы № Т-7) — дату, на которую переносится отпуск работника, если она попадает на текущий календарный год. Если дата, на которую переносится отпуск, приходится на следующий календарный год, тогда ничего не указывайте.

В разделе «Примечание» (графа 10 формы № Т-7) укажите, что работник отозван из отпуска с его согласия.

В личной карточке в разделе VIII «Отпуск» зачеркиваем:

• количество календарных дней отпуска (графа 4 унифицированной формы № Т-2);
• дату его окончания (графа 4 формы № Т-2).

Ставим новое число дней и дату, когда отпуск был прерван.

В графе «Основание» указываем реквизиты приказа об отзыве из отпуска.

Расчеты с работником при отзыве из отпуска

Со дня досрочного выхода на работу сотруднику начисляется зарплата. Однако ему уже были выплачены отпускные, в том числе за те дни, которые он фактически не отгулялст. 136 ТК РФ.

В этой ситуации работник не обязан возвращать организации сумму излишне полученных отпускных. Также нельзя погасить эту сумму путем постепенного удержания из его зарплаты. Ведь перечень оснований для удержания является закрытым и такая ситуация в нем не предусмотренаст. 137 ТК РФ. Поэтому целесообразнее всего рассматривать эту сумму как аванс и зачитывать ее в счет зарплаты работника, начисленной со дня фактического его выхода на работу, вплоть до погашения переплаты.

Зарплата за тот месяц, в котором работник был отозван из отпуска, начисляется за фактически отработанные дни. И если сумма начисленной зарплаты за этот месяц будет:

• <или>меньше суммы отпускных за неиспользованные дни отпуска — работнику при выплате зарплаты ничего не полагается. Сумма задолженности работника перед работодателем будет учтена при выплате зарплаты в следующем месяце. НДФЛ и страховые взносы перечислять не нужно, так как они уже были перечислены в день выплаты отпускных;
• <или>больше суммы «лишних» отпускных — работнику полагается разница между начисленной зарплатой и этими отпускными. Соответственно, с разницы начисляются и уплачиваются НДФЛ и взносы.

***

В заключение надо упомянуть вот о чем. Если отпускнику, который позарез нужен на работе, руководство решит оплатить проезд из места отпуска к месту работы, то безопаснее всего будет не учитывать эти расходы для целей налогообложения прибыли. В частности, столичные налоговики считают их затратами на личные нужды работника, а значит, его доходомПисьмо УФНС по г. Москве от 06.10.2010 № 20-15/104574. Логично предположить, что при такой оценке этих затрат проверяющие из ИФНС также потребуют исчислить НДФЛ с суммы оплаты проезда, а ревизоры из внебюджетных фондов — страховые взносы.

А вот если сотрудник отзывается из отпуска для направления его в командировку, куда едет сразу из места проведения отпуска, тогда оплата проезда облагаться НДФЛ не должна, а стоимость билетов можно учесть в налоговых расходахПисьмо Минфина от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545. Ведь работодатель обязан возмещать расходы по проезду к месту командировки и обратност. 168 ТК РФ. В этой ситуации стоимость билетов не нужно облагать и страховыми взносамиподп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.