Налоговый регистр по НДФЛ — 2023

Общая информация о налоговом регистре в 2023 г.

Налоговые агенты обязаны вести регистр по НДФЛ по каждому физлицу, которому выплачивают доходыподп. 3 п. 3 ст. 24 НК РФ.

Регистр пригодится, чтобыпп. 3, 4 ст. 88, п. 1 ст. 93, абз. 8 п. 1 ст. 231 НК РФ; п. 1.3 Порядка заполнения расчета, утв. Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (далее — Порядок):

•заполнить расчет 6-НДФЛ и справку о доходах физлица;

•определить подлежащий возврату сотруднику излишне удержанный НДФЛ;

•вернуть физлицу переплату по НДФЛ из бюджета;

•представить регистр в ИФНС по требованию, если будет выездная проверка.

Регистр можно вести как в бумажном, так и в электронном виде и обязательно отдельно по каждому физлицу. Форму регистра организация разрабатывает самостоятельно. И в нем должны быть данные, достаточные для заполнения расчета 6-НДФЛ и справки о доходах физлица, а именноп. 1 ст. 230 НК РФ; п. 1.3 Порядка, приложение № 1 к Приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@:

•сведения, которые помогут идентифицировать физлицо и его налоговый статус (резидент/нерезидент);

•виды выплачиваемых доходов и их кодыприложение № 1 к Приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (далее — Приказ ФНС № ММВ-7-11/387@);

•виды предоставляемых вычетов и их кодыприложение № 2 к Приказу ФНС № ММВ-7-11/387@;

•суммы доходов;

•суммы вычетов;

•даты выплаты доходов;

•суммы исчисленного и удержанного налога, а также дата его удержания.

С учетом всех НДФЛ-изменений мы разработали одну из возможных форм регистра.

Далее перечислим разделы и таблицы, из которых может состоять регистр по НДФЛ.

Раздел 1. Данные о налоговом агенте и налогоплательщике

Все данные о налоговом агенте и о получателе доходов можно оформить так же, как в расчете 6-НДФЛ и в справке о доходах и суммах налога физлицаприложение № 1 к расчету 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (см. часть 1 и часть 2 регистра).

В дополнение можно сделать таблицу с налоговым статусом физлица по месяцам (см. часть 3 регистра).

Напомним, статус физлица «1» означает, что физлицо — налоговый резидент и его доходы облагаются по ставке 13% или 15%, а статус «2» — что нерезидент и его доходы облагаются по ставке 30%п. 2 ст. 207, пп. 1, 3 ст. 224 НК РФ; п. 5.4 Порядка.

Также физическое лицо может иметь и другие статусы, например статус «6» — иностранец на патенте, статус «5» — беженец, нерезидент РФ. У таких лиц трудовые доходы также облагаются по ставке 13% или 15%п. 3.1 ст. 224 НК РФ.

Суммы доходов, вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ в регистре надо отражать нарастающим итогом с начала годапп. 2, 3 ст. 226 НК РФ. Поэтому, если сотрудник принят на работу в середине года, укажите в регистре сумму дохода с предыдущего места работы, облагаемого по ставке 13%.

Сумму дохода возьмите из справки с прежнего места работы физлицап. 3 ст. 218 НК РФ; приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Эта информация пригодится, когда будете решать, давать работнику вычеты на детей или нет. Ведь если доход с начала года превысил 350 000 руб., то вычет уже не положенподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ. Помните, что стандартные, социальные и имущественные вычеты предоставляют работнику — налоговому резиденту только по доходам, облагаемым по ставке 13%пп. 3, 4 ст. 210 НК РФ.

Поскольку в справке о доходах отражают суммы доходов и вычетов и соответствующие им коды, то и в регистре лучше сразу указать кодыпп. 5.6, 5.8 Порядка; Приказ ФНС № ММВ-7-11/387@. Для удобства все стандартные, социальные, имущественные и профессиональные (если речь про исполнителя по ГПД) вычеты, предоставленные физлицу, соберите в одной таблице.

Расчет налоговой базы по НДФЛ

С 1 января 2023 г. в НДФЛ-целях зарплата считается полученной в день ее выплаты работнику. Поэтому НДФЛ теперь исчисляют и удерживают из зарплаты и за первую половину месяца, и за вторуюподп. 1 п. 1 ст. 223, пп. 3, 4 ст. 226 НК РФ.

Каждый раз, когда физлицо получает от вас доход, данные об этом заносите в регистр с указанием даты получения доходап. 1 ст. 223 НК РФ:

•для денежных доходов — это дата выплаты, например, для таких доходов, как зарплата, премии, отпускные, больничные, вознаграждение по ГПД и авторским договорам, дивиденды;

•для доходов в натуральной форме — день передачи имущества, например при выдаче подарков, вручении призов;

•для суточных — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

Заметим, что доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита (в частности, суточные, стоимость подарков или матпомощи в пределах 4 000 руб. в год), тоже нужно отражать в регистре в полной сумме, а затем применять к ним вычет. При каждой выдаче дохода его сумму лучше сразу записывать в регистрп. 28 ст. 217 НК РФ; Письма ФНС от 17.02.2022 № БС-4-11/1934@; Минфина от 20.01.2017 № 03-04-06/2650.

Доходы, которые полностью освобождены от НДФЛ, в регистре отражать не надо. В частности, это пособия по беременности и родам, материальная выгода сотрудника от экономии на процентах по займам, выданным работодателем (актуально для 2023 г.), компенсация морального вредаст. 217 НК РФ; Письма ФНС от 28.03.2022 № БС-4-11/3695@; Минфина от 11.03.2022 № 03-04-05/17779.

С 2023 г. стандартные вычеты на детей, имущественные и социальные вычеты по уведомлениям из налоговой инспекции надо предоставлять работнику при первой в текущем месяце выплате дохода, облагаемого по ставке 13%п. 3 ст. 210, подп. 4 п. 1 ст. 218, п. 3 ст. 226 НК РФ; Письма ФНС от 09.11.2022 № БС-4-11/15099@, от 28.12.2022 № ЗГ-3-11/14974@.

Если физлицо получает от вас доходы, которые относятся к разным налоговым базам, то НДФЛ с каждой налоговой базы рассчитывают отдельно. Обычно физлицам выплачивают доходы, которые относятся к основной налоговой базе: зарплату, премии, отпускные, больничные, выплаты по ГПД, арендную плату и др.пп. 2—2.2 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ; Письма ФНС от 28.07.2021 № БС-4-11/10619@; Минфина от 12.11.2021 № 03-04-05/91445

Есть еще доходы, которые относятся к отдельным налоговым базам, в частности доходы от долевого участия в российских организациях (дивиденды), доходы по операциям с ценными бумагами и по операциям с производными финансовыми инструментами, а также другие специфические доходыпп. 2—2.2 ст. 210 НК РФ.

Когда работник получает в организации доходы, относящиеся к разным налоговым базам, например зарплату и дивиденды, то в налоговом регистре понадобятся отдельные таблицы по каждой из налоговых баз и по каждой применяемой ставке с расчетом НДФЛ нарастающим итогом с начала года:

•с основной налоговой базы по ставке 13%;

•с основной налоговой базы по ставке 15% (с суммы, превышающей 5 млн руб. с начала года);

•с дивидендов по ставке 13%;

•с дивидендов по ставке 15% (с суммы, превышающей 5 млн руб. с начала года).

Ведь НДФЛ, удержанный из таких доходов, перечисляют на разные КБК. Да и в расчете 6-НДФЛ разделы 1 и 2 заполняют отдельно для каждой из ставок налогапп. 4.2, 4.3 Порядка.

Данные о том, когда, в каком размере физлицу выплачены доходы, когда и какие налоговые вычеты к ним применены и в каком размере был удержан налог, можно собрать в общей таблице «Расчет налоговой базы и НДФЛ». Приведем пример таблицы для ставки 13%.

Удержание НДФЛ

Исчисленный и удержанный за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца НДФЛ перечисляют в бюджет не позднее 28-го числа текущего месяцап. 6 ст. 226 НК РФ. Особые периоды установлены:

•для январского НДФЛ — удержанный в период с 1 по 22 января налог платят не позднее 28 января;

•для декабрьского НДФЛ — налог, исчисленный и удержанный в период с 23 по 31 декабря, платят в последний рабочий день года.

В связи с этим, чтобы собрать весь НДФЛ, который нужно перечислить в бюджет, после таблицы по расчету налоговой базы можно сделать таблицу с группировкой доходов по датам выплат и сумм удержанного из них НДФЛ по «рваным» месяцам.

Также напомним, что с 2023 г. в связи с введением ЕНС дату перечисления НДФЛ в бюджет и реквизиты платежного поручения больше не нужно показывать в регистреподп. «а» п. 17 ст. 2 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ. Но поскольку перечисленный в составе ЕНП налог попадает в общий котел, то нелишним будет иметь под рукой информацию, когда НДФЛ был перечислен. Поэтому для контроля лучше оставить в регистре реквизиты платежки, которой уплачивали НДФЛ.

Регистр может содержать любые другие данные, которые нужны бухгалтеру. Например, если в компании трудоустроен иностранец на патенте, то для него в регистре в таблице «Расчет налоговой базы» будет дополнительный столбец с суммой уплаченных им фиксированных авансовых платежей, на которую работодатель уменьшит исчисленный НДФЛ. До тех пор, пока сумма исчисленного налога меньше, чем уплаченный иностранцем фиксированный платеж, удерживать у иностранного работника НДФЛ не надост. 227.1 НК РФ.

* * *

Компанию, которая не ведет регистры по НДФЛ, могут оштрафовать за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложениястатьи 120, 216 НК РФ:

•на 10 000 руб. — если нет регистров за 1 календарный год;

•на 30 000 руб. — если нет регистров более чем за 1 календарный год.

Также возможен штраф в размере 200 руб. за каждый не представленный в ходе проверки по требованию ИФНС регистр по НДФЛп. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ.

Кроме того, за непредставление НДФЛ-регистров могут получить административный штраф на сумму от 300 до 500 руб. и должностные лица компаниипримечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ.