Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 апреля 2023 г.

Добавить в «Нужное»
ОСН УСН АУСН ЕСХН ПСН
О.В. Филиппова,
старший эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению
2023 год — год изменений в части НДФЛ. Доход в виде зарплаты теперь считается полученным в день ее выплаты, а не в последний день месяца. НДФЛ к уплате собирается теперь за «рваные» периоды, а не за календарный месяц. Дата перечисления налога и реквизиты платежки исключены из обязательных реквизитов налогового регистра. Но кардинально менять регистр тем, у кого он уже есть, не придется. Достаточно внести в него несколько изменений.

Налоговый регистр по НДФЛ — 2023

Общая информация о налоговом регистре в 2023 г.

Налоговые агенты обязаны вести регистр по НДФЛ по каждому физлицу, которому выплачивают доходыподп. 3 п. 3 ст. 24 НК РФ.

Регистр пригодится, чтобыпп. 3, 4 ст. 88, п. 1 ст. 93, абз. 8 п. 1 ст. 231 НК РФ; п. 1.3 Порядка заполнения расчета, утв. Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (далее — Порядок):

заполнить расчет 6-НДФЛ и справку о доходах физлица;

определить подлежащий возврату сотруднику излишне удержанный НДФЛ;

вернуть физлицу переплату по НДФЛ из бюджета;

представить регистр в ИФНС по требованию, если будет выездная проверка.

О том, как заполнять 6-НДФЛ по новой форме, можно узнать:

2023, № 6

 

О кардинальных изменениях по НДФЛ с 2023 г. читайте:

2023, № 1

Регистр можно вести как в бумажном, так и в электронном виде и обязательно отдельно по каждому физлицу. Форму регистра организация разрабатывает самостоятельно. И в нем должны быть данные, достаточные для заполнения расчета 6-НДФЛ и справки о доходах физлица, а именноп. 1 ст. 230 НК РФ; п. 1.3 Порядка, приложение № 1 к Приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@:

сведения, которые помогут идентифицировать физлицо и его налоговый статус (резидент/нерезидент);

виды выплачиваемых доходов и их кодыприложение № 1 к Приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (далее — Приказ ФНС № ММВ-7-11/387@);

виды предоставляемых вычетов и их кодыприложение № 2 к Приказу ФНС № ММВ-7-11/387@;

суммы доходов;

суммы вычетов;

даты выплаты доходов;

суммы исчисленного и удержанного налога, а также дата его удержания.

С учетом всех НДФЛ-изменений мы разработали одну из возможных форм регистра.

Образец налогового регистра — 2023

Далее перечислим разделы и таблицы, из которых может состоять регистр по НДФЛ.

Раздел 1. Данные о налоговом агенте и налогоплательщике

Все данные о налоговом агенте и о получателе доходов можно оформить так же, как в расчете 6-НДФЛ и в справке о доходах и суммах налога физлицаприложение № 1 к расчету 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (см. часть 1 и часть 2 регистра).

В дополнение можно сделать таблицу с налоговым статусом физлица по месяцам (см. часть 3 регистра).

О вопросах, которыми задаются бухгалтеры при определении НДФЛ-статуса работников-удаленщиков, читайте:

2022, № 12

Напомним, статус физлица «1» означает, что физлицо — налоговый резидент и его доходы облагаются по ставке 13% или 15%, а статус «2» — что нерезидент и его доходы облагаются по ставке 30%п. 2 ст. 207, пп. 1, 3 ст. 224 НК РФ; п. 5.4 Порядка.

Также физическое лицо может иметь и другие статусы, например статус «6» — иностранец на патенте, статус «5» — беженец, нерезидент РФ. У таких лиц трудовые доходы также облагаются по ставке 13% или 15%п. 3.1 ст. 224 НК РФ.

Суммы доходов, вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ в регистре надо отражать нарастающим итогом с начала годапп. 2, 3 ст. 226 НК РФ. Поэтому, если сотрудник принят на работу в середине года, укажите в регистре сумму дохода с предыдущего места работы, облагаемого по ставке 13%.

Справка

Физическим лицам — исполнителям по ГПД или договорам авторского заказа по их заявлению работодатель может предоставить стандартные и профессиональные налоговые вычетып. 3 ст. 210, пп. 1—3 ст. 218, пп. 2, 3 ст. 221 НК РФ.

Сумму дохода возьмите из справки с прежнего места работы физлицап. 3 ст. 218 НК РФ; приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Эта информация пригодится, когда будете решать, давать работнику вычеты на детей или нет. Ведь если доход с начала года превысил 350 000 руб., то вычет уже не положенподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ. Помните, что стандартные, социальные и имущественные вычеты предоставляют работнику — налоговому резиденту только по доходам, облагаемым по ставке 13%пп. 3, 4 ст. 210 НК РФ.

Поскольку в справке о доходах отражают суммы доходов и вычетов и соответствующие им коды, то и в регистре лучше сразу указать кодыпп. 5.6, 5.8 Порядка; Приказ ФНС № ММВ-7-11/387@. Для удобства все стандартные, социальные, имущественные и профессиональные (если речь про исполнителя по ГПД) вычеты, предоставленные физлицу, соберите в одной таблице.

Право на стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты

Расчет налоговой базы по НДФЛ

С 1 января 2023 г. в НДФЛ-целях зарплата считается полученной в день ее выплаты работнику. Поэтому НДФЛ теперь исчисляют и удерживают из зарплаты и за первую половину месяца, и за вторуюподп. 1 п. 1 ст. 223, пп. 3, 4 ст. 226 НК РФ.

Внимание

Работодатель, применяющий новый налоговый режим АУСН, не предоставляет работникам имущественные и социальные вычетыч. 1 ст. 17 Закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ.

Каждый раз, когда физлицо получает от вас доход, данные об этом заносите в регистр с указанием даты получения доходап. 1 ст. 223 НК РФ:

для денежных доходов — это дата выплаты, например, для таких доходов, как зарплата, премии, отпускные, больничные, вознаграждение по ГПД и авторским договорам, дивиденды;

для доходов в натуральной форме — день передачи имущества, например при выдаче подарков, вручении призов;

для суточных — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

Заметим, что доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита (в частности, суточные, стоимость подарков или матпомощи в пределах 4 000 руб. в год), тоже нужно отражать в регистре в полной сумме, а затем применять к ним вычет. При каждой выдаче дохода его сумму лучше сразу записывать в регистрп. 28 ст. 217 НК РФ; Письма ФНС от 17.02.2022 № БС-4-11/1934@; Минфина от 20.01.2017 № 03-04-06/2650.

Доходы, которые полностью освобождены от НДФЛ, в регистре отражать не надо. В частности, это пособия по беременности и родам, материальная выгода сотрудника от экономии на процентах по займам, выданным работодателем (актуально для 2023 г.), компенсация морального вредаст. 217 НК РФ; Письма ФНС от 28.03.2022 № БС-4-11/3695@; Минфина от 11.03.2022 № 03-04-05/17779.

С 2023 г. стандартные вычеты на детей, имущественные и социальные вычеты по уведомлениям из налоговой инспекции надо предоставлять работнику при первой в текущем месяце выплате дохода, облагаемого по ставке 13%п. 3 ст. 210, подп. 4 п. 1 ст. 218, п. 3 ст. 226 НК РФ; Письма ФНС от 09.11.2022 № БС-4-11/15099@, от 28.12.2022 № ЗГ-3-11/14974@.

Количество физлиц, получивших доход от НДФЛ-агентов

Если физлицо получает от вас доходы, которые относятся к разным налоговым базам, то НДФЛ с каждой налоговой базы рассчитывают отдельно. Обычно физлицам выплачивают доходы, которые относятся к основной налоговой базе: зарплату, премии, отпускные, больничные, выплаты по ГПД, арендную плату и др.пп. 2—2.2 ст. 210, п. 3 ст. 226 НК РФ; Письма ФНС от 28.07.2021 № БС-4-11/10619@; Минфина от 12.11.2021 № 03-04-05/91445

Есть еще доходы, которые относятся к отдельным налоговым базам, в частности доходы от долевого участия в российских организациях (дивиденды), доходы по операциям с ценными бумагами и по операциям с производными финансовыми инструментами, а также другие специфические доходыпп. 2—2.2 ст. 210 НК РФ.

Когда работник получает в организации доходы, относящиеся к разным налоговым базам, например зарплату и дивиденды, то в налоговом регистре понадобятся отдельные таблицы по каждой из налоговых баз и по каждой применяемой ставке с расчетом НДФЛ нарастающим итогом с начала года:

с основной налоговой базы по ставке 13%;

с основной налоговой базы по ставке 15% (с суммы, превышающей 5 млн руб. с начала года);

с дивидендов по ставке 13%;

с дивидендов по ставке 15% (с суммы, превышающей 5 млн руб. с начала года).

Об отражении НДФЛ с дивидендов в расчете 6-НДФЛ читайте:

2021, № 9

Ведь НДФЛ, удержанный из таких доходов, перечисляют на разные КБК. Да и в расчете 6-НДФЛ разделы 1 и 2 заполняют отдельно для каждой из ставок налогапп. 4.2, 4.3 Порядка.

Данные о том, когда, в каком размере физлицу выплачены доходы, когда и какие налоговые вычеты к ним применены и в каком размере был удержан налог, можно собрать в общей таблице «Расчет налоговой базы и НДФЛ». Приведем пример таблицы для ставки 13%.

Расчет налоговой базы и НДФЛ

Удержание НДФЛ

Исчисленный и удержанный за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца НДФЛ перечисляют в бюджет не позднее 28-го числа текущего месяцап. 6 ст. 226 НК РФ. Особые периоды установлены:

для январского НДФЛ — удержанный в период с 1 по 22 января налог платят не позднее 28 января;

для декабрьского НДФЛ — налог, исчисленный и удержанный в период с 23 по 31 декабря, платят в последний рабочий день года.

О том, как рассчитать НДФЛ с дивидендов и при необходимости уменьшить его на налог на прибыль, читайте:

2021, № 6

В связи с этим, чтобы собрать весь НДФЛ, который нужно перечислить в бюджет, после таблицы по расчету налоговой базы можно сделать таблицу с группировкой доходов по датам выплат и сумм удержанного из них НДФЛ по «рваным» месяцам.

Также напомним, что с 2023 г. в связи с введением ЕНС дату перечисления НДФЛ в бюджет и реквизиты платежного поручения больше не нужно показывать в регистреподп. «а» п. 17 ст. 2 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ. Но поскольку перечисленный в составе ЕНП налог попадает в общий котел, то нелишним будет иметь под рукой информацию, когда НДФЛ был перечислен. Поэтому для контроля лучше оставить в регистре реквизиты платежки, которой уплачивали НДФЛ.

Удержание НДФЛ

Регистр может содержать любые другие данные, которые нужны бухгалтеру. Например, если в компании трудоустроен иностранец на патенте, то для него в регистре в таблице «Расчет налоговой базы» будет дополнительный столбец с суммой уплаченных им фиксированных авансовых платежей, на которую работодатель уменьшит исчисленный НДФЛ. До тех пор, пока сумма исчисленного налога меньше, чем уплаченный иностранцем фиксированный платеж, удерживать у иностранного работника НДФЛ не надост. 227.1 НК РФ.

* * *

Упомянутые в статье Письма ФНС и Минфина можно найти:

раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Компанию, которая не ведет регистры по НДФЛ, могут оштрафовать за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложениястатьи 120, 216 НК РФ:

на 10 000 руб. — если нет регистров за 1 календарный год;

на 30 000 руб. — если нет регистров более чем за 1 календарный год.

Также возможен штраф в размере 200 руб. за каждый не представленный в ходе проверки по требованию ИФНС регистр по НДФЛп. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ.

Кроме того, за непредставление НДФЛ-регистров могут получить административный штраф на сумму от 300 до 500 руб. и должностные лица компаниипримечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ.



Комментарии (0)
Другие статьи журнала по теме:
НДФЛ у налоговых агентов
НДФЛ у налоговых агентов

2025 г.

№ 8
Оплата VIP-зала в аэропорту для работника облагается НДФЛ и взносамиПамятка по заполнению 6-НДФЛ за I квартал 2025 годаСвежая партия вопросов-ответов про подотчет
№ 7
НДФЛ-вопросы по итогам сдачи годового 6-НДФЛКак облагаются НДФЛ доходы работников ЕАЭС-обособок
№ 6
Кто, когда и как должен определять НДФЛ-базу по РК
№ 5
10 ответов на насущные вопросы по НДФЛ-поправкам — 2025Выплаты при увольнении по соглашению сторон: головоломки с НДФЛ-лимитомПроверьте займы, выданные работникам взаимозависимых с вами фирм и ИП
№ 4
6-НДФЛ и справки о доходах физлиц за 2024 год: как сдать без претензий от ИФНСГодовой 6-НДФЛ: что еще интересует бухгалтеровСредний заработок работников-северян: выделять ли из него суммы РК и ПН
№ 2
НДФЛ-2025: новая обязанность организаций при продаже доли физлицуКак учитывать выплату премий сотрудникам
№ 1
НДФЛ-2025: ваша шпаргалка по новой шкале ставокНДФЛ-2025: какие еще новшества пора учитывать в работеНе облагаемый НДФЛ размер выплат при увольнении — 2025Новые КБК по НДФЛ с 2025 года

2024 г.

№ 24
Как налоговым агентам применять НДФЛ-новшества с 2025 годаНДФЛ и взносы с матпомощи: с какой и когда платить
№ 23
Новое освобождение матвыгоды по займам на приобретение жилья
№ 22
Тонкости расчета НДФЛ у работников-иностранцев и удаленщиков
№ 20
Перерасчет НДФЛ с матвыгоды по займам в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцевРасчет НДФЛ с матвыгоды: на какую дату взять ключевую ставку ЦБ
№ 18
Новые случаи начисления НДФЛ с матвыгоды: что добавится с 2025 годаС 2025 года не облагаемый НДФЛ лимит выплат при увольнении будем считать по-новому
№ 17
НДФЛ с матвыгоды по займам за 2024 год: большие корректировки
№ 16
НДФЛ-2025: прогрессивная шкала ставок, разные базы, новые вычетыБольше одной путевки в одни руки — это уже НДФЛ-доходТест: заполнение и сдача расчета 6-НДФЛ
№ 15
Тест: решите 10 задачек про путевки для работников
№ 13
НДФЛ с выплаты выходящему участнику ООО: подбираем КБК
№ 12
НДФЛ-базы по дивидендам и зарплате работодатели считают по отдельностиКак работодателю уменьшать НДФЛ с доходов иностранца с патентом на уплаченные им НДФЛ-«авансы»Правила расчета и уплаты НДФЛ с доходов иностранцев с патентом
№ 11
Как заказчику уплатить налоги с доходов иностранного ИП
№ 10
Как матери-одиночке подтвердить право на двойной детский вычетК каким выплатам дистанционщикам-нерезидентам применяется ставка НДФЛ 13%
№ 9
Призы в конкурсах и подарки покупателям: налоговые особенности
№ 8
В вопросе о КБК для НДФЛ с дивидендов нерезидентам поставлена точкаКак рассчитать и отразить в 6-НДФЛ налог с матвыгоды по займамНДФЛ с матвыгоды — 2024: старые займы в новых обстоятельствахЭкономия на процентах по займам: есть НДФЛ или нет?
№ 7
Как заполнить новую форму 6-НДФЛ за I квартал 2024 года
№ 5
НДФЛ-новшества для дистанционных работников — 2024Отказ члена совета директоров от вознаграждения: что со взносами и налогамиУведомления по НДФЛ: новые контрольные соотношенияУступка права аренды земельного участка физлицом: кто заплатит НДФЛ?
№ 4
Закрываем 2023 год и заполняем НДФЛ-отчетностьКак зачесть 30%-й НДФЛ в счет уплаты 15%-го после смены налогового статуса работникаОсобенности заполнения НДФЛ-отчетности за 2023 год
№ 3
Учетные последствия операций с долями в уставном капитале
№ 2
Внимание: в 2024 году снова нужно начислять НДФЛ с матвыгодыНДФЛ недоудержан из-за ошибки: когда и как отразить в 6-НДФЛНовый штраф для клиник, спортклубов, образовательных и страховых компаний
№ 1
НДФЛ-2024: налог с заграничных удаленщиков и новые необлагаемые лимитыКак облагаются НДФЛ доходы участника, полученные при расставании с ОООКак оформить подарок контрагенту-физлицу дороже 4 000 рублейНДФЛ за 2024 год: 52 срока, которые нельзя пропуститьС 2024 года уже пора считать НДФЛ по ставке 15% с совокупной базы?

2023 г.

№ 24
НДФЛ и взносы за декабрь: когда перечислить и какие уведомления сдатьНовогодняя шпаргалка: как учесть расходы на праздник
№ 23
Работник стал резидентом: зачитываем налог и показываем в НДФЛ-отчетности
№ 22
Нюансы пересчета НДФЛ по ставке 30% по работникам-иностранцамРаботник стал нерезидентом: доудерживаем налог и отражаем в 6-НДФЛ
№ 21
Вычет работнику по уведомлению из ИФНС: учитывать ли доходы по ГПД
№ 20
«Командировочные» затраты физлица — исполнителя по ГПД: взносы и НДФЛДоходы работника в компании — свыше 5 млн руб.: как разделить их и НДФЛ между двумя ОПКогда подотчет — не подотчет: обзор судебных споров
№ 19
Здравствуй, осень: стандартный НДФЛ-вычет работникам на детей-студентовПоложен ли вычет на ребенка старше 18 лет, который учится за рубежом
№ 18
Двойное налогообложение: правила игры поменялисьНДФЛ: когда удержать и как отчитаться в разных ситуацияхНюансы передачи плательщиками на АУСН сведений о доходах физлиц
№ 17
НДФЛ-новшества для заграничных удаленщиков и не толькоВопросы по НДС: про изменения в НК и не толькоПереход в новую ИФНС: как уплатить НДФЛ и заполнить уведомление и расчет
№ 16
Поправки по НДФЛ и взносам в середине года: глобальные и не очень
№ 15
Как удержать НДФЛ, если физлицо-нерезидент решает покинуть бизнесКБК для НДФЛ с дивидендов нерезидентам: битва мнений
№ 14
6-НДФЛ за полугодие: правила заполнения и ответы на вопросыКак единственному родителю подтвердить право на двойной детский вычетКак ИФНС сверит зарплатные отчеты за полугодиеРаботник идет в отпуск с 1-го числа месяца: как это скажется на зарплатных налогах и не толькоСохраняется ли право на детский НДФЛ-вычет после развода
№ 13
Непривычно, но правильно: 6 новых ситуаций с детскими вычетами по НДФЛПокупки у физлиц: особенности учета, оформления и оплаты
№ 11
Возврат излишне удержанного НДФЛ: как заполнить уведомление и 6-НДФЛНДФЛ спишут с ЕНС в первую очередьСписание подотчетных сумм: разбираемся с документами и налогами
№ 10
Как платить налоги с доходов несовершеннолетнегоОбновлены контрольные соотношения к 6-НДФЛЧто интересует НДФЛ-агентов и плательщиков взносов
№ 9
Как определить сумму дохода при выплате долга физлицу-цессионариюНДФЛ за какой период показывать в поле 160 раздела 2 расчета 6-НДФЛШтраф за неуплату агентского НДФЛ после перехода на ЕНП: что изменилось
№ 8
Вручили выигрыш физлицу — исполните обязанности налогового агента по НДФЛКто признается НДФЛ-агентом с доходов в виде выигрышей в различных ситуациях
№ 7
Изменения-2023: расставляем точки над i в спорных вопросах
№ 6
4 вопроса об уплате НДФЛ с дивидендов6-НДФЛ за I квартал 2023 года: заполняем по-новомуЗаказчик оплачивает ИП-исполнителю проезд, проживание и питание: что с налогами и взносами
№ 4
6-НДФЛ за 2022 год: новые непростые вопросы по заполнениюКакие КБК использовать при уплате НДФЛ с доходов, выплаченных нерезидентамКБК в налоговой отчетности
№ 3
Какой декабрьский НДФЛ показать в январском уведомленииС 2023 года зарплатные доходы для НДФЛ и взносов совпадать не будутФНС разъяснила, как отражать декабрьскую зарплату в 6-НДФЛ
№ 2
3 варианта отражения декабрьской зарплаты в НДФЛ-отчетностиНормы НК по НДФЛ и отсроченным взносам подкорректировали
№ 1
НДФЛ-2023: удерживаем налог с аванса, подаем уведомления и платим в единый срокАссорти новогодних вопросов: о налогах и не толькоПроверяем детские вычеты за 2022 год перед сдачей 6-НДФЛ
Опрос
Есть ли у вас лизинговые операции?

Практикум: общение с налоговой на одном языке

22 апреля 10:30–13:30 (МСК)
Варианты участия
Вебинар, прямой эфир
Прямой эфир, живое общение с лектором
Вебинар, запись
Доступ к видеозаписи и материалам
Лектор
Ведет вебинар
Евгения Филимонова
главный редактор журнала «Главная книга»
Регистрация на вебинар
VK Одноклассники Youtube Zen Telegram

Сетевое издание для бухгалтера «Главная книга онлайн» © 2012–2025 г. Зарегистрировано в Роскомнадзоре 07.03.2017 Эл № ФС77-69014. Ver. 5.0.0. Все права защищены.
Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения издательства «Главная книга». Технические вопросы: support@glavkniga.ru

Нужное Нужное