Когда подотчет — не подотчет: обзор судебных споров

На что инспекторы обращают внимание при проверке

Наверняка многим знакома ситуация, когда деньги выдаются под отчет, а после «без вести пропадают». Подотчетник и обратно их не возвращает, и не подтверждает расходование. Бухгалтерия на все это закрывает глаза, деньги просто висят на счете 71, как вдруг на пороге оказываются налоговики с проверкой. Как итог — считают выплаченные подотчетнику деньги его доходом, доначисляют НДФЛ, взносы, пени, штраф. Остается одна надежда — на суд. Однако, как показывает практика, поддержки там найти не удастся. А потому рекомендуем не доводить градус ситуации до пика и учиться на чужих ошибках.

Мы проанализировали арбитражную практику и на основе реальных историй составили список ситуаций, возникновение которых в компании с большой долей вероятности привлечет к себе внимание налоговиков.

Ситуация 1. Директор путает деньги компании с личным кошельком. Руководитель фирмы периодически оплачивал личные покупки то с корпоративной карты, то со счета компании — покупал товары для рыбалки, одежду, продукты и даже белье для жены. Так неспешно сумма набежала немаленькая — почти 5 млн руб., однако даже за рубль из нее подотчетник не отчитался, что, впрочем, неудивительно. Продолжалось это до тех пор, пока в компанию не наведались налоговики с выездной проверкой, в ходе которой все это вскрылось. Ведь необычные для автотранспортной компании расходы не могли не обратить на себя внимание. Как результат — были доначислены НДФЛ и взносы, начислены пени и наложен штраф.

Компания обратилась в суд, где пыталась доказать, что деньги выдавались директору под отчет для приобретения товаров и услуг в целях использования их в производственной деятельности ООО. Однако сделать это ей не удалось — факты говорили об обратномПостановление АС ЗСО от 22.07.2022 № Ф04-2815/2022:

•на израсходованные суммы не было составлено ни одного авансового отчета;

•первичные документы отсутствовали;

•покупка материальных ценностей в учете никак не отражена;

•связь оплаченных расходов с деятельностью фирмы не подтверждена. По банковским выпискам видно, что тратился директор лично на себя.

Таким образом, оплата личных покупок за счет фирмы — доход директора, с которого организация как налоговый агент обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, а также уплатить взносы.

Ситуация 2. Подотчет скрывает выплату доходов сотрудникам. Организация в течение года перевела на зарплатные карточки четырем работникам из числа руководящего состава (руководителю, заместителю директора, главному бухгалтеру и начальнику охраны) почти 31 млн руб. под видом подотчета. Поскольку сумма внушительная, ею заинтересовались налоговики при проверке.

Компания пыталась доказать, что деньги были потрачены на хознужды. Однако представить документы, подтверждающие расходование подотчетных средств, и подтвердить факт принятия на учет ТМЦ, купленных на эти деньги, не смогла. А все потому, что место хранения документов, по словам сотрудников фирмы, затопило. Да так, что пострадали не только бумажные экземпляры, но и системный блок, на котором хранилась нужная информация.

Инспекторы словам сотрудников фирмы не поверили и доначислили НДФЛ, страховые взносы, а также начислили пени и оштрафовали. Компанию такой расклад не устроил, и она попыталась обжаловать решение в судебном порядке. Дело дошло до Верховного судаОпределение ВС от 17.03.2023 № 303-ЭС22-29414.

В ходе судебных разбирательств были выяснены, в частности, следующие обстоятельства:

•по данным местной администрации, помещение, где находились нужные документы, в границы зоны чрезвычайной ситуации, вызванной паводком, не попадало. Справка о затоплении, которую в доказательство своей правоты представила компания, не должна была быть ей выдана. Ее наличие носит необоснованный характер;

•короткого замыкания электричества, которое, по словам сотрудников фирмы, повредило нужный системный блок, не было. Компьютер вышел из строя не случайно;

•траты работников с деятельностью компании вообще никак не связаны. К примеру, значительная сумма денег была потрачена на топливо, ремонт и техобслуживание автомобилей, и это при том, что у компании нет ни собственных транспортных средств, ни арендованных.

Ввиду отсутствия доказательств, подтверждающих расходование денег на нужды фирмы, судьи признали, что работники таким образом получали доходы, причем в рамках трудовых отношений. А значит, доначисление НДФЛ и страховых взносов обоснованно.

Ситуация 3. Подотчетные средства передаются третьим лицам. Директор снял с расчетного счета 660 тыс. руб., из которых 400 тыс. руб. наличными передал своему родственнику, не связанному с компанией ни трудовым, ни гражданско-правовым договором. Налоговики такую передачу признали доходом директора и доначислили страховые взносы, пени и штраф. Спор разрешался в судеПостановление АС ЦО от 10.04.2023 № Ф10-1006/2023. Там компания пыталась доказать, что спорные суммы являются подотчетными. Однако у судей на этот счет было иное мнение.

Лицо, получившее деньги под отчет, обязано предъявить отчет о потраченных суммах и приложить к нему документы, подтверждающие их целевое расходование. Эти условия компания не выполнила. Более того, наличные под отчет можно выдавать только работникам компании, с которыми заключен трудовой договорп. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Однако человек, у которого фактически оказались деньги, к компании вообще никакого отношения не имел. А значит, законных оснований для передачи ему средств не было. Фактически директор распорядился деньгами как своими собственными. Следовательно, получил доход в рамках трудовых отношений. А поскольку есть доход, значит, в бюджет с этой суммы должны поступить страховые взносы.

Ситуация 4. Деньги, выданные под отчет, тратятся якобы на нужды работодателя. Директор компании и по совместительству ее единственный учредитель взял деньги под отчет (ни много ни мало — более 6 млн руб.). Однако отчитался перед фирмой не по всей сумме, а лишь по части. Вероятно, подумал, что в общей массе отсутствие документов на траты почти в 1,6 млн руб. никто не заметит.

К слову, куплены на эти деньги были стройматериалы. В бухучете покупку отразили по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а после единовременно списали на расходы без оприходования на счет 10 «Материалы». Однако следов использования этих материалов в хозяйственной деятельности организации при налоговой проверке не обнаружилось. Зато выяснилось другое: не так давно директор как физлицо приобрел земельный участок под строительство.

Налоговики, сложив обстоятельства в единый пазл, сочли, что строительные материалы были приобретены учредителем для личных, а не для рабочих нужд, а значит, директор получил облагаемый НДФЛ доход. Как итог — проверяющие доначислили налог, а также начислили пени и штраф.

Компания обратилась в суд, где заявила о том, что она собирается купить земельный участок и стройматериалы закуплены как раз для строительства нового объекта на немПостановление АС УО от 03.04.2023 № Ф09-1073/23. Однако представить документы, подтверждающие свои намерения (заявку, заявление на выделение земельного участка и др.), она не смогла.

Проанализировав все обстоятельства, судьи пришли к выводу, что потребность в спорных стройматериалах возникла все-таки непосредственно у работника, а не у работодателя. А значит, доначисления на сто процентов оправданны.

Ситуация 5. На момент проверки подтверждающих документов нет — а в суде появляются. Налоговики, проанализировав выписки о движении денежных средств, выяснили, что за директором числится подотчет, по которому тот до сих пор не отчитался и который не вернул. Компания в ответ на это заявила, что деньги возвращены (даже приходно-кассовый ордер есть, подтверждающий это), однако в тот же день снова выданы директору, но уже по договору займа. Налоговики потребовали представить указанный договор, однако их требования остались без ответа. Все, что по спорным суммам компания смогла им дать, — это кассовую книгу. Ее, естественно, проверяющим оказалось недостаточно для проведения налогового контроля. Отсутствие документов послужило поводом для доначисления НДФЛ, взносов, пеней и штрафа.

Компания обратилась в суд, где представила вниманию судей договор займа, заявление о его предоставлении, приходно-кассовый и расходно-кассовый ордераПостановление 12 ААС от 01.03.2023 № А12-10161/2022. Однако рассматривать запоздавшие документы суд не стал, отметив, что к ним следует отнестись критически, потому что в ходе проведения проверки по требованию налогового органа документы не были представлены. Судьи согласились с инспекторами, что деньги, выданные директору, — это доход, с которого следовало уплатить НДФЛ и взносы.

Ситуация 6. Траты по подотчету подтверждены липовыми документами. Директор и еще один сотрудник компании ежемесячно снимали с корпоративной карты деньги, прикрываясь нуждами компании. При этом ради приличия часть из них все же подтверждали авансовыми отчетами и первичкой. Однако при проверке налоговики усомнились в подлинности документов. Посчитав их фальшивыми, а также учтя тот факт, что по ряду расходов подтверждающих документов не было вообще, они доначислили НДФЛ, налог на прибыль, пени и штраф. Спор разрешался в судеРешение АС Свердловской области от 03.12.2020 № А60-40211/2020.

Судьи встали на сторону налоговиков, поскольку им удалось доказать, что сведения в авансовых отчетах содержались недостоверные. Это подтвердили следующие факты:

•в квитанциях на оплату номера в гостинице не было подписи администратора;

•в кассовых чеках были указаны несуществующие организации;

•по документам один и тот же подотчетник находился в двух отелях одновременно, в то время как расположены они в разных городах.

Фактически подотчетные суммы остались в распоряжении работников — те не использовали деньги для нужд организации. А значит, компания должна была удержать НДФЛ и не имела права включать спорные траты в налоговые расходы.

К слову, истории, когда компании пытаются прикрыть подотчет липовыми документами, наивно полагая, что их не рассекретят, встречаются довольно частоПостановления АС ВВО от 07.03.2023 № Ф01-40/2023; АС УО от 11.01.2023 № Ф09-9642/22. Однако, как показывает судебная практика, в большинстве своем все тайное становится явным. Все же в проверке подотчетных расходов налоговики руку уже набили.

Как минимизировать налоговые риски и прикрыть тыл

Подытожим: обобщив рассмотренную судебную практику, можно выделить три основных критерия, при наличии которых деньги, выданные под отчет и не возвращенные обратно в кассу, налоговики облагали НДФЛ и взносами. Это:

•или траты по подотчету никак не связаны с деятельностью работодателя;

•или документы, подтверждающие расходование подотчетных сумм (чеки или квитанции, акты, кассовые ордера, накладные, договоры и т. п.), либо фальшивые, либо отсутствуют;

•или приобретенные товары (услуги) не приняты к учету.

Наличие хотя бы одного из этих критериев уже таит в себе потенциальную опасность попасть на доначисления, пени, штрафы. Чтобы этого не произошло, придерживайтесь, в частности, следующих правил.

Правило 1. Следите за тем, чтобы работники вовремя представляли авансовые отчеты и прикладывали к ним подтверждающие документы. Напомним, что срок, в течение которого подотчетник обязан представить авансовый отчет, во всех случаях, кроме командировок, руководитель устанавливает самостоятельноп. 26 Положения о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749; п. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. То есть срок может быть любым. А потому, если установленный ныне срок частенько нарушается, целесообразно увеличить его.

Что касается документов, то, во-первых, всегда проверяйте, соответствует ли первичка авансовому отчету, к которому ее приложили, а во-вторых, не является ли она фальшивой.

Так, суммы в авансовом отчете должны совпасть с суммами, указанными в подтверждающих документах. А те, в свою очередь, должны подтверждать цели, на которые деньги были выданы под отчет. Из документов должно быть понятно, на что именно потрачены денежные средства. Если все хорошо, проверьте документы на подлинность.

Распознать, липовые ли документы перед вами, помогут два сервиса от ФНС: «Прозрачный бизнес» и «Проверка чека». Первый подтвердит реальное существование продавца, а второй — подлинность выданного им чека. Если работник принес нечитаемый чек, отправьте его к продавцу за дубликатом.

Документы к учету принимайте только при удовлетворительном результате проверки.

Бумажные чеки имеют недостаток быстро выцветать, поэтому рекомендуем сразу делать их копии. Минфин считает возможным подтверждать фактически осуществленные затраты ксерокопиями, заверенными подписью должностного лица и печатью организации (при ее наличии), с приложением оригинала кассового чекаПисьмо Минфина от 17.09.2008 № 03-03-07/22. А вообще, чтобы не столкнуться с проблемой подтверждения расходов в ситуациях, когда чеки выцвели, просите работников требовать от продавцов чеки в электронном виде, а после просто распечатывайте их на бумагеп. 4 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Правило 2. Всегда анализируйте, как увязываются расходы с деятельностью компании. Ведь даже если с документами все в порядке, авансовый отчет составлен идеально и представлен в срок, это не будет иметь никакого значения, если траты произведены не в интересах работодателя. Поэтому следите, чтобы в авансовый отчет были включены только служебные расходы.

Правило 3. Почаще напоминайте директору (особенно если он еще и учредитель), что деньги компании — это не его личные деньги. Объясните руководителю, что, как только деньги попадают ему в руки, он становится таким же подотчетником, как и любой другой сотрудник, и обязан о них отчитываться в разумный срок. Иначе можно нажить проблем не только с налоговиками, но также и с банком. Подробнее об этом читайте в , 2018, № 9.

Правило 4. Выдавайте деньги под отчет только людям, которые связаны с компанией трудовым договором. Выдавать деньги посторонним людям, причем даже для совершения трат в ваших интересах, рискованно.

Правило 5. Возвращенные подотчетные средства вносите на расчетный счет. И только потом по мере необходимости снимайте их и выдавайте под новый подотчет. Просто принять от подотчетника деньги и тут же снова выдать их на хозяйственные нужды, как уже отмечалось, нельзя.

Однако даже если будете следовать этим правилам, все равно может произойти так, что работник, взяв деньги под отчет, их не вернет. Если подобное случится, действуйте так: попросите работника вернуть деньги добровольно, предложите удерживать долг по частям из зарплаты. Имейте в виду, что такое удержание возможно только с согласия работникаст. 137 ТК РФ. Так что, если уговоры не сработают и деньги подотчетник возвращать откажется, взыскать задолженность можно будет только в судебном порядке.

Если же для вас поход в суд — это крайняя мера, идти на которую вы не готовы, или же имеются иные причины, по которым вы не хотите взыскивать долг, можете добровольно отказаться от взыскания подотчетных сумм, приняв решение о прощении долга. Такой ход обезопасит вас от претензий налоговиков, но только при условии, что вы:

•исчислите НДФЛ в день подписания соглашения о прощении долга и удержите его из любых доходов в денежной форме, причитающихся подотчетнику, в пределах 50% суммы выплатып. 4 ст. 226 НК РФ; Письма Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341, от 01.02.2018 № 03-04-06/5808; ФНС от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@;

•начислите страховые взносы. Это надо сделать на наиболее раннюю из дат: или на дату истечения 1 месяца со дня, когда сумма должна была быть возвращена, или на дату списания задолженностип. 1 ст. 420 НК РФ; Письмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808;

•не учтете в налоговых расходах сумму прощенного долгап. 1 ст. 252 НК РФ; Письма ФНС от 17.08.2022 № СД-4-3/10775@; Минфина от 14.03.2023 № 03-03-06/1/21456. При этом взносы, начисленные на сумму задолженности, можно включить в расходы по налогу на прибыльподп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ.

* * *

Справедливости ради отметим, что не все споры о подотчетных средствах заканчиваются выигрышем налоговиков. Есть прецеденты, когда судьи вставали на сторону компаний, если им удавалось доказать, что директор израсходовал подотчетные суммы в интересах работодателя или вернул ихПостановление АС ПО от 29.01.2019 № Ф06-41826/2018. Либо когда они грамотно оформляли траты по подотчету документально. Так, к примеру, одной компании удалось отстоять траты директора на одежду и обувь, прописав в его трудовом договоре, что расходы связаны с поддержанием делового стиля и имиджа и что купленное — собственность компанииПостановление АС УО от 27.02.2020 № Ф09-393/20.