Тонкости при работе с документами: как оформить и подписать
В каком формате принять к учету от контрагента электронный акт
На оказанные услуги исполнитель, с которым мы заключили соглашение об ЭДО, направляет нам акты об оказанных услугах в формате PDF. Можем ли мы принять к учету документы в таком формате? Не возникнут ли налоговые риски при включении стоимости услуг по этим актам в расходы?
Электронную первичку, оформленную не по утвержденному формату, для представления в ИФНС придется распечатать и заверить
— Расходами в налоговом учете признаются документально подтвержденные затраты. Подтвержденными расходы считаются, если первичные документы оформлены в соответствии с законодательством РФ. То есть имеют все необходимые реквизиты. Первичные документы могут быть составлены в бумажном или электронном виде. Требования составлять электронные документы в определенном формате нетп. 1 ст. 252 НК РФ; ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4 ФСБУ 27/2021. Исключением являются, в частности, электронные счета-фактуры, УПД со статусом «1», КСФ и УКДп. 1 ст. 169 НК РФ.
Поэтому при обмене с контрагентами через ЭДО электронными актами оказанных услуг вы можете использовать любые согласованные с ними формы и форматы документов. Главное, чтобы имелись все необходимые реквизиты и документы были подписаны электронной подписью. Если для подписания используется не УКЭП, а простая подпись или усиленная неквалифицированная, то с контрагентом требуется заключить соглашение об ЭДО.
Даже если ФНС установила формат для конкретного первичного документа, то пользоваться им необязательно. Это разъяснила и сама налоговая служба. Однако это верно, только когда мы говорим именно о первичке, а не о счете-фактуре, УПД со статусом «1», КСФ и УКДПисьмо ФНС от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861.
А вот чтобы представить электронные документы в ИФНС, составленные не по утвержденному формату, придется распечатать их с отметкой о подписании ЭП и заверитьПисьмо ФНС от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861. Формат акта о передаче результатов работ/об оказании услуг в электронном виде утвержден Приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@. Можно также отсканировать заверенные копии и направить их в электронной форме — в виде пакета документов, подписанного УКЭП.
