ОСН УСН АУСН ЕСХН ПСН

Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт

Оформлять и подписывать документы, обмениваться ими с контрагентами нужно по определенным правилам. Какая доверенность должна быть у сотрудника при обмене электронными документами с контрагентами? Какими документами обосновать расходы на привлечение стороннего специалиста? Что запросить у иностранного поставщика для учета лицензии на ПО? Нужны ли документы для списания «управленческих» запасов? Об этом и не только — далее.

Тонкости при работе с документами: как оформить и подписать

В каком формате принять к учету от контрагента электронный акт

На оказанные услуги исполнитель, с которым мы заключили соглашение об ЭДО, направляет нам акты об оказанных услугах в формате PDF. Можем ли мы принять к учету документы в таком формате? Не возникнут ли налоговые риски при включении стоимости услуг по этим актам в расходы?

Электронную первичку, оформленную не по утвержденному формату, для представления в ИФНС придется распечатать и заверить

— Расходами в налоговом учете признаются документально подтвержденные затраты. Подтвержденными расходы считаются, если первичные документы оформлены в соответствии с законодательством РФ. То есть имеют все необходимые реквизиты. Первичные документы могут быть составлены в бумажном или электронном виде. Требования составлять электронные документы в определенном формате нетп. 1 ст. 252 НК РФ; ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; п. 4 ФСБУ 27/2021. Исключением являются, в частности, электронные счета-фактуры, УПД со статусом «1», КСФ и УКДп. 1 ст. 169 НК РФ.

Поэтому при обмене с контрагентами через ЭДО электронными актами оказанных услуг вы можете использовать любые согласованные с ними формы и форматы документов. Главное, чтобы имелись все необходимые реквизиты и документы были подписаны электронной подписью. Если для подписания используется не УКЭП, а простая подпись или усиленная неквалифицированная, то с контрагентом требуется заключить соглашение об ЭДО.

Даже если ФНС установила формат для конкретного первичного документа, то пользоваться им необязательно. Это разъяснила и сама налоговая служба. Однако это верно, только когда мы говорим именно о первичке, а не о счете-фактуре, УПД со статусом «1», КСФ и УКДПисьмо ФНС от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861.

О том, чему уделить внимание при организации ЭДО, читайте:

2023, № 16

А вот чтобы представить электронные документы в ИФНС, составленные не по утвержденному формату, придется распечатать их с отметкой о подписании ЭП и заверитьПисьмо ФНС от 09.12.2022 № ЗГ-3-26/13861. Формат акта о передаче результатов работ/об оказании услуг в электронном виде утвержден Приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@. Можно также отсканировать заверенные копии и направить их в электронной форме — в виде пакета документов, подписанного УКЭП.