Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 февраля 2020 г.

АКТУАЛЬНО ОСН УСН ЕСХН ПСН ЕНВД

Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт

Электронный документооборот (ЭДО) давно завоевал признание во многих странах как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса. Обмен документами между организациями и предпринимателями постепенно переходит с бумажного на электронный и у нас. Поначалу использование электронной первички кажется сложным и непонятным. Но если подойти к этому вопросу со знанием дела, то переход на ЭДО пройдет легко и просто.

ЭДО для чайников

Выбрать оператора ЭДО, одобренного ФНС, можно:

сайт ФНС → Налогообложение в Российской Федерации → Представление налоговой и бухгалтерской отчетности → Электронные счета-фактуры

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот — это такой способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде (без использования бумажных носителей) и передаются по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)п. 2 Инструкции, утв. Приказом Роскомнадзора от 31.03.2014 № 49.

Электронный документ (ЭД) — это заверенный электронной подписью обычный doc- или pdf-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Обмен электронными документами проходит через систему оператора ЭДО.

Процесс передачи документов можно сравнить с электронной почтой. Оператор гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения документов электронной подписью, хранит архив документов. Движение документа отправитель может отследить благодаря статусам: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».

Плюсы и минусы ЭДО

Достоинства. Кроме общих преимуществ перед бумажным документооборотом (снижение трудовых, временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов), у ЭДО есть и другие. Так, он позволяет:

•упорядочить делопроизводство. Система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это происходит по порядку и автоматически;

•отслеживать положение каждого документа. В любой момент времени можно узнать, кто именно работает с документом. Документ нельзя испортить или потерять. Удаленный документ можно восстановить;

•работать с различными версиями документа — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить, кто и когда вносил в документ изменения;

•работать с документами удаленно в удобное время — при необходимости доступ к системе ЭДО можно организовать через Интернет с любого компьютера из любого региона.

Принимая решение о переходе на ЭДО, нужно оценить все плюсы и минусы такого способа ведения документооборота

Недостатки. Если ЭДО отсутствует у контрагентов, необходимо будет обеспечивать существование и электронной, и бумажной системы документооборота.

К недостаткам ЭДО также относятся:

•финансовые затраты на приобретение системы, которые зависят от количества пользователей;

•длительное время на установку, внедрение и отладку системы ЭДО;

•необходимость обучения пользователей, которые будут в ней задействованы;

•обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;

•наличие в штате администратора, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;

•необходимость выполнять резервное копирование базы с документами в целях сохранности информации.

Виды электронной подписи

Чтобы электронный документ был юридически значимым, он должен не только соответствовать утвержденным форматам и иметь обязательные реквизиты, но и быть подписан электронной подписью.

Электронная подпись (ЭП) — это информация в электронной форме, которая присоединяется к подписываемому ЭД и используется для определения подписавшего его лицаст. 2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ). ЭП гарантирует, что это тот самый неизменный документ в том виде, в котором его отправили.

Существуют следующие виды ЭПст. 5 Закона № 63-ФЗ:

•простая;

•усиленная неквалифицированная;

•усиленная квалифицированная.

Для создания и проверки ЭП используется ключ ЭП (уникальная последовательность символов) и ключ проверки ЭП, предназначенный для проверки подлинности ЭП.

Какую ЭП выбрать

Усиленная квалифицированная ЭП — это самый защищенный вид электронной подписи. ЭД, подписанный квалифицированной ЭП, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ, подписанный собственноручноч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

Поэтому квалифицированная подпись наиболее широко используется на практике.

Ее можно получить только в аккредитованном в Минкомсвязи удостоверяющем центре в виде документа — сертификата ключа проверки ЭП в электронном виде (его загрузят на вашу USB-флешку или выдадут специальную флешку — токен) либо на бумажном носителе.

Сертификат подтверждает принадлежность ключа проверки ЭП тому или иному лицу. У каждого, кто подписывает документы, должен быть свой сертификат ЭПподп. 1 ч. 6 ст. 17 Закона № 63-ФЗ.

Выбрать удобный центр можно из списка аккредитованных удостоверяющих центров:

сайт Минкомсвязи → Деятельность → Государственные услуги → Государственные услуги Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации → Аккредитация удостоверяющих центров

Когда срок действия сертификата ключа истекает, электронный документ, подписанный квалифицированной ЭП, остается действительным при условии, что на момент его подписания сертификат действовалст. 11 Закона № 63-ФЗ.

Квалифицированные сертификаты хранятся в аккредитованных удостоверяющих центрах, которые обеспечивают доступ к реестру, содержащему сроки действия сертификатовст. 15 Закона № 63-ФЗ. И если центр прекращает действие, то реестр передается в Минкомсвязич. 4 ст. 15 Закона № 63-ФЗ.

Квалифицированная ЭП необходима, чтобы:

•сдавать отчетность в контролирующие органып. 2.6 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ; пп. 1, 5 ст. 80, п. 1 ст. 431 НК РФ;

•участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгахч. 5.5 ст. 112 Закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ;

•работать с государственными информационными системами. Например, подавать документы в службу судебных приставов (кроме случаев, когда допускается простая ЭП), в таможенные органы, в суды, в налоговую для регистрации компании (ИП) или онлайн-кассы и др.пп. 5.1, 7 ст. 23, статьи 78, 79 НК РФ; пп. 1, 2 Приказа ФССП от 30.12.2016 № 837; ч. 2 ст. 52 Закона от 03.08.2018 № 289-ФЗ; п. 1 ст. 9 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ; п. 2.3.5 Приказа Судебного департамента при ВС от 28.12.2016 № 252; п. 2.3.5 Приказа Судебного департамента при ВС от 27.12.2016 № 251; п. 10 Приказа ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/232@;

•получать государственные и муниципальные услуги (кроме случаев, когда допускается применение простой ЭП)Постановление Правительства от 25.06.2012 № 634;

•подписывать электронные счета-фактурып. 6 ст. 169 НК РФ;

•обмениваться документами с дистанционными работникамист. 312.1 ТК РФ.

Справка

ЭП нельзя использовать, когда:

•документ может быть только бумажным и должен быть подписан собственноручно (например, вексель)ст. 4 Закона от 11.03.97 № 48-ФЗ;

•одна сторона подписывает ЭД электронной подписью, а другая — собственноручнойПисьмо ФНС от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760.

Простая ЭП содержится в самом электронном документе. Она не имеет юридической силы, а просто удостоверяет лицо, подписавшее документ, с помощью специальных кодов, логинов и паролей, учетных записей на сайтах госуслуг, электронных адресов или иных аналогичных средствч. 2 ст. 5 Закона № 63-ФЗ.

Простая ЭП, как правило, применяется:

•при банковских операциях через онлайн-банк. Например, при регистрации в системе интернет-банкинга формируются логин и пароль для входа в систему;

•для получения госуслуг. Например, в Росреестре можно подать заявление, записаться на прием, используя простую электронную подпись. А в центре госуслуг «Мои документы» представителю компании сначала нужно подтвердить свою личность, для того чтобы приравнять простую ЭП к собственноручной;

•для заверения документов внутрикорпоративного ЭДО. Например, согласующие документ сотрудники, войдя в систему ЭДО и нажав кнопку «Согласовать», подтверждают свое согласие с текстом документа. Руководитель, просмотрев карточку документа и убедившись, что все согласующие видели его и согласны с содержанием, может также подписать документ, придавая ему юридическую силу.

Простую ЭП нельзя применять, если:

•ЭД содержит сведения, которые являются государственной тайнойч. 4 ст. 9 Закона № 63-ФЗ;

•законодательно или соглашением с контрагентами предусмотрено использование другого вида ЭП либо документ должен быть подписан собственноручноч. 1 ст. 4 Закона № 63-ФЗ; ст. 4 Закона от 11.03.97 № 48-ФЗ.

Без электронной подписи электронный документ не будет юридически значимым

Усиленная неквалифицированная ЭП не только идентифицирует отправителя, но и позволяет защитить документ от несанкционированного изменения, а также подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Подпись содержит криптографические алгоритмы, но не обязательно подтверждается сертификатом удостоверяющего центрач. 3, 5 ст. 5 Закона № 63-ФЗ.

Применение неквалифицированных ЭП предусматривают, например, банки в системе «Клиент-Банк» для оформления клиентами электронных платежных поручений.

Усиленную неквалифицированную ЭП сложнее получить, чем простую. Ее можно заказать в удостоверяющих центрах за плату или создать с помощью собственного IT-отдела (опытного программиста) бесплатно.

При этом она не так универсальна и защищена, как квалифицированная ЭП, которая предоставляет те же возможности проверки владельца ЭП и неизменности документа.

В отличие от сведений о квалифицированных сертификатах сведения о неквалифицированных сертификатах при закрытии неаккредитованного удостоверяющего центра просто аннулируютсяч. 6 ст. 13 Закона № 63-ФЗ. И тогда могут возникнуть проблемы с подтверждением подписи.

Неквалифицированную ЭП нельзя использовать, если законом или соглашением с контрагентом требуется подписывать электронный документ собственноручно, простой ЭП или квалифицированной ЭП.

Как подписать электронную первичку

Какая ЭП будет использоваться при оформлении первичных документов — простая, усиленная квалифицированная или неквалифицированная, решают сами участники ЭДОп. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; Письма Минфина от 22.02.2019 № 07-01-09/11672; ФНС от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372.

Квалифицированную ЭП удобно использовать при обмене электронными документами с контрагентами. В частности, для подписания таких документов, как:

•письма (требующие юридической значимости);

•договоры;

•счета;

•товарные и транспортные документы;

•акты выполненных работ и оказанных услуг;

•акты сверки взаиморасчетов.

Неквалифицированную ЭП удобно применять при ведении внутреннего корпоративного ЭДО, например можно подписывать и пересылать работникам приказы, обмениваться служебными письмами, визировать договоры.

При отправке документов (контрактов, писем, счетов, первичных документов) партнерам (например, по электронной почте) можно использовать простую и неквалифицированную ЭПч. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ; Письма Минфина от 30.04.2019 № 03-03-07/32128, от 12.09.2017 № 03-03-06/1/58456; ФНС от 19.05.2016 № СД-4-3/8904. Но сначала потребуется заключить с контрагентами предварительный договор об использовании ЭДО, лично подписав его.

При использовании простой ЭП в соглашении должны быть прописаныст. 9 Закона № 63-ФЗ:

•правила определения лица, подписавшего документ, по его простой ЭП;

•обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой ЭП, соблюдать его конфиденциальность.

При использовании неквалифицированной ЭП соглашение должно предусматривать порядок проверки электронной подписич. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ. Тогда документы, подтвержденные простой и (или) усиленной неквалифицированной ЭП, и бумажные документы с собственноручной подписью будут считаться равноценнымич. 2 ст. 6 Закона № 63-ФЗ.

Если же электронная первичка будет подписана квалифицированной подписью, то предварительных соглашений не требуется.

Внимание

Скан бумажной первички или документ, подписанный факсимиле, не соответствуют требованиям, предъявляемым к электронным документам. И отражать хозяйственные операции на их основании рискованноПисьма Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 13.04.2015 № 03-03-06/20808.

Как отразить опоздавшие ЭД

Электронные документы, как и бумажные, могут поступать в организацию с опозданием. Например, дата создания ЭД, время его подписания электронной подписью сторонами сделки, дата передачи файла ЭД оператору электронного документооборота и день направления файла оператором электронного документооборота могут быть разными. А это влияет на отражение хозяйственных операций в учете.

Бухучет. Если документ получен с небольшим опозданием (например, задержка документа произошла всего на несколько дней после закрытия периода), то в бухучете надо отразить операцию в периоде ее совершенияп. 12 ПБУ 9/99; п. 16 ПБУ 10/99.

Если же документ подписан и поступил в организацию существенно позже даты операции (например, по окончании года, когда финансовая отчетность уже сдана), то при подготовке отчетности нужно отразить операцию в периоде ее совершения на основании внутреннего документа, который будет аналогом запоздавшего внешнегоРекомендации Фонда НРБУ БМЦ от 22.05.2015 № Р-62/2015-КпР; от 25.02.2011 № Р-18/2011 КпР.

Например, если товар уже поступил от поставщика, а накладной еще нет, примите его к учету по бухгалтерской справке-расчету, составленной на основании договора с поставщиком, счета или заявки.

НДС. Принять к вычету НДС можно в том периоде, в котором имели место фактическое получение товара, выполнение работ, оказание услуг, если счет-фактура получен до окончания срока подачи налоговой декларации за этот периодп. 1.1 ст. 172 НК РФ; Письма Минфина от 14.03.2019 № 03-07-11/16556, от 23.12.2016 № 03-03-06/3/77429.

Если счет-фактура получен после истечения срока подачи декларации, принять НДС к вычету можно в любом квартале начиная с того, в котором получен счет-фактура, в течение 3 лет после принятия товаров (работ, услуг) к учету.

Налог на прибыль. В налоговых расходах отразить опоздавший документ можно в периоде совершения хозяйственной операции, если он получен до даты представления налоговой декларации. И в следующем — при получении документа после даты представления налоговой декларациип. 1 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 27.07.2015 № 03-03-05/42971; ФНС от 25.03.2019 № СД-4-3/5272.

Справка

Ошибки в ЭД в силу технических особенностей их составления нельзя исправить. Их можно устранить только путем составления нового (корректирующего) ЭД.

Стороны сделки вправе договориться, что ошибочно выставленные документы не несут последствий. И оформить такую договоренность соглашениемПисьмо ФНС от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928@.

Хранение и передача ЭД

Документы с контрагентами, подписанные квалифицированной электронной подписью (простой и (или) неквалифицированной с учетом требований к их оформлению), можно хранить на серверах или в специализированных электронных архивах с помощью специальных программ, использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.

О сроках хранения документов можно прочитать:

2019, № 9; 2019, № 16

Сроки хранения для ЭД те же, что и для бумажных документовп. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; подп. 8 п. 1 ст. 23, подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ; Перечень, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Например, пятилетний срок предусмотрен для хранения договоров возмездного оказания услуг (консультационных и информационных), первичных учетных документов и регистров бухучета. Документы по личному составу должны храниться до 75 лет. Для налоговых документов, связанных с расчетом и уплатой налогов, общий срок хранения ограничен 4 годами. Специальные сроки хранения документации установлены для подтверждения убытка, амортизационных отчислений и расходов на обучение работникап. 4 ст. 283, п. 3 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604.

Внимание

Отсутствие документации в течение установленных сроков хранения влечет наложение штрафа на должностных лиц — от 5000 до 20 000 руб. или дисквалификацию на срок от года до 2 летч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ. Для организации (предпринимателя) — штраф от 10 000 до 30 000 руб.пп. 1, 2 ст. 120 НК РФ

По запросу налоговой можно представлять электронные документы по каналам ТКСп. 2 ст. 93 НК РФ. Но только те из них, форматы передачи которых по каналам ТКС утверждены ФНСПисьмо ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@. Например, договор (соглашение, контракт, дополнения, изменения), акт приемки-сдачи работ (услуг), товарно-транспортную накладную, товарную накладную (ТОРГ-12), счет-фактуру и др. Если же электронный формат документа не утвержден ФНС, то он представляется на бумажном носителе в виде заверенной копииПисьмо ФНС от 29.02.2016 № СД-3-3/808. Заверять печатью и подписью электронный документ, направленный по ТКС, не требуется, поскольку он подписан электронной подписьюПисьмо ФНС от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421.

* * *

Если у вас еще нет электронного документооборота, но вы готовы начать его вести, то:

•во-первых, проверьте, кто из ваших контрагентов уже имеет опыт обмена электронными документами;

•во-вторых, приобретите необходимый программный пакет (платформу ЭДО), а также оборудование для его функционирования (сетевое оборудование, сервер и др.);

•в-третьих, заключите договор с оператором ЭДО;

•в-четвертых, купите сертификат ЭП, если это необходимо.