Топливные карты: какие нужны документы для работы с ними
Как работает топливная карта
Топливная карта — это пластиковая карта, которую можно использовать для оплаты топлива на заправках (при этом сама по себе карта не является платежным средством, денег на ней нет). Благодаря ей ведется учет количества приобретенных на АЗС нефтепродуктов. Она бывает:
•денежной — выдается на определенный лимит стоимости ГСМ;
•литровой — выдается на определенный лимит объема ГСМ.
Рекомендуем делать выбор в пользу последней, так как рост цен на топливо вас не коснется, пока не будет выбран весь объем оплаченного на дату выставления счета ГСМ.
Обычно схема работы с топливными картами выглядит так. Организация — покупатель ГСМ заключает договор поставки ГСМ с топливной компанией, перечисляет на ее расчетный счет 100-процентную предоплату, которая включает в себя стоимость топлива, цену самой карты и стоимость ее обслуживания. Правда, некоторые топливные компании предоставляют карты и обслуживают их бесплатно.
На организацию — покупателя ГСМ открывается электронный кошелек, куда зачисляются средства в счет предстоящих заправок. Количество топлива, которое можно получить по карте, обусловлено лимитом, установленным на ней. Организация — покупатель ГСМ сама устанавливает ограничения по покупке количества ГСМ (например, можно установить суточный лимит на заправку в 20 л, а можно месячный — 120 л), а при необходимости можно лимит увеличить или уменьшить. При этом нет ограничений по маркам топлива: к одной карте можно привязать несколько видов горючего. Когда водитель заправляет машину, он предъявляет карту на АЗС, которая входит в сеть приема его топливной карты. После каждой покупки ГСМ производится списание суммы из электронного кошелька.
Ежемесячно после обработки данных поставщик топлива предоставляет организации — покупателю ГСМ закрывающие документы (подробнее об этом далее).
Документы, необходимые для работы с топливными картами
Итак, если ваша компания решила заправлять свой автотранспорт через топливные карты, то для работы с ними вам понадобятся следующие документы. Условно их можно разделить на три группы.
Документы о правилах работы с топливными картами. В качестве таких документов могут выступить либо приказ, либо положение о топливных картах. Смысл документов — обрисовать работникам общую картину работы с картами. Из них должно быть понятно, в частности:
•как получить/вернуть топливную карту, как ею пользоваться;
•как отчитываться за траты по ней;
•как быть, если расход ГСМ превысил установленные лимиты или, наоборот, лимит не выбран;
•что нельзя делать в отношении топливных карт (к примеру, передавать ее иным лицам или использовать не по назначению);
•какая последует ответственность за нарушение правил использования топливных карт.
Вот примерный образец части необходимых положений в документе.
Положение по работе с топливными картами
...
4. Работники, имеющие топливные карты, обязаны их использовать только для заправки на АЗС служебного автомобиля в пределах установленных лимитов.
5. Водители обязаны хранить полученные ими при заправке терминальные чеки и в срок не позднее 5-го числа месяца, следующего за месяцем использования ГСМ, предоставлять их в бухгалтерию вместе с Отчетом о приобретении, расходе, остатке ГСМ и путевыми листами.
6. В случае превышения лимита работник обязан немедленно сообщить об этом путем подачи служебной записки с объяснениями. Решение о признании использования топлива сверх лимита в служебных целях принимает генеральный директор путем издания соответствующего приказа.
Если необходимость использования дополнительного топлива в служебных целях не была доказана, то стоимость ГСМ сверх установленных лимитов удерживается из заработной платы работника.
Если в текущем месяце установленный лимит топлива не использован, остаток переносится на следующий месяц.
...
15. Сотрудникам, использующим топливные карты, запрещается:
— использовать полученное по карте топливо не по назначению, в том числе в личных целях;
— использовать карту после установленного окончания рабочего времени, а также в выходные и праздничные дни без разрешения генерального директора;
— передавать карту иным лицам, сообщать им ее реквизиты, сведения о счете, коды доступа к карте.
16. В случае утери либо порчи карты сотрудник обязан немедленно сообщить о данном факте в бухгалтерию для временной блокировки карты.
17. В день увольнения увольняющийся сотрудник обязан сдать закрепленную за ним карту в бухгалтерию.Сотрудника можно обязать сдавать карту либо ежедневно, либо при необходимости (по окончании срока ее действия, при увольнении, при уходе в отпуск и т. п.)
Документы о движении топливных карт. Это могут быть либо акт приема-передачи топливной карты, либо журнал (ведомость) учета карт. Смысл документов — зафиксировать выдачу карты работнику и ее возврат. А потому они должны содержать в себе, в частности:
•информацию о том, кому карта вручается;
•номер карты;
•дату выдачи/возврата;
•подпись держателя карты.
Акт нужно оформлять отдельно по каждому работнику — держателю карты, а в журнал заносятся сведения обо всех таких работниках — этим он и удобнее. Типовой формы этого документа нет, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. Вот пример.
Журнал учета приема и выдачи топливных карт
| № п/п | Номер карты | Сотрудник — держатель карты | Автомобиль | Гос. рег. номер | Карту получил | Карту сдал | Карту получил (подпись бухгалтера) | |||
| Ф. и. о. | Должность | Подпись держателя карты | Дата выдачи | Подпись держателя карты | Дата возврата | |||||
| 1 | 912398744563 | Смирнов А.С. | Водитель | Ауди А5 | Р123ВА777 |  | 03.06.2024 | |||
...
Ответственный за ведение журнала:
| Бухгалтер |  | А.С. Вольская |
Документы по учету ГСМ. Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие:
•приобретение ГСМ и расход;
•служебный характер поездок.
Факт приобретения ГСМ по топливным картам подтвердят документы от топливной компании (АЗС). По окончании месяца бухгалтер получает счет-фактуру, товарную накладную (она определяет количество и стоимость товара, поставленного за календарный месяц с использованием топливных карт), а также отчет (или реестр) операций по картам. В последнем документе указываются:
•номер топливной карты;
•дата, время и место заправки;
•количество приобретенного топлива, его марка и стоимость;
•остаток средств/литров на топливной карте.
Надо сказать, что если не все, то многие топливные компании ведут с пользователями электронный документооборот. Все указанные документы хранятся в электронном виде в личном кабинете. А если же нужны бумажные оригиналы документов, топливная компания пришлет и их.
Расход топлива и служебный характер поездок автомобиля, подключенного к электронной системе, которая контролирует маршрут движения и расход топлива, подтверждают отчеты этой системы. Распечатайте их и дайте расписаться водителюПисьмо Минфина от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354.
Если же электронной системы контроля расхода топлива нет или она не предоставляет все нужные данные (например, контролирует расход топлива, но не отслеживает маршрут автомобиля), то понадобятся путевые листы. Без них не обойтись и в случае, если ваша организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов. О правилах оформления путевых листов читайте: 
, 2023, № 20; 2023, № 4.
Помимо этого, одновременно со сдачей путевых листов/подписанием отчета из электронной системы контроля расхода топлива будет не лишним, если водитель сдаст и чеки АЗС, выдаваемые электронным терминалом при приобретении топлива по топливной карте. Иными словами, терминальные чеки. Они подтверждают вид заправленного топлива и его количество за одну заправку. Терминальный чек нужен для внутреннего контроля за количеством израсходованного топлива (наличие чеков АЗС не влияет на бухгалтерский и налоговый учет ГСМ). Терминальный чек — это лишь информационный документ, а не кассовый чек.
Кассовый чек при заправке по топливной карте АЗС выдавать не обязана, так как при предъявлении карты никакой оплаты не происходит. По факту происходит зачет аванса, перечисленного юрлицом-покупателем в адрес юрлица-поставщика в безналичном порядке. При таких взаимозачетах компании, торгующие топливом, не должны пробивать кассовый чекПисьмо ФНС от 21.08.2019 № АС-4-20/16571@.
О том, как учитывать в бухгалтерском и налоговом учете топливные карты и бензин, полученный по ним, читайте здесь.
* * *
К слову, составлять авансовые отчеты водителям не надо, так как при использовании топливных карт они не получают от организации наличные деньги на приобретение ГСМ и при получении бензина ничего автозаправке не платят.
