Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 сентября 2024 г.
Как дисциплинировать нерадивых подотчетников: три способа
Способ № 1. Словесные уговоры
Не исключено, что, потратив подотчетные средства, работник в суматохе дел попросту забывает о том, что нужно поторопиться с отчетом. А некоторые, особо «внимательные», могут и не знать, что срок, в течение которого нужно отчитаться, вообще существует. Никто же не знает, насколько хорошо на самом деле сотрудник прочел инструкцию для подотчетников или слушал ваши разъяснения. Есть и те, кто знает и помнит о сроке, но сознательно не торопится отчитываться, наивно полагая, что даже если пропустить срок, то ничего не будет.
Справка
О расходовании подотчетных денег сотрудники должны отчитаться в следующие сроки:
•по командировочным тратам — в течение 3 рабочих дней со дня возвращения из командировкип. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749;
•по всем остальным — в срок, установленный руководителем организациип. 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. То есть срок может быть любым.
Поднятие дисциплины нерадивых работников рекомендуем начать с направления им сообщений (например, по электронной почте) с напоминанием:
•о необходимости представления авансового отчета и документов, подтверждающих траты. Будет хорошо, если укажете, какие конкретно документы вы ждете: договоры, акты, счета-фактуры, чеки ККТ и т. д. Также можно указать, что если работнику что-то непонятно, то он может обратиться в бухгалтерию за консультацией;
•о сроке, до окончания которого это нужно сделать;
•о последствиях, которые наступят, если не представить бумаги вовремя (рекомендуем эту часть как-то выделить, например жирным шрифтом, для привлечения внимания).
Составить такую «напоминалку» можно персонифицированно, к примеру так.
О необходимости представления авансового отчета
Власов Денис Юрьевич, напоминаем, что до 30 августа 2024 г. Вам необходимо сдать в бухгалтерию авансовый отчет по расходам, совершенным за счет денежных средств, выданных Вам под отчет 22 июля 2024 г. для приобретения канцтоваров в офис. Приложите к отчету документы, подтверждающие расходование средств (чек ККТ и товарную накладную).
Информируем Вас о том, что непредставление документов в установленный срок может обернуться для Вас следующими негативными последствиями:
— полученные подотчетные суммы будут признаны Вашим доходом, с которого мы будем вынуждены исчислить и удержать НДФЛ (Письма Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341; ФНС от 23.07.2021 № ЗГ-2-2/1090@);Напоминаем, что доход в виде невозвращенного подотчета появится у сотрудника, лишь когда организация решит списать его долг. До этого момента это всего лишь задолженность физлица перед организацией, которую он должен погасить и которая не квалифицируется как экономическая выгодап. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ.
Полагаем, списание долга не в ваших интересах, а потому историю с удержанием НДФЛ изначально рекомендуем оставить на уровне «пугалки» для работника. Но имейте в виду, что, если вопрос с деньгами так и не решится в течение месяца со дня, когда сумма долга должна была быть возвращена, вам придется начислить страховые взносыПисьмо Минфина от 01.02.2018 № 03-04-06/5808. Впоследствии, если долг будет возвращен, произведете перерасчет.
Если работник так и не отчитается или не вернет деньги, всерьез задумайтесь о прощении долга и удержании НДФЛ. Ведь чрезмерно долгий незакрытый подотчет может привести к спорам с налоговиками. Подробнее см. 
, 2023, № 20
— ...Работника можно припугнуть еще и объявлением ему замечания/выговора или лишением премии (подробнее об этом далее)
