Зарплатный аванс: чтобы не больше, но и не меньше

Самый безопасный аванс — в размере оплаты отработанного времени

В каком размере нужно выплатить аванс за первую половину мая работнику-пятидневщику с зарплатой 48 600 руб.?

— Зарплата за первую половину месяца выплачивается за отработанное в этот период время. Всего в мае 18 рабочих дней, в периоде 1—15 мая 6 рабочих дней (4—6, 11—13 мая). Если все эти дни первой половины месяца сотрудник отработал, то аванс за май ему нужно начислить в размере 14 094 руб. (48 600 руб. / 18 раб. дн. х 6 раб. дн. х 0,87). То есть:

•учтите при расчете только рабочие дни;

•уменьшите сумму аванса на НДФЛ с первой части зарплаты, используя коэффициент 0,87 (поскольку доход сотрудника не превышает 5 млн руб. за год и о применении прогрессивной ставки НДФЛ 15% речи не идет)п. 1 ст. 224 НК РФ. Но не начисляйте (то есть не делайте проводку Дт 70 – Кт 68) и не удерживайте налог. Такой подход удобен тем, что в конце месяца у вас будет доход, необходимый для удержания НДФЛ.

Из-за неотработанной второй половины месяца НДФЛ может попасть в следующий месяц

Работник отработал первую половину мая, а с 16-го числа ушел в отпуск за свой счет. Аванс за отработанное время мы выплатили 20-го числа. Когда перечислить в бюджет НДФЛ с аванса?

— Доход работника в мае равен сумме выплаченного ему аванса. Поэтому если вы учли НДФЛ при выплате аванса, то есть выплатили аванс с коэффициентом, например, 0,87 (это без учета предоставленных работнику вычетов), то:

•в последний день месяца, за который сотруднику был начислен доход в виде оплаты труда, исчислите сумму налога;

•перечислите сумму налога в бюджет не позднее следующего рабочего дня.

А вот если при выплате аванса вы «не зарезервировали» сумму дохода для НДФЛ, то в последний день месяца исчислите сумму НДФЛ. Но удержать в этот же момент налог не из чего. Поэтому исчисленный с первой части зарплаты за май НДФЛп. 6 ст. 226 НК РФ:

•удержите при следующей выплате дохода в денежной форме, например при выплате зарплаты за первую половину июня;

•уплатите не позднее следующего рабочего дня после удержания.

Аванс в последний день месяца требует удержания и уплаты с него НДФЛ

У нас в локальном нормативном акте предусмотрена выплата аванса по зарплате 30-го числа текущего месяца, а в феврале — 28-го числа или 29-го — в високосном году. Нужно ли перечислять в бюджет НДФЛ с аванса?

— Нужно в феврале и в месяцы, в которых 30 дней. Потому что НДФЛ с зарплаты надо исчислять в последний день месяца, за который она начислена. А у вас дата выплаты аванса в указанные месяцы совпадает с датой получения дохода в виде зарплаты за этот месяц и исчисления с нее НДФЛ, то есть с последним днем месяца. Поэтому исчислите, удержите и на следующий рабочий день уплатите налог с аванса. А при выплате денег за вторую половину месяца удержите оставшийся налог за месяцп. 6 ст. 226 НК РФ; Письмо Минфина от 23.11.2016 № 03-04-06/69181; Определение ВС от 19.02.2020 № 305-ЭС19-27749.

Если вы будете удерживать НДФЛ и перечислять его в бюджет только один раз при окончательном расчете за текущий месяц, то при налоговой проверке организацию оштрафуют за несвоевременное удержание и перечисление НДФЛ.

Еще имейте в виду, что из-за того, что в вашей ситуации НДФЛ нужно удерживать и с аванса, и с зарплаты за вторую половину месяца, в расчете 6-НДФЛ аванс надо показать отдельно. Если этого не сделать, а выплаченный в последний день месяца аванс отразить вместе с зарплатой, то оштрафовать могут еще и за недостоверные сведения в расчете 6-НДФЛ. Ведь у вас окажутся неверно указанными дата удержания налога и срок его перечисления в бюджетп. 1 ст. 126.1 НК РФ.

В аванс можно не включать выплаты, зависящие от показателей работы за месяц

Впервые считаю зарплату за первую половину месяца и запуталась, какие части заработка нужно в нее включать. Например, если не учесть в авансе северные коэффициенты и надбавки, то аванс получается совсем маленьким. Правильно ли это?

— Для правильного расчета аванса нужно уяснить, что при его расчете обязательно учитываютсяПисьма Минтруда от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549, от 20.03.2019 № 14-1/В-177, от 18.09.2018 № 14-1/В-765, от 10.08.2017 № 14-1/В-725, от 18.04.2017 № 11-4/ООГ-718:

•оклад (тарифная ставка) сотрудника за отработанное время;

•выплаты, не зависящие от показателей месяца. Это все надбавки и доплаты за отработанное время, которые не зависят от оценки работы за месяц или от выполнения месячной нормы рабочего времени и норм труда. К ним относятся компенсации за работу в ночное время, за тяжелые, вредные или опасные условия труда, надбавки за совмещение должностей, за профессиональное мастерство, за стаж работы, за вахтовую работу, доплата за время нахождения в пути к месту работы и т. д. Причем не важно, установлены доплаты и надбавки ТК РФ или нормативным актом работодателя.

При расчете аванса не нужно учитывать:

•оплату сверхурочной работы или работы в выходные или праздники, расчет которой зависит от выполнения месячной нормы рабочего времени и возможен только по окончании месяца;

•премии и иные стимулирующие выплаты, добавочную процентную часть зарплаты. Потому что для их расчета нужны показатели, которые считаются по итогам какого-либо периода.

В отношении региональных коэффициентов и процентной надбавки рекомендуем следующее. Если работник получает только оклад и выплаты, не зависящие от итоговых показателей месяца, рассчитывайте аванс с учетом районного коэффициента и процентной надбавки. Если есть еще и выплаты, итоговый размер которых в середине месяца определить невозможно, на них начисляйте районные коэффициенты и надбавки при расчете зарплаты по окончании месяца. Так наверняка удастся избежать споров с сотрудниками из-за ухудшения их трудовых правПисьмо Минтруда от 20.03.2019 № 14-1/В-178.

В выплате аванса наличными можно отказать

Один работник хочет, чтобы аванс ему начисляли на карту одного банка, а зарплату оставили на карте, привязанной к общему зарплатному проекту. Другой сотрудник просит аванс выдавать наличными. Обязаны ли мы удовлетворять такие желания персонала с учетом того, что в ЛНА или трудовых договорах у нас таких положений нет?

— Как следует из вопроса, зарплата перечисляется всем сотрудникам на карты. То есть в коллективном договоре или в трудовых договорах закреплен именно такой способ выплаты заработка. Если при этом в указанных документах не установлена возможность перевода разных частей зарплаты по заявлению сотрудника на карты разных банков, то вы вправе не удовлетворять просьбу первого сотрудника о таком разделении. Это нам подтвердили в Роструде.

Таким образом, если вы не против выплачивать разные части зарплаты на карты разных банков, то нужно в коллективный договор или в трудовой договор внести порядок такого разделения, предусмотрев, допустим, берет ли компания на себя расходы на обслуживание другого банка сотрудника или нет. К примеру, дополнения коллективного или трудового договора могут быть такого содержания.

Вы вправе:

•или отказать в выплате частей зарплаты на разные карты;

•или установить необходимость своего согласия в каждом конкретном случае для принятия решения о разделении выплат. При обращении сотрудника с заявлением о перечислении части заработной платы на карту другого банка пусть руководитель проставляет резолюцию «Не возражаю»/«Возражаю» на заявлении работника.

Сотруднику, который хочет поменять способ получения денег с «карточного» на наличный, вы также не обязаны потакать. Работодатель вправе отказаться выплачивать часть заработка наличными. Если вы согласитесь пойти навстречу работнику, нужно будет оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, предусмотрев в нем возможность выдачи зарплаты за первую половину месяца наличными.

Аванс — подходящий доход для удержания алиментов

Должны ли мы удерживать алименты с аванса по исполнительному документу?

— Должны, так как алименты нужно удерживать при каждой выплате дохода, в том числе и с аванса. Так не будет создаваться задолженность по алиментам, если, предположим, вы выплатите аванс в размере половины оклада, а оставшейся по итогам месяца части зарплаты не хватит на выплату алиментов в полном объеме.

Кстати, в платежке при перечислении зарплатного аванса указывайте сумму удержанных алиментов. Предположим, если вы удержали 3850 руб., то в платежку впишите: «//ВЗС// 3850-00//».

Фиксированный аванс: не запрещен, но неудобен

Можно ли установить зарплату за первую половину месяца в фиксированной сумме?

— Прямого запрета на установление фиксированного аванса по зарплате в законодательстве нет. Но аванс должен соответствовать отработанному в первой половине месяца времениПисьмо Минтруда от 10.08.2017 № 14-1/В-725. И на деле придется все время считать и сверяться, не меньше ли предусмотренный вами аванс, чем оплата за отработанное время. Проще сразу оплачивать реально отработанное сотрудником с 1-го по 15-е число месяца время.

Средний заработок при командировке — тоже оплата труда

Сотрудника направят в командировку в первой половине месяца с 1-го по 15-е число. Как и когда оплатить ему дни командировки и уплатить НДФЛ с суммы такой оплаты?

— В период командировки за человеком сохраняется средний заработок. В целях обложения НДФЛ сумма оплаты за командировку относится к оплате трудаПисьмо ФНС от 17.04.2018 № БС-4-11/7320@. Поэтому выплатите сотруднику в дату, установленную в компании как день выплаты аванса, зарплату за первую половину месяца исходя из среднего заработка с учетом коэффициента 0,87, если его доход не облагается по прогрессивной ставке 15%. Если НДФЛ надо будет впоследствии удержать по ставке 15%, применяйте коэффициент 0,85.

Удержите НДФЛ и перечислите его в бюджет в общем порядке при начислении зарплаты за вторую половину месяца.

Обучение сотрудника — не повод не платить ему аванс

В компании 18 сотрудников на основании приказа проходят обучение в течение месяца. Оплачиваем им это время по среднему заработку. Должны ли дни обучения входить в расчет аванса?

— Дни обучения входят в расчет для оплаты труда работника за первую половину месяца:

•рассчитайте ее исходя из среднего заработка сотрудника за дни, которые он отучился в первой половине месяца,

•выплатите в день, установленный у вас как день выплаты аванса.