Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 января 2023 г.
Содержание журнала № 2 за 2023 г.Новые бланки трудовых книжек в действии
Когда понадобятся новые бланки трудовой книжки
Сразу скажем, менять прежние бланки книжек на новые не надо. Продолжайте заполнять «старую» книжку работника, который пожелал ее сохранить или не подал заявление о выборе варианта ведения сведений о своей трудовой деятельности. Кстати, по содержанию сведений и их подаче обновленный «книжный» бланк не отличается от прежнего.
Работодатели могут вздохнуть с облегчением — в связи с появлением новых бланков трудовых книжек не надо поголовно менять старые книжки на новые всем тем работникам, которые выбрали бумажный формат ее ведения
Бланк трудовой книжки обновленного образца понадобится, если у вас в организации закончились старые бланки книжек или вкладышей к ним, а работнику требуетсяп. 3 Постановления Правительства от 24.07.2021 № 1250:
•или дубликат книжки. Допустим, трудовая книжка сотрудника утрачена, испорчена (обветшала, порвалась, обгорела, залита) или записи в ней об увольнении либо переводе на другую работу признаны недействительнымипп. 27, 30, 31 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее — Порядок № 320н). Работник вправе обратиться к вам с заявлением о выдаче ему дубликата. Напомним, что заявление может поступить и от вашего бывшего работника, если последняя запись в его книжку внесена у вас в компании или вы тот работодатель, запись о переводе или увольнении от которого признана недействительнойпп. 27, 30 Порядка № 320н; Письмо Минтруда от 28.09.2021 № 14-6/ООГ-9180. Вы обязаны сделать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.
Кстати, если книжка сотрудника была потеряна или испорчена не по вине вашей компании, то вы не обязаны помогать ему в сборе документов, подтверждающих его рабочий стаж для заполнения дубликатап. 29 Порядка № 320н.
Порядок заполнения дубликата не менялся. Как и ранее, не забудьте в правом верхнем углу первой страницы дубликата книжки сделать надпись «Дубликат». Если книжка не утеряна, то на первой странице испорченной книжки укажите: «Взамен выдан дубликат» и впишите его серию и номерп. 31 Порядка № 320н. Дубликат книжки по нынешней форме отличается от прежнего только объемом: стало 14 разворотов для сведений о работе и 7 разворотов для сведений о награждениях (было по 10 для каждого раздела);
•или вкладыш в «старую» книжку. Он нужен, когда закончилось место для внесения записей в одном из ее разделов. То есть вы «старую» книжку дополните бланком в обновленном виде. Как и ранее, вкладыш без книжки недействителен. Порядок его заполнения не изменился, другим стал лишь объем: 12 разворотов для сведений о работе и 5 разворотов для сведений о награждениях по сравнению с 9 и 8 разворотами соответственно в устаревшем варианте формы.
При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки или, если там нет места, на титульном листе первого вкладыша в книжку не забудьте ставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и вписывать серию и номер бланка вкладышапп. 32, 33 Порядка № 320н.
Где взять новые бланки трудовых книжек
Купить бланки по обновленной форме можно у распространителей или напрямую у их изготовителяп. 6 Порядка, утв. Приказом Минфина от 11.04.2022 № 55н (далее — Порядок № 55н). Отметим, что до 1 января 2023 г. единственным изготовителем был поименован Гознакп. 2 Порядка, утв. Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н.
Со списком распространителей бланков трудовой книжки можно ознакомиться:
А вот с 2023 г. в новом Порядке изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей не назван их единственный производитель. Говорится лишь о необходимости соблюдения таким производителем требований и условий изготовления защищенной от подделок полиграфической продукции (ЗПП) и режима охраны помещений, где она производится и реализуетсяп. 3 Порядка № 55н.
По-видимому, Гознак, отвечающий всем требованиям, продолжит печатать «книжные» бланки.
Возможно, от Минфина поступят разъяснения, какие еще изготовители допущены к выпуску бланков трудовой книжки как ЗПП уровня «В», а на их сайтах появятся более широкие списки распространителейп. 2 Порядка № 55н.
Как учесть новые бланки при их приобретении
Если и работодатель — покупатель бланков книжек, и их распространитель являются плательщиками НДС, то в бухучете сделайте такие проводки.
Содержание операции | Дт | Кт |
Оплачены бланки на основании выписки по расчетному счету | 60 | 51 |
Стоимость приобретенных бланков без НДС отражена в составе прочих расходов | 91.2 | 60 |
Учтен предъявленный продавцом бланков НДС | 19 | 60 |
Принят к вычету предъявленный продавцом бланков НДС | 68 субсчет «НДС» | 19 |
Приобретенные бланки учтены в составе бланков строгой отчетности в условной оценке | 006 |
Как учесть бланки при оформлении дубликата книжки или вкладыша работнику
Предполагается, что работодатель взимает плату с сотрудника за трудовую книжку (вкладыш)п. 41 Порядка № 320н. Но напомним, что за бланки книжки или вкладыша платит работодатель, если они были утеряны или испорчены по его винеп. 45 Порядка № 320н. Работодатель вправе у себя в ЛНА установить, например, что плата за бланк трудовой книжки или вкладыша в нее с работника не взимается вообще либо взимается только в случаях, когда первоначальная книжка или вкладыш в нее были утрачены самим владельцем книжки.
Таким образом, при заполнении бланка книжки или ее вкладыша для работника учет будет зависеть от ситуации.
Ситуация 1. Бланки передаются работнику безвозмездно.
Если бесплатная выдача бланка происходит из-за того, что книжка испорчена или утрачена по вине работодателя, то НДС начислять не нужно. При этом ранее примененный вычет сохраняется, так как расходы на приобретение бланков направлены на обеспечение облагаемой НДС деятельностип. 12 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33; п. 5 Обзора КС и ВС, направленного Письмом ФНС от 27.01.2020 № СА-4-7/1129@.
НДФЛ и взносы не начисляйте. Затраты на приобретение бланков учтите в расходах на дату их приобретенияп. 1 ст. 252, п. 1 ст. 272 НК РФ; Письма ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@; Минфина от 15.08.2022 № 03-03-06/3/79208.
А вот если вы «дарите» сотруднику бланк книжки или вкладыша по своей воле, то учитывайте это как реализацию, то есть начислите НДС и оформите счет-фактуру в одном экземпляреПисьма Минфина от 16.07.2019 № 03-07-09/52577, от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818. При этом стоимость бланков трудовых книжек (вкладышей в них) и сумму начисленного при передаче бланков НДС не учитывайте в расходахп. 16 ст. 270 НК РФ; Письмо Минфина от 08.07.2019 № 03-03-06/3/50014.
Кроме того, удержите НДФЛ и исчислите страховые взносы со стоимости оформленного работнику бланка как с дохода в натуральной формеподп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ; Письмо Минфина от 29.11.2021 № 03-04-05/96411. Сумму страховых взносов учтите в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, на дату начисления к уплате в бюджетподп. 1, 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 21.05.2021 № 03-03-06/1/38954.
Содержание операции | Дт | Кт |
Списан бланк трудовой книжки | 006 | |
Начислен НДС при безвозмездном оформлении трудовой книжки работнику | 91.2 | 68 субсчет «НДС» |
Удержан НДФЛ | 70 | 68 субсчет «НДФЛ» |
Начислены взносы | 91.2 | 69 |
Ситуация 2. Бланки оплачиваются работником.
Возместить стоимость бланка работник может наличными в кассу, перечислением на счет работодателя или подав заявление о вычете стоимости бланка при выплате сотруднику зарплаты.
Содержание операции | Дт | Кт |
Списан бланк трудовой книжки | 006 | |
Признана в прочих доходах стоимость бланка, подлежащая возмещению работником | 73 | 91.1 |
Начислен НДС на стоимость трудовой книжки | 91.2 | 68 субсчет «НДС» |
Возмещена стоимость бланка работником | 70 (50, 51) | 73 |
При взимании с сотрудников платы за бланки книжки в целях налогообложения прибыли учтитест. 250, п. 1 ст. 271, п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 15.08.2022 № 03-03-06/3/79208; ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@:
•затраты на приобретение бланков — в расходах на дату их приобретения;
•плату, внесенную работником за бланк (без НДС, предъявленного работнику), — в доходах на дату передачи бланка книжки или вкладыша работнику.
* * *
Работодатель обязан вести учет бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Их приобретение и выдачу сотрудникам необходимо отмечать в приходно-расходной книге по учету «книжных» бланков. Если вы ведете «старую» книгу по форме, утвержденной Минтрудом, то продолжайте это делать, пока книга не закончится. Когда это произойдет, можно будет утвердить свою форму книги для учета бланков или воспользоваться привычной минтрудовской формой. Главное, чтобы учет бланков велся и из него были четко видны все операции получения и расходования «книжных» бланков с указанием серии и номера каждого из нихп. 40 Порядка № 320н.