Главная Бухгалтерские журналы Главная книга № 2/2023 → Новые бланки трудовых книжек …
1  читатель оценил статью

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 января 2023 г.

Содержание журнала № 2 за 2023 г.
ОСН УСН АУСН ЕСХН ПСН
М.А. Кокурина,
старший юрист
С 2023 г. начала действовать новая форма бланков трудовой книжки и вкладыша в нее. Надо сказать, что от ведения бумажной трудовой книжки отказалось пока небольшое количество трудоустроенных граждан. И поэтому главный вопрос работодателей в связи с появлением обновленной «книжной» формы — а когда она вообще нужна и неужели всем работникам, по которым ведется бумажная книжка, придется ее менять на книжку нового формата?

Новые бланки трудовых книжек в действии

Когда понадобятся новые бланки трудовой книжки

Сразу скажем, менять прежние бланки книжек на новые не надо. Продолжайте заполнять «старую» книжку работника, который пожелал ее сохранить или не подал заявление о выборе варианта ведения сведений о своей трудовой деятельности. Кстати, по содержанию сведений и их подаче обновленный «книжный» бланк не отличается от прежнего.

Работодатели могут вздохнуть с облегчением — в связи с появлением новых бланков трудовых книжек не надо поголовно менять старые книжки на новые всем тем работникам, которые выбрали бумажный формат ее ведения

Работодатели могут вздохнуть с облегчением — в связи с появлением новых бланков трудовых книжек не надо поголовно менять старые книжки на новые всем тем работникам, которые выбрали бумажный формат ее ведения

Бланк трудовой книжки обновленного образца понадобится, если у вас в организации закончились старые бланки книжек или вкладышей к ним, а работнику требуетсяп. 3 Постановления Правительства от 24.07.2021 № 1250:

или дубликат книжки. Допустим, трудовая книжка сотрудника утрачена, испорчена (обветшала, порвалась, обгорела, залита) или записи в ней об увольнении либо переводе на другую работу признаны недействительнымипп. 27, 30, 31 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н (далее — Порядок № 320н). Работник вправе обратиться к вам с заявлением о выдаче ему дубликата. Напомним, что заявление может поступить и от вашего бывшего работника, если последняя запись в его книжку внесена у вас в компании или вы тот работодатель, запись о переводе или увольнении от которого признана недействительнойпп. 27, 30 Порядка № 320н; Письмо Минтруда от 28.09.2021 № 14-6/ООГ-9180. Вы обязаны сделать дубликат трудовой книжки не позднее 15 рабочих дней со дня подачи работником заявления.

Кстати, если книжка сотрудника была потеряна или испорчена не по вине вашей компании, то вы не обязаны помогать ему в сборе документов, подтверждающих его рабочий стаж для заполнения дубликатап. 29 Порядка № 320н.

Порядок заполнения дубликата не менялся. Как и ранее, не забудьте в правом верхнем углу первой страницы дубликата книжки сделать надпись «Дубликат». Если книжка не утеряна, то на первой странице испорченной книжки укажите: «Взамен выдан дубликат» и впишите его серию и номерп. 31 Порядка № 320н. Дубликат книжки по нынешней форме отличается от прежнего только объемом: стало 14 разворотов для сведений о работе и 7 разворотов для сведений о награждениях (было по 10 для каждого раздела);

или вкладыш в «старую» книжку. Он нужен, когда закончилось место для внесения записей в одном из ее разделов. То есть вы «старую» книжку дополните бланком в обновленном виде. Как и ранее, вкладыш без книжки недействителен. Порядок его заполнения не изменился, другим стал лишь объем: 12 разворотов для сведений о работе и 5 разворотов для сведений о награждениях по сравнению с 9 и 8 разворотами соответственно в устаревшем варианте формы.

При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки или, если там нет места, на титульном листе первого вкладыша в книжку не забудьте ставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и вписывать серию и номер бланка вкладышапп. 32, 33 Порядка № 320н.

Где взять новые бланки трудовых книжек

Купить бланки по обновленной форме можно у распространителей или напрямую у их изготовителяп. 6 Порядка, утв. Приказом Минфина от 11.04.2022 № 55н (далее — Порядок № 55н). Отметим, что до 1 января 2023 г. единственным изготовителем был поименован Гознакп. 2 Порядка, утв. Приказом Минфина от 22.12.2003 № 117н.

Со списком распространителей бланков трудовой книжки можно ознакомиться:

сайт Гознака

А вот с 2023 г. в новом Порядке изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей не назван их единственный производитель. Говорится лишь о необходимости соблюдения таким производителем требований и условий изготовления защищенной от подделок полиграфической продукции (ЗПП) и режима охраны помещений, где она производится и реализуетсяп. 3 Порядка № 55н.

По-видимому, Гознак, отвечающий всем требованиям, продолжит печатать «книжные» бланки.

Возможно, от Минфина поступят разъяснения, какие еще изготовители допущены к выпуску бланков трудовой книжки как ЗПП уровня «В», а на их сайтах появятся более широкие списки распространителейп. 2 Порядка № 55н.

Как учесть новые бланки при их приобретении

Если и работодатель — покупатель бланков книжек, и их распространитель являются плательщиками НДС, то в бухучете сделайте такие проводки.

Содержание операции Дт Кт
Оплачены бланки на основании выписки по расчетному счету 60 51
Стоимость приобретенных бланков без НДС отражена в составе прочих расходов 91.2 60
Учтен предъявленный продавцом бланков НДС 19 60
Принят к вычету предъявленный продавцом бланков НДС 68
субсчет «НДС»
19
Приобретенные бланки учтены в составе бланков строгой отчетности в условной оценке 006

Как учесть бланки при оформлении дубликата книжки или вкладыша работнику

Предполагается, что работодатель взимает плату с сотрудника за трудовую книжку (вкладыш)п. 41 Порядка № 320н. Но напомним, что за бланки книжки или вкладыша платит работодатель, если они были утеряны или испорчены по его винеп. 45 Порядка № 320н. Работодатель вправе у себя в ЛНА установить, например, что плата за бланк трудовой книжки или вкладыша в нее с работника не взимается вообще либо взимается только в случаях, когда первоначальная книжка или вкладыш в нее были утрачены самим владельцем книжки.

Таким образом, при заполнении бланка книжки или ее вкладыша для работника учет будет зависеть от ситуации.

Ситуация 1. Бланки передаются работнику безвозмездно.

Если бесплатная выдача бланка происходит из-за того, что книжка испорчена или утрачена по вине работодателя, то НДС начислять не нужно. При этом ранее примененный вычет сохраняется, так как расходы на приобретение бланков направлены на обеспечение облагаемой НДС деятельностип. 12 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33; п. 5 Обзора КС и ВС, направленного Письмом ФНС от 27.01.2020 № СА-4-7/1129@.

НДФЛ и взносы не начисляйте. Затраты на приобретение бланков учтите в расходах на дату их приобретенияп. 1 ст. 252, п. 1 ст. 272 НК РФ; Письма ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@; Минфина от 15.08.2022 № 03-03-06/3/79208.

А вот если вы «дарите» сотруднику бланк книжки или вкладыша по своей воле, то учитывайте это как реализацию, то есть начислите НДС и оформите счет-фактуру в одном экземпляреПисьма Минфина от 16.07.2019 № 03-07-09/52577, от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818. При этом стоимость бланков трудовых книжек (вкладышей в них) и сумму начисленного при передаче бланков НДС не учитывайте в расходахп. 16 ст. 270 НК РФ; Письмо Минфина от 08.07.2019 № 03-03-06/3/50014.

Кроме того, удержите НДФЛ и исчислите страховые взносы со стоимости оформленного работнику бланка как с дохода в натуральной формеподп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ; Письмо Минфина от 29.11.2021 № 03-04-05/96411. Сумму страховых взносов учтите в прочих расходах, связанных с производством и реализацией, на дату начисления к уплате в бюджетподп. 1, 45 п. 1 ст. 264, подп. 1 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 21.05.2021 № 03-03-06/1/38954.

Содержание операции Дт Кт
Списан бланк трудовой книжки 006
Начислен НДС при безвозмездном оформлении трудовой книжки работнику 91.2 68
субсчет «НДС»
Удержан НДФЛ 70 68
субсчет «НДФЛ»
Начислены взносы 91.2 69

Ситуация 2. Бланки оплачиваются работником.

Возместить стоимость бланка работник может наличными в кассу, перечислением на счет работодателя или подав заявление о вычете стоимости бланка при выплате сотруднику зарплаты.

Содержание операции Дт Кт
Списан бланк трудовой книжки 006
Признана в прочих доходах стоимость бланка, подлежащая возмещению работником 73 91.1
Начислен НДС на стоимость трудовой книжки 91.2 68
субсчет «НДС»
Возмещена стоимость бланка работником 70 (50, 51) 73

При взимании с сотрудников платы за бланки книжки в целях налогообложения прибыли учтитест. 250, п. 1 ст. 271, п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 15.08.2022 № 03-03-06/3/79208; ФНС от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@:

затраты на приобретение бланков — в расходах на дату их приобретения;

плату, внесенную работником за бланк (без НДС, предъявленного работнику), — в доходах на дату передачи бланка книжки или вкладыша работнику.

* * *

Работодатель обязан вести учет бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Их приобретение и выдачу сотрудникам необходимо отмечать в приходно-расходной книге по учету «книжных» бланков. Если вы ведете «старую» книгу по форме, утвержденной Минтрудом, то продолжайте это делать, пока книга не закончится. Когда это произойдет, можно будет утвердить свою форму книги для учета бланков или воспользоваться привычной минтрудовской формой. Главное, чтобы учет бланков велся и из него были четко видны все операции получения и расходования «книжных» бланков с указанием серии и номера каждого из нихп. 40 Порядка № 320н.


Добавить в «Нужное»

Комментарии (0)
Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда
Кадры / Оплата труда

2025 г.

2024 г.

№ 24
Изменения в План работы по ведению воинского учета нужно согласовывать с военкоматомКак может уволиться и. о. директораОтпуск внешнего совместителя: права работника и обязанности работодателяРаботник на военных сборах: считаем сохраняемый средний заработок
№ 23
Топ-6 ошибок работодателей при применении дисциплинарных взысканийКто должен оформить дубликат трудовой книжки бывшему совместителюРешаем ежедневные кадровые задачи
№ 22
Два ответа СФР о льготном пенсионном стаже медработниковНужно ли уведомлять работодателя о поступлении в вузНюансы приемов и увольненийЧем подтвердить ежемесячную премию
№ 21
Как избежать признания ученического договора трудовымО чем могут быть споры с работниками по ученическим договорамПропускной режим в компании — в вопросах и ответах
№ 20
Возмещение расходов по оплате допвыходных родителю ребенка-инвалидаКакова минимальная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпускаКомпания проводит тимбилдинг: как учесть расходы и есть ли доход у работниковРабота в воскресенье не всегда оплачивается в повышенном размереЧто ждет работодателя, если работник не хочет сообщать об инвалидности
№ 19
Дела судебные: обзор споров с совместителямиКак дисциплинировать нерадивых подотчетников: три способаКакие трудовые льготы есть у беременныхУвольнение за разглашение коммерческой тайны: обходим острые углы
№ 18
Разъяснения СФР: как заполнить подраздел 1.1 ЕФС-1 при приеме или переводе совместителя
№ 17
Для подтверждения добросовестности можно передать контрагенту штатное расписание, но без персональных данныхДоплата за ночную работу: в аванс или при окончательном расчете за месяц?Квотирование рабочих мест для инвалидов по-новомуЧто исчезло или появилось в отчетности для службы занятости
№ 16
Кадровые нюансы при смене ИП-работодателем фамилииСверхурочная работа: новые правила повышенной оплаты с сентября 2024 годаЧто нужно знать работнику об удержаниях из зарплаты
№ 15
Тест: решите 10 задачек про путевки для работников
№ 14
Мнения судов по спорным зарплатным вопросамРоструд обновил «рисковые» списки работодателей
№ 13
Больничные, если основная работа стала совместительством или наоборотТест: исправляем ошибки в заявлениях работников
№ 12
Как назначают больничные, если работодателей несколькоКак оплачивать выходной день в командировкеМожно ли избежать внимания комиссии по противодействию нелегальной занятостиОформляем платежное поручение на перечисление алиментов
№ 11
Электронное информирование службы занятости
№ 10
Студент-очник может работать на полную ставкуЗарплатные субсидии из СФР: на кого и как получить в 2024 годуКак погасить долг по накопленным отпускам перед работникомКомиссии по противодействию нелегальной занятости: обязательно ли посещать?КС определил, как увольнять сотрудников при отказе от переездаНа задержанные увольнительные выплаты нужно начислить компенсацию
№ 9
Как в трудовом договоре указать место работы дистанционщикаОпоздание на работу не повод для удержаний из зарплатыСборник «увольнительных» дат: определяем последний день работы
№ 8
Как выглядит проводимая трудинспекцией профилактикаКак реагировать на просьбы работников: 10 жизненных ситуацийКакие отчеты сдавать на сотрудников и на исполнителей по ГПДПеречень вахтовых работ не ограниченПогашение, снятие, отмена дисциплинарного взыскания: в чем разница
№ 7
Технология привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности
№ 6
Из-за чего нужно обжаловать результаты внеплановой трудовой проверкиКак действовать при обжаловании результатов внеплановой трудовой проверкиТрудинспекторы получили доступ к налоговой тайне
№ 5
Для задержки зарплаты у работодателя нет никаких оправданийЗапрет на сокращение одиноких родителей: новые правилаМожно ли учесть в расходах серую зарплатуПриостановка работы из-за задержки зарплаты не спасет совместителя от увольнения
№ 4
Как оформить временного работника на замену двух декретницНесет ли в себе налоговые риски перечисление подотчета на зарплатные картыНужно ли компенсировать «сгоревшие» допвыходные по уходу за детьми-инвалидамиРазъяснения СФР: как правильно сообщать об удаленке и неполном рабочем времени по форме ЕФС-1Уточнен порядок выплаты компенсации за задержку зарплаты
№ 3
Испытательный срок не может длиться вечноКоснутся ли работодателя «возрастные» изменения в воинском учете в 2024 году
№ 2
Может ли работник передумать и взять за работу в выходные деньги вместо отгуловРасчеты с подотчетниками: разбираем вопросы о разном
№ 1
Накопление допвыходных родителем ребенка-инвалида: особые случаиПри простое все работники равныПрием на работу вахтовикаЧто влечет за собой повышение МРОТ

2023 г.

№ 24
Введен штраф за нарушение трудоохранных обязательств перед «вредниками»Допвыходные для ухода за детьми-инвалидами: копим и используемЗарплатно-премиальные вопросы: когда и сколько можно выплатить в декабреКак рассчитывается компенсация за вынужденный прогул
№ 23
Какие обязанности по воинскому учету есть у работодателяКвота по трудоустройству инвалидов: разъясняет Минтруд
№ 22
Ликбез для работодателя по организации воинского учета
№ 21
«Постмобилизационные головоломки» с решениямиДолжен ли работник принести работодателю справку о диспансеризацииМедосмотры работников: как организовать, оформить и учесть расходыУчебный отпуск прерывает основной отпуск
№ 20
Нужен ли новый медосмотр при переходе с одной вредной работы на другую
№ 19
В каких случаях работнику при увольнении положено выходное пособиеВнеплановый контроль: из-за чего может нагрянуть трудинспекцияЗарплатные даты: как правильно установить и соблюдатьПравила внепланового трудового контроля
№ 18
«Алиментные» ситуации: считаем, удерживаем, индексируемРеорганизация и сотрудники: кто, что и когда должен сообщить в СФР
№ 17
Как считать компенсацию за неотгулянный отпуск, если сотрудник отработал меньше годаКогда специалист, поступивший в магистратуру, сохраняет право на учебный отпускПравила военно-учетного поведения работодателя: за что новые штрафы
№ 15
Вводим дресс-код для работников с оглядкой на судебную практикуКак налоговики понимают, что работников маскируют под самозанятыхНаем на сезон: лучше временные работники или самозанятые?
№ 14
Как столичным работодателям учитывать нерабочий день 26 июняМожно ли взять допвыходные по уходу за ребенком-инвалидом, живущим в другом городеЧто ожидает работодателя при возвращении «приостановленного» сотрудника
№ 13
Нельзя лишать работника стимулирующей части зарплаты на весь период взысканияПремии: как учитывать, когда индексировать и из-за чего можно не платитьРаботодатель не должен мешать сотруднику в обеденный перерыв
№ 12
Признание увольнения незаконным: что думают судьиРаботник призван на военные сборы: что делать бухгалтеруШпаргалка по ПСВ и РСВ: на кого подавать сведения, а на кого нет
№ 11
Зарплатные субсидии за прием на работу участников СВОРоструд подготовил памятку по обязательным медосмотрамСписание подотчетных сумм: разбираемся с документами и налогами
№ 9
Студент-сотрудник: возможны ли срочный договор, испытательный срок и отпуск на сессиюРаботнику положена компенсация и за неначисленную зарплату
№ 8
Как в трудовой книжке исправить запись о переименовании организацииМожно ли наказать работника, прогулявшего обучение
№ 7
Устанавливаем видеонаблюдение в офисе с учетом судебной практики
№ 5
«Должен» — «не должен» в работе с персональными даннымиВозможности совместительства ограничены только временемТрудинспекторы почти всегда предупреждают о своем приходе
№ 4
Считаем отпуска и зарплаты с учетом праздничных и выходных дней
№ 3
Можно ли продлить испытательный срок нового работникаУпорядочение отчетности в органы занятости: что это означает для работодателяУтверждены требования к подтверждению уничтожения персональных данныхЧто нужно знать для организации суммированного учета рабочего времени
№ 2
Когда нужна доплата до МРОТМобилизованным гражданам предоставлены новые трудовые гарантииЧто надо помнить, если в компании есть работник-донор
№ 1
Зарплатные и отпускные вопросы в свете новогодних праздниковИспытательный срок: что нужно знатьНовшества в отношении иностранных работников — 2023
Опрос
Сталкивались ли вы с утратой первичных документов?

Упрощенка-2025: привыкаем к НДС

6 февраля 10:30–13:30 (МСК)
Варианты участия
Вебинар, прямой эфир
Прямой эфир, живое общение с лектором
Вебинар, запись
Доступ к видеозаписи и материалам
Лектор
Ведет вебинар
Людмила Елина
ведущий эксперт журнала «Главная книга»
Регистрация на вебинар
VK Одноклассники Youtube Zen Telegram

Сетевое издание для бухгалтера «Главная книга онлайн» © 2012–2025 г. Зарегистрировано в Роскомнадзоре 07.03.2017 Эл № ФС77-69014. Ver. 5.0.0. Все права защищены.
Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения издательства «Главная книга». Технические вопросы: support@glavkniga.ru

Нужное Нужное