Новый отчет по физлицам в ИФНС: как заполнить и оштрафуют ли за непредставление

Зачем ввели новую форму и на каких физлиц ее подавать

С 2023 г. вводится новая форма «Персонифицированные сведения о физических лицах», которую плательщики взносов (организации и ИП) должны представлять в ИФНС ежемесячно не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшимп. 7 ст. 431 НК РФ; приложение № 2 к Приказу № ЕД-7-11/878@.

Первый раз ее нужно сдать за январь 2023 г. не позднее 27 февраля 2023 г., поскольку крайний срок сдачи попадает на выходной день (25 февраля — суббота)п. 7 ст. 6.1 НК РФ; п. 3 Приказа № ЕД-7-11/878@.

ФНС сообщила, что новая форма с персональными данными о физлицах, введенная взамен формы СЗВ-М, позволит быстрее актуализировать сведения, необходимые для предоставления пособий и мер поддержки нуждающимся гражданам. Ведь в ней еще надо показывать и сумму дохода (см. ниже). И после того как налоговики получат от компаний и ИП новую форму, сведения из нее они оперативно передадут в единый Социальный фонд (СФР)Информация ФНС «Утверждены изменения в формы 6-НДФЛ, 3-НДФЛ, а также новая форма расчета по страховым взносам»; п. 8 ст. 11, подп. 1 п. 1 ст. 11.1 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ.

Кого надо включать в новую форму? Тех же застрахованных физлиц, которых вы обычно включаете в раздел 3 РСВ, а именноп. 3.1 Порядка заполнения — приложение № 4 к Приказу № ЕД-7-11/878@ (далее — Порядок заполнения):

•всех работников, с которыми в отчетном месяце (за который сдаете сведения) у вас действуют трудовые договоры, в том числе если договоры заключены или расторгнуты;

•всех физлиц, с которыми в отчетном месяце или заключен, или продолжает действовать, или прекращен ГПД на выполнение работ/оказание услуг;

•физлиц, с которыми заключены договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Предприниматели, не имеющие наемных работников/не заключившие с физлицами договоры ГПД, новый отчет в инспекцию сдавать не должны.

Также не обязаны сдавать новый отчет организации и ИП, применяющие АУСН. Ведь они не уплачивают страховые взносы (кроме взносов на травматизм) с доходов физлиц (для них установлены нулевые тарифы)ч. 1, 2 ст. 18 Закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ.

А у организации этот отчет не может быть нулевым, поскольку как минимум один работник в ней всегда имеется — это руководитель.

Новый ежемесячный отчет нужно представить в ИФНСпп. 7, 10 ст. 431 НК РФ; приложение № 6 к Приказу № ЕД-7-11/878@:

•или в электронной форме по ТКС, если сведения сдаете на 11 человек и более;

•или на бумаге (по ТКС по желанию), если сведения сдаете на 10 человек и менее.

Как заполнить новый отчет

Новый отчет состоит из титульного листа и персональных данных физлиц. Для каждого физлица предусмотрен отдельный блок строк 010—070пп. 3.4—3.7 Порядка заполнения.

В строке 070 надо указать сумму выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физлица за период, за который представляете сведения. То есть нужно показать общую сумму выплат, начисленных работнику или ГПДшнику за истекший месяц, как облагаемых, так и не облагаемых взносами. Эта форма заполняется за конкретный месяц (январь, февраль, март и т. д.), а не нарастающим итогом. То есть в следующем месяце не надо плюсовать суммы выплат предыдущего.

Например, в январе 2023 г. одной сотруднице начислили зарплату 30 000 руб. и выплатили не облагаемую взносами материальную помощь в связи с рождением ребенка 50 000 руб. А другой сотрудник весь месяц был в отпуске за свой счет и ему ничего не начислили. Сведения на них нужно заполнить так.

Как исправить отчет

Если указали неправильно персональные данные физлица или сумму выплат, следует подать уточненные сведения. Но сделать это можно только до момента представления в инспекцию РСВ за соответствующий расчетный (отчетный) периодп. 1.2 Порядка заполнения. Потом уточненные сведения налоговики просто не примут, ведь у них уже будут данные раздела 3 с персональными данными физлиц и с помесячной разбивкой сумм выплат. Так что уточненки за январь, февраль и март можно сдать не позднее 25 апреля, а за апрель, май, июнь — не позднее 25 июля и т. д.

В уточненный отчет нужно включить сведения только о тех физлицах, данные которых нужно исправить или дополнить. В этом случае на титульном листе надо указать номер корректировки «1», если первый раз сдаете уточненные сведения за месяц, «2» — если второй раз за этот месяц, и т. д.пп. 1.2, 2.5 Порядка заполнения Дальнейшие действия зависят от того, где была допущена ошибка.

Если ошибка допущена в ИНН, СНИЛС или ф. и. о. (строки 020—060), тогдап. 3.3 Порядка заполнения:

•сначала надо аннулировать данные на человека, чьи сведения уточняете:

— в поле 010 укажите признак «1»;

— в полях 020—060 повторяете то, что было в первоначальном отчете;

— в поле 070 проставьте прочерки.

Так же действуйте, если данные на человека подали ошибочно и теперь их нужно просто аннулировать;

•потом в полях 020—060 укажите правильные персональные данные, а в строке 070 — верную сумму.

Если ошибка допущена только в сумме выплат, тогдап. 3.3 Порядка заполнения:

•поле 010 не заполняйте;

•в строках 020—060 укажите такие же персональные данные, как и в первоначальном отчете;

•в строке 070 покажите правильную сумму.

Что будет за опоздание или непредставление отчета

Как мы помним, за не вовремя сданную форму СЗВ-М или ошибки в ней был штраф 500 руб. за каждое лицо, сведения о котором поданы с опозданием или с ошибкойст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред., действ. до 01.01.2023).

В НК установлены штрафы за несвоевременную сдачу декларации/расчета по взносам и за нарушение способа подачи декларации/расчетастатьи 119, 119.1 НК РФ. Но эти нормы к подаче новых персонифицированных сведений применить нельзя.

Кроме того, в НК есть штраф 200 руб. за непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроляст. 126 НК РФ.

А по КоАП предусмотрен административный штраф для должностных лиц (руководителя организации) — от 300 до 500 руб. за непредставление (несообщение) сведений, необходимых для осуществления налогового контроляст. 15.6 КоАП РФ.

Грозит ли организации/ИП какая-либо ответственность за не вовремя сданную новую ежемесячную отчетность и за нарушение способа ее подачи в ИФНС (бумажная вместо электронной)? С этим вопросом мы обратились к специалисту ФНС.

Будет ли ИФНС сопоставлять данные, указанные в ежемесячных сведениях, с теми, что отражены в ежеквартальном разделе 3 расчета по страховым взносам? А именно:

•сверять количество физлиц, указанных в новом отчете, с количеством, на которое сдан раздел 3 РСВ;

•сверять по каждому человеку суммы выплат, указанных в строке 070 нового отчета, с суммами выплат, отраженными в графе 140 подраздела 3.2.1 раздела 3 РСВ;

•планируется ли это закладывать в контрольные соотношения по проверке расчета по взносам?

Допустим, если в персонифицированных сведениях были указаны неверные суммы, а потом был перерасчет и в разделе 3 уже отразили правильные суммы, то никаких последствий не будет? Или же ИФНС запросит пояснения о расхождениях?

* * *

Заполнить форму несложно, но это все равно дополнительная нагрузка для бухгалтера. Интересно получается: с одной стороны, для налогового контроля новая форма с персональными данными физлиц вроде и не нужна. А с другой стороны, ее данные инспекторы наверняка будут сверять с данными раздела 3 РСВ. Так что при расхождениях в суммах дохода в этих формах, скорее всего, придется пояснять, почему это произошло. Поэтому следите за тем, чтобы цифры и персональные данные в этих двух формах совпадали.