Нужно ли требовать от работника заявления, «не существующие» в законе?

В трудовых отношениях часто возникают ситуации, когда бухгалтеру нужно получить от работника «официальное обращение, письменную просьбу о чем-либо, составленную по установленной форме и подаваемую на имя должностного лица...»Ефремова Т.Ф. Новый словарь русского языка. Толково-словообразовательный. — М.: Русский язык, 2000. А проще говоря, заявление сотрудника. Многие из таких случаев прописаны в Трудовом кодексе. Например, по заявлению от работника может расторгаться трудовой договор, заменяться денежной компенсацией часть отпуска, превышающая 28 календарных днейстатьи 80, 126 ТК РФ.

Понятно, что все случаи, когда в «трудовой» жизни нужно заявление, закон предусмотреть не может. И даже если законодатель подразумевает какое-то письменное общение работника с работодателем, то не всегда в ТК РФ звучит слово «заявление». Давайте разберемся, когда и почему лучше попросить работника его написать.

Когда заявление взять нужно

Заявление надо брать всегда, когда у вас могут быть негативные последствия (например, в виде штрафа или судебного спора с работником) из-за отсутствия письменного подтверждения того, что:

• <или>работник согласен сделать так, как вы его просите;
• <или>вы поступили именно так, как он вас просил.

Вот какие это случаи.

Законодатель намекает на заявление

Во всех случаях, упоминаемых в ТК РФ с оговоркой «по желанию», «по просьбе», «при согласии» работника, берите от него заявление, чтобы у вас было письменное подтверждение его инициативы или согласия с вашим предложением. Например:

• при замене двойной оплаты работы в выходной день другим днем отдыхаст. 153 ТК РФ или при замене выходного дня после сдачи крови другим днем отдыхаст. 186 ТК РФ;
• при уходе в отпуск в удобное для работника время, в частности при уходе в отпуск женщины перед отпуском по беременности и родам, сразу после него или после отпуска по уходу за ребенкомстатьи 123, 260 ТК РФ;
• при изменении даты начала/окончания отпуска, переносе отпуска на следующий рабочий год или разделении отпуска на части;
• при предоставлении учебного отпуска или сокращенной рабочей недели обучающимся работникамстатьи 173, 174, 176 ТК РФ.

Любые ситуации «не по плану»

Если в законе нет даже намека на необходимость взять у работника заявление, просите его тогда, когда надо зафиксировать, подтвердить или опровергнуть события, факты, даты в каких-либо нештатных ситуациях. Например, в заявлении можно зафиксировать:

• желание работника получать зарплату не на зарплатную карту, а на иной счет. Ведь даже если работник устно выразил такое желание, но в трудовом договоре не указано, что зарплата перечисляется на счет, открытый им самостоятельно, вы можете не исполнять его просьбу и никаких негативных последствий для вас не будет. А вот если вы согласны исполнить эту просьбу, то заявление как раз подтверждает инициативу работника получать деньги на иной счет, а также содержит его реквизиты;
• дату ухода работника в отпуск уже «завтра», а не по отпускному графику. Это обезопасит вас при проверках трудинспекции от претензий по поводу нарушения сроков выплаты отпускных. Попросите работника в заявлении о предоставлении внеочередного отпуска написать: «Прошу выплатить отпускные в первые 2 дня отпуска»;
• величину удержания из зарплаты работника. Когда работник добровольно гасит долг перед работодателем (предположим, работник хочет быстрее выплатить сумму материального ущерба, причиненного по его вине компании), он может попросить вас удерживать даже 100% его выплат — нарушения трудового законодательства при наличии такого заявления не будет.

Когда заявление взять можно

Нас часто спрашивают, нужно ли брать заявление от людей при оформлении их на работу. Нет, по ТК это необязательност. 65 ТК РФ, но уже стало традицией. К примеру, удобно в заявлении указать дополнительную информацию, в частности о том, что:

• у работника нет трудовой книжки, так как он устраивается на работу впервые;
• он ознакомлен с вашими локальными нормативными актамист. 68 ТК РФ.

Даже в столь редкой ситуации, как внеплановая проверка компании трудинспекцией в период, когда кто-то из новых работников приступил к работе, а трудовой договор в первый же день с ним не оформили, вам тоже поможет заявление. Вы сможете показать заявление с датой его написания и доказать, что новый работник у вас менее 3 дней и вы не нарушали трудовое законодательство, не подписав с ним договорст. 67 ТК РФ.

С заявлениями на отпуск примерно такая же ситуация — они не требуются, если у вас в компании все сотрудники в отпуска ходят строго по графику. А вот когда кто-то из работников захочет в отпуск вне графика, пусть напишет заявление и принесет его в бухгалтерию заранее. Как минимум за 3 дня, чтобы вы успели вовремя выплатить отпускныест. 136 ТК РФ.

Не предусмотрено в трудовом законодательстве и заявление от работника о выплате ему материальной помощи. Но обычно в своих локальных нормативных актах работодатели устанавливают, что матпомощь выдается по заявлению работника с указанием причины такой выплаты. Ведь вам необходимо зафиксировать основание выдачи материальной помощи сотруднику — от этого зависит, надо удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы или нетпп. 8, 28 ст. 217 НК РФ; подп. 3, 11 п. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ.

Как написать заявление

Мы не будем перечислять все реквизиты заявления, поскольку их можно без труда найти в ГОСТ Р 6.30-2003приложение А к ГОСТ Р 6.30-2003. Рассмотрим лишь, как можно сформулировать содержательную часть заявления — то, о чем просит или что сообщает работник. Например, можно написать так:

Резолюция руководителя на заявлении работника нужна, если:

• <или>это предусмотрено правилами документооборота вашей компании;
• <или>заявление выступает в качестве соглашения между работником и работодателем (например, при переносе отпускаст. 125 ТК РФ).

А вот когда в качестве «ответа» на заявление руководителем должен издаваться приказ (например, при снятии дисциплинарного взыскания досрочно по просьбе работникаст. 194 ТК РФ), резолюцию можно не ставить.

Кстати, не важно, от руки написано заявление работника или напечатано на компьютере. Вы можете заготовить шаблоны наиболее часто используемых в компании заявлений. А работники будут просто расписываться в них и вписывать свои данные.

***

Иногда подача письменного заявления необходима исключительно в интересах работника. Например, заявление о том, что в связи с задержкой работодателем зарплаты более чем на 15 дней работник не выйдет на работустатьи 142, 379 ТК РФ.

В данном случае это извещение обязательно для соблюдения процедуры приостановления работы. Отсутствие такого заявления означает, что работник прогулял работу, и вы можете период его отказа от работы не учитывать при расчете отпускного стажа или применить к нему дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.