Заполняем общие сведения о работниках в личных карточках

Личная карточка работника (унифицированная форма № Т-2утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) входит в число документов кадрового учета. Она оформляется работником кадровой службы на всех лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода их работы у конкретного работодателя. Личная карточка аккумулирует всю информацию о работнике, которая необходима работодателю. А это удобно, поскольку нет необходимости каждый раз искать нужные сведения в кипе бумаг.

Коммерческие организации вправе использовать самостоятельно разработанную форму личной карточкиПисьмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1, которую должен утвердить руководитель организациич. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Несмотря на кажущуюся простоту формы личной карточки, на практике при ее оформлении у кадровиков возникает множество вопросов. Ведь порядок ведения карточки законодательством не установлен. В этом материале мы ответили на вопросы, касающиеся заполнения раздела I «Общие сведения».

При смене названия фирмы личная карточка не меняется

Ирина Ардова

У нашей компании изменилось наименование. Надо ли как-то отражать этот факт в личных карточках уже работающих сотрудников?

: Решайте сами. Ведь наименование компании указывается на дату заполнения личных карточек этих сотрудников. Тогда прежнее название вашей компании было актуальным. В случае проверки у ревизоров из трудинспекции не должно возникнуть вопросов, почему название фирмы в личных карточках «старых» работников не соответствует ее нынешнему наименованию. Ведь новое название будет фигурировать в других документах (в частности, в учредительных). Вместе с тем вы можете дополнить раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу» личных карточек работников графой «Иные сведения» и указать в нем сведения об изменении наименования вашей компании.

В аналогичном порядке заполняются личные карточки работников и в случае реорганизации компании. Если же реорганизация сопровождается переводом или увольнением работников, то это отражается в специально предусмотренных графах личной карточки.

«Шапочный» разбор

Нина Трусова, г. Можайск

Подскажите, что указывать в шапке унифицированной формы № Т-2 в ячейках «Алфавит» и «Характер работы»?

: Для полноты ответа покажем, как должна выглядеть заполненная шапка.

Как отразить иностранное гражданство работника

Елена, Самарская обл.

Как правильно заполнить пункт 4 «Гражданство» личной карточки в отношении работника — гражданина Казахстана?

: Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95утв. Постановлением Госкомстата от 31.07.95 № 412 (далее — ОКИН) предлагает следующие формулировки для заполнения этого пункта:

• гражданин РФ (код 1);
• гражданин РФ и иностранного государства (двойное гражданство) (код 2);
• иностранный гражданин (код 3);
• лицо без гражданства (код 4).

В вашем случае в строке 4 надо писать «иностранный гражданин», а в скобках — название государства.

Разбираемся с «языковыми» кодами

Светлана Игоревна, г. Москва

Мы — бюджетное предприятие, используем унифицированную форму личной карточки. Подскажите, какой код нужно вписывать в поле для кодирования строки «Знание иностранного языка»: код самого иностранного языка или код степени знания языка?

: В унифицированной форме личной карточки пункт 5 «Знание иностранного языка» предусматривает как строки для буквенного указания наименования иностранного языка и степени его знания, так и поле для кодирования по ОКИН. Выглядит это так.

Основная профессия — та, что наиболее близка к рабочим обязанностям

Мария

Взяли на работу системного администратора. У него два высших образования: по первому он — инженер, а вот по второму, полученному совсем недавно, — психолог... Что я должна указать в пункте 7 его личной карточки в качестве основной профессии?

: По сложившейся практике основной профессией считается та, которая наиболее близка к будущей трудовой функции работника. В вашем случае с обязанностями системного администратора более соотносится, конечно же, профессия инженера. Психолога вы можете указать в поле «Другая профессия», а можете по своему усмотрению оставить это поле пустым.

Когда в карточку вносятся сведения о непрерывном стаже

А.Н. Гарнова, г. Москва

Необходимо ли в настоящее время указывать в личной карточке непрерывный стаж работы?

: В пункте 8 личной карточки нужно указывать непрерывный стаж, если им обусловлены какие-либо гарантии для работника. Такая гарантия, в частности, установлена при подсчете страхового стажа для определения размера пособий по временной нетрудоспособности для тех, кто трудился до 1 января 2007 г. Если на 01.01.2007 непрерывный стаж работника больше, чем страховой, то к полученной его продолжительности надо добавить продолжительность страхового стажа после 1 января 2007 г.ч. 2 ст. 17 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ Такое возможно, например, если у работника до 01.01.2007 были периоды деятельности, в течение которых взносы на соцстрах не отчислялись и которые засчитывались в непрерывный стаж, но по нынешним правилам в страховой стаж не засчитываютсяст. 16, ч. 2 ст. 17 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; п. 8 Правил, утв. Постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252 (утратили силу с 01.01.2007). Тогда укажите в пункте 8 непрерывный трудовой стаж работника до 01.01.2007.

Кроме того, на основании локальных нормативных актов или коллективного договора от непрерывного стажа работы сотрудника может зависеть продолжительность дополнительного ежегодного оплачиваемого отпуска, размер каких-либо доплат и премий.

Имеет смысл дополнить этот пункт графой «Страховой стаж для определения размера пособий по временной нетрудоспособности и по беременности и родам», которая унифицированной формой не предусмотрена. Тогда вам не придется каждый раз, когда работник представит больничный, заново считать его стаж. Надо будет только добавить стаж, заработанный в вашей компании, к стажу, указанному в личной карточке работника на дату поступления к вам на работу.

Сведения о родственниках работника заполняются без их согласия

Наталья Ивановна, г. Пермь

Для того чтобы заполнить пункт 10 «Состав семьи» в личной карточке, должен ли работодатель получать от близких родственников работника согласие на обработку их персональных данных?

: Для обработки персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, работодатель не должен получать их согласие. Такое разъяснение опубликовано на сайте Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

Если у нового работника нет штампа о прописке

Алла

Взяли на работу человека, который пока нигде в Москве не зарегистрирован, поскольку из старой квартиры он выписался в связи с ее продажей, а новая находится в еще не сданном доме. Временно он живет у родителей. Что тогда указать в пункте «Адрес места жительства»: ставить прочерк или просто ее не заполнять?

: Личная карточка заполняется в числе прочего на основании сведений, сообщаемых самим работникомУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В пункте 12 карточки, куда вносятся сведения об адресе места жительства работника, есть две строки — «По паспорту» и «Фактический». Поскольку у вашего работника в паспорте пока нет штампа о регистрации по новому месту жительства, соответственно, вы не заполняете строку «По паспорту». Ее можно будет заполнить позже, когда он зарегистрируется, поэтому прочерк не нужен.

Данные о фактическом месте жительства (то есть адрес его родителей) можете внести со слов работника.

Личная карточка: электронная или бумажная?

О.И. Шевченкова, г. Ульяновск

В нашей организации есть программа для электронного ведения личных карточек работников. Можно ли вести личные карточки в электронном виде или их обязательно распечатывать?

: В законодательстве не указано, в каком виде должны вестись карточки: в электронном или бумажном. Вместе с тем нужно, чтобы новый работник заверил правильность внесения записей в разделы I—III карточки своей подписью. Также в дальнейшем с каждой записью в трудовой книжке (в частности, о переводе) работника надо ознакомить под расписку в его личной карточке, в которой эта запись повторяется. Кроме того, при изменении сведений о работнике в его личную карточку на основании соответствующих документов вносятся исправления, которые заверяются подписью работника кадровой службып. 12 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225. Поэтому личные карточки работников невозможно вести только в электронном виде. После заполнения карточки в программе распечатайте карточку на каждого работника и подпишите у работников.

Вносим исправления в личную карточку

Н.М. Якунина, г. Самара

У сотрудницы нашей компании изменилась фамилия. Надо ли вносить изменения в личную карточку работника?

: Да, надо. Сделать это можно такп. 4.2 Положения, утв. Минфином СССР от 29.07.83 № 105.

Аналогично вносятся исправления и в случае, если в личной карточке указаны ошибочные сведения.