Как учесть и обосновать маркетинговые и другие «скользкие» расходы

«Рискованные» расходы

При налоговой проверке у инспекторов часто возникают вопросы к некоторым видам расходов (как правило, это маркетинговые, информационные, юридические, консультационные и другие подобные расходы). И даже если у организации есть договор и акт об оказанных услугах, оценить необходимость и обоснованность результатов и стоимости таких услуг непросто. Сомнение вызывает реальность этих расходов. Проверяющие считают их включение в налоговую базу одной из наиболее распространенных схем для занижения налогов (как правило, связанных с обналичиванием денег).

Поэтому организации, у которой есть подобные расходы, лучше заранее подготовиться к более тщательному их оформлению и обоснованию на всех этапах (от заключения договора до отражения в учете), к подтверждению связи этих расходов с предпринимательской деятельностью.

Шаг 1 — выбор и проверка исполнителя услуг

Перед заключением договора с исполнителем услуг проверьте его на добросовестность и благонадежностьст. 54.1 НК РФ; Приказ ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@; Письма ФНС от 10.03.2021 № БВ-4-7/3060@, от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@. Убедитесь, что исполнитель не является фирмой-однодневкой и сделка с ним из-за этого не вызовет подозрений. Чтобы подтвердить проведенную по проверке контрагента работу, создайте досье с документами и другой информацией о нем.

Проверить контрагента можно:

•через сервис «Прозрачный бизнес» на сайте Федеральной налоговой службы. Здесь по ИНН вы найдете выписку из ЕГРЮЛ, карточку контрагента и бухотчетность из ГИР БО;

•через сервис «Картотека дел» на сайте «Мой арбитр». Для входа нужна учетная запись в ЕСИА. Здесь можно узнать, часто ли контрагент судится и по каким вопросам;

•на сайте ФССП через банк данных исполнительных производств. Здесь можно узнать, есть ли долги по исполнительным документам.

А можно попросить контрагента предоставить данные о себе (показатели его финансово-хозяйственной деятельности и сведения о налоговой дисциплине), запросив доступ к разделу «Как меня видит налоговая» в его личном кабинете на сайте ФНСИнформация ФНС от 16.03.2022 «В личных кабинетах ЮЛ и ИП теперь можно найти информацию о показателях финансово-хозяйственной деятельности контрагентов». Для получения сведений необходимо «постучаться» в его личный кабинет, а контрагенту — добавить вашу организацию в «друзья».

Или запросите документы у контрагента напрямую. Например, заверенные копии устава, решения о назначении руководителя и его паспорта, документы, подтверждающие наличие ресурсов для исполнения сделки: офиса, работников и др.Письмо Минфина от 22.10.2020 № 03-12-13/91957 Проверить паспорт руководителя можно на сайте МВД.

Шаг 2 — проработка условий договора

При заключении договора определитесь с видом оказываемых услуг — маркетинговые, информационные, консультационные, юридические услуги или др. Одних только общих фраз в формулировках договора лучше избегатьПостановления АС ВСО от 21.08.2018 № А33-13201/2017; ЗСО от 15.10.2018 № А46-13054/2017. Пусть исполнитель не только укажет услуги, которые он оказывает, но и распишет, что они в себя включают. В договоре нужно предусмотреть:

•фактический объем услуг и способы их оказания;

•расценки и порядок формирования итоговой стоимости услуг;

•период оказания услуг и срок, за который будут оцениваться результаты;

•порядок и сроки представления закрывающих первичных документов.

Из содержания договора и приложений к нему должно быть видно, что оказываемые услуги связаны с деятельностью организации.

Для исключения налоговых рисков важно еще на этапе заключения договора позаботиться об аргументах, подтверждающих намерения заказчика получить экономический эффектПисьма Минфина от 18.01.2022 № 03-03-06/1/2338, от 07.02.2022 № 03-03-07/7869. Например, организация планирует заняться новым видом деятельности и заказывает исполнителю маркетинговые исследования о новом сегменте рынка сбыта.

Чтобы налоговики не признали оказанные услуги фиктивными, убедительным аргументом в их пользу будет утвержденный руководством бизнес-план с разделом по открытию нового направления бизнеса и с необходимостью проведения маркетинговых исследований. Дата утверждения бизнес-плана при этом должна быть ранее даты заключения договора на маркетинговые услуги.

Если один и тот же вид услуг оказывают сразу несколько исполнителей, в договоре с каждым из них должен быть четко прописан перечень услуг и их объем. Не приветствуется также, когда в штате есть работники, в обязанности которых входят те же функции, что и услуги, оказываемые исполнителемПисьмо Минфина от 16.10.2015 № 03-03-06/59283; Постановление АС ЗСО от 15.10.2018 № А46-13054/2017. Если такие работники есть, придется позаботиться о дополнительных аргументах. Например, в служебной записке можно указать, что количества работников в штате и (или) их квалификации недостаточно для оказания услуг, требующих трудозатрат большей (более квалифицированной) команды специалистов, или что для качественного оказания услуг нужны методика и программное обеспечение, которых нет у специалистов организации.

Шаг 3 — согласование стоимости услуг

В общем случае налоговики не вправе оспаривать стоимость услуг по сделкам между невзаимозависимыми лицами. И сама по себе цена услуг не может быть предметом налоговой проверки. Вместе с тем многократное отклонение цены от рыночного уровня может быть расценено как один из признаков получения необоснованной налоговой выгодып. 1 ст. 105.3 НК РФ; п. 3 Обзора, утв. Президиумом ВС от 16.02.2017; Письма ФНС от 28.10.2021 № СД-4-3/15248@, от 27.11.2017 № ЕД-4-13/23938@.

Если услуги оказывает взаимозависимое лицо, внимание к уровню цены договора у проверяющих возрастает. Они могут посчитать, что искажение стоимости в несколько раз служит признаком ухода от налоговПостановление АС ВВО от 01.11.2017 № Ф01-4764/2017. И тогда стоимость услуг пересчитают исходя из рыночных цен, доначислят налоги, пени и штрафы.

Рыночный уровень стоимости услуг подтвердите документально, например:

•аналитической запиской с мониторингом ценовых предложений рынка на основании доступной информации из Интернета или иных источников на схожие услуги;

•коммерческими заявками от участников конкурса на оказание услуг, объявленного организацией (если такой конкурс проводился), или письмами от потенциальных исполнителей услуг с ответами на запросы об уровне цен и сроках.

Доказательства, что выбранный вами исполнитель услуг предложил более выгодные по сравнению с другими условия, лишними не будут.

Шаг 4 — оформление и проверка первичных документов

В НК нет конкретного перечня обязательных документов, которыми должны быть подтверждены «скользкие» расходы, но нет и ограничений на их оформлениеПисьма Минфина от 02.08.2022 № 03-03-06/1/74705, от 06.09.2021 № 03-03-06/1/71952. Например, при оказании услуг на проведение маркетинговых исследований достаточно договора, техзадания, акта и отчетаПостановление АС ПО от 24.10.2014 № А72-339/2014.

Из документов должно следовать, что расходы необходимы и экономически оправданны для бизнеса организации. При подготовке и проверке документов обратите внимание на то, чтобы содержание и формулировки в договоре, техзадании, акте и отчете соответствовали друг другу, были взаимосвязаны по всей цепочке оказания услуг — от служебной записки, инициирующей заключение договора, до внутренних документов организации, подтверждающих применение полученных результатов. Например, по результатам проведения маркетинговых исследований о целевой аудитории покупателей продукции организация разработала программу рекламных акций для повышения покупательского спроса.

Шаг 5 — обоснование и налоговый учет

Внимательно отнеситесь к наличию отчета об оказанных услугах, к той информации, которая в нем указана, и к документам, которые к нему приложены. Они необязательны по общим правилам НК, но помогут подтвердить реальность услуг и косвенно — их необходимость для дальнейшего использования организацией в своей деятельности.

Приведенная таблица послужит подсказкой для документального оформления и отражения в налоговом учете некоторых видов «скользких» расходов.

Подтверждающие документы	Учет в расходах стоимости услуг при расчете
	налога на прибыль	УСН с объектом «доходы минус расходы»
Маркетинговые услуги
Отчет о маркетинговом исследовании (не должен дублировать общедоступные сведения из Интернета, иных источников и носить общий характер — в нем должны быть изложены конкретные выводы и рекомендации применительно к деятельности организации)Постановления АС ЗСО от 25.11.2019 № Ф04-5854/2019; АС ПО от 24.11.2021 № А65-7034/2021	Даподп. 27 п. 1 ст. 264 НК РФ	Их можно учесть в составе материальных расходов, если маркетинговые услуги носят производственный характер. Например, организация сама оказывает услуги по исследованию рынка и часть услуг заказывает стороннему исполнителюподп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 29.01.2015 № 03-11-06/2/3237
Юридические услуги
Проекты разработанных юридических документов (договоров, решений, экспертизы и др.)	Даподп. 14 п. 1 ст. 264, подп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
Консультационные услуги
Письменные консультации, заключения, проекты документов (договоров, заявлений, жалоб и др.), аудиозаписи или телефонограммы устных консультаций	Даподп. 15 п. 1 ст. 264 НК РФ	Можно учестьподп. 1, 5, 15 п. 1, п. 3 ст. 346.16 НК РФ: •или если консультационные услуги оказаны в рамках бухгалтерских, аудиторских или юридических услуг; •или если такие услуги связаны непосредственно с приобретением МПЗ или ОС — то в составе стоимости этих активов
Информационные услуги
Перечень и описание предоставленной информации, документальное ее подтверждение (скрины, справки, фото и др.)	Даподп. 14 п. 1 ст. 264 НК РФ	НетПисьмо Минфина от 16.04.2014 № 03-07-11/17285
Управленческие услуги
Отчет исполнителя — управляющей компании (о проведенных совещаниях, совершенных деловых поездках, принятых организационных решениях, об утвержденных документах)	Даподп. 18 п. 1 ст. 264 НК РФ	НетПисьмо Минфина от 20.01.2017 № 03-11-06/2/2506
Бухгалтерские услуги
Перечень составленных документов, отраженных хозопераций, подготовленных форм отчетности и пр.	Даподп. 36 п. 1 ст. 264, подп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
Налоговые услуги
Перечень составленных документов, отраженных хозопераций, подготовленных форм отчетности и пр.	Можно учесть в расходах как затраты на оплату бухгалтерских услугподп. 36 п. 1 ст. 264, подп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
Аудиторские услуги
Заключение аудитора	Даподп. 18 п. 1 ст. 264, подп. 15 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
Услуги по подбору персонала
Отчет о количестве проведенных собеседований, анкеты и резюме соискателей, распечатки с сайтов о размещенных вакансиях	Даподп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ	Их можно учесть в составе материальных расходов, если услуги носят производственный характер. Например, организация — кадровое агентство и сама оказывает услуги по подбору персоналаподп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 01.06.2021 № 03-11-11/42636
Услуги по проведению занятий, лекций, семинаров, тренингов
Программа курса лекций, занятий, семинара или тренинга, методические материалы, презентационные материалы	Затраты на проведение занятий, лекций, семинаров, тренингов по программе менее 16 часов не признаются расходами на обучение. Их можно учесть как прочие расходы, если тематика связана с деятельностью организацииподп. 49 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ	Затраты на оплату проведения занятий, лекций, семинаров, тренингов учесть нельзя, если это не расходы на обучениеподп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ
Рекламные услуги
Фотоотчеты о рекламе, размещенной на рекламных конструкциях, газеты и журналы с рекламными объявлениями, распечатки страниц сайтов с рекламой, рекламные видео- и аудиоролики, эфирные справки к ним и пр.	Даподп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264, подп. 20 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Часть рекламных расходов учитывается в размере, не превышающем 1% выручки от реализации
Посреднические услуги
Отчет посредника о заключенных сделках, проведенных расчетах, полученных/переданных ценностях с приложением копий подтверждающих документов	Учитываются в расходах или в стоимости активов, если услуги связаны непосредственно с их приобретениемп. 2 ст. 254, п. 1 ст. 257, подп. 3 п. 1 ст. 264, подп. 3 п. 1 ст. 268, ст. 320, подп. 1, 5, 23, 24 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

В бухгалтерском учете затраты на оказанные услуги могут учитываться в расходах по обычным видам деятельности или в прочих расходахпп. 4, 5, 11 ПБУ 10/99. Но если оказание услуг непосредственно связано с приобретением/получением активов (ОС, НМА, МПЗ и др.), включите затраты на эти услуги в стоимость активовп. 12 ФСБУ 6/2020; пп. 7, 8, 15 ПБУ 14/2007; п. 10, подп. «е» п. 11 ФСБУ 5/2019. Отражаются такие расходы соответственно по дебету счетов 08 (10, 20, 26, 44, 91).

* * *

Итоговым результатом оказания услуг практически всегда будет акт. А отчет и другие подтверждающие документы должны к нему прилагаться. Сохраняйте их вместе с актом на тот случай, если их запросит налоговый орган или придется представить в суде для подтверждения реальности оказанных услуг. А если составить такие документы по какой-то причине не получится, то всю необходимую информацию нужно как можно подробнее описать в самом акте.