Ответы на ГСМ-вопросы про учет и оформление

Как установить нормы расхода топлива

Мы купили новый автомобиль Chery Tiggo 1,5 л, 7.4L, 147 л. с., CTV9, и приняли его к учету. Какую норму расхода топлива для такого автомобиля мы должны установить?

— Сразу скажем, что расходы на ГСМ в налоговом учете нормировать необязательно. Такого требования в НК нетПисьмо Минфина от 26.09.2019 № 03-03-07/74189. Расходы на ГСМ в налоговых целях можно учитывать полностью.

Для внутреннего контроля за использованием ГСМ вы можете самостоятельно установить собственные нормы на топливо. За основу возьмите рекомендации производителя или утвержденные нормы. Они носят рекомендательный характерПисьмо Минфина от 27.11.2019 № 03-03-07/92049. Например, в соответствии с утвержденными нормами базовая норма расхода топлива (л/100 км) для Chery Tiggo 1,8 л, 4L, 132 л. с., составляет 8,9 л/100 кмп. 7.2.1 Методических рекомендаций, утв. Распоряжением Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р.

Быстро найти нужную минтрансовскую норму по марке автомобиля вам поможет сервис «Калькулятор норм ГСМ онлайн» на нашем сайте.

Какую форму путевого листа оформить на грузовой автомобиль

У нас на балансе есть легковые и грузовые автомобили. Можно ли для оформления поездок использовать одну и ту же форму путевого листа и для легковых, и для грузовых автомобилей? Кто должен подписать путевой лист?

— Да, можно. Обязательная для применения форма путевого листа ни для легкового, ни для грузового автомобиля законодательно не установлена. Форму путевого листа вы можете разработать самостоятельно, взяв за основу, например, унифицированную формуПостановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Важно, чтобы она содержала все необходимые реквизиты. Разработанную форму необходимо закрепить в учетной политике.

Подписывать путевые листы должны должностные лица (специалисты), ответственные за их заполнение, в том числе водители. В частности, в путевом листе должны быть подписи работника, уполномоченного на проставление даты, времени и показаний одометра при выезде/заезде автомобиля, медработника, проводившего медосмотры водителей, и должностного лица, ответственного за техническое состояние ТСпп. 12—14 Состава сведений, утв. Приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390 (далее — Состав сведений).

Как учесть стоимость страхования при перевозке ГСМ

Транспортная компания перевозит ГСМ, которые мы закупаем у поставщиков. В документах, которые она нам передает, отдельной строкой указано страхование груза. Как учесть эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

— При приобретении ГСМ затраты на их страхование в бухучете относятся к транспортно-заготовительным расходам и учитываются в фактической себестоимости материаловподп. «б», «е» п. 11 ФСБУ 5/2019.

В налоговом учете расходы на добровольное страхование включаются в состав прочих расходов в размере фактических затрат или учитываются в стоимости ГСМп. 2 ст. 254, подп. 2 п. 1, п. 3 ст. 263 НК РФ. Выбранный порядок закрепите в учетной политике.

Кто должен учесть стоимость ГСМ при аренде ТС у ИП

В нашем ООО вместо генерального директора — управляющий-предприниматель. По договору аренды общество арендует у него легковой автомобиль, которым он же пользуется для служебных целей ООО. Бензин для поездок оплачивается с расчетного счета общества. Можно ли учесть расходы на ГСМ для налога на прибыль в такой ситуации?

— Если договором передачи полномочий единоличного исполнительного органа управляющему не предусмотрена обязанность общества обеспечить управляющего для исполнения его обязанностей по договору автотранспортом, то учесть стоимость ГСМ на арендуемый автомобиль не получитсястатьи 704, 783 ГК РФ; пп. 1, 2 ст. 42 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ. Если такая обязанность у общества есть и договором аренды ТС, заключенным с ИП, не предусмотрено иное, расходы на оплату топлива обычно несет арендатор, то есть обществостатьи 636, 646 ГК РФ.

В этом случае ООО может учесть стоимость ГСМ в «прибыльных» расходахп. 1 ст. 254, подп. 11, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Для признания расходов на ГСМ потребуются надлежаще оформленные документы, подтверждающие служебный характер поездок и расход топлива. Например, путевой или маршрутный листы, акты, справки или отчеты о перемещениях транспортного средства и о пройденном пути, составленные на основании сведений системы спутниковой навигацииПисьмо УФНС по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@.

Вместе с тем, чтобы у налоговой инспекции не возникло подозрения в получении обществом необоснованной налоговой выгоды (тем более если управляющий вдруг окажется участником общества или близким родственником участника), необходимо обосновать целесообразность заключения именно с управляющим договора аренды автомобиля, которым он и продолжает единолично пользоваться. Не исключено, что доводы придется нести в суд.

Как учесть расход ГСМ сверх установленных норм

Для производственных целей наша организация использует собственные легковые автомобили. Приказом руководства установлены нормы расхода топлива. Как учесть стоимость ГСМ сверх установленных норм?

— Для налоговых целей расходы на ГСМ можно не нормировать и учитывать их полностью, если есть документы, подтверждающие приобретение и расход топлива, а также служебный характер поездок автомобилей.

Если для контроля сохранности и выявления перерасхода вы установили нормы ГСМ, то сверхнормативный расход можно:

•или включить в расходы, если перерасход обоснованПисьмо УМНС по г. Москве от 05.02.2003 № 26-12/7430;

•или учесть во внереализационных расходах после того, как в доходах вы признаете сумму возмещения ущерба лицом, виновным в перерасходе топливаподп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ; Письмо Минфина от 07.03.2018 № 03-03-06/2/14611.

Кто оформляет путевые листы при аренде автомобиля

По договору аренды мы передали наш автомобиль арендатору. Правильно ли мы понимаем, что после подписания с арендатором акта приема-передачи путевые листы на автомобиль оформлять мы не должны?

— Путевой лист должен составлять тот, кто фактически использует автомобиль для перевозки пассажиров и грузов. Обычно это собственник или владелец автомобиля.

Если автомобиль предоставляется во временное владение и пользование за плату по договору аренды ТС с экипажем, то путевой лист должен оформить арендодатель. А при аренде без экипажа путевой лист оформляет арендаторч. 1 ст. 6 Закона от 08.11.2007 № 259; п. 10 Состава сведений.

Как организовать бухучет ГСМ, приобретенных по топливным картам

Наша компания приобрела грузовые автомобили и начала заниматься грузоперевозками товаров для наших покупателей. Оплачивать бензин водители будут с помощью топливных карт. Как организовать бухучет ГСМ в таком случае?

— Для учета расходов на ГСМ потребуются подтверждающие документы. Приобретение ГСМ по топливным картам подтверждает накладная поставщика, расход топлива и служебный характер поездок автомобиля — путевые листы.

Если за саму топливную карту предусмотрена оплата, то ее приобретение отражайте по дебету счета 10 и кредиту счета 60. Списание стоимости топливных карт в расходы — по дебету счета 20 и кредиту счета 10. Для контроля за движением топливные карты надо отразить за балансом, например по дебету МЦ.04.

Перечисление денег на пополнение топливных карт учтите по дебету счета 60 и кредиту счета 51. Принять ГСМ к учету надо по дебету счета 10 и кредиту счета 60. Списание в расходы стоимости ГСМ — по дебету счета 20 и кредиту счета 10. Зачет денег с топливных карт в счет оплаты ГСМ — по дебету счета 60.01 и кредиту счета 60.02.

Какие штрафы будут за отсутствие обязательных отметок в путевом листе

Могут ли налоговики при проверке признать недействительным путевой лист и оштрафовать нас за отсутствие отметок о медосмотре водителя и техосмотре ТС в путевом листе?

— За составление путевого листа с нарушениями к ответственности организацию могут привлечь различные ведомства.

Например, за отсутствие отметок о проведении предрейсовых и послерейсовых медосмотров (если их проведение является обязательным), а также предрейсового контроля техсостояния ТС, выявленное сотрудниками ГИБДД, могут оштрафоватьч. 2, 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ; Письмо Минтранса от 02.02.2021 № Д3-194-ПГ:

•водителя — на 3 000 руб.;

•руководителя — на 5 000 руб.;

•организацию — на 30 000 руб.

За отсутствие отметки о прохождении обязательного медосмотра в начале рабочего дня (смены), выявленное сотрудниками Роструда, грозит штрафч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ; пп. 21, 22 Постановления Пленума ВС от 23.12.2021 № 45:

•руководителю — от 15 000 до 25 000 руб.;

•организации — от 110 000 до 130 000 руб.

Оштрафовать могут за каждого работника, которого вы допустили к исполнению обязанностей без обязательного медосмотра.

Отсутствие отметки о прохождении обязательного медицинского осмотра, выявленное Росздравнадзором, грозит штрафом в размере от 2 000 до 3 000 руб. руководителю и в размере от 30 000 до 50 000 руб. организациист. 11.32 КоАП РФ.

ИФНС за нарушение порядка оформления путевого листа (если с его помощью нельзя подтвердить фактическое использование транспортного средства), которое привело к неуплате или неполной уплате налога на прибыль, может начислить штраф в размере 20% от неуплаченной суммы налогаст. 122 НК РФ. Затраты на ГСМ и расходы на оплату труда водителей в этом случае отражаются при отсутствии надлежащего документального обоснования.

Напомним, проходить предрейсовые (предсменные) медосмотры должны все водители, а послерейсовые (послесменные) обязательны для водителей, чья работа связана с перевозкой пассажиров или опасных грузовч. 1, 3 ст. 220 ТК РФ; п. 1 ст. 20, п. 3 ст. 23 Закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ.

О требованиях к оформлению путевого листа мы писали в , 2023, № 4.

Чем подтвердить расходы на ГСМ при использовании автопогрузчиков

На балансе организации есть автопогрузчики, которые используются для погрузо-разгрузочных работ в производственных целях на территории склада. Организация наша автотранспортной не является. Можем ли мы стоимость ГСМ списывать в налоговые расходы на основании приказов и актов на списание вместо путевых листов?

— Если автопогрузчики за пределы территории склада не выезжают, то использовать путевые листы необязательно. Учесть ГСМ в расходах можно на основании любых документов (например, актов, справок или отчетов)п. 1 ст. 252 НК РФ; Постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Форму документа вы можете разработать сами и закрепить в учетной политике. За основу можно взять путевой лист и указать нужные реквизиты, в частностип. 1 Состава сведений: срок действия документа, лицо, оформившее документ, транспортное средство, водителя (водителей). При необходимости вы можете дополнить реквизиты с учетом специфики вашей деятельности.

Как обосновать расход топлива при невыезде автомобиля

По роду нашей деятельности автомобили должны быть готовы мгновенно выехать на вызов. Поэтому требуется готовить и осматривать автомобили каждую смену с включенным двигателем. После осмотра автомобиль может и не выехать. А значит, не будет и пробега.
Как в таком случае обосновать расход топлива на ежедневный техосмотр?

— Если автомобили для перевозок не используются, то путевой лист в такие дни можно и не составлять. Расход ГСМ на техосмотр в таком случае можно подтвердить любым документом (отчетом, актом, справкой или др.)Письмо УФНС по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@. Форму документа и порядок его составления закрепите в учетной политике.

В приказе или в ЛНА также укажите на необходимость проведения техосмотров и включения в расходы затрат на ежедневный прогрев и диагностику автомобилей.