Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 сентября 2021 г.

Содержание журнала № 19 за 2021 г.
ДОКУМЕНТООБОРОТ ОСН УСН ЕСХН ПСН
Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт
Уже из самого названия «объяснительная» следует, что такая записка потребуется, если придется объяснять какое-либо происшествие, поступок, ситуацию. Этот документ необходим, чтобы разобрать конфликт, расследовать несчастный случай на производстве, установить виновных лиц и определиться с их наказанием. В каких случаях объяснительная записка поможет бухгалтеру в учете, как она должна быть оформлена и в какие сроки?

Когда нужна объяснительная записка: три случая в работе бухгалтера

Упомянутый в статье ГОСТ Р 7.0.97-2016 можно найти:

раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

Порядок оформления объяснительной записки

Кто и когда составляет. Объяснительную записку по требованию руководителя или непосредственного начальника должен составить работник, который совершил дисциплинарный проступокст. 193 ТК РФ. В иных случаях подойдет составление докладной или служебной записки, которые, в отличие от объяснительной, работник может составить по собственной инициативе.

На написание объяснительной записки работнику дается 2 полных рабочих дня. Работодатель может установить и больший срок с учетом конкретных обстоятельств. Его нужно зафиксировать в ЛНА или указать в требовании о представлении объяснений. Но не стоит затягивать с объяснительной, срок для применения дисциплинарного взыскания ограничен — 1 месяц со дня обнаружения проступка.

Как оформлять. Единых правил оформления объяснительной записки нет. Форму ее можно разработать самим, ориентируясь на существующий ГОСТ по оформлению документов, и утвердить в ЛНАГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

Про оформление служебных записок читайте:

2020, № 16; 2019, № 10

Как правило, текст объяснительной записки состоит из двух частей. В первой части нужно максимально подробно описать произошедшую ситуацию, во второй — привести обстоятельства, объясняющие действия работника. В документе обязательно должны стоять дата и подпись работника. Без правильно оформленной объяснительной записки в случае судебного спора действия работодателя могут признать необоснованными.

К объяснительной записке для большей убедительности можно приложить фотографии или документы, подтверждающие описанную ситуацию.

Свое решение по ситуации руководитель оформляет в объяснительной записке в виде резолюции. Она проставляется в левом верхнем углу записки. Если потребуется дополнительное согласование другого должностного лица (например, непосредственного руководителя работника), в нижней части записки или на отдельном листе ставится его визапп. 5.20, 5.21, 5.28 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. После принятия решения и проставления резолюции документ попадает на исполнение кадровику и (или) бухгалтеру.

Справка

Докладная записка имеет информационный характер. Ее цель — уведомить работодателя (доложить работодателю) о произошедшем, побудить его к действиям.

Служебная записка составляется по организационным, хозяйственным и материально-техническим вопросам. В некоторых случаях ее можно использовать в качестве дополнительного документа, который послужит для объяснения и документального обоснования тех или иных операций, отраженных в учете.

Разберем для примера три случая, когда объяснительная записка поможет бухгалтеру правильно отразить хозяйственные операции в учете.

Обоснование отмены командировки

Бывают ситуации, когда при направлении работника в командировку работодатель бронирует гостиницу, оформляет визу, приобретает невозвратные билеты, а в последний момент командировка отменяется. Причины могут быть разные. Например, поездку просит отменить или перенести принимающая сторона, заболел (травмирован) работник или член его семьи, за которым нужно ухаживать, и поэтому работник не сможет поехать.

Документальное оформление. Для обоснования командировки, не состоявшейся, например, по уважительной причине со стороны работника, подготовьте приказ в произвольной форме с такой формулировкой.

1. Отменить командировку менеджера Л.С. Смирновой в ООО «Бета» (г. Архангельск), оформленную приказом от 02.08.2021 № 8.

2. Главному бухгалтеру А.Н. Ивановой расходы, понесенные для организации командировки, учесть как понесенные по уважительной причине.

Основание: объяснительная записка менеджера Л.С. Смирновой от 09.08.2021

Основанием для оформления приказа будет объяснительная записка работника с резолюцией руководителя. Объяснительную записку работник может составить так.

Генеральному директору ООО «Лямбда»
Н.И. Пескову
от менеджера
Л.С. Смирновой

Отменить командировку
по уважительной причине
Отделу кадров: оформить приказ
об отмене командировки
09.08.2021

Объяснительная записка

На основании приказа о командировке от 02.08.2021 № 8 я должна была вылететь из г. Москвы в г. Архангельск 03.08.2021 для переговоров с ООО «Бета». Когда я была в аэропорту Домодедово, мне позвонила мама и сообщила, что моя дочь Лена Смирнова 2016 года рождения заболела. Никто из родственников не мог остаться дома ухаживать за ребенком, поэтому я по устному согласованию с руководителем отдела продаж С.А. Петровым не вылетела в командировку, а взяла с 03.08.2021 больничный лист по уходу за заболевшим ребенком.

Авиабилет по маршруту Москва — Архангельск был невозвратным, поэтому авиакомпания не возместила его стоимость. Бронирование гостиницы было отменено с удержанием полной стоимости за первый день проживания.

Приложение: копия листка нетрудоспособности от 03.08.2021 № 148100200300

09.08.2021
 
Л.С. Смирнова

Согласовано.

Руководитель отдела продаж
 
С.А. Петров

09.08.2021

Налог на прибыль. По мнению Минфина, можно учесть в «прибыльных» расходах понесенные невозмещаемые затраты, а также штрафы за возврат или переоформление билетов и санкции за отказ от проживания в гостинице в случае, если причина отмены поездки уважительная. То есть отмена обоснованна и документально подтвержденап. 2 ст. 265, ст. 270 НК РФ; Письма Минфина от 08.09.2020 № 03-03-06/1/78642, от 08.09.2017 № 03-03-06/1/57890. Была ли причина уважительной, решает руководитель.

УСН. Можно ли учесть в «упрощенных» расходах затраты на отмененную по уважительной причине командировку и штрафные санкции за возврат и переоформление документов? Ранее Минфин считал, что упрощенцы не вправе учесть такие расходы, независимо от причины отмены поездкиПисьмо Минфина от 18.07.2016 № 03-11-06/2/41888. Мы задали этот вопрос специалисту Минфина.

Включение в «упрощенные» расходы затрат на отмененную командировку

ПАХАЛУЕВА Светлана Борисовна ПАХАЛУЕВА Светлана Борисовна
Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

— Перечень расходов, учитываемых на УСН с объектом «доходы минус расходы», закрытыйп. 1 ст. 346.16 НК РФ. В частности, в него включены расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы, на наем жилого помещения, а также на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода и иные аналогичные платежи и сборыподп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Расходы на отмененную командировку (стоимость билетов, бронирования гостиницы и пр.), штрафные санкции за возврат и переоформление документов не относятся к вышеуказанным расходам и не поименованы в перечне. Поэтому учесть их при применении УСН нельзя.

Как видим, позиция Минфина по этому вопросу не изменилась.

Если же командировка сорвалась по неуважительной причине (например, работник оказался невыездным из-за своего непогашенного долга), то в «прибыльных» и тем более в «упрощенных» расходах понесенные затраты на отмененную поездку учесть не получитсяПисьмо ФНС от 29.01.2020 № СД-4-3/1352@.

НДФЛ и страховые взносы. Если служебная командировка не состоялась по вине работника, это не означает, что он получил экономическую выгоду. Ведь ни использовать билет, ни воспользоваться гостиницей по несостоявшейся командировке работник не сможетп. 1 ст. 41, п. 1 ст. 217 НК РФ. Поэтому удерживать НДФЛ со стоимости билетов, проживания в гостинице и с суммы других расходов по отмененной поездке не надо.

Фактически понесенные и документально подтвержденные целевые расходы на командировку работников страховыми взносами не облагаютсяп. 2 ст. 422 НК РФ. Если поездка не состоялась, то суть расходов не меняется. А значит, сумма расходов по несостоявшейся командировке страховыми взносами не облагается.

При отмене служебной командировки по неуважительной причине по вине работника с него можно взыскать деньги за билет на пропущенный рейс и невозвратную бронь за гостиницу. Правда, сделать это можно, только если работник с этим согласенстатьи 137, 138 ТК РФ; п. 4 Постановления Пленума ВС от 16.11.2006 № 52. Если работник не отдаст деньги добровольно, придется идти в суд.

Объяснение недостачи ТМЦ

Если в результате инвентаризации материальных ценностей, например на складе или в кассе, выявлена недостача, работодатель вправе потребовать от работника, ответственного за сохранность ценностей, письменные объясненияст. 247 ТК РФ. Ведь дальнейшие действия работодателя и отражение недостачи в учете после ее выявления будут зависеть от того, установлен виновный или нет.

Если вы используете унифицированные формы по учету результатов инвентаризации, то письменные объяснения материально ответственного лица можно зафиксировать в ИНВ-15, ИНВ-16 в предназначенном для этого поле. Но можно предложить работнику составить отдельный документ.

В объяснительной записке работник как можно подробнее должен изложить причины недостач, излишков, пересортиц и, в частности, доказать, что недостача возникла не по его вине и он не имеет к ней отношения. Объяснительная записка может выглядеть, например, так.

Генеральному директору ООО «Кактус»
А.Н. Петрову
от кладовщика
А.С. Лазарева

Указанную причину считать
неуважительной
Бухгалтерии: определить сумму
понесенного ущерба
Отделу кадров: приобщить к материалам
служебной проверки по факту кражи
31.08.2021

Объяснительная записка

Я, Лазарев А.С., отсутствовал на складе 13.08.2021 по следующей причине.

В 10.00 мне позвонила соседка моей матери и сообщила, что мать увезли в больницу с сердечным приступом. Я вынужден был срочно отлучиться, чтобы поехать в больницу. После этого я вернулся на рабочее место. Допускаю, что, покидая склад, я не закрыл дверь, так как был очень взволнован. Куда пропали недостающие материальные ценности, мне неизвестно. Свою вину в том, что я самовольно оставил без присмотра склад с материальными ценностями, признаю.

Прошу учесть, что ранее претензий к моей работе в ООО «Кактус» не было.

31.08.2021
 
А.С. Лазарев

Ситуация 1. Если виновником недостачи признан работник, с него можно взыскать сумму причиненного ущерба. Основанием для взыскания будет решениест. 248 ТК РФ:

или работодателя — если сумма ущерба не превышает среднемесячный заработок работника и не прошел месяц со дня установления размера причиненного ущерба. Решение об удержании надо оформить приказом. В приказе должна быть указана сумма, подлежащая удержанию из зарплаты виновногоПисьмо ГИТ от 18.04.2020 № 77/7-9717-20-ОБ/10-13022-ОБ/18-1193. Согласие виновного работника на взыскание в таком случае не требуется;

или суда — если вышеуказанный месячный срок прошел или работник, который несет полную материальную ответственность, не согласен с удержанием, а сумма ущерба, которую он должен возместить, превышает его среднемесячный заработок.

Справка

Недостачу с виновного работника можно и не взыскивать (полностью или частично). Ведь это право, а не обязанность работодателя. Облагать сумму недостачи НДФЛ и страховыми взносами в таком случае не придетсяст. 240 ТК РФ; Письмо Минфина от 20.10.2017 № 03-04-06/68917.

Чтобы не обращаться в суд и покрыть недостачу как можно быстрее, попробуйте договориться с работником о добровольном возмещении причиненного ущерба (единовременно или в рассрочку)статьи 238, 248 ТК РФ; Определение ВС от 27.04.2020 № 19-КГ20-2. Ведь работник вправе направить на погашение своего долга любые суммы без ограничения размера. Договоренность нужно оформить соглашением, в котором надо указать сумму возмещения и порядок ее погашения. Работник может подать заявление в бухгалтерию с просьбой погасить долг за счет причитающихся ему денегПисьмо Роструда от 16.10.2019 № ТЗ/5985-6-1.

Учет. По налогу на прибыль отражайте доход и расход одновременноподп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ; Письма Минфина от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033, от 07.03.2018 № 03-03-06/2/14611:

или на дату признания ущерба — при наличии документов с признанием долга работником;

или на дату вступления в силу решения суда о взыскании — если работник свой долг не признал и пришлось обращаться в суд.

Как удержать из доходов работника несколько видов долгов, читайте:

2021, № 19

На УСН сумма возмещения ущерба включается в состав внереализационных доходов на дату получения денег от работникап. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК РФ. При УСН с объектом «доходы минус расходы» расходы признавайте в обычном порядке.

Например, стоимость материалов — по мере оплаты и принятия к учету. А вот признать в расходах стоимость утраченных товаров не получится, таких расходов нет в закрытом перечнеПисьмо Минфина от 12.05.2014 № 03-11-06/2/22114.

Ситуация 2. Если работник не виноват в недостаче, виновное лицо не установлено или вы приняли решение не списывать недостачу за счет виновного, составьте форму ИНВ-26 и приказ об утверждении результатов инвентаризации и о порядке списания недостачип. 5.4 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49.

Про списание непригодных запасов читайте:

2020, № 18

Учет. В налоговом учете списать недостачу в расходы можно в пределах норм естественной убыли, если есть утвержденные нормыподп. 2 п. 7 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Сверх норм естественной убыли — только в следующих случаях:

или в результате чрезвычайной ситуации (например, стихийное бедствие, пожар, авария или др.) — при наличии документов, ее подтверждающихподп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ; Письмо Минфина от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75493;

или когда виновное лицо не установлено — при наличии документов уполномоченного органа госвласти, подтверждающих факт отсутствия виновного (например, постановления об отказе в возбуждении уголовного дела или о его прекращении)подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ; Письмо Минфина от 27.04.2020 № 03-03-07/34451.

Пояснение причин допущенной ошибки

При написании объяснительной работник должен четко указать причину, по которой он допустил ошибку. Ведь в зависимости от тяжести проступка и обстоятельств, при которых он совершен, работодатель может применить к работнику дисциплинарное взыскание (замечание, выговор или увольнение)ст. 192 ТК РФ. Принятое руководством решение будет зависеть и от предшествующего поведения работника, его отношения к своим должностным обязанностям. Объяснение допущенной ошибки может быть таким.

Генеральному директору ООО «Шпунт»
Д.А. Титову
от бухгалтера
Е.В. Костиной

Указанную причину считать
неуважительной
Отделу кадров: оформить приказ
об объявлении работнику замечания
08.09.2021

Объяснительная записка

06.09.2021 при отгрузке товара я указала неверные цены в товарной накладной № 27 и счете-фактуре № 34, завысив их. Покупатель по таким документам принимать товар не стал, вернул его обратно и не оплатил.

Ошибка была допущена из-за большого количества отгрузок товара в этот день.

Ошибку свою признаю. В будущем буду более внимательна при заполнении документов.

08.09.2021
 
Е.В. Костина

Заметим, что применить к совершившему проступок штрафные санкции или понижение зарплаты нельзя. Иначе организацию саму оштрафуют на сумму от 30 000 до 100 000 руб., руководителя и предпринимателя — на сумму от 1000 до 30 000 руб.пп. 1, 2, 6, 7 ст. 5.27 КоАП РФ Работодатель может предусмотреть в ЛНА (например, в положении о премировании) условие о снижении размера премии или даже депремировании для тех работников, которые частенько допускают ошибки в работе и халатно относятся к своим должностным обязанностям. Основание можно сформулировать так.

Размер премии может быть снижен по усмотрению руководителя структурного подразделения при наличии у работника дисциплинарного взыскания в периоде премирования.

* * *

Если на требование представить объяснения для установления причин происшествия (поступка, ситуации) работник отвечает отказом, по истечении срока, отведенного для представления объяснений, составьте акт об отказе дать объяснениестатьи 193, 247 ТК РФ. В акте опишите ситуацию и укажите на то, что работник, которому было предложено дать пояснения, сделать это отказался. Акт составляется в присутствии двух свидетелей.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Документооборот / Первичные документы / ЭДО
Документооборот / Первичные документы / ЭДО

2024 г.

2023 г.

№ 24
Документальное подтверждение расходов: подводные камни оформления
№ 23
Как учесть расходы на получение УКЭП сотрудника
№ 22
Как хранить документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам
№ 20
Что изменилось в правилах заполнения путевого листа
№ 17
В Закон об электронной подписи внесены изменения
№ 16
Про УКЭП и МЧД: 8 ответов на 8 вопросов наших читателейЧему уделить внимание при организации ЭДО
№ 13
Покупки у физлиц: особенности учета, оформления и оплаты
№ 10
Ответы на документальные вопросы по экспортно-импортным операциям
№ 8
Как заполнять транспортную накладную, если груз отправляет экспедитор
№ 7
Оформляем, подписываем и храним электронные документы
№ 4
Требования к оформлению путевого листа в 2023 годуФормирование акта об оказании услуг: внимание на «опасные» реквизиты
№ 2
Околоновогодние вопросы: сверка с контрагентами, декабрьские акты и авансы...
№ 1
Где, когда и как получить новую УКЭП

2022 г.

№ 23
Главбухам-аутсорсерам для подписи электронной отчетности клиентов нужна лицензия ФСБ
№ 21
Какой первичкой подтвердить расходы: Минфин снова уточняет
№ 17
Как удаленно подписывать документы организации электронной подписьюОбещание, данное в мессенджере, можно зафиксировать у нотариуса
№ 14
Как еще экономят на бумаге при оформлении документовМожет ли у директора быть две подписи?Можно ли печатать первичку и другие документы на черновиках
№ 12
Расходная первичка поступила с опозданием — как отразить в учете операцию
№ 9
Оформляем объединение отдельных объектов ОС в один
№ 8
Новая форма транспортной накладной, ее электронная версия и не только
№ 7
Можно ли скопировать ключ ЭП организации с токена?
№ 6
Все ли организации могут учесть расходы на приобретение УКЭП?Какая доверенность потребуется при электронном взаимодействии с ФНС
№ 3
Как вернуть и отразить в учете переплату контрагентуСколько электронных подписей можно записать на одном токене
№ 2
Как подписать электронный документ представителю юрлица или предпринимателя в 2022 годуТранспортные накладные переводят в электронный вид
№ 1
Нотариальные документы можно проверить онлайн
26 июня 10:30-12:00 (МСК)
Варианты участия
Иконка
Прямой эфир, живое общение с лектором
Иконка
Доступ к видеозаписи и материалам
Антон Дыбов
Ведет вебинар
ведущий эксперт издательства «Главная книга»
Регистрация на вебинар

Нужное
Содержание