Как правильно укрупнить структурное подразделение

Один из способов устоять в нелегких экономических условиях — это сократить издержки. Иногда помогает изменение организационной структуры компании: объединение отделов, упразднение отдельных должностей (допустим, вместо двух руководителей отделов останется один, «понизятся» заместители), увеличение или уменьшение должностных обязанностей рядовых сотрудников.

Нужно ли перезаключать с работниками трудовые договоры? Какие еще кадровые документы придется менять? Такие вопросы могут интересовать бухгалтера, занимающегося кадровой работой в компании, в которой грядут структурные преобразования.

На примере объединения юридического и претензионного отдела в правовой департамент мы расскажем, что и как вам придется оформить.

Готовимся к укрупнению

ШАГ 1. Утверждаем новое штатное расписание

Издайте приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. Применительно к нашему примеру будут, в частности, такие новшества:

• вместо подразделений «юридический отдел» и «претензионный отдел» создается подразделение «правовой департамент»;
• вместо должностей руководителей юридического отдела и претензионного отдела появляется должность руководителя правового департамента;
• вместо должностей заместителей руководителей отделов появляется должность заместителя руководителя правового департамента.

В новой редакции штатного расписания названия некоторых должностей могут измениться, а некоторых — остаться прежними.

ШАГ 2. Утверждаем новые должностные инструкции

Издайте приказ о принятии должностных инструкций в новой редакции или о внесении изменений в них.

ШАГ 3. «Сортируем» работников

Просмотрите трудовые договоры всех работников отделов, которых коснутся организационные преобразования.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“Существенными условиями, которые необходимо учитывать при принятии решения об изменении внутренней структуры организации, являются следующие:

• указано ли в трудовом договоре структурное подразделение, в котором работает работник;
• изменяется ли трудовая функция работника;
• изменяется ли наименование структурного подразделения.

Если в трудовом договоре структурное подразделение не указано, а трудовая функция не изменяется, имеет место перемещение работника без перевода или изменения условий трудового договораст. 72.1 ТК РФ.

Если в трудовом договоре структурное подразделение не указано, но трудовая функция изменяется (независимо от того, меняется наименование структурного подразделения или нет), имеет место перевод на другую работуст. 72.1 ТК РФ.

Если в трудовом договоре указано наименование структурного подразделения, при этом изменяется трудовая функция и (или) наименование структурного подразделения, то также имеет место переводст. 72.1 ТК РФ”.

У вас могут сформироваться такие категории сотрудников.

Хорошо, если после обсуждения с работниками предстоящих структурных изменений все без исключения согласятся перейти в новый отдел на аналогичные или на новые должности. Тогда весь процесс можно провести как перевод на другую постоянную работуст. 72.1 ТК РФ. Заключите с работниками соглашения о переводе, вступающие в силу с даты, которую вы с ними согласуете. В Роструде считают так же.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

“При согласии работника продолжить работу в другом подразделении и (или) на другой должности могут применяться положения, регламентирующие перевод работника на другую работу, то есть ст. 72.1 ТК РФ. При достижении соглашения о переводе ждать 2 месяца нет необходимости.

Если от предлагаемых должностей будут отказываться работники, у которых изменится должность, то придется оформлять сокращение должностей”.

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович
Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

В случае несогласия кого-то из сотрудников из категорий 2, 3 и 4 придется провести несколько бумажно-оформительских процедур.

Проводим укрупнение для «несогласных»

Действия будут зависеть от того, к какой категории относится работник.

ШАГ 4. Уведомляем работников

Направьте не позднее чем за 2 месяца до введения новой организационной структуры:

• работникам из категории 2 — письменные уведомления об изменении условия трудового договора (изменяется наименование структурного подразделения) в связи со структурной реорганизациейстатьи 72.1, 74 ТК РФ; п. 21 Постановления Пленума ВС от 17.03.2004 № 2. Например, уведомляем ведущего юриста, в трудовом договоре которого указано, что он работает в юридическом отделе, о том, что ему предстоит работать в правовом департаменте.

• работникам из категорий 3 и 4 — письменные уведомления о сокращении должностип. 2 ч. 1 ст. 81, ст. 180 ТК РФ. Допустим, уведомляем сотрудника, которому будут добавлены должностные обязанности. При этом наименование должности даже может остаться таким же, как в старом отделе. Например, старший юрист так и будет называться в новом отделе, но заниматься ему придется не только ведением договорной работы, но и составлением претензий.

ШАГ 5. Уведомляем органы занятости и профсоюз

Одновременно с уведомлением «несогласных» работников из категорий 3 и 4 не позднее чем за 2 месяца до сокращения должностей вы обязаны направить уведомления в произвольной форме о предстоящем сокращении штата:

• в органы службы занятости. В уведомлении нужно указать должности, профессии, специальности и квалификационные требования к ним, условия оплаты труда каждого работника из ваших категорий 3 и 4п. 2 ст. 25 Закона от 19.04.91 № 1032-1;
• в профсоюз, если он есть у вас в компаниист. 82 ТК РФ.

Оформляем укрупнение

Подписываем дополнительные соглашения

С работниками, которые согласны на перевод в новый отдел, заключите дополнительное соглашение к трудовому договору.

Составляем кадровые документы

В отношении перемещаемых работников (категория 1А) издайте приказ о перемещении с формулировкой: «Переместить секретаря Р.П. Сказочного из юридического отдела в правовой департамент с 17 мая 2016 г. без изменения должностных обязанностей и внесения изменений в условия трудового договора».

В отношении работников, у которых переименована должность (категории 1Б и 2Б):

• издайте приказ о переименовании должности;
• внесите в трудовую книжку новое наименование должности такой записью: «Наименование должности “юрист-эксперт по претензионной работе” изменено на “юрисконсульт”».

В отношении всех переведенных работников (категории 2А, 2Б, 3 и 4):

• издайте приказы о переводе в новый отдел или на новую должность. За основу можно брать приказ по форме Т-5;
• внесите запись о переводе в трудовые книжки и в личные карточки работников;
• ознакомьте с новыми должностными инструкциями под роспись всех работников, у которых меняются наименования отделов или должностей.

В отношении работников, которые уходят из компании:

• <если>увольняется работник из категории 2, то издайте приказ об увольнении в связи с изменениями условий трудового договора об отделе и внесите в трудовую книжку запись «Уволен по причине отказа от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, пункт 7 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• <если>увольняется работник из категории 3 или 4, то издайте приказ об увольнении в связи с сокращением штата и внесите в трудовую книжку запись «Уволен по сокращению штата, пункт 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

***

Выплатите увольняющимся работникам в день их увольнения выходное пособие:

• <если>работники уходят в связи с изменением названия отдела, то в размере двухнедельного среднего заработкап. 7 ч. 1 ст. 77, ст. 178 ТК РФ;
• <если>работники уходят по сокращению штата, то в размере среднего месячного заработка. Если работник не трудоустроится в течение второго месяца после увольнения, то ему надо выплатить средний заработок за второй месяц пропорционально «безработному» периодуп. 2 ч. 1 ст. 81, ст. 178 ТК РФ.