Новая форма транспортной накладной, ее электронная версия и не только

Когда автоперевозчик должен подписать товарную накладную

Для доставки товаров нашим покупателям мы привлекаем компанию-автоперевозчика. Право собственности на товар переходит к покупателю на его складе. То есть перевозчик до склада покупателя везет еще наш товар. На товар оформляется товарная накладная по форме ТОРГ-12, на перевозку — транспортная накладная. Должен ли водитель автоперевозчика при получении товара на нашем складе расписываться в ТОРГ-12 в графе «Груз принял»? И если не должен, то как в случае потери или повреждения товара мы сможем предъявить ему претензию и взыскать сумму ущерба?

— В строке «Груз принял» товарной накладной по форме ТОРГ-12 свою подпись должно поставить лицо, принявшее товар в месте его передачи, отличном от склада покупателя (грузополучателя), например на складе продавца (грузоотправителя)пп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ; Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Это может быть работник покупателя, например менеджер по закупкам, товаровед. Или, если товар перевозит транспортная компания, нанятая покупателем, ее представитель (например, водитель).

Поскольку в вашем случае товар доставляет автоперевозчик, привлеченный вами для перевозки вашего же товара, ставить подпись в строке «Груз принял» товарной накладной не нужно.

Обязанности и ответственность автоперевозчика определяются договором с ним. А документом, подтверждающим вручение товара автоперевозчику и его доставку, является транспортная накладнаяч. 1, 2 ст. 8 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ (далее — Закон № 259-ФЗ); п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 21.12.2020 № 2200 (далее — Правила).

В разделе 3 «Груз» транспортной накладной подробно укажите информацию о переданном автоперевозчику товаре, а в третьей строке раздела 4 «Сопроводительные документы на груз (при наличии)» приведите реквизиты товарной накладнойпп. 105, 106 Правил.

Информация о вверении товара вашей компанией автоперевозчику указывается в разделе 8 «Прием груза». Она будет соответствовать данным, указанным в товарной накладной (в частности, дата отпуска груза и подпись лица, который отпуск произвел). Данные о вручении товара покупателю — в разделе 10 «Выдача груза»пп. 70, 112 Правил.

Включение в расходы доставки товаров по транспортной накладной устаревшей формы

Наша организация закупает товар. Он доставляется на наш склад автоперевозчиком, привлеченным продавцом. Стоимость доставки не включена в цену товара. С очередной партией товара нам передана транспортная накладная, оформленная по устаревшей форме. Можем ли мы принять ее к учету и на ее основании отразить расходы на доставку?

— Заключение договора перевозки товара подтверждается транспортной накладной. С марта 2022 г. необходимо применять новый бланк перевозочного документаприложение № 4 к Правилам.

Вместе с тем отсутствие, неправильное оформление или утрата транспортной накладной сами по себе не являются основанием для признания договора перевозки товара незаключенным или недействительнымп. 20 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26. И в таком случае наличие между сторонами договорных отношений по перевозке товара может подтверждаться иными доказательствами.

По мнению ФНС, транспортная накладная, составленная по устаревшей форме, не является основанием для отказа в признании расходов на перевозку товара. Поэтому если перевозка действительно состоялась, то затраты на нее, подтвержденные оформленными на устаревших бланках транспортными накладными, можно включить в расходыПисьмо ФНС от 15.04.2021 № СД-4-3/5182@.

Кого указывать в транспортной накладной в разделе о перевозчике

Мы — автотранспортная компания — по договору с продавцом развозим товар его покупателям. Для доставки мы, в свою очередь, по договорам привлекаем ИП со своим автотранспортом. Наш заказчик считает, что в разделе 6 «Перевозчик» транспортной накладной мы должны указывать информацию о водителе-предпринимателе, который сам доставляет товар. А в разделе 7 «Транспортное средство» — информацию о его автомобиле. Так ли это?

— В разделе 6 «Перевозчик» указывается информация, позволяющая идентифицировать автоперевозчика и водителя. Этот раздел заполняется в отношении юрлица (предпринимателя), принявшего на себя по договору автоперевозки обязанность перевезти и передать покупателю вверенный продавцом товар в пункте назначения. При этом если лицо фактически товар не перемещает, то оно здесь не указывается.

Если заключенный с продавцом договор отвечает признакам договора перевозки, то здесь необходимо указать наименование, ИНН, адрес места нахождения и телефон вашей организациист. 785 ГК РФ. Также в разделе 6 указываются ф. и. о. водителя, его ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения, номер телефона. Информацию вы можете взять из договора с предпринимателем.

В разделе 7 «Транспортное средство» надо указать автомобиль, который используется для перевозкип. 108 Правил.

В поле «Тип владения» проставьте цифру «3». Поскольку по договору водитель предоставляет вам свое автотранспортное средство за плату во временное владение и пользование и одновременно оказывает услуги по управлению имстатьи 606, 779 ГК РФ. В разделе 1 «Грузоотправитель» транспортной накладной указывается продавец.

Если договор, заключенный с продавцом, отвечает признакам договора транспортной экспедиции, в разделе 6 «Перевозчик» транспортной накладной необходимо указать наименование, ИНН, адрес места нахождения и телефон привлеченного предпринимателя как лица, которое обязалось перевезти товар и передать его покупателюст. 801 ГК РФ. Кроме того, в разделе 6 указываются ф. и. о. водителя, серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения, номер телефона. В разделе 7 «Транспортное средство» — автомобиль, который используется для перевозкип. 108 Правил. В поле «Тип владения» проставьте цифру «1», если автомобиль принадлежит предпринимателю на праве собственности.

В таком случае вашу организацию надо указать в разделе 1 «Грузоотправитель» и проставить отметку «является экспедитором». А продавца необходимо указать в транспортной накладной в разделе 1а «Заказчик услуг по организации перевозки груза (при наличии)»пп. 102, 103 Правил.

Какие подписи нужно проставить в разделе о приеме груза транспортной накладной

Мы отгружаем товары с нашего склада автоперевозчику покупателя. Кто должен расписаться в разделе 8 «Прием груза» транспортной накладной в качестве лица, осуществившего погрузку товара? Реквизиты какого документа, подтверждающего его полномочия, надо указать? Нужно ли указывать реквизиты доверенности водителя, который забирает товар? И если нужно, где их следует указать?

— В разделе 8 «Прием груза» транспортной накладной при отгрузке товара свою подпись должно поставить лицо, фактически отгрузившее товар со склада и имеющее право подписи документов на отпускпп. 28, 110 Правил. Например, кладовщик или менеджер по продажам продавца. Если подпись ставит лицо, действующее на основании доверенности, надо указать ее реквизиты.

По завершении погрузки после внесения оговорок и замечаний при приеме товара свою подпись в разделе 8 транспортной накладной должен поставить водитель автоперевозчика.

Для получения товара водителю нужно предъявить паспорт и путевой лист, который автоперевозчик выписал ему на поездкуч. 1 ст. 10 Закона № 259-ФЗ. Поэтому в доверенности на получение товара нет необходимости.

Когда составлять электронную транспортную накладную

Наша организация — производитель продукции заключает договоры с предпринимателями-перевозчиками для доставки продукции покупателям. Также для изготовления продукции поставщик нам доставляет сырье и материалы с помощью автотранспортных компаний. Должны ли мы составлять и подписывать транспортную накладную в электронном виде?

— Транспортная накладная — это первичный документ, который составляется при перевозке грузов автотранспортной компанией. Поэтому если вы заключили договор на перевозку своей продукции со сторонним автоперевозчиком, то при передаче груза для доставки покупателям необходимо оформить транспортную накладнуюч. 1, 2 ст. 8 Закона № 259-ФЗ; п. 7 Правил. Аналогично при приеме сырья и материалов вы должны в качестве грузополучателя подписывать транспортную накладную, сформированную поставщиком по заключенному им с автотранспортной компанией договору перевозки.

Транспортная накладная составляется на бумаге. Напомним, что с 1 марта 2022 г. ее надо формировать по новой формеприложение № 4 к Правилам.

А с 1 января 2022 г. вы можете добровольно составлять транспортную накладную в электронном виде и обмениваться ею с участниками автоперевозки через ЭДО. Формат электронной накладной утвержден ФНС и действует с 9 января 2022 г.формат, утв. Приказом ФНС от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ Обязательное применение электронной транспортной накладной, по сообщениям Минтранса, планируется ввести с 2023 г.сайт Президента России Так что в течение 2022 г. у вас, как у участника перевозочного процесса, будет возможность поэтапного перехода к цифровому документообороту.

Как начать обмениваться электронными перевозочными документами

Слышали, что с этого года можно применять перевозочные документы в электронном виде. Наша организация активно привлекает для доставки своих товаров покупателям сторонних автоперевозчиков. И хотела бы автоматизировать оформление перевозочных документов. Как это сделать? С чего начать?

— Как мы уже сказали, переход на электронный документооборот пока добровольныйпп. 20, 27, 28 ч. 1 ст. 2, ст. 18.1 Закона № 259-ФЗ. Для перехода на ЭДО нужно:

•уточнить у автоперевозчиков и покупателей, готовы ли они обмениваться с вами перевозочными документами в электронном виде;

•получить усиленную квалифицированную подпись. За ее получением организации (предпринимателю) надо обратиться в УЦ ФНС или к ее доверенным лицам. Перечень доверенных лиц вы найдете на сайте ФНС. Представитель организации (ИП) (например, менеджер или кладовщик) должен обратиться в аккредитованный УЦ. Их список можно найти на сайте Минцифры. Обращаем внимание, что для подписания электронных перевозочных документов подойдет и усиленная неквалифицированная подпись, созданная с помощью сервиса госуслуг. Норма вступит в силу с 01.09.2022. А порядок получения этой подписи установит Правительство РФст. 2 Закона от 06.03.2022 № 39-ФЗ;

•заключить договор с оператором ЭДО. Обращаем внимание, что с 1 сентября 2022 г. это должен быть только оператор, включенный в спецреестр Минтрансаст. 18.1 Закона № 259-ФЗ; Порядок, утв. Приказом Минтранса от 10.02.2022 № 40 (вступит в силу с 01.09.2022). Выбирая оператора ЭДО, уточните у него, работает ли он с электронными перевозочными документами, в частности с транспортными накладными. И каким образом осуществляется электронный обмен (через облачный сервис или путем интеграции с учетной системой);

•заключить со всеми участниками автоперевозки (с автотранспортной компанией и с покупателем) соглашение об обмене электронными документами, в котором следует определить порядок обмена;

•позаботиться о наличии устройств с доступом к ЭДО — компьютеров, планшетов, смартфонов — для сотрудников, ответственных за отгрузку товаров;

•провести обучение или консультирование сотрудников, участвующих в отгрузке товаров.

В какой системе формировать электронную транспортную накладную

Мы — автоперевозчик. В том числе перевозим и опасные грузы. Собираемся осваивать электронный обмен транспортными накладными. В какой системе их можно формировать, чтобы они попадали в базу ГИБДД? Нужно ли регистрироваться дополнительно на каких-нибудь порталах?

— Обеспечить электронный обмен транспортными накладными должны операторы ЭДО, включенные в спецреестр Минтранса. Реестр будет создаваться с 01.09.2022ст. 18.1 Закона № 259-ФЗ; Порядок, утв. Приказом Минтранса от 10.02.2022 № 40 (вступит в силу с 01.09.2022). Операторы будут в режиме реального времени передавать электронные документы, сформированные в учетной системе участников автоперевозки, которыми они обмениваются между собой по телекоммуникационным каналам связи, в государственную информационную систему (ее запустят на портале госуслуг). К сведениям из этой системы будут иметь доступ контролирующие органы, в том числе и ГИБДД.

Если сейчас вы выберете оператора ЭДО, не включенного в спецреестр (до 01.09.2022), узнайте, работает ли он с электронными транспортными накладными и есть ли возможность интеграции телекоммуникационных каналов связи с вашей учетной системой. Дополнительно регистрироваться нигде не надо.