Потратились на обучение? Проверьте правильность учета расходов

Учет расходов на учебу будущего работника по ученическому договору

Руководство нашей организации заключило ученический договор с будущим работником. Можем ли мы учесть в «прибыльных» расходах выплаты по такому договору? Как они должны быть правильно оформлены? Облагаются ли эти выплаты НДФЛ и страховыми взносами? Какие проводки надо сделать?

— Обязательным условием ученического договора является условие об оплатеч. 1 ст. 199, ч. 1 ст. 204 ТК РФ. Вы обязаны выплачивать будущему работнику:

•стипендию в размере не менее МРОТ;

•зарплату за выполненную на практических занятиях работу по установленным расценкам.

Эти выплаты можно учесть в прочих расходах на дату их возникновения, не дожидаясь оформления с будущим работником трудового договораподп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письмо Минфина от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34188. Но если трудовой договор с учеником после ученичества вы не заключите, расходы на стипендию придется восстановить.

На стипендию и оплату практических занятий начислять страховые взносы не нужно, поскольку ученический договор ни трудовым, ни гражданско-правовым договором не являетсяПисьма Минфина от 13.11.2020 № 03-04-06/99393, от 21.06.2019 № 03-15-06/45624. А вот НДФЛ придется удержать в обычном порядке.

Начисления будущему работнику по ученическому договору отражайте по дебету счетов учета затрат и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Для подтверждения начисленных сумм достаточно:

•ученического договора с условием о причитающихся ученику выплатах;

•принятых в организации расчетных документов для определения выполненного объема работ по установленным расценкам и размера стипендии.

Оплата времени обучения сотрудников

Сотрудники нашей организации будут проходить повышение квалификации в объеме 40 часов дистанционно. Часть курса — в течение рабочего времени без отрыва от производства, а часть — в нерабочее вечернее время дома. Как мы должны оплачивать сотрудникам время обучения? Можем ли мы вместо оплаты обучения в нерабочее время предоставить сотрудникам выходные дни? И как это оформить?

— За ту часть курса, в течение которой сотрудники не освобождаются от исполнения своих трудовых обязанностей, им надо выплатить установленную трудовым договором зарплату в обычном порядкест. 196 ТК РФ. Вы также обязаны заплатить сотрудникам дополнительные суммы за совмещение учебы с работой, если такие выплаты предусмотрены вашим ЛНА, трудовым или коллективным договором. И учесть их как другие виды расходов в пользу работниковп. 25 ст. 255 НК РФ.

Часы обучения, которое будет проходить в нерабочее вечернее время, надо оплатить в повышенном размере как сверхурочные или как работу в выходные днистатьи 152, 153 ТК РФ; Письмо Роструда от 24.01.2020 № ПГ/37449-6-1.

Обязать своих сотрудников учиться в нерабочее время вы не можете, поэтому направить их на такое обучение можно лишь с согласия самих сотрудниковстатьи 197, 198 ТК РФ. Заключите с ними отдельное соглашение и включите в него условие об оплате дней обучения или о предоставлении дополнительных выходных дней.

Возмещение работнику стоимости обучения

Директор нашей фирмы на УСН с объектом «доходы минус расходы» принял решение возместить работнику стоимость получаемого им высшего образования. Образование работник получает в своих интересах, с деятельностью фирмы оно не связано. Должны ли мы с суммы возмещения удержать НДФЛ и начислить страховые взносы? Учитывается ли сумма возмещения в «упрощенных» расходах?

— Оплата работодателем обучения работника по основным профессиональным образовательным программам НДФЛ и страховыми взносами не облагаетсяп. 21 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ; ч. 3 ст. 12 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Ограничений в отношении способа оплаты (перечисление непосредственно образовательному учреждению или возмещение работнику документально подтвержденных расходов) НК не предусмотреноПисьмо Минфина от 06.12.2017 № 03-04-06/81157. Главное — чтобы обучение проходило по требуемым образовательным программам, а учебное учреждение имело образовательную лицензию.

Не имеет значения для НДФЛ и страховых взносов и то, что обучение проводится в интересах работника.

Обязательно возьмите у работника копии документов, подтверждающих расходы на обучение: договора об оказании образовательных услуг, платежек и пр. Иначе с суммы выплаченного возмещения придется удержать налог как с доходов в натуральной формеподп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ. И начислить страховые взносы в общем порядкеп. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ.

Учесть в «упрощенных» расходах сумму возмещения стоимости обучения вы не сможете. Во-первых, у вас не будет прямого договора с вузом. Такой договор является одним из обязательных документов для учета в налоговых расходах затрат на обучение. Во-вторых, получаемое работником образование с деятельностью организации не связаноп. 1 ст. 252, подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264, подп. 33 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 08.10.2020 № 03-03-06/2/88076.

Оплата повышения квалификации совместителей

Наша организация оплачивает повышение квалификации нескольким специалистам, которые работают у нас по совместительству. Можем ли мы признать оплату их учебы в расходах по налогу на прибыль?

— В целях налога на прибыль учитываются траты на обучение работников, которые заключили с работодателем трудовой договор либо собираются его заключить не позднее 3 месяцев по окончании обученияподп. 2 п. 3 ст. 264 НК РФ. Работа по совместительству является одним из возможных вариантов трудоустройства. И оформляется трудовым договоромст. 282 ТК РФ.

Поэтому никаких ограничений при отражении в расходах стоимости учебы совместителей нет. Напомним только, что траты на такое обучение должны быть направлены на получение прибыли, обоснованны и документально подтвержденып. 1 ст. 252 НК РФ.

Затраты упрощенца на участие работников в конференции

Руководитель компании на УСН с объектом «доходы минус расходы» для обмена опытом направляет менеджеров на конференцию. Конференцию проводит наш партнер, который не является ни образовательной, ни научной организацией. Лицензии на оказание образовательных услуг у него нет. Правильно ли мы понимаем, что учесть в расходах оплату участия работников в такой конференции мы не сможем?

— Да, правильно. Перечень «упрощенных» расходов ограничен. Затраты на участие работников в конференции можно было бы учесть как расходы на подготовку и переподготовку кадров при выполнении следующих условийп. 1 ст. 252, п. 3 ст. 264, подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; Письмо Минфина от 13.02.2018 № 03-11-06/2/8502:

•участник конференции состоит в штате организации — работает по трудовому договору;

•участие в конференции проходит по программам повышения квалификации на основании договора с образовательной или научной организацией, имеющей право на ведение образовательной деятельности. Это условие не выполняется.

Расходы на обучение не прошедшего испытательный срок сотрудника

Наша организация на ОСН заключила с новым сотрудником трудовой договор с 3-ме­сячным испытательным сроком. После того как сотрудник отработал месяц, директор направил его на повышение квалификации. Экзамен по окончании обучения сотрудник не сдал. И будет уволен как не прошедший испытательный срок. Можем ли мы учесть в расходах затраты на его обучение? Должен ли сотрудник при увольнении возместить стоимость учебы? Как учесть сумму такого возмещения?

— ТК требует возместить расходы работодателя, если соискатель отказался заключить трудовой договор или штатный работник уволился без уважительных причин, не отработав установленный срок. Во избежание спорных ситуаций уважительные причины лучше указывать в трудовом договоре или в соглашении об обучениистатьи 207, 249 ТК РФ. В вашем случае сотрудник должен возместить организации стоимость учебы, если возмещение предусмотрено трудовым договором.

Если такое условие в договоре отсутствует, возмещать работодателю при увольнении расходы на обучение сотрудник не обязан.

Потраченные на учебу средства сотрудник может возместить добровольно — внести в кассу или перечислить на расчетный счет организации. Соглашением сторон вы вправе предусмотреть возмещение задолженности с рассрочкой. Для этого сотруднику надо подписать обязательство с конкретными сроками платежей. Если добровольно возместить расходы на обучение сотрудник отказывается, взыскать их можно через судст. 248 ТК РФ. Сумму возмещения включите в состав внереализационных доходов в месяце увольнения сотрудникап. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ.

А теперь что касается признания расходов на обучение уволенного сотрудника. Если организация оплатила обучение штатного работника образовательному учреждению, имеющему лицензию, и программа обучения связана с кругом должностных обязанностей работника (в том числе и предполагаемых по завершении учебы), то такие затраты можно учесть в составе прочих расходов независимо от того, насколько успешно был сдан экзаменподп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ. При наличии подтверждающих документов такие затраты являются экономически оправданными, поскольку изначально направлены на получение доходап. 1 ст. 252 НК РФ. Но так как результат обучения неудовлетворительный и полученный сотрудником в процессе обучения объем знаний не будет применен на пользу организации, то правомерность учета этих расходов, возможно, придется отстаивать в суде.

Надо отметить, что суды в таком случае вставали на сторону налогоплательщикаПостановление ФАС МО от 09.11.2007 № КА-А40/10001-07.

НДФЛ и взносы с оплаты учебы соискателя

Руководитель нашей компании на УСН с объектом «доходы минус расходы» принял решение оплатить обучение в автошколе отобранному кандидату на должность мастера, чтобы расширить круг его обязанностей. Мастер будет самостоятельно забирать нужные нам материалы и привозить их в компанию. Обучение проводит лицензированный учебный центр. Должны ли мы удержать НДФЛ и страховые взносы с расходов на обучение? И если должны, то в какой момент надо это сделать?

— Стоимость учебы по программам профессионального образования и обучения физлица, оплаченная вашей компанией, НДФЛ и страховыми взносами не облагается. И это не зависит от того, является такое лицо работником компании или пока только отобранным кандидатом на вакантную должностьп. 21 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письмо Минфина от 15.07.2019 № 03-04-05/52118; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Кстати, затраты на обучение будущего работника в «упрощенные» расходы не включишь. НК разрешает признать расходы на подготовку и переподготовку только тех, кто состоит в штатеподп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Учет субсидии на обучение предпенсионеров

Наша организация на УСН с объектом «доходы минус расходы» по соглашению с центром занятости получила субсидию из бюджета Московской области. Субсидия на возмещение затрат на профобучение работников предпенсионного возраста будет перечислена нам в июне. Обучение прошло в апреле. Мы его оплатили и уже включили в расходы. Правильно ли мы сделали? Должны ли мы включать в доходы полученную субсидию? Какие бухгалтерские проводки надо сделать?

— Вы все сделали правильно. Расходы на обучение работников можно учесть для УСН в обычном порядке после их оплатып. 3 ст. 264, подп. 33 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ. Субсидию включите в доходы на дату ее получения в полной суммест. 346.15 НК РФ.

Для отражения субсидии в бухучете воспользуйтесь ПБУ 13/2000 «Учет государственной помощи». Получение бюджетных средств отразите по дебету счета 51 и кредиту счета 86 «Целевое финансирование». И сразу же учтите их в доходах в сумме понесенных расходов по дебету счета 86 и кредиту счета 91-1пп. 1, 4 ПБУ 13/2000.

Налоги по затратам на однодневный семинар

Наша организация на УСН с объектом «доходы минус расходы» направляет работника на однодневный семинар по теме, связанной с деятельностью организации. Можем ли мы учесть оплату семинара как расходы на обучение? Надо ли удерживать НДФЛ из доходов работника и начислять страховые взносы?

— Минимально допустимый срок освоения программы повышения квалификации — 16 часов. Поэтому, даже если у вас на руках будут все необходимые документы (договор с лицензированной образовательной организацией, программа с указанием часов обучения, документ о повышении квалификации и пр.), учесть оплату однодневного семинара в «упрощенных» расходах вы не сможете. Затраты на однодневный семинар к расходам на обучение не относятсяподп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264, подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; п. 12 Порядка, утв. Приказом Минобрнауки от 01.07.2013 № 499.

Организации на ОСН могут учесть стоимость такого семинара как консультационные услуги или в составе прочих расходов, однако у упрощенцев такой возможности нет.

НДФЛ со стоимости семинара удерживать с работника вы не должны. Ведь семинар проводится в интересах организации и участие в нем экономических выгод для работника не несетп. 1 ст. 41, п. 1 ст. 217 НК РФ; п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утв. Президиумом ВС 21.10.2015. Взносы начислять также не надо, поскольку это не доход работникап. 1 ст. 420 НК РФ.

Привлечение ИП и самозанятых для оказания образовательных услуг

Мы — учебный образовательный центр на УСН с объектом «доходы минус расходы». Оказываем слушателям услуги по дополнительному профобразованию, привлекая для чтения лекций по договорам возмездного оказания услуг индивидуальных предпринимателей и самозанятых. Можем ли мы учесть стоимость их услуг в «упрощенных» расходах? Должны ли лекторы выдавать нам чеки ККТ?

— Поскольку без привлечения лекторов в вашей деятельности не обойтись, учтите затраты на оплату их услуг в материальных расходахподп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 252 НК РФ. Подтверждением оплаты услуг самозанятого лектора будет чек из приложения «Мой налог»Письма Минфина от 26.03.2020 № 03-11-11/24008; ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@. В чеке должны быть указаны, в частности, наименование оказанных услуг и ИНН вашего центрапп. 6, 8 ч. 6 ст. 14 Закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ.

Для подтверждения оплаты услуг лектора-предпринимателя чек ККТ потребуется, только если вы расплачиваетесь с ним наличными деньгами или с помощью карты через POS-терминал.