Учебные расходы: возможности налогового учета

Отражение доступа к программе повышения квалификации бухгалтера

Мы приобрели для бухгалтера доступ к программе повышения квалификации (5 интернет-вебинаров общей продолжительностью 40 часов), которым можно воспользоваться в течение 1 года. Всю стоимость мы оплатили единовременно. Как в целях налога на прибыль учесть такие затраты? И какие документы должны быть?

— В зависимости от формы и предмета договора, а также представленных исполнителем документов вы можете учесть затраты на доступ к программе повышения квалификации бухгалтера в качествеподп. 14, 15, 23, 26, 49 п. 1, п. 3 ст. 264, подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ:

•или расходов на подготовку и переподготовку кадров. В этом случае у исполнителя должна быть образовательная лицензия, договор заключен на оказание образовательных услуг, а помимо акта, должна быть копия выданного бухгалтеру документа о повышении квалификации. Отражайте расходы в этом случае на дату акта;

•или расходов, связанных с приобретением права на использование базы данных по договору с правообладателем (лицензионному соглашению), если из договора следует, что вы фактически приобрели право пользования ЭВМ-программой для обучения сотрудника. В этом случае вам достаточно договора о предоставлении доступа к обучающим материалам. Если в договоре указаны дата начала использования и срок, на который открыт доступ, то акт необязателен. Признать в расходах уплаченную сумму вы можете единовременно на дату расчетов или равномерно на последний день каждого месяца в течение года использования;

•или расходов на оплату консультационных, информационных и иных аналогичных услуг. В этом случае с исполнителем должен быть заключен договор оказания услуг и по результатам их оказания подписан акт (отчет). Расходы учитывайте на дату акта (отчета).

Учет стоимости информационных услуг при УСН

Мы применяем УСН с объектом «доходы минус расходы». Для производственных целей направили своего сотрудника на двухдневный семинар. Организация, которая проводит семинар, в договоре и акте указала: «Оказание информационных услуг». Можем ли мы учесть стоимость оказанных услуг в «упрощенных» расходах, например как расходы на обучение?

— Перечень «упрощенных» расходов закрытыйст. 346.16 НК РФ. Информационные услуги в нем не указаны. Поэтому учесть их стоимость при УСН в качестве затрат на информационные услуги не получится.

Учесть стоимость двухдневного семинара в качестве расходов на подготовку и переподготовку кадров можно, если выполняются следующие условияподп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264, подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; ч. 4 ст. 76 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ (далее — Закон № 273-ФЗ); п. 12 Порядка, утв. Приказом Минобрнауки от 01.07.2013 № 499 (далее — Порядок):

•заключен именно договор на оказание образовательных услуг;

•у организации, которая проводит семинар, имеется лицензия на образовательную деятельность, а также образовательная программа с указанием количества часов;

•длительность обучения составляет не менее 16 часов;

•по результатам обучения выдается документ о повышении квалификации в зависимости от профессиональной программы.

Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, признать в налоговом учете при УСН расходы на обучение сотрудника вы не сможете.

Отражение в расходах оплаты за гигиеническое обучение работников

Наше предприятие, занимающееся переработкой овощей, при приеме на работу проводит гигиеническое обучение своих работников. За обучение мы перечислили плату в сумме 17 000 руб. учреждению, имеющему лицензию на образовательную деятельность, которое проводит профессиональную гигиеническую подготовку. Как отразить такие расходы при расчете налога на прибыль? Нужно ли удерживать НДФЛ и платить страховые взносы?

— Работники, которые заняты на работах, связанных с изготовлением и оборотом пищевых продуктов, оказанием услуг в сфере розничной торговли пищевыми продуктами и в сфере общепита, должны проходить гигиеническое обучениеп. 1 ст. 23 Закона от 02.01.2000 № 29-ФЗ; пп. 1, 2 Инструкции, утв. Приказом Минздрава от 29.06.2000 № 229. Обучение проводится при приеме на работу и в дальнейшем после приема с определенной периодичностью.

Затраты предприятия на гигиеническое обучение работников учтите как расходы на профессиональную подготовку, если они соответствуют требованиям, установленным законодательством (в частности, у учреждения есть образовательная лицензия, программа обучения составляет не менее 16 часов и пр.)подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ; ч. 4 ст. 76 Закона № 273-ФЗ; п. 12 Порядка.

Если соблюдаются не все требования (например, количество часов обучения составляет менее 16 часов), то учесть оплату за гигиеническое обучение работников вы можете в качестве иных прочих расходовподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Убедитесь только, что работники, проходящие обучение, указаны в соответствующем Перечне профессийПримерный перечень профессий, направлен Письмом Минздрава от 07.08.2000 № 1100/2196-0-117.

Обучение физлица по программам профессионального образования, оплачиваемое за счет работодателя, не облагается НДФЛ и страховыми взносамип. 21 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 29.11.2019 № 03-04-05/92796, от 15.07.2019 № 03-04-05/52118; ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Если вы отражаете затраты на гигиеническое обучение работника как иные прочие расходы, то признавать уплаченную сумму налогооблагаемым доходом работника для целей НДФЛ и страховых взносов вы тоже не должны. Поскольку эти затраты — в интересах самого предприятия, а не в интересах работника.

Включение в расходы стоимости обучения менеджера в автошколе

Менеджер — сотрудник нашей организации живет за городом и до работы добирается на маршрутках и автобусах. Недавно он объявил, что собирается купить автомобиль, который будет использовать для выполнения своих должностных обязанностей. И попросил директора оплатить обучение в автошколе для получения водительских прав. Директор распорядился обучение оплатить. Сможем ли мы учесть стоимость обучения в расходах при расчете налога на прибыль?

— Стоимость обучения менеджера в автошколе учесть в расходах вы сможете при обосновании необходимости такого обучения. Например, в приказе о направлении на обучение должно быть указано, что водительские права необходимы сотруднику, который постоянно находится в разъездах, для выполнения своих должностных обязанностейп. 1 ст. 251, подп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264 НК РФ.

Для учета оплаты обучения в автошколе в налоговых расходах потребуется стандартный набор документов:

•приказ о направлении менеджера на обучение в автошколу для получения водительского удостоверения с обоснованием;

•договор с автошколой об обучении;

•копия лицензии автошколы на образовательную деятельность;

•учебная программа с указанием количества часов;

•документы о прохождении обучения (акт об оказании образовательных услуг, копия водительских прав).

Напомним, если сотрудник будет использовать личный автомобиль в служебных целях, вам необходимо будет подтверждать производственный характер его поездок.

Включение в «упрощенные» расходы стоимости аккредитации сотрудника

Можем ли мы учесть в расходах при УСН с объектом «доходы минус расходы» стоимость услуг образовательной организации по проведению первичной аккредитации нашего сотрудника? Аккредитация специалиста нужна для установления соответствия лица, получившего фармацевтическое образование, требованиям фармацевтической деятельности. Соответствующая лицензия у образовательной организации имеется.

— Да, можете. Стоимость аккредитации учитывается как расходы на обучение и независимую оценку квалификации сотрудников. Для их учета на упрощенке должны быть соблюдены те же условия, что и для аналогичных расходов по налогу на прибыль. В частности, сотрудник, работающий по трудовому договору, должен пройти независимую оценку на основании договора оказания услуг по проведению оценки и получить свидетельство о квалификацииподп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264, подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ; ст. 4 Закона от 03.07.2016 № 238-ФЗ.

Учет стоимости питания, проживания и парковки в процессе обучения

Наша организация заключила договор на обучение генерального директора в Школе управления Сколково. В договоре отдельно указаны сопутствующие услуги: питание, проживание и парковка. Правильно ли мы понимаем, что для налога на прибыль их стоимость учесть мы не сможем? Возникает ли НДФЛ и страховые взносы?

— Если обучение проводится в интересах организации и для такого обучения генеральный директор направляется в другой город, то такую поездку можно оформить как командировку.

В этом случае вы должны оплатить расходы на проживание, проезд, суточные и пр. За время обучения следует начислить среднюю зарплатустатьи 168, 187 ТК РФ; ч. 4 ст. 12 Закона № 273-ФЗ. Перечень командировочных расходов является открытым. Перечень возмещаемых расходов (например, расходы на проживание и парковку) и размеры командировочных затрат надо установить в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Стоимость проживания и парковки в этом случае вы сможете учесть в составе прочих расходов, связанных с производством и реализациейподп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. А вот стоимость питания в «прибыльных» расходах вы учесть не сможетеабз. 7 п. 3 ст. 264 НК РФ. Такие расходы покрываются за счет суточных. Ведь именно к суточным относятся допрасходы, которые связаны с проживанием работника в командировкест. 168 ТК РФ.

Со стоимости проживания и парковки удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы вы не должныстатьи 217, 422 НК РФ; Письмо Минфина от 15.01.2016 № 03-03-07/803. А вот с суммы питания придется уплатить НДФЛ и страховые взносыПисьмо ФНС от 03.04.2023 № БС-3-11/4624@.

Если генеральный директор проходит обучение в пределах того же населенного пункта, где расположена ваша организация, то учесть расходы на проживание и парковку как командировочные вы не сможетеПисьмо Минтруда от 28.02.2023 № 28-2/В-578.

Оплату парковки можно учесть как расходы на содержание служебного авто (если руководитель пользуется служебным автотранспортом) или как иные расходып. 1 ст. 252, подп. 11, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 08.02.2021 № 03-03-06/1/7968. Удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы не надо, если обучение проводится в интересах организации.

Стоимость питания можно учесть как расходы на оплату труда, если в трудовом договоре установлена обязанность организации обеспечивать руководителя бесплатным питаниемп. 25 ст. 255 НК РФ. При этом стоимость питания облагается НДФЛ и страховыми взносамиПисьма Минфина от 07.02.2022 № 03-01-10/7881, от 17.05.2018 № 03-04-06/33350. А вот на стоимость проживания уменьшить налог на прибыль в этом случае не получится. С нее придется уплатить НДФЛ и страховые взносы.

Включение в расходы стоимости обучения предпринимателя

Предприниматель, применяющий ОСН, вместе со штатными сотрудниками собирается пройти двухнедельный курс обучения в образовательной организации. Все необходимые документы (лицензия и договор на оказание образовательных услуг) у нас есть. Нужно ли для налогового учета исключить стоимость обучения самого ИП? Ведь для расчета налога на прибыль признаются только расходы на обучение сотрудников?

— ИП на ОСН имеет право учесть в расходах при расчете НДФЛ стоимость фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с извлечением дохода. При определении перечня расходов предприниматели должны руководствоваться гл. 25 НК. Налог на прибыль можно уменьшить на стоимость обучения только сотрудниковст. 196 ТК РФ; п. 1 ст. 221, подп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ. Поэтому затраты на двухнедельные курсы ИП как расходы на обучение при расчете налога не учитываются.

Вместе с тем перечень «прибыльных» расходов открытый. И если получение предпринимателем новых знаний необходимо для более результативной работы ИП, то такие затраты учесть при расчете налога справедливо. Однако не исключено, что убеждать проверяющих в правоте своей позиции придется через судПостановление ФАС СЗО от 06.10.2008 № А42-2678/2006.

Напомним, что ИП может воспользоваться социальным налоговым вычетом на свое обучение в обычном порядкеподп. 2 п. 1 ст. 219 НК РФ.

Пересчет учебных часов в рабочие для включения их оплаты в расходы

Мы направили на обучение с отрывом от производства нашего сотрудника. Каждодневное обучение составляет 8 учебных часов, при этом учебный час — 45 минут. В пересчете на рабочее время это всего 6 часов в день. Означает ли это, что надо оплачивать только 6 часов в день?

— При направлении сотрудника на обучение с отрывом от производства за ним сохраняется средняя заработная плата по основному месту работыст. 187 ТК РФ; п. 6 ст. 255 НК РФ.

Для расчета среднего заработка надо определить сумму среднедневного заработка и умножить ее на количество рабочих дней в периоде обучения сотрудникап. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. Пересчитывать учебные часы в рабочие вы не должны.

Учет стоимости участия в мастер-классах при УСН

Наша компания на УСН с объектом «доходы минус расходы» ведет деятельность в сфере ресторанного бизнеса. Для участия в мастер-классах по кулинарному искусству мы направили в Китай специалистов нашей компании и заплатили за участие 4 000 юаней. Можем ли мы учесть эту сумму в расходах? Что должно быть указано в документах?

— Перечень «упрощенных» расходов ограничен. Если из документов исполнителя (договора, акта) следует, что он оказывает образовательные услуги, услуги по повышению квалификации, обучению и прочие, то оплату за участие в мастер-классах по кулинарному искусству вы можете учесть в «упрощенных» расходах как затраты на обучение своих сотрудниковподп. 23 п. 1, п. 3 ст. 264, подп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

В этом случае у вас должны быть следующие документып. 1 ст. 252 НК РФ; ст. 196 ТК РФ; ч. 4 ст. 76 Закона № 273-ФЗ; п. 12 Порядка:

•договор с китайской образовательной организацией;

•документ организации на право заниматься образованием;

•приказ о направлении специалистов на обучение в Китай для участия в мастер-классах по кулинарному искусству. В приказе должно быть указано, что оплата участия произведена в интересах вашей компании, а те знания и навыки, которые получат сотрудники в процессе обучения, соответствуют их обязанностям (настоящим или планируемым по окончании обучения). Дополнительно нужно получить программу обучения с указанием количества часов (их должно быть не менее 16);

•документы о прохождении обучения. Например, акт об оказанной образовательной услуге, копии сертификатов и др.

Иначе учесть оплату за участие сотрудников в мастер-классах при УСН (например, как консультационные, информационные и иные аналогичные расходы) вы не сможете. Таких расходов в «упрощенном» перечне нет.

Не забудьте перевести документы, представленные иностранным исполнителем, на русский язык.

Учет возвращенной стоимости обучения при увольнении сотрудника до истечения срока

Директор хочет оплатить обучение сотруднику. При этом он собирается подписать с сотрудником соглашение о том, что тот обязан отработать в организации 5 лет или вернуть потраченную на обучение сумму. Не противоречит ли такое условие законодательству? Как должно быть сформулировано это условие? Будет ли являться доходом возвращенная сумма? Или мы должны скорректировать стоимость обучения, ранее учтенную в расходах?

— Сотрудник должен возместить организации стоимость обучения, если такое условие и порядок возмещения предусмотрены трудовым договоромстатьи 207, 249 ТК РФ. Если в трудовом договоре такого условия нет, вы можете до начала обучения подписать с сотрудником допсоглашение.

Конкретный срок отработки ТК не установлен, поэтому он определяется соглашением сторонПисьмо ГИТ в г. Москве от 18.10.2018 № 2-867-18-ПО/1176/1.

Каких-либо требований к форме соглашения о возмещении затрат на обучение законодательство не содержит. В соответствии с ТК в случае увольнения сотрудника без уважительных причин до истечения срока, указанного в трудовом договоре, сотрудник обязан возместить понесенные организацией затраты, исчисленные пропорционально фактически не отработанному после окончания обучения времени, если иное не предусмотрено трудовым договоромст. 249 ТК РФ. Это в соглашении с сотрудником и надо указать.

А кроме того, чтобы спорных ситуаций не возникло, приведите перечень оснований увольнения, которые будут считаться уважительнымиПисьмо Минтруда от 18.10.2017 № 14-2/В-935.

Если добровольно возместить расходы на обучение сотрудник отказывается или сумма взыскания превышает его среднемесячный заработок, взыскать деньги вы сможете через судст. 248 ТК РФ.

Сумму возмещения включите во внереализационные доходы в месяце увольнения сотрудникап. 3 ст. 250, подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ. Корректировать ранее отраженные расходы на обучение не надо.