5 вопросов о представлении в ФСС сведений о застрахованных лицах

Зачем нужно сообщать в ФСС сведения о сотрудниках?

В 2022 г. у работодателей появилась необходимость представить в ФСС на каждого своего работника сведения о застрахованном лицеч. 13—15 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее — Закон № 255-ФЗ). По новым правилам ФСС будет сам сообщать работодателям, в частности, об открытии сотруднику ЭЛН в связи с болезнью или по беременности и родам.

Но для этого ФСС нужно знать, где работает человек. Сведения о застрахованных лицах, наряду с данными из Пенсионного фонда, позволят Фонду соцстраха вычислить всех работодателей человека. Кроме того, в них будет указан выбранный работником способ получения пособия.

На основании полученных от работодателей сведений о застрахованных ФСС сформирует единую информационную базу для назначения и выплаты пособий в проактивном режимесайт Амурского регионального отделения ФСС.

Строго говоря, сведения о застрахованных не единственный и не основной источник информации о работодателях человека, которому положено пособие. Правила получения ФСС сведений и документов для назначения и выплаты пособий предусматривают, что Фонд должен запрашивать сведения о работодателях в ПФРпп. 17, 28, 37 Правил, утв. Постановлением Правительства от 23.11.2021 № 2010.

Однако механизм взаимодействия с ПФР пока еще не отлажен. На практике работодателям начинают поступать из ФСС сведения об открытии/закрытии больничных сотрудникам только после представления ими сведений о застрахованных.

Сведения о ком нужно сообщать в ФСС?

Сведения о застрахованных можно условно поделить на первичные и последующие, связанные с необходимостью внести изменения.

Первичные сведения о застрахованных нужно подать в ФСС:

•на сотрудников, которые работали у вас на 01.01.2022 и продолжают работать. Сведения о застрахованных нужно подать как на основных работников, так и на внешних совместителей (даже если последние только устроились к вам в 2021 г.). Также не имеет значения и то, что в прошлом году сотрудник уже получал напрямую из ФСС пособия и для их назначения и выплаты вы уже подавали в Фонд сведения о нем по действовавшей на тот момент форме;

•на новых сотрудников, которых вы будете принимать после 01.01.2022 (как на основных, так и на внешних совместителей);

•на уволенных сотрудников, которые работали у вас по состоянию на 01.01.2022. Зачем сообщать и о таких работниках? Ответ прост — на случай, если у них наступит заболевание или травма в течение 30 дней после увольнениясайт отделения ФСС по Республике Саха (Якутия). Можно ли не сообщать о тех, кто уволился в январе, если к моменту появления технической возможности подать сведения о застрахованных прошло уже более 30 дней после увольнения? Полагаем, что информацию стоит представить и на них. Ведь работник может заболеть и в 30-й день после увольнения, да и сам больничный может оказаться длительным, а значит, не исключена вероятность, что для назначения ему пособия ФСС потребуются ваши данные.

В последующем у вас может возникнуть необходимость подать сведения на работников, у которых изменились:

•персональные данные;

•реквизиты для получения пособия;

•сам способ получения выплаты из ФСС.

Нужно ли заново подавать сведения о застрахованных при увольнении работника? На сайтах некоторых региональных отделений ФСС можно встретить информацию о том, что сведения о застрахованных нужно подавать и в этом случаесайт ФСС; сайт отделения ФСС по Удмуртской Республике. В Законе № 255-ФЗ такое требование прямо не обозначено. Однако в новой форме «Сведения о застрахованном лице», которая разработана ФСС для использования в 2022 г., но пока еще не утверждена, появилась строка, где необходимо будет указывать дату прекращения работы по трудовому договоруприложение 1 к проекту Приказа ФСС. Очевидно, что такие данные могут быть указаны только в форме, представляемой в ФСС при увольнении работника. Так что если бланк будет утвержден именно в такой форме, то подавать сведения нужно будет и в случае увольнения.

По какой форме получить сведения от сотрудников?

Чтобы передать в ФСС сведения о застрахованных лицах, работодатель должен сначала получить их от своих сотрудников. В Законе № 255-ФЗ сказано, что работник представляет сведения о себе, «перечень которых содержится в форме, утверждаемой страховщиком»ч. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ.

На момент подписания журнала форма «Сведения о застрахованном лице», предназначенная для реализации механизма проактивных выплат, еще не утверждена. Однако бланк, разработанный ФСС, предполагает указание тех же данных, что и прежняя форма, применявшаяся в 2021 г.приложение № 2 к Приказу ФСС от 04.02.2021 № 26 В числе новшеств лишь указание пола работника и даты увольнения. Поэтому, пока не утвержден новый бланк, работодатели могут собирать с сотрудников сведения о застрахованных по форме 2021 г.

Форма сведений, напомним, содержит:

•персональные данные работника. Это фамилия, имя и отчество, дата рождения, а теперь и пол. А также СНИЛС и ИНН, паспортные данные и адрес места регистрации или фактического проживания;

•способ и реквизиты для перечисления пособия. Это номер карты «Мир», реквизиты банковского счета или почтовый адрес доставки пособия в случае выбора способа выплаты пособия почтовым переводом.

Когда и как получить сведения от сотрудников?

По Закону сотрудники представляют сведения о себе, необходимые для назначения пособияч. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ:

•или при трудоустройстве;

•или в период работы.

Некоторые региональные отделения ФСС на своих сайтах обращают внимание работодателей на то, что сведения о застрахованных на вновь принятых сотрудников оформляются в день трудоустройствасайт Амурского регионального отделения ФСС; сайт Забайкальского регионального отделения ФСС. На наш взгляд, такой подход нельзя считать единственно верным.

Дело в том, что сведения о себе, необходимые работодателю и ФСС для выплаты пособия, не упомянуты в ст. 65 ТК РФ в числе документов, которые работник обязан представить при трудоустройстве. Да, эта статья предусматривает возможность требования от работника дополнительных документов, указанных в других статьях ТК РФ, федеральных законах и нормативных актах. Но только если это обусловлено спецификой работы. Сведения о застрахованном лице никак со спецификой работы не связаны.

Вместе с тем без веских причин откладывать оформление сведений о застрахованном лице нецелесообразно. Все персональные данные для заполнения сведений о застрахованном обычно известны уже в момент трудоустройства. Правда, реквизиты для перечисления пособия новый работник может еще не знать. Скажем, он хочет получать выплаты из ФСС на зарплатную карту, которая еще не оформлена. Или на карту «Мир», которую он еще не открыл. Если эти реквизиты станут известны в ближайшие день-два, то можно и подождать. В противном случае работнику можно предложить подать сведения, выбрав способ получения «по почте», а затем, после получения карты, оформить и подать в ФСС новые сведения.

Сроки, в которые сведения о себе должны представить уже работающие сотрудники, Законом № 255-ФЗ не предусмотрены. Но тут у работодателя есть как заинтересованность, так и возможность ускорить процесс: для каждого работника можно распечатать предзаполненную форму «Сведения о застрахованном лице».

Ведь персональные данные всех работников у работодателя есть. А если сотрудники уже получали пособие в рамках прямых выплат, то известен выбранный способ и реквизиты для получения выплат из ФСС. В отношении тех, кому еще не приходилось получать пособие из ФСС, в качестве реквизитов для перечисления выплат можно указать данные зарплатной карты. Но не забудьте, что детские пособия из ФСС банк зачислит только на карту «Мир».

Предзаполненные формы нужно дать работникам на проверку. Если они со всем согласны — пусть подпишут, если нет — укажут корректные данные.

Сотрудникам, которые трудятся дистанционно, предзаполненные формы можно направить по электронной почте. Сведения о застрахованных могут быть не только оформлены на бумаге, но и сформированы в виде электронного документач. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ. Если же кадровый электронный документооборот с сотрудниками у вас не налажен, нужно договориться о способах и сроках получения от дистанционных работников подписанных оригиналов сведений о застрахованных.

В какой срок нужно представить сведения о застрахованных в ФСС?

Сведения о себе, которые вам представил работник, нужно передать в ФСС не позднее 3 рабочих дней с даты их полученияч. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ. Это касается как первичных сведений, так и сведений, поданных в связи с последующим изменением данных.

Законом № 255-ФЗ предельный срок направления сведения о застрахованных лицах на сотрудников, работавших по состоянию на 01.01.2022, не установлен. Заметим, что на сайтах ряда региональных отделений ФСС можно найти информацию о том, что Фонд признает этот факт, но тем не менее рекомендует завершить передачу сведений в начале 2022 г.сайт ФСС; сайт Новгородского регионального отделения ФСС; сайт отделения ФСС по Республике Саха (Якутия) Однако некоторые региональные отделения ФСС высказываются более конкретно: представить сведения нужно до 01.03.2022сайт Амурского регионального отделения ФСС; сайт Забайкальского регионального отделения ФСС. Важно понимать, что за подачу сведений, скажем, в апреле 2022 г. штраф работодателю все равно не грозит.

И все отделения ФСС сходятся на том, что при большой численности работников целесообразно распределить передачу сведений о застрахованных лицах на несколько этапов, с приоритетом в отношении женщин, планирующих отпуск по беременности и родам и (или) отпуск по уходу за ребенком или находящихся в таких отпусках.

Сведения о застрахованном лице работодатель должен подать в рамках СЭДО через бухгалтерские программы, в которых реализована передача сведений в электронном виде, или через спецоператоров. На бумаге такие сведения не представляются независимо от численности работников.

* * *

В настоящее время действует негласный переходный период. Пока ФСС отлаживает проактивный механизм назначения пособий, а работодатели осваивают СЭДО, у последних сохраняется возможность, как и прежде, представлять в ФСС реестры сведений для назначения пособий. Ни сам переходный период, ни точные сроки его завершения Законом № 255-ФЗ не предусмотрены. Специалисты Фонда говорят, что он может продлиться до конца первого полугодия. Но фактически у каждого работодателя переходный период будет свой.

Например, Кузбасское региональное отделение ФСС в Информационном письме, разосланном работодателям и опубликованном на сайтах администраций городов региона, предлагает ориентироваться на следующие знаковые моментыkemerovo.ru —> Главная —> Другие разделы —> Официально —> Фонд социального страхования РФ информирует —> Актуальные объявления для физических и юридических лиц —> Назначение и выплата пособий по обязательному социальному страхованию в проактивном режиме с 1 января 2022 года:

•появление возможности видеть статусы ЭЛН говорит о готовности программного обеспечения работодателя работать в проактивном режиме. На практике для получения сообщений о статусах ЭЛН обычно требуется предварительно направить в ФСС сведения о застрахованных;

•получение из ФСС первых предзаполненных сведений для назначения пособий («проактивных реестров») говорит о том, что уже можно не формировать самостоятельно реестры, а перейти на проверку и отправку предзаполненных сведений.