Директор без электронной подписи = штраф за бумажный отчет в ПФР?

Подписи еще нет, а обязанность подать СЗВ-ТД уже есть

Форму СЗВ-ТД со сведениями о приеме на работу нового сотрудника или об увольнении работника нужно представить в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа или подписания трудового договора, если вы не издаете приказы о приеме на работу. А сведения о прочих кадровых мероприятиях работников необходимо подавать не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором произошло кадровое событие, скажем перевод на другую должностьп. 2.4, подп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ).

Несмотря на то что сроки для сообщения в ПФР о приеме/увольнении работников установлены довольно сжатые, работодателям обычно удается представлять форму СЗВ-ТД без опозданий. Однако смена руководства может поставить компанию в затруднительное положение.

Дело в том, что организация, у которой за предыдущий месяц численность работающих зарегистрированных лиц превышает 10 человек, должна представлять СЗВ-ТД в форме электронного документа. И он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписьюп. 2.6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ. После увольнения прежнего директора полученная им электронная подпись становится недействительной. А новому директору для получения своей подписи требуется время.

Чтобы получить квалифицированную ЭП для организации, в удостоверяющий центр ФНС нужно предъявить паспорт и документ, подтверждающий полномочия действовать от имени фирмы без доверенности. Это может быть протокол общего собрания участников ООО об избрании директорапп. 1, 4, 7 ч. 2 ст. 18 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Для проверки представленных сведений удостоверяющий центр сам запросит выписку из ЕГРЮЛ по организациич. 2.2 ст. 18 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.

Вместе с тем в ПФР нужно подать СЗВ-ТД как на бывшего, так и на нового директора. Об увольнении прежнего директора компания может сообщить непосредственно в день издания приказа об увольнении, ведь электронная подпись увольняющегося руководителя в этот день еще действует. А вот с представлением сведений о приеме нового директора часто возникают сложности. Кроме того, в период отсутствия электронной подписи у нового руководителя у организации может возникнуть необходимость представления СЗВ-ТД и на других работников. Перед компанией встает вопрос, какой штраф платить:

•или за опоздание с электронным отчетом. Напомним, за несвоевременную подачу формы СЗВ-ТД должностному лицу организации грозит предупреждение или штраф в размере 300—500 руб. К ответственности привлекает Рострудч. 24 ст. 17 Закона № 27-ФЗ; ч. 2 ст. 15.33.2, ч. 1 ст. 23.12 КоАП РФ;

•или за несоблюдение формы представления отчетности. Если организация обязана сдавать отчетность в электронном виде, но представила бумажную форму СЗВ-ТД, ПФР может оштрафовать ее на 1000 руб.ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ

Многие фирмы предпочитают подать СЗВ-ТД вовремя, но на бумаге. Они полагают, что поскольку электронная подпись у них отсутствует в силу объективных обстоятельств, то вины в несоблюдении формы представления отчета просто нет. Только вот ПФР с этим не согласен. Давайте разберемся, можно ли оспорить штраф за бумажный отчет на том основании, что у организации просто не было возможности отчитаться электронно из-за отсутствия электронной подписи у ее директора.

Перспективы судебного разбирательства

Однозначная судебная практика по этому вопросу пока не сложилась. Сразу отметим, что в судебных разбирательствах коммерческие организации участвуют реже, чем бюджетные. Это неудивительно — многие фирмы просто предпочитают заплатить 1000 руб. и не судиться с ПФР.

Доводы работодателей в свою защиту. Из-за временного отсутствия электронной подписи у организации просто не было технической возможности подать сведения по форме СЗВ-ТД в электронном виде. А значит, вины компании в несоблюдении обязательной электронной формы представления отчетности в ПФР нет и штраф неправомерен.

Есть судебные решения, подтверждающие правомерность такой позициисм., например, Постановление АС ЗСО от 05.08.2022 № Ф04-3810/2022. При этом суды, ссылаясь на позиции Верховного суда и Конституционного суда, указывали, что при применении санкций необходимо учитывать принципы виновности и противоправности деяния, соразмерности наказания, презумпции невиновностип. 2.2 Постановления КС от 14.07.2003 № 12-П. В то время как ПФР подошел к вопросу формально и не выяснил факт виновности работодателя.

Аргументы ПФР. Специалисты Фонда считают, что работодатель должен был заранее озаботится тем, чтобы у него не возникла ситуация, когда представление формы СЗВ-ТД в электронном виде невозможно в связи с отсутствием электронной подписи у нового руководителя. Для этого, по мнению ПФР, можно было, скажем, заранее издать кадровый приказ, от даты которого ведется отсчет срока подачи СЗВ-ТД. Предлагается и иное универсальное решение проблемы — дополнительно наделить правом подписи отчетности в ПФР какое-либо должностное лицо работодателя.

В некоторых случаях суды не учитывают подобные аргументы и встают на сторону работодателя. Например, рассматривая спор между ПФР и региональным отделением таможенной службы, суд принял во внимание, что таможенный орган не вправе самостоятельно расширять круг лиц, за которыми закрепляется право подписи бухгалтерских и иных распорядительных документов в электронном видеПостановление 5 ААС от 06.08.2021 № 05АП-4449/2021. А в разбирательстве между ПФР и городской администрацией суд учел то обстоятельство, что заранее издать распорядительный акт о вступлении в должность главы города невозможно, так как это выборная должность. И отметил, что в администрации не было других лиц, уполномоченных на подписание ПФР-отчетностиРешение АС Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 11.05.2022 № А75-3046/2022 (Внимание! PDF-формат).

Однако встречаются и противоположные решения. Некоторые суды соглашаются с ПФР. Они отмечают, что наделение полномочиями на представление и подписание электронной подписью сведений в ПФР не только руководителя, но и бухгалтера или иного должностного лица — это зона контроля и ответственности работодателя. И если последний не принял меры, чтобы исключить ситуации, когда невозможно подать сведения по форме СЗВ-ТД своевременно и надлежащим образом, то его нельзя считать невиновнымРешение АС Новосибирской области от 16.03.2022 № А45-34306/2021 (Внимание! PDF-формат).

Заметим также, что какие-либо сложности с избранием нового руководителя суд тоже может не счесть основанием для освобождения от ответственности. Поскольку организационная неопределенность в работе организации не освобождает ее от выполнения обязанностей по соблюдению законодательства об индивидуальном (персонифицированном) учетеПостановление 8 ААС от 18.04.2022 № 08АП-1856/2022.

Как видим, спрогнозировать исход судебного разбирательства сложно. Однако даже если санкции будут признаны законными, суд может снизить размер штрафа. Причем нередко для этого не требуются какие-то особые смягчающие обстоятельства. В качестве таковых может быть признан даже сам факт подачи СЗВ-ТД не в установленном порядке с целью соблюдения сроков представления сведенийРешение АC Новосибирской области от 16.03.2022 № А45-34306/2021 (Внимание! PDF-формат).

* * *

Надо признать, что в аргументах ПФР в обоснование вины работодателей есть рациональное зерно. Если смена руководства происходит не внезапно (скажем, в связи со смертью директора), а запланирована заранее, то компании стоит по возможности предпринять меры, которые позволят ей продолжать представлять электронную отчетность в ПФР и в период директорской «пересменки». Например, возложить право подписания форм СЗВ-ТД на другое должностное лицо и оформить на его имя ЭП организации.

Другой вариант — заранее издать приказ о приеме на работу нового директора, чтобы форму СЗВ-ТД со сведениями о нем можно было подать в ПФР еще за подписью прежнего руководителя. СЗВ-ТД со сведениями о собственном увольнении старый директор также может подписать сам и представить эту форму в день издания приказа об увольнении. Такой вариант некоторые работодатели отвергают по той причине, что в ЕГРЮЛ все записи о смене руководства пройдут позднее.

Однако никаких противоречий тут нет, ведь полномочия у нового директора возникают, а у старого прекращаются не с момента внесения записи в ЕГРЮЛ, а с даты, определенной участниками общества на собрании. В ЕГРЮЛ лишь фиксируются произошедшие перемены. И если уж налоговая откажет во внесении изменений в ЕГРЮЛ и участники общества изберут другого руководителя, всегда можно будет подать СЗВ-ТД для отмены ранее поданных сведений.