Проверяем правильность заполнения товарной накладной: чек-лист для бухгалтера

Форма товарной накладной

Требования применять унифицированную форму товарной накладной сейчас нет. Утвердить можно и свою форму. Важным является наличие в документе всех необходимых реквизитов, в частности таких, какп. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ; ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ):

•дата составления;

•наименование всех сторон, участвующих в сделке: продавца и грузоотправителя, покупателя и грузополучателя;

•наименование материальных ценностей, количество и стоимость;

•наименование должностей, подписи, расшифровки подписей лиц, совершивших операции по отгрузке и приемке ценностей и ответственных за их оформление.

Многие компании и предприниматели при отпуске товаров пользуются существующей формой ТОРГ-12Альбом, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Она привычная, понятная, удобная, и в большинстве бухгалтерских программ именно эта форма применяется в качестве основного отгрузочного документа. Кроме того, она хорошо знакома всем организациям и не вызывает вопросов у контрагентов. С образцом заполнения ТОРГ-12 вы можете ознакомиться на сайте издательства «Главная книга» → Формы → Т → Товарная накладная (ТОРГ-12).

Сразу скажем, что ошибки в товарной накладной — не всегда повод для отказа в учете расходов и в вычете входного НДС. Главное — чтобы инспекторы могли точно идентифицировать продавца и покупателя, наименование товаров и их стоимостьПисьмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547.

Посмотрим, на какие опасные места в ТОРГ-12 надо обратить особое внимание, а на какие можно смотреть сквозь пальцы, как свести риски ошибок и их последствия к минимуму.

Особенности датирования

В товарной накладной есть целых пять дат:

•дата самой накладной — рядом с номером;

•дата договора, по которому производится отгрузка, — справа от даты товарной накладной;

•дата транспортной накладной — ниже даты договора. Эта строка заполняется, если груз доставляет автоперевозчик;

•дата отгрузки — под подписью лица, отпустившего груз;

•дата получения груза — под подписью грузополучателя.

Вот фрагмент товарной накладной с датами.

Что именно проверить. Во-первых, проверьте наличие в документе даты товарной накладной. Этот реквизит — обязательныйч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Затем убедитесь, что остальные даты соответствуют друг другу. Несмотря на то что эти даты обязательными не являются, их все равно лучше указать. Например, отгрузка и получение груза должны быть датированы не ранее, чем сама накладная. Это поможет избежать спорных ситуаций с контрагентом.

Какие возможны риски. В первую очередь рискует покупатель. Первичный документ при отсутствии или при неверном указании обязательных реквизитов к учету не принимается. И выходит, что получение товаров и их принятие на учет не подтверждено. А значит, покупателю товаров могут отказать в признании расходов и в вычете входного НДСп. 1 ст. 171, п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 252 НК РФ.

Но возможны проблемы и у продавца. Ведь при получении предоплаты продавец, начисливший с нее НДС, после отгрузки вправе принять авансовый налог к вычетуп. 12 ст. 171, п. 9. ст. 172 НК РФ. При этом он должен уплатить НДС с отгрузки. Но если есть претензии к отгрузочному документу, который при отсутствии обязательных реквизитов к учету не принимается, то можно говорить о рисках при принятии к вычету авансового НДС. В то время как уплатить НДС с отгрузки, скорее всего, все равно придется.

Кроме налоговых рисков, ошибки в датах товарной накладной могут привести к спорам с контрагентом о несвоевременном исполнении договорных обязательств. Например, в случае если сроки оплаты товара по условиям договора привязаны к датам отгрузки, а даты указаны с ошибкой. Здесь могут быть нарушены сроки оплаты, соответственно, контрагент будет пытаться применить санкции.

Что предпринять. В такой ситуации многое будет зависеть от других документов, оформленных по этой операции, например от счетов-фактур. Если в них есть нужная информация, которая послужит дополнительным доказательством в вашу пользу, то, возможно, вам удастся отстоять свое право на признание расходов и на вычет без исправления накладной. Но, вероятнее всего, отстаивать свою позицию вам придется в суде.

Так что лучше поправить даты в товарной накладной — указать их правильно. Это должен сделать поставщик.

Как исправить ошибки в первичных документах мы писали в , 2018, № 14.

Ошибки в наименовании сторон — участников сделки

В ТОРГ-12 есть строки, в которые нужно вписать наименование сторон, участвующих в сделке, — поставщика, грузоотправителя, грузополучателя и покупателя. Наименование может быть указано как полное, так и сокращенное. Если одной из сторон сделок является предприниматель, то в качестве наименования указываются его ф. и. о. Кроме того, в этих строках указываются адрес и банковские реквизиты сторон.

Приведем фрагмент товарной накладной с наименованием сторон — участников сделки.

Что именно проверить. Убедитесь, что в товарной накладной верно указаны наименования сторон сделки. Важно, чтобы проверяющие могли их идентифицировать.

Например, если ваша организация — продавец, то заполнить товарную накладную нужно, указав свои реквизиты в строке «Поставщик». В ней приводятся наименование, адрес вашей организации (по данным ЕГРЮЛ), а также телефон и банковские реквизиты. Заполнять при этом строку «Грузоотправитель и его адрес» необязательноПисьмо ФНС от 25.11.2014 № ЕД-4-15/24227@.

В качестве реквизитов организации-грузоотправителя в ТОРГ-12 указываются данные (наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты и пр.):

•или сторонней организации, являющейся грузоотправителем, если товар отгружается с ее склада (например, товар отгружается со склада вашего поставщика, минуя ваш склад);

•или вашей организации, если товар отгружается с вашего склада.

Реквизиты грузополучателя запросите у покупателя. Здесь должны быть указаны наименование, адрес, телефон, банковские реквизиты и иные реквизиты организации, которая фактически получает товар. Это может быть сам покупатель или сторонняя компания, которой повезут товар.

В строке «Плательщик» приводятся наименование, адрес (по данным ЕГРЮЛ), телефон и банковские реквизиты покупателя. Эту строку можно не заполнять, если покупатель является и грузополучателем, и плательщиком, потому что в таком случае покупатель уже указан в накладной и идентифицировать его можно без проблем.

Если же в сделке присутствует третья сторона, то в первую очередь обратите внимание на то, кем выступают при отгрузке и получении товаров продавец и покупатель, сверьте правильность их наименований.

Какие возможны риски. Неуказание сторон — участников сделки, указание других лиц или опечатка в наименовании может повлечь отказ в признании расходов и в вычете входного НДСст. 54.1, п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 252 НК РФ. Ведь хозяйственная операция будет отражена на основании первичного документа, оформленного ненадлежащим образом. А допущенные ошибки не позволят проверяющим идентифицировать стороны сделки.

Помимо этого, не исключены и проблемы между сторонами сделки. Ведь если реквизиты указаны неверно, любая из сторон может заявить, что отгрузки не было.

Например, товар везла сторонняя фирма и продавец указал ее в качестве грузополучателя, а покупателя — в качестве плательщика. Если часть товара недопоставлена, то перевозчик может отказаться от претензий, ссылаясь на то, что не являлся грузополучателем. Одновременно проблемы могут возникнуть и с покупателем, ведь вместо его реквизитов указаны данные сторонней фирмы. На этом основании он может, к примеру, отказаться от оплаты товара, даже если тот полностью отгружен.

Аналогичные проблемы могут возникнуть и с продавцом, если в качестве грузоотправителя ошибочно указана не та организация. Допустим, товар отгружали не со склада продавца, но он указан и как грузоотправитель, и как поставщик. Если товар отгружен не весь или оказался бракованным, то продавец может не принять претензий, сославшись на то, что такой товар с его склада не поставлялся.

Что предпринять. Если в реквизитах допущена ошибка, которая не препятствует идентификации сторон (например, вместо заглавных букв в наименовании указаны строчные), товарную накладную можно не исправлятьПисьмо Минфина от 15.05.2019 № 07-01-09/34738. Но из-за нестыковок с другими документами, возможно, придется представлять пояснения налоговикам.

Если часть реквизитов в соответствующих строках отсутствует, впишите их вручную. В частности, если продавец не вписал банковские реквизиты, покупатель может внести их сам. Важно только сообщить об этом продавцу, чтобы и он дополнил документ. Ведь оба экземпляра товарной накладной должны быть идентичны.

Если ошибка не позволит проверяющим идентифицировать стороны сделки (например, допущена опечатка в ф. и. о. предпринимателя), товарную накладную лучше исправить.

На практике рядом с наименованием часто указывают еще и ИНН каждой из сторон. Прямого требования приводить ИНН в товарной накладной нет, но его наличие поможет избежать лишних споров с налоговой инспекцией. Ведь налоговики смогут по ИНН идентифицировать стороны сделки, даже если в наименовании будут допущены ошибкиПисьма ФНС от 16.06.2017 № ЕД-4-15/11485; Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547.

Несоответствия в наименовании, количестве и стоимости товара

В табличной части товарной накладной указываются данные о поставленных товарах — их наименование, количество, единица измерения, цена, сумма без учета НДС, НДС (если есть) и сумма с учетом НДС.

Приведем фрагмент товарной накладной с табличной частью.

Что именно проверить. Проверьте, соответствует ли наименование товара в товарной накладной указанному в договоре (спецификации к договору). Указывать только артикул без наименования товара, его кода и характеристики нельзя.

Обратите внимание на стоимость и количество товаров. Контролирующие органы настаивают, в частности, на том, что данные счета-фактуры должны совпадать с данными отгрузочного документаПисьмо ФНС от 11.04.2012 № ЕД-4-3/6103 (п. 1).

Количество мест и масса товара, приведенные под таблицей, должны совпадать с данными в табличной части товарной накладной.

Какие возможны риски. Несоответствие наименования товара в накладной указанному в договоре может привести к спорам с контрагентом по поводу принятия и оплаты товара, а также возврата уплаченного авансап. 1 ст. 468 ГК РФ.

А налоговики сочтут, что из-за расхождений в наименовании товар нельзя идентифицировать. Итог будет таким же, как и при других ошибках: отказ в вычете по НДС и исключение расходов по налогу на прибыль.

Несоответствие количества мест и массы товара, указанных под таблицей, с данными в таблице — это основание для налоговой запросить дополнительные пояснения.

Что предпринять. Все ошибки в табличной части надо исправлять на месте, при приеме товаров. Однако возможны случаи, когда несоответствия вы обнаружили позже. Например, организация получает счет на оплату, в котором указана сумма, отличная от той, что была в накладной. Или в выставленном счете-фактуре значится другое наименование товара. Запросите у контрагента пояснения. Если причина — ошибки в ТОРГ-12 и вы согласны на новую стоимость или иное наименование, то попросите поставщика исправить накладную.

Отсутствие подписей сторон

В товарной накладной ТОРГ-12 предусмотрены подписи лиц, совершивших отгрузку и приемку товаров, а также лиц, ответственных за ее оформление со стороны продавца (грузоотправителя) и покупателя (грузополучателя). При этом законом установлен обязательный реквизит — должности и подписи сторон сделкипп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Приведем фрагмент товарной накладной с подписями сторон и расшифровками подписей.

Что именно проверить. Проверьте наличие всех подписей. Этот реквизит обязательный, поскольку закон требует и подписи лиц, совершивших сделку, и подписи лиц, ответственных за оформление.

В бумажной товарной накладной подпись должна проставляться собственноручно. Документ с факсимильной подписью в качестве оправдательного документа для учета расходов контролирующими органами не принимаетсяПисьма Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81951, от 10.06.2021 № 03-11-11/45946.

Подписи должны проставляться с указанием фамилий, инициалов и должностей лиц, подписавших товарную накладную.

Товарную накладную должны подписывать:

•в строке «Отпуск груза разрешил» — представитель продавца (руководитель организации или иное уполномоченное лицо);

•в строке «Главный (старший) бухгалтер» — главный бухгалтер продавца или другой уполномоченный работник бухгалтерии;

•в строке «Отпуск груза произвел» — лицо, фактически отгрузившее товар со склада и имеющее право подписи документов на отпуск. Например, кладовщик или менеджер по продажам со стороны продавца. Если подпись ставит лицо, действующее на основании доверенности, указывать ее реквизиты необязательно, отдельной строки в ТОРГ-12 для этого не предусмотрено;

•в строке «Груз принял» — лицо, принявшее товар в месте его передачи, отличном от склада покупателя (грузополучателя). Например, на складе продавца (грузоотправителя) это может быть работник покупателя, скажем менеджер по закупкам. Или, если товар перевозит транспортная компания, нанятая покупателем, это может быть ее представитель. На лиц, получающих товар от имени покупателя, оформляется доверенность, ее реквизиты указывают в строке «По доверенности № __ от “__” _____ года»;

•в строке «Груз получил грузополучатель» — лицо, принявшее груз на складе покупателя (например, кладовщик).

Какие возможны риски. Отсутствие подписей в накладной может стать причиной отказа налоговых органов в признании расходов и в вычете входного НДСп. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ; Письмо ФНС от 16.06.2017 № ЕД-4-15/11485; Определение ВС от 28.01.2016 № 306-КГ15-18697.

Что предпринять. Если нет подписей ответственных лиц контрагента на накладной, попросите его дооформить документ.

* * *

Если ваш продавец находится в другом населенном пункте, возможны проблемы с получением оригинала накладной. Копия, принятая, к примеру, по email, может использоваться только для оперативного принятия каких-то управленческих решений. Для бухгалтерского и налогового учета позаботьтесь об оригиналах. Иначе, помимо штрафа 10 000 руб. за отсутствие первички, налоговики снимут расходы, вычет входного НДС, начислят штрафы и пенист. 120, п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ; Письмо Минфина от 20.11.2020 № 03-03-06/3/101451.