Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 октября 2021 г.
Содержание журнала № 20 за 2021 г.
Проверяем правильность заполнения товарной накладной: чек-лист для бухгалтера
Форма товарной накладной
Требования применять унифицированную форму товарной накладной сейчас нет. Утвердить можно и свою форму. Важным является наличие в документе всех необходимых реквизитов, в частности таких, какп. 1 ст. 252, п. 1 ст. 172 НК РФ; ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ):
•дата составления;
•наименование всех сторон, участвующих в сделке: продавца и грузоотправителя, покупателя и грузополучателя;
•наименование материальных ценностей, количество и стоимость;
•наименование должностей, подписи, расшифровки подписей лиц, совершивших операции по отгрузке и приемке ценностей и ответственных за их оформление.
Многие компании и предприниматели при отпуске товаров пользуются существующей формой ТОРГ-12Альбом, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Она привычная, понятная, удобная, и в большинстве бухгалтерских программ именно эта форма применяется в качестве основного отгрузочного документа. Кроме того, она хорошо знакома всем организациям и не вызывает вопросов у контрагентов. С образцом заполнения ТОРГ-12 вы можете ознакомиться на сайте издательства «Главная книга» → Формы → Т → Товарная накладная (ТОРГ-12).
Справка
В электронном виде товарная накладная по форме № ТОРГ-12 не составляется. Для оформления приемки-передачи товаров используют специальный форматформат, утв. Приказом ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
Сразу скажем, что ошибки в товарной накладной — не всегда повод для отказа в учете расходов и в вычете входного НДС. Главное — чтобы инспекторы могли точно идентифицировать продавца и покупателя, наименование товаров и их стоимостьПисьмо Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547.
Посмотрим, на какие опасные места в ТОРГ-12 надо обратить особое внимание, а на какие можно смотреть сквозь пальцы, как свести риски ошибок и их последствия к минимуму.
Особенности датирования
В товарной накладной есть целых пять дат:
•дата самой накладной — рядом с номером;
•дата договора, по которому производится отгрузка, — справа от даты товарной накладной;
•дата транспортной накладной — ниже даты договора. Эта строка заполняется, если груз доставляет автоперевозчик;
•дата отгрузки — под подписью лица, отпустившего груз;
•дата получения груза — под подписью грузополучателя.
Вот фрагмент товарной накладной с датами.
| Основание | |||
договор, заказ-наряд | дата | ||
| Транспортная накладная | номер | ||
| дата | |||
| Вид операции | |||
| Номер документа | Дата составления | ||
| ТОВАРНАЯ НАКЛАДНАЯ |
...
| Отпуск груза произвел | должность | подпись | расшифровка подписи | Груз получил грузополучатель | должность | подпись | расшифровка подписи | ||
| М. П. «___» ________________ года | М. П. «___» ________________ года | ||||||||
Что именно проверить. Во-первых, проверьте наличие в документе даты товарной накладной. Этот реквизит — обязательныйч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.
Затем убедитесь, что остальные даты соответствуют друг другу. Несмотря на то что эти даты обязательными не являются, их все равно лучше указать. Например, отгрузка и получение груза должны быть датированы не ранее, чем сама накладная. Это поможет избежать спорных ситуаций с контрагентом.
По данным нашего опроса, 36% респондентов хотели бы уметь по щелчку пальцев заполнять всю отчетность сразу и без ошибок. Думаем, бухгалтеры не отказались бы расширить эту способность и на первичку
