ОСН

Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт

Документальное подтверждение затрат в налоговых целях имеет большое значение. При отсутствии полного и правильно оформленного комплекта документов признавать расходы для расчета налога на прибыль рискованно. Приведенные примеры первичных документов помогут вам в обосновании убытков прошлых лет, представительских расходов, затрат на рекламу в соцсетях, расходов на эксплуатацию служебного автомобиля.

Какая первичка потребуется для обоснования ряда налоговых расходов

При подтверждении суммы прошлогодних убытков соблюдайте сроки хранения документов

Если за предыдущие годы у организации образовался налоговый убыток, то по общему правилу на него можно уменьшить «прибыльную» базу текущего отчетного (налогового) периода. Убыток можно переносить на будущее в той очередности, в какой он возникпп. 1, 3 ст. 283, ст. 285 НК РФ. При переносе убытков нужно учитывать ряд ограничений, в частности налоговую базу текущего периода можно уменьшать на убытки прошлых лет не более чем на 50%п. 2.1 ст. 283 НК РФ.

Перечень документов, которые нужно хранить в подтверждение суммы убытка, уменьшающего базу по налогу на прибыль, НК не установлен. По логике для его обоснования потребуютсяПостановления АС ЗСО от 10.08.2021 № Ф04-7946/2020; АС МО от 19.03.2024 № Ф05-3483/2024:

•первичные документы (накладные, УПД, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, справки/ведомости, акты приема-передачи, кассовые и товарные чеки и пр.);

•налоговые регистры;

•налоговые декларации за прошлые периоды, в которых отражен убыток;

•акты проверок налоговых органов, в которых подтвержден убыток.

Хранить подтверждающие убыток документы надо в течение всего срока, когда вы уменьшаете налоговую базу по налогу на прибыль на сумму прошлогодних убытков (то есть переносите убытки на будущее)п. 1 ст. 252, п. 4 ст. 283 НК РФ; Письмо Минфина от 25.03.2024 № 03-03-06/2/26403. И затем нужно обеспечить сохранность этих документов еще в течение 5 лет после окончания года, в котором в составе расходов признана последняя часть убыткаподп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; Письмо Минфина от 28.01.2022 № 03-03-06/3/5632.

Хранить документы, подтверждающие понесенные убытки, можно не только на бумажных носителях, но и в электронном виде, подписанные электронной подписью. В том числе простой и усиленной неквалифицированной электронной подписью при наличии соглашения об ЭДОПисьмо Минфина от 05.12.2022 № 03-03-10/118589.

Для учета представительских расходов подготовьте полный комплект документов

Представительские расходы — это затраты организации на проведение переговоров с контрагентами и клиентами, а также на организацию заседаний совета директоров. К представительским расходам относятся расходы на официальный прием (например, завтрак, обед, ужин, буфетное обслуживание), транспортное обеспечение участников встречи к месту проведения мероприятия, услуги переводчиковподп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК РФ; Письма Минфина от 30.10.2023 № 03-03-06/1/103183, от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848. Расходы на организацию развлечений и отдыха к представительским расходам не относятся.