ОСН УСН

Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт

Для успешного ведения бизнеса организации особенно важно быть всегда на связи с контрагентами, госструктурами и сотрудниками. Какими видами связи чаще всего пользуются организации в рамках своей деятельности? На что приходится тратиться, чтобы постоянно быть на связи? Какими документами должны быть оформлены расходы на связь? Ведь от документального оформления зависит и налоговый учет таких расходов. Об этом — далее.

Как оформить и учесть расходы на связь: Интернет, почту, стационарный телефон

Учет услуг почтовой связи

Почтовые расходы, как правило, связаны с отправлением писем, посылок, бандеролей и иной корреспонденции. В зависимости от вопросов, которые решают различные подразделения организации, адресатами могут быть юрлица, физлица и госорганы. Кроме отправки корреспонденции (писем, посылок или бандеролей), организации иногда оплачивают аренду почтового абонентского ящика, проведение денежных переводов, покупают почтовые конверты, марки и маркированные конверты.

Документы. Если с почтой заключен договор на почтовые услуги, то у организации подтверждением почтовых расходов будет акт на оказанные услуги (УПД). Если каждое почтовое отправление оплачивается отдельно при отправке (то есть договора на почтовые услуги нет), то подтверждением трат будут квитанции и чеки ККТ.

Марки и маркированные конверты — это госзнаки почтовой оплаты, которые подтверждают расчет за услуги почтовой связи. Они относятся к денежным документам. Немаркированные конверты — это обычные канцелярские товары. Из-за этого оформление и учет их будут различаться.

Принять немаркированные конверты к учету можно, составив приходный ордер или акт. Подтвердить их расходование можно требованием-накладной (документ оформляется при выдаче конвертов работнику), актом или отчетом об использовании конвертов.

Движение марок и маркированных конвертов следует отражать в журнале учета денежных документов. Его форму можно разработать самостоятельно, например в таком виде.

Вид и реквизиты денежных документов (номер, серия, номинал)	Поступление				Выбытие				Остаток		Подпись кассира
	Дата	Коли­чество	Стои­мость, руб.	Подпись кассира	Дата и основание выдачи/списания	Коли­чество	Стои­мость, руб.	Ф. и. о. и подпись работника	Коли­чество	Стои­мость, руб.

Если же, к примеру, подотчетное лицо покупает марки и конверты и сразу же использует их для отправления корреспонденции, то отражать их поступление в кассу (на склад) организации не надо. В этом случае в обычном порядке надо признать расход по авансовому отчету подотчетного лицаПисьмо Минфина от 11.02.2022 № 02-07-05/9717.

Налог на прибыль и «доходно-расходная» УСН. Если есть документальное подтверждение почтовых расходов (договор, акты, УПД, чеки, квитанции) и они связаны с деятельностью организации, то плату за отправку корреспонденции, аренду абонентского почтового ящика, плату за отправку денежных переводов, за марки и маркированные конверты можно учесть и в «прибыльных», и в «упрощенных» расходах в качестве расходов на почтовые услугиподп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Затраты на приобретение немаркированных конвертов можно учесть как расходы на канцелярские товарыподп. 24 п. 1 ст. 264, подп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.