Как оформить и учесть расходы на связь: Интернет, почту, стационарный телефон

Учет услуг почтовой связи

Почтовые расходы, как правило, связаны с отправлением писем, посылок, бандеролей и иной корреспонденции. В зависимости от вопросов, которые решают различные подразделения организации, адресатами могут быть юрлица, физлица и госорганы. Кроме отправки корреспонденции (писем, посылок или бандеролей), организации иногда оплачивают аренду почтового абонентского ящика, проведение денежных переводов, покупают почтовые конверты, марки и маркированные конверты.

Документы. Если с почтой заключен договор на почтовые услуги, то у организации подтверждением почтовых расходов будет акт на оказанные услуги (УПД). Если каждое почтовое отправление оплачивается отдельно при отправке (то есть договора на почтовые услуги нет), то подтверждением трат будут квитанции и чеки ККТ.

Марки и маркированные конверты — это госзнаки почтовой оплаты, которые подтверждают расчет за услуги почтовой связи. Они относятся к денежным документам. Немаркированные конверты — это обычные канцелярские товары. Из-за этого оформление и учет их будут различаться.

Принять немаркированные конверты к учету можно, составив приходный ордер или акт. Подтвердить их расходование можно требованием-накладной (документ оформляется при выдаче конвертов работнику), актом или отчетом об использовании конвертов.

Движение марок и маркированных конвертов следует отражать в журнале учета денежных документов. Его форму можно разработать самостоятельно, например в таком виде.

Если же, к примеру, подотчетное лицо покупает марки и конверты и сразу же использует их для отправления корреспонденции, то отражать их поступление в кассу (на склад) организации не надо. В этом случае в обычном порядке надо признать расход по авансовому отчету подотчетного лицаПисьмо Минфина от 11.02.2022 № 02-07-05/9717.

Налог на прибыль и «доходно-расходная» УСН. Если есть документальное подтверждение почтовых расходов (договор, акты, УПД, чеки, квитанции) и они связаны с деятельностью организации, то плату за отправку корреспонденции, аренду абонентского почтового ящика, плату за отправку денежных переводов, за марки и маркированные конверты можно учесть и в «прибыльных», и в «упрощенных» расходах в качестве расходов на почтовые услугиподп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Затраты на приобретение немаркированных конвертов можно учесть как расходы на канцелярские товарыподп. 24 п. 1 ст. 264, подп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Если организация почтой отправляет товары покупателю, то почтовые затраты надо учитывать как расходы, связанные с реализацией товаровподп. 3 п. 1 ст. 268, ст. 320, подп. 23 п. 1 ст. 346.16, подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.

По общему правилу почтовые расходы по налогу на прибыль при методе начисления признаются на дату расчетов по договору, на дату предъявления документов, которые служат основанием для расчетов, либо на последнее число отчетного (налогового) периодаподп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ. Затраты на приобретение марок и конвертов надо учитывать в периодах их фактического использованияп. 1 ст. 272 НК РФ. Если их приобрел и использовал работник, получивший деньги под отчет, то расход признается на дату утверждения авансового отчетаподп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ.

Почтовые расходы при УСН признаются в том периоде, когда они были фактически понесены и оплаченып. 2 ст. 346.17 НК РФ.

НДС. Принимать входной НДС к вычету по почтовым расходам организации на ОСН должны в обычном порядке на основании счета-фактурыПисьма Минфина от 03.09.2018 № 03-07-11/62786, от 14.02.2017 № 03-07-11/8245. Если организация примет НДС к вычету, например, по кассовому чеку без счета-фактуры, это приведет к претензиям со стороны налоговых органов.

На «доходно-расходной» упрощенке входной НДС можно учесть в затратах как отдельный вид расходовподп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Входного НДС при покупке марок и маркированных конвертов не будет, их продажа НДС не облагаетсяподп. 9 п. 2 ст. 149 НК РФ.

Бухучет. Марки и маркированные конверты, подтверждающие оплату услуг почтовой связи, относятся к денежным документам. Затраты на их приобретение нужно отражать по дебету счета 50, субсчет «Денежные документы», и кредиту счетов 60/71/76. Списание марок и маркированных конвертов надо отражать по кредиту счета 50, субсчет «Денежные документы», в дебет счетов затрат 26/44.

Если подотчетное лицо покупает марки и конверты и сразу же отправляет корреспонденцию, то признать в расходах их стоимость надо как обычно — по авансовому отчету подотчетного лица: по дебету счетов учета затрат 26/44 и кредиту счета 71.

Немаркированные конверты относятся к запасам, предназначенным для управленческих нуждп. 3 ФСБУ 5/2019; п. 7.4 ПБУ 1/2008. Их можно:

•или отражать с использованием счета 10;

•или в периоде покупки включать сразу в управленческие расходы (если такое правило закреплено в учетной политике).

Плату за отправку корреспонденции, аренду абонентского почтового ящика, плату за отправку денежных переводов надо отражать по дебету счетов учета затрат 26/44 и кредиту счетов 60/71/76. Почтовые расходы на доставку товаров до покупателей нужно относить в дебет счета 44.

Учет расходов на интернет-связь

Затраты на Интернет обычно складываются из расходов на подключение к сети и текущих расходов на оплату услуг телематической связи (интернет-связи).

Документы. С оператором связи (провайдером) организация должна заключить договор. По результатам оказания услуги подключения или ежемесячно за услуги связи провайдер, как правило, выставляет акты или УПД, счет-фактуры и счета на оказанные услуги.

Для обоснования интернет-расходов, помимо договора с провайдером и подписанных актов, может пригодиться положение об использовании Интернета в организации, списки работников, которые в силу своих производственных обязанностей должны пользоваться Интернетом, их должностные инструкции, заявки от руководителей подразделений на предоставление доступа в Интернет конкретным работникам.

Если оплачивались дополнительные сервисы и услуги, потребуются приказы с обоснованием их необходимости для деятельности организации.

Документальным основанием для создания и введения в эксплуатацию локальной сети могут быть акт сдачи-приемки выполненных монтажных работ и акт о приеме-передаче объекта ОС (форма № ОС-1) или другой документ, утвержденный организацией.

Налог на прибыль и «доходно-расходная» УСН. Если по условиям договора нужно заплатить провайдеру за подключение к сети, то такие расходы можно учесть единовременно как услуги связип. 33 ст. 2 Закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ; подп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Если речь идет о создании в помещении компании-пользователя локальной сети, которая потребуется, чтобы объединить несколько компьютеров (и она останется в собственности у этой компании), то стоимость комплектующих (кабелей, серверов, маршрутизаторов, хабов, роутеров и пр.), а также работ по подключению и наладке надо учестьподп. 3 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 256, подп. 1, 5 п. 1, пп. 3, 4 ст. 346.16 НК РФ:

•или как материальные расходы единовременно — если совокупная сумма этих затрат 100 000 руб. и менее;

•или как объект ОС — и списывать в расходы через амортизацию при ОСН (равномерно в течение первого календарного года ввода в эксплуатацию при УСН). Этот вариант подходит, когда совокупная сумма затрат более 100 000 руб.

Текущие затраты на Интернет можно учесть при расчете налога на прибыль и на упрощенке как расходы на услуги связиподп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

НДС. Входной НДС по интернет-услугам принимается к вычету организациями на ОСН в обычном порядке на основании выставленных провайдером счетов-фактур. Организации на УСН с объектом «доходы минус расходы» входной НДС учитывают как отдельный вид расходовподп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Бухучет. Расходы на подключение к Интернету и периодические текущие затраты включаются в состав расходов по обычным видам деятельности в обычном порядкеп. 5 ПБУ 10/99. И отражаются по дебету счетов учета затрат 20/26/44 и кредиту счетов 60/76.

Расходы на создание локальной сети можно учесть в стоимости капвложений в новый объект ОС. Первоначальная стоимость объекта определяется в сумме фактических затратп. 12 ФСБУ 6/2020; пп. 9—12 ФСБУ 26/2020 и формируется по дебету счетов 08/07 и кредиту счетов 60/69/70. Введение в эксплуатацию смонтированной локальной сети с присоединенными к ней компьютерами отражается по дебету счета 01 и кредиту счета 08. Погашается стоимость локальной сети через амортизацию. В дальнейшем к локальной сети можно подключать новое оборудование. Это будет улучшением объекта ОСпп. 4, 24 ФСБУ 6/2020.

Организация может принять решение учитывать стоимость оборудования для локальной сети, отвечающего признакам, установленным в п. 4 ФСБУ 6/2020, и имеющего стоимость ниже установленного организацией лимита, расходами периода, в котором они приобретены. И списывать их стоимость в дебет счетов учета затрат. А для контроля за их движением и сохранностью — учитывать за балансом. Такое решение надо закрепить в учетной политикеп. 5 ФСБУ 6/2020.

Учет расходов на пользование стационарным телефоном

В состав расходов, связанных с использованием стационарной телефонной связи, входят затраты:

•на приобретение телефонных аппаратов и телефонной станции;

•на прокладку телефонных кабельных линий внутри здания/помещения;

•на подключение к местной телефонной сети с предоставлением телефонного номера;

•на текущие платежи за пользование стационарной телефонной связью.

Документы. Организация заключает договор с оператором на оказание услуг связи. Для признания расходов организации связи обычно выставляют акты об оказанных услугах (УПД), счета-фактуры и счета.

Если работники для производственных целей пользуются междугородной и международной связью, для обоснования таких расходов потребуются детализированные счета оператора связи, утвержденный перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование междугородной и международной связи.

Документальным основанием прокладки кабельной телефонной линии и введения ее в эксплуатацию будут акт сдачи-приемки выполненных монтажных работ и акт о приеме-передаче объекта ОС (форма № ОС-1) или другой документ, утвержденный организацией. Покупку телефонов и телефонной станции подтвердят накладные (УПД).

Налог на прибыль и «доходно-расходная» УСН. Затраты на подключение к телефонной сети и текущие платежи за услуги телефонной связи можно учесть единовременно как услуги связиподп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Оплату междугородных и международных переговоров работников в личных целях во избежание претензий со стороны проверяющих из налогооблагаемой базы необходимо исключить.

Если стоимость телефонной кабельной линии (совокупный размер затрат на ее прокладку), стоимость телефона и телефонной станции — более 100 000 руб. (по отдельности для каждого объекта), то учитывать их надо как объекты ОС и списывать стоимость в расходы через амортизацию. А при УСН — равномерно в течение первого года ввода в эксплуатацию. Если стоимость каждого объекта — 100 000 руб. и менее, то их можно учесть единовременно как материальные расходыподп. 3 п. 1 ст. 254, п. 1 ст. 256, подп. 1, 5 п. 1, пп. 3, 4 ст. 346.16 НК РФ.

НДС. Входной НДС по расходам на телефонную связь принимается к вычету в обычном порядке после получения счета-фактуры. НДС со стоимости личных звонков работников (если их стоимость оплачивается оператору) к вычету принимать нельзя.

На «доходно-расходной» упрощенке входной НДС включается в расходы в обычном порядкеподп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

НДФЛ и страховые взносы. Стоимость междугородных и международных разговоров работников в служебных целях не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносамип. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ. А вот разговоры, которые велись в личных интересах работника, оплаченные организацией, будут считаться его доходом в натуральной форме, а их стоимость надо включить в облагаемый НДФЛ и взносами доходп. 2 ст. 211, п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ. Если работник компенсирует стоимость личных звонков организации, то дохода у него не будет. Удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы в этом случае не надо.

Бухучет. Купленные телефонные аппараты и телефонная станция могут быть приняты к учету как основные средства или как запасы. Телефоны надо принять в качестве ОС, если срок их использования составляет более 12 месяцев, а стоимость — больше установленного организацией лимитапп. 4, 5 ФСБУ 6/2020. В этом случае стоимость телефонов погашается путем начисления амортизациип. 27 ФСБУ 6/2020; п. 16 ПБУ 10/99.

Если стоимость телефонов меньше установленного лимита, то их можно учесть как запасып. 3 ФСБУ 5/2019, пп. 4, 5 ФСБУ 6/2020; Письмо Минфина от 28.01.2022 № 07-01-09/5961. А на дату передачи для использования стоимость телефонов списать на счета учета затратподп. «б» п. 41, подп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019. Выбор счета затрат зависит от того, какому подразделению организации передаются телефонные аппаратыпп. 5, 11 ПБУ 10/99.

Если свободные абонентские линии в телефонных кабелях связи отсутствуют, то могут потребоваться работы по прокладке недостающих линий связи. Как правило, срок использования телефонной линии связи составляет более 12 месяцев, а стоимость достаточно существенная. Если затраты на прокладку кабельной телефонной линии проводятся за счет организации, то при указанных условиях стоимость телефонной линии формирует объект ОС организации и отражается на счете 08, а после завершения работ списывается в дебет счета 01.

Затраты на подключение к уже существующей телефонной линии и текущие платежи за пользование телефонной связью учитываются как расходы по обычным видам деятельностип. 5 ПБУ 10/99. И отражаются по дебету счетов учета затрат 20/26/44 и кредиту счетов 60/76.

* * *

О нюансах учета и оформления расходов на мобильную телефонную связь вы узнаете в одном из наших следующих номеров.