Прослеживаемость товаров: разбираемся с первыми сложностями

С 1 июля старые формы счета-фактуры и УПД под запретом

У нас нет прослеживаемых товаров. Можем ли мы продолжать выставлять бумажные счета-фактуры по прежней форме?

— Так лучше не делать. Это не соответствует действующим правилам. Даже если у вас нет прослеживаемых товаров, используйте новую форму. Она действует с 01.07.2021, и никаких исключений в правилах нет. Тем более что (обратите внимание!) часть изменений в форме счета-фактуры никак не связана с прослеживаемостью. ФНС уже подтвердила, что применение старой формы счета-фактуры, действовавшей до 01.07.2021, в настоящее время неправомерноутв. Постановлением Правительства от 02.04.2021 № 534; Письмо ФНС от 17.08.2021 № СД-4-3/11571@ (п. 2).

Неизвестно, как проверяющие отреагируют, если вы выставите счет-фактуру по старой форме. Возможно, они расценят это как отсутствие счета-фактуры: поскольку у вас нет счета-фактуры по актуальной форме, то у вас вообще нет счета-фактуры. А за это предусмотрен штраф как для продавца, так и для покупателя: 10 тыс. руб. или даже 30 тыс. руб., когда нет счетов-фактур в нескольких кварталахст. 120 НК РФ.

Кроме того, могут возникнуть сложности с вычетом НДС у покупателя. По общему правилу он не должен регистрировать в книге покупок счета-фактуры, не соответствующие требованиям, установленным ст. 169 НК РФ и приложениями № 1 и 2 Постановления Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137п. 3 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (далее — Постановление № 1137).

Можно, конечно, возразить, что в НК РФ установлен закрытый перечень обстоятельств, когда НДС не может быть принят к вычету. А именно в случаях, если в счете-фактуре не будет реквизитов, перечисленных в пп. 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ. При этом НК не ставит препятствий для принятия вычета по счету-фактуре, который содержит несущественные дефекты, не мешающие идентифицироватьп. 2 ст. 169 НК РФ:

•продавца и покупателя, а также сумму и ставку НДС;

•наименование и стоимость отпущенных товаров (работ, услуг).

Так что возможно, что в споре с налоговиками покупателю удастся доказать, что сама по себе устаревшая форма счета-фактуры не должна влиять на вычет. Однако все подобные споры вам придется разрешать в суде, так что легче и проще не давать повода для споров. Обновите формат, который вы используете при выставлении счетов-фактур, и попросите об этом своих поставщиков.

«Прослеживаемые» графы в счете-фактуре на непрослеживаемый товар

Выставляем счета-фактуры через систему электронного документооборота. Обязательно ли наличие столбцов 12, 12а и 13 в таких счетах-фактурах по непрослеживаемому товару?

— Правилами заполнения сделано исключение лишь для бумажных счетов-фактур: если они составляются на товары, не подлежащие прослеживаемости, работы, услуги, имущественные права. В этом случае графы 12—13 можно не формироватьп. 2(2) Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137 (далее — Правила заполнения счета-фактуры); Письмо ФНС от 28.06.2021 № ЕА-4-15/9015@.

При выставлении счетов-фактур в электронной форме с использованием телекоммуникационных каналов связи для вычета входного НДС покупателю необходим счет-фактура в электронной форме, сформированный в соответствии с утвержденным форматомп. 9 ст. 169 НК РФ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица продавцап. 2 Порядка, утв. Приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.

Утвержденный формат электронного счета-фактуры предполагает наличие столбцов 12, 12а и 13. Причем независимо от того, прослеживаемый товар или нетПисьмо Минфина от 08.09.2017 № 03-07-09/57881.

Отгрузка в конце июня, счет-фактура — в начале июля. Определяемся, как регистрировать

Товар отгружен в конце июня: 29-го и 30-го числа. Поставщик выставил покупателю счет-фактуру в начале июля по новой форме. В каком периоде надо зарегистрировать этот счет-фактуру продавцу в книге продаж:
•или во II квартале — ориентируясь на дату отгрузки, не придавая значения тому, что в этом квартале действовала еще старая форма счета-фактуры;
•или в III квартале — ориентируясь на то, что счет-фактура выставлен уже в новом периоде и по новой форме, которая действует с 01.07.2021?
И в каком периоде покупатель сможет зарегистрировать полученный счет-фактуру в книге покупок?

— Поскольку счет-фактура составлен в начале июля, поставщик правильно сделал, выставив его по новой форме. Причем не имеет значения, когда произошла отгрузка: в конце июня или в начале июля.

Поставщик должен зарегистрировать счет-фактуру в книге продаж в том квартале, в котором возникает налоговое обязательствоп. 2 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением № 1137. То есть в рассматриваемой ситуации — во II квартале (последними числами июня). То, что сам счет-фактура выставлен в начале июля (в III квартале), не имеет значения.

Покупатель же может принять к вычету НДС по июльским счетам-фактурам во II квартале, если выполняются одновременно два следующих условия:

•полученные товары он принял к учету во II квартале;

•счета-фактуры получены им до 25.07.2021, то есть до срока представления декларации по НДС за II кварталп. 1.1 ст. 172 НК РФ; Письма Минфина от 17.08.2020 № 03-03-06/1/72012, от 14.02.2019 № 03-07-11/9305.

То, что счет-фактура составлен по новой форме, не мешает покупателю применить вычет входного НДС во II квартале.

Исправленный счет-фактуру выставляем по той же форме, что и ошибочный

Обнаружили ошибку, которая была допущена нашей организацией в апрельском счете-фактуре на прослеживаемые товары. Надо выставить исправленный счет-фактуру. По какой форме это делать? Есть ли правило? Какие основные моменты учесть при таком исправлении?

— Используйте форму, которая была актуальна на дату выставления первоначального (ошибочного) счета-фактурыПисьма ФНС от 07.06.2018 № СД-3-3/3806@; Минфина от 06.05.2019 № 03-07-11/32905.

При этом не имеет значения, присутствовали в отгрузке, которая была оформлена ошибочным счетом-фактурой, прослеживаемые товары или нет: на момент отгрузки на эти товары не надо было получать РНПТ, а исправляемый счет-фактура составляется взамен уже выставленного.

Напомним, что исправлять в счетах-фактурах надо только те ошибки, которые препятствуют получению покупателем вычета по НДСп. 7 Правил заполнения счета-фактуры, п. 6 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137.

В исправленном счете-фактуре нужно указатьп. 7 Правил заполнения счета-фактуры:

•в строке 1 — номер и дату из строки 1 первичного (ошибочного) счета-фактуры;

•в строке 1а — порядковый номер и дату исправления;

•в остальных строках и графах — данные из первичного счета-фактуры с правильными значениями. Если чего-то не хватало, надо дополнить.

Исправленный счет-фактуру должны подписать те же, кто подписывает у вас обычные счета-фактуры: руководитель и главный бухгалтер либо иные уполномоченные лица.

Покупаем холодильник для офиса: подключаемся к ЭДО?

Веду бухучет у дружественных предпринимателя и организации. Хотим купить холодильник для офиса (или на ИП, или на фирму) — не в розничном магазине. Это прослеживаемый товар, но продавать его мы не собираемся. Надо ли подключаться к ЭДО, чтобы купить холодильник? Имеет ли значение, на кого мы будем оформлять его — на ИП или на организацию?
И что будет, если мы все-таки получим бумажный, а не электронный счет-фактуру от поставщика: можно будет принять НДС к вычету?

— По правилам ИП или организация, приобретающие прослеживаемый товар, обязаны обеспечить получение от поставщика счета-фактуры в электронной форме по ЭДОп. 1.2 ст. 169 НК РФ. Так что да — если вы покупаете где-либо прослеживаемый товар, то вам придется подключаться к электронному документообороту (ЭДО). Кстати, и при покупке в розничном магазине по-хорошему надо уведомить продавца, что прослеживаемый товар приобретается для конкретной организации или ИП.

Однако за несоблюдение этого правила в настоящее время нет никакой ответственности. Как и за нарушение других правил прослеживаемостиПисьмо ФНС от 30.06.2021 № ЕА-4-15/9208@.

Даже если вы получите от поставщика бумажный счет-фактуру, то при соблюдении других условий для вычета вы сможете принять к вычету входной НДС. Считать такой счет-фактуру неполученным ИФНС тоже не может. Проследите только, чтобы счет-фактура был составлен уже по новой форме и в нем были отражены реквизиты прослеживаемости (РНПТ, количество прослеживаемого товара и единица измерения для целей прослеживаемости).

Счет-фактура на несколько отгрузок: особенности заполнения строки 5а

У нас за рабочую неделю бывает несколько отгрузок одному и тому же покупателю. Каждую пятницу вечером мы выставляем один счет-фактуру на несколько отгрузок. Как заполнять строку 5а? Если писать туда все позиции, то шапка счета-фактуры получается очень массивная. Да и сам вид строки это не предполагает. Или теперь вообще нельзя выставлять один счет-фактуру на несколько накладных?

— По накладным, которыми оформлены отгрузки товаров в рамках одного квартала, по-прежнему можно выставлять один счет-фактуру. Чтобы не нарушать срок выставления счета-фактуры, надо делать это в течение 5 календарных дней с первой отгрузкип. 3 ст. 168 НК РФ; Письмо Минфина от 12.01.2016 № 03-07-09/140. В этом отношении ничего не изменилось. Но отныне все накладные, к которым оформляются счета-фактуры, нужно указывать в шапке.

Новая строка 5а предназначена для указания реквизитов документов об отгрузке, соответствующих определенным порядковым номерам записей в счете-фактуре. Если накладных несколько, то все они должны быть отражены в строке 5а через точку с запятой («;»)подп. «з(1)» п. 1 Правил заполнения счета-фактуры.

Если вам неудобно, что строка 5а получается слишком объемной, выставляйте не один, а несколько разных счетов-фактур на ваш комплект накладных за неделю. Тогда в каждом счете-фактуре будет меньше накладных и строка 5а будет компактнее. А правилами это не запрещено.

Самостоятельно определить РНПТ на остатки товара можно, но не всегда

Мы импортируем технику из ЕАЭС и других стран. Часть товаров относится к прослеживаемым. При подаче в ИФНС уведомления об остатках мы можем сами поставить код РНПТ? Утвердит ли его налоговая?

— Если вы ввозили товары из-за пределов ЕАЭС, то у вас должна быть декларация на товары. На ее основании вы можете определить код РНПТ и вписать его в уведомление об остатках. В ответ налоговая инспекция вышлет вам присвоенные коды. Если вы правильно сформировали РНПТ, то направленные вами коды будут такими же, как коды, высланные вам инспекцией. Если же вы ошибетесь, налоговая вышлет вам верный РНПТ.

А вот по товарам, ввезенным из стран ЕАЭС, даже не утруждайтесь — правильный код РНПТ вы не сможете сформировать. В уведомлении соответствующую ячейку оставьте пустой. Налоговая вышлет вам РНПТ, который вы должны будете использовать в операциях с прослеживаемыми товарами.

Уведомление об остатках при планируемой передаче прослеживаемых товаров во вклад в УК или при их утилизации

У нас есть имущество, которое мы используем как средства труда — в офисе или непосредственно в производстве. Такое имущество есть в перечне товаров, подлежащих прослеживаемости. И оно импортное.
Но продавать его мы не планируем. Часть будет просто списана по истечении срока годности, а часть, может быть, передадим в качестве вклада в уставный капитал дочерней организации.
Правильно ли мы понимаем, что поскольку у нас нет и не планируется операций с прослеживаемыми товарами, то нам не надо ни получать РНПТ, ни подавать уведомление об остатках?

— Нет, это не так. Прослеживаемые товары — это не только товары, предназначенные для перепродажи, но и другое имущество, имеющееся в организацииПисьмо ФНС от 12.05.2021 № ЕА-4-15/6469@ (п. 1). Практически о любых действиях с такими товарами надо отчитываться.

Утилизация или передача прослеживаемых товаров в качестве вклада в уставный капитал относится к операциям с прослеживаемыми товарамип. 2 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров, утв. Постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1108 (далее — Положение о национальной системе прослеживаемости товаров). Следовательно, вам нужно получить РНПТ на соответствующее прослеживаемое имущество.

А значит, вам надо сдать в ИФНС уведомление об остатках, причем сделать это следует до появления этих или других операций с прослеживаемыми товарамиПисьмо ФНС от 09.07.2021 № ЕА-4-15/9627@.

Комиссионная торговля: когда нужен УПД, если товар прослеживаемый

При комиссионной торговле со счетами-фактурами все понятно. А вот кто должен выставить электронный УПД с указанием реквизитов прослеживаемости, когда и кому? Интересует две ситуации: когда товар продается по поручению комитента и когда комиссионер покупает товар по поручению комитента (принципала).

— Сначала рассмотрим продажу комиссионного товара. На дату, когда такой товар переходит от комитента к комиссионеру, комитент должен выставить электронный УПД комиссионеру. В нем необходимо отразить сведения о том, что прослеживаемый товар реализуется через посредника, действующего от своего имени.

Если комитент не является плательщиком НДС (применяет упрощенку, ПСН либо освобожден от обязанностей по уплате НДС по ст. 145 НК РФ), то комиссионер на дату продажи товара конечному покупателю (если это организация или ИП) тоже выставляет УПДподп. «г»—«е» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров. Если же комитент — плательщик НДС, то УПД не нужен, все данные будут в электронном счете-фактуре.

Когда комиссионер покупает товар для комитента, то он обязан оформить УПДподп. «е» п. 13 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров. Логично предположить, что надо просто перевыставить УПД, полученный от продавца, где в качестве покупателя указан комиссионер. В перевыставленном УПД надо отразить сведения о том, что прослеживаемая продукция закупается через посредника, действующего от своего имени.

Монитор и моноблок — не близнецы. Один прослеживается, второй — нет

Проводим инвентаризацию, выявляем остатки прослеживаемых товаров. Появился вопрос. Импортные мониторы — это прослеживаемый товар. А что с иностранными моноблоками? Ведь это и монитор, и компьютер — два в одном... Входит ли моноблок в перечень прослеживаемых товаров? Надо ли отражать моноблоки в уведомлении об остатках?

— Нет. Во всех случаях вам надо ориентироваться не на название и функцию товара, а на его код. В настоящее время моноблоки — даже если они иностранного производства — к прослеживаемым товарам не относятся. У них код ТН ВЭД 8471 41 000 0Приказ ФТС от 14.01.2019 № 28. Такого кода нет в действующем перечне прослеживаемых товаров.

Следовательно, вам не надо включать имеющиеся моноблоки в уведомление об остатках прослеживаемых товаров.

Продажа прослеживаемых товаров физлицам: как отражать в НДС-декларации

Мы на ОСН, продаем прослеживаемые товары гражданам для личных нужд. Счета-фактуры им не выставляем. В НДС-декла­рации, как мы понимаем, все равно надо указать такие операции с реквизитами прослеживаемости. Но на основании какого документа эти номера и количество проданного прослеживаемого товара перекочуют в декларацию?

— Действительно, розничные продажи гражданам надо отражать и в книге продаж, и в НДС-декларации. При этом в разделе 9 НДС-декларации надо указать код операции 26, вписав для каждого товара из разных партий свой РНПТ в отдельной строке (подстрочнике).

В графу 20 книги продаж по общему правилу переносится РНПТ из графы 11 счета-фактуры. Однако в розничной торговле он не оформляется, пока что нет РНПТ и в кассовом чеке. Поэтому в книге продаж надо отражать сведения из сводных документов, которые вы сформируете по итогам отчетного периода о реализациях физлицам. Можно делать такой сводный документ раз в неделю, раз в месяц или раз в квартал. Только теперь в таком сводном документе надо добавить графы или строки для указания реквизитов прослеживаемости товаров. Тогда не будет проблем с заполнением книги продаж и НДС-декларации.

Продажа упрощенцами прослеживаемого товара организациям

Мы применяем упрощенную систему налогообложения. Продаем компьютеры и мониторы. Мониторы — прослеживаемый товар. Надо ли выставлять счет-фактуру с пометкой «без НДС» по прослеживаемым товарам?

— Нет, упрощенцы по-прежнему не должны выставлять счета-фактуры при продаже прослеживаемого товара. Однако при реализации такого товара упрощенец должен выставить УПД в электронной форме, указав в нем реквизиты прослеживаемости.

Далее сведения о таких операциях надо отразить в отчете об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. Его не позднее 25-го числа, следующего за окончанием квартала, нужно направить в электронной форме в свою ИФНС.

И таким же образом должны действовать иные организации, освобожденные от выставления счетов-фактур, к примеру получившие освобождение от исполнения обязанностей плательщиков НДС по ст. 145 НК РФ.