Исправительный или корректировочный счет-фактура — вот в чем вопрос

Определяемся: ИСФ или КСФ

Исправительный — это новый счет-фактура с верными данными и заполненной строкой 1а. В ней будут номер и дата исправления, а в строке 1 — дата и номер счета-фактуры с ошибками. Заполняется по той же форме, что и первичный счет-фактура.

В остальные строки и графы надо вписать показатели первоначального счета-фактуры, но с правильными значениямип. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 (далее — Постановление № 1137).

Корректировочный счет-фактура заполняется по специальной форме и по своим правиламПравила заполнения корректировочного счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137.

И исправительный счет-фактуру, и корректировочный должен выставить продавец. Однако у него нет права выбора между этими документами. Они выставляются в разных случаях. И по-разному отражаются в НДС-учете и в налоговой декларации. Поэтому важно не ошибиться.

Когда применяется КСФ, а когда — ИСФ, для наглядности покажем на схеме.

Итак, исправительный счет-фактура составляется продавцом, к примеру, когда:

•были неверно указаны цена или количество товаров;

•при приемке выявлена пересортица и/или обнаружены товары, которые не были указаны в первоначальном счете-фактуре;

•изначально указан неверный РНПТ (либо не указан вовсе) по прослеживаемым товарам и его надо исправить. Это связано с тем, что КСФ не дает физической возможности внести исправления в этот реквизит — он отсутствует в форме КСФ. Так что выхода нет: при ошибке в РНПТ придется выставлять ИСФ.

А КСФ продавец должен составить, к примеру, когда уменьшены или увеличены цена либо количество/объем уже отгруженных товаровп. 3 ст. 168, п. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ; Письмо Минфина от 15.01.2020 № 03-07-09/1289.

Документом, подтверждающим согласие покупателя на изменение цены или объема товаров (работ, услуг, имущественных прав), может быть, в частности:

•дополнительное соглашение к договору об изменении цены/объема;

•акт изменения цены;

•акт об установлении расхождений по количеству и качеству при приемке ТМЦПисьмо Минфина от 12.05.2012 № 03-07-09/48;

•вступившее в силу решение суда, если стоимость поставки изменилась по результатам судебного разбирательстваОпределение ВС от 22.03.2018 № 306-КГ18-1234;

•принятая претензия покупателя при обнаружении брака.

Часто встречается уведомление продавца об уменьшении цены, направленное покупателю продавцом. Его составление может быть предусмотрено условиями договора. И какие-либо ответные действия покупателя не требуются. Его молчание после получения такого уведомления и будет говорить о согласии с уменьшением цены.

Влияние КСФ и ИСФ на НДС-декларацию: основные отличия

КСФ и ИСФ должны отражаться у поставщика и покупателя по разным правилам в книге покупок/книге продаж и, соответственно, в НДС-декларации.

Главное: исправительный счет-фактура всегда меняет данные того налогового периода, в котором был отражен первичный счет-фактура. Причем как у продавца, так и у покупателя. Независимо от того, уменьшается или увеличивается сумма НДС по исправительному счету-фактуре. То есть возможно, что и продавцу, и покупателю придется подавать уточненную НДС-декларацию — если первичная декларация за этот период уже была сдана в ИФНС.

А КСФ не может изменить сумму НДС в истекшем периоде (если первичный счет-фактура был выставлен в одном из истекших кварталов). Причем тоже независимо от того, в какую сторону изменится сумма НДС по такому КСФ. То есть уточненки за прошлые кварталы подавать не придется ни продавцу, ни покупателю.

Второе важное отличие: порядок регистрации КСФ зависит от того, уменьшилась или увеличилась стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав). А порядок регистрации ИСФ одинаков для обеих ситуаций.

Регистрация ИСФ у продавца

В книге продаж за квартал, к которому относится счет-фактура, составленный ранее с ошибками, продавец регистрирует исправительный счет-фактуру, а ошибочный — аннулирует.

Чтобы аннулировать счет-фактуру в книге продаж, надо зарегистрировать его повторно с отрицательными показателями в графах 13а—19п. 11 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением № 1137 (далее — Правила ведения книги продаж).

Если нужно исправить книгу продаж за текущий квартал, то после того, как аннулируете ошибочный счет-фактуру, регистрируйте исправительный счет-фактуру такпп. 7, 11 Правил ведения книги продаж:

•в графе 4 книги продаж укажите номер и дату исправления из строки 1а ИСФ. Если регистрируете исправительный корректировочный счет-фактуру (нужен, когда в КСФ допущены ошибки), то номер и дату его исправления из строки 1а укажите в графе 6;

•в графах 13а—19, 22, 23 отразите показатели ИСФ с положительными значениями;

•в остальных графах — оставшиеся данные ИСФ.

Если ИСФ составляется после того, как закончился квартал, в котором был отражен первичный счет-фактура, то нужно исправить книгу продаж за истекший квартал. Для этого надо заполнить дополнительный лист книги продаж за этот квартал. В нем надо аннулировать ошибочный счет-фактуру, а затем зарегистрировать ИСФпп. 3, 4 Правил заполнения дополнительного листа книги продаж, утв. Постановлением № 1137.

Дальше важно, была ли сдана в инспекцию НДС-декларация за квартал, в котором зарегистрирован первичный счет-фактура, или нет.

Ситуация 1. ИСФ успели зарегистрировать до сдачи декларации.

Сведения о нем из книги продаж надо отразить в разделе 9 декларации за отчетный кварталпп. 47, 47.3 Порядка заполнения декларации, утв. Приказом ФНС от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@.

Если к моменту составления ИСФ квартал закончился, то надо оформить дополнительный лист книги продаж. И тогда данные нужно перенести в приложение 1 к разделу 9 декларациипп. 48, 48.7—48.9 Порядка заполнения декларации, утв. Приказом ФНС от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@.

Ситуация 2. ИСФ зарегистрировали после сдачи декларации.

Тогда нужно подать уточненку за тот квартал, по которому оформлен дополнительный лист книги продаж. Сделать это надо в обязательном порядке, если в результате внесенных изменений увеличился налог к уплате в бюджет (то есть появился НДС к доплате)ст. 81 НК РФ. Но даже если НДС уменьшается в результате исправления ошибок в счете-фактуре, лучше подать уточненку. Ведь налоговый орган должен будет сравнить данные у продавца и покупателя.

Регистрация ИСФ у покупателя

В книге покупок за квартал, в котором отражен счет-фактура с ошибками, покупатель может зарегистрировать ИСФ, а ошибочный счет-фактуру надо аннулировать.

Чтобы аннулировать счет-фактуру в книге покупок, надо зарегистрировать его повторно с отрицательными показателями в графах 14, 15п. 9 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137 (далее — Правила ведения книги покупок).

Если квартал закончился, надо оформить дополнительный лист книги покупок за тот квартал, в котором был зарегистрирован ошибочный счет-фактурапп. 4, 9 Правил ведения книги покупок.

Принцип внесения данных об ИСФ в декларацию такой же, как и у продавца. Если она уже сдана за квартал, в котором был отражен первичный счет-фактура, то надо подать уточненку.

Регистрация КСФ у продавца при увеличении стоимости товаров

КСФ, который составлен при увеличении цены и/или количества поставленных товаров (работ, услуг, имущественных прав), продавец должен зарегистрировать в книге продаж.

Сделать это нужно в том квартале, когда были составлены документы о согласии покупателя с таким увеличением либо когда вы его уведомили об увеличении стоимостип. 10 ст. 154 НК РФ; п. 1 Правил ведения книги продаж. То есть в квартале изменения стоимости — даже если КСФ продавец по каким-то причинам выставил позже.

Регистрация КСФ у продавца при уменьшении стоимости товаров

КСФ на уменьшение цены и/или количества отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав) можно зарегистрировать в книге покупок в периоде, когда он был выставлен, но не позднее 3 лет с даты уменьшения стоимостип. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ.

Однако если речь идет о возврате товаров, то вычет можно заявить только в течение 1 годап. 5 ст. 171, п. 4 ст. 172 НК РФ.

Обратите особое внимание на это. Ведь это влияет в том числе и на то, в каком периоде вы можете отразить полученный КСФ в книге покупок.

Таблицу с правилами заполнения отдельных строк книги продаж и книги покупок у продавца смотрите в конце статьи.

Регистрация КСФ у покупателя при увеличении стоимости товаров

В книге покупок покупатель может зарегистрировать КСФ при увеличении цены и/или количества отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав). Тем самым покупатель заявит вычет дополнительной суммы НДС.

Сделать это можно в квартале, когда покупатель получил КСФ, и позднее — в течение 3 лет со дня его составления продавцомп. 13 ст. 171, п. 10 ст. 172 НК РФ; п. 2 Правил ведения книги покупок.

Регистрация КСФ у покупателя при уменьшении стоимости товаров

В этом случае уменьшается стоимость приобретенных товаров, работ, услуг. Следовательно, покупатель обязан восстановить НДС, принятый ранее к вычету.

И сделать это нужно в квартале, в котором:

•продавец составил КСФ;

•покупатель получил первичные документы на уменьшение стоимости поставки.

Если сначала НДС был восстановлен покупателем по первичке на уменьшение стоимости поставки, то повторно отражать КСФ в книге продаж не нужноподп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ; пп. 2, 14 Правил ведения книги продаж.

Таблица с правилами заполнения отдельных строк книги покупок и книги продаж у покупателя ждет вас дальше.

Заполнение книги продаж у продавца и покупателя при регистрации КСФ

Графа	Заполнение книги продаж при регистрацииПравила ведения книги продаж
	КСФ «на увеличение» продавцом	КСФ «на уменьшение» покупателем
Графа 2	Код операции «01», поскольку для КСФ «на увеличение» нет отдельного кода операции	Код операции «18», получение КСФ «на уменьшение»
Графа 5	Номер КСФ и дата из строки 1 КСФ
Графа 13б	Данные из строки «Всего увеличение (сумма строк В)» графы 9 КСФ	Данные из строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)» графы 9 КСФ
Графа 14 (14а, 15 или 16)	Данные из строки «Всего увеличение (сумма строк В)» графы 5 КСФ, если ставка НДС — 20% (18%, 10% или 0%)	Данные из строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)» графы 5 КСФ, если ставка НДС — 20% (18%, 10% или 0%)
Графа 17 (17а или 18)	Данные из строки «Всего увеличение (сумма строк В)» графы 8 КСФ, если ставка НДС — 20% (18% или 10%)	Данные из строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)» графы 8 КСФ, если ставка НДС — 20% (18% или 10%)
Графа 19	Сумма увеличения стоимости товаров, по которым в графе 7 КСФ указано «Без НДС»	Сумма уменьшения стоимости товаров, по которым в графе 7 КСФ указано «Без НДС»

Графы 12 и 13а надо заполнять, только если КСФ был выставлен в иностранной валюте.

Не забудьте заполнить данные о товаре, подлежащем прослеживаемости (графы 20—23 из граф 11—13 КСФ). Если в КСФ есть непрослеживаемый товар, в графе 20 надо отразить регистрационный номер декларации на товары (из графы 11 КСФ).

Заполнение книги покупок у продавца и покупателя при регистрации КСФ

Графа	Заполнение книги покупок при регистрацииПравила ведения книги покупок
	КСФ «на уменьшение» продавцом	КСФ «на увеличение» покупателем
Графа 2	Код операции «18», выставление КСФ «на уменьшение»	Код операции «01», поскольку для КСФ «на увеличение» отдельного кода нет
Графа 14	Данные из строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)» графы 9 КСФ	Данные из строки «Всего увеличение (сумма строк В)» графы 9 КСФ
Графа 15	Данные из строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)» графы 8 КСФ	Данные из строки «Всего увеличение (сумма строк В)» графы 8 КСФ

В графе 5 книги покупок надо указать номер КСФ и дату из строки 1 КСФ. В графе 13 — данные из строки 7 первичного счета-фактуры, если он был выставлен в иностранной валюте. Если реализация была в рублях, то эту графу книги покупок не надо заполнять.

В графе 19 отразите стоимость (без НДС) прослеживаемых товаров, поставляемых по счету-фактуре, к которому составлен КСФподп. «ц» п. 6 Правил ведения книги покупок. А в графы 16—18 перенесите данные граф 11—13 КСФ (при их наличии). Если КСФ выставлен в отношении товара, не подлежащего прослеживаемости, то в графе 16 надо отразить регистрационный номер декларации на товары (из графы 11 КСФ, если она заполнена)подп. «у» п. 6 Правил ведения книги покупок.

* * *

Подведем итог. Если продавец выставляет покупателю КСФ, то ни продавцу, ни покупателю не потребуется сдавать уточненки по НДС за период отгрузки. Если же необходимо выставить ИСФ, а первичный счет-фактура, который исправляется, отражен в декларации, которая уже сдана в инспекцию, то и покупатель, и продавец должны составить уточненную декларацию и сдать ее в свою ИФНС.

В общем, и в том и в другом случае соблюдается зеркальность отражения НДС у покупателя и продавца. А ИФНС может сопоставить данные из их деклараций.