Как провести годовую инвентаризацию: учитываем новое с оглядкой на старое

Особенности новогодней инвентаризации в свете перехода на новые ФСБУ

В прошлом году мы проверяли запасы из-за вступления в силу ФСБУ 5/2019. В этом году, как я понимаю, из-за ФСБУ 6/2020 особое внимание надо уделить инвентаризации основных средств?

— В конце 2021 г. из-за перехода на ФСБУ 6/2020, ФСБУ 26/2020 и ФСБУ 25/2018 вам надо:

•определиться с новыми допустимыми способами бухучета основных средств (ОС), капитальных вложений и имущества, предназначенного для сдачи в аренду или арендуемого вами. Эти способы вы должны зафиксировать в своей учетной политике;

•в зависимости от выбранных способов перехода на новые стандарты бухучета, а также от выбранных методов бухучета надо оценить, какое ваше имущество надо учитывать по-новому. К примеру, переквалификация активов может понадобиться из-за увеличения в бухучете лимита стоимости ОС на 2022 г.

Так что, проводя годовую инвентаризацию имущества в конце 2021 г., вы можете сразу оценить, какие проводки и документы вам надо будет сделать в рамках перехода на новые стандарты. Но учтите, что такие переходные операции, хотя они и требуют инвентаризации ОС и иного имущества, не имеют прямого отношения к оформлению результатов годовой инвентаризации в бухучете.

Разница в том, что результаты годовой инвентаризации вы должны отразить в бухучете по состоянию на 31.12.2021, даже если вы в 2022 г. оформите результаты инвентаризации, проведенной на конец 2021 г. Соответственно, эти результаты повлияют на бухотчетность за 2021 г.п. 4 ст. 11 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ)

А вот переквалификацию или списание активов из-за новых стандартов бухучета надо делать по особым правилам, закрепленным в соответствующем ФСБУ. В большинстве случаев — в межотчетный период. При этом проводки могут быть датированы 31.12.2021, однако их надо будет сделать уже после того, как вы сформируете бухотчетность за 2021 г.

Определяемся с правилами проведения инвентаризации

Есть ли какие-либо законодательно утвержденные правила проведения инвентаризации в бухучете? Или нам самим надо прописывать что-то в учетной политике или приказах по предприятию?

— Правила проведения инвентаризации в бухучете закреплены в Законе о бухучете, а также в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательствп. 3 ст. 11 Закона № 402-ФЗ; п. 26 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н; Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).

На их основе руководитель организации сам определяет, сколько раз в году проводить инвентаризацию, что будет инвентаризировано и другие особенности. Регламент проведения должен быть закреплен в учетной политике.

Однако в ряде случаев инвентаризация необходима вне зависимости от желания руководителя. К примеру, проведение ее обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственных лиц (МОЛ), в случае обнаружения хищенийп. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н.

Принимая инвентаризационные решения, руководитель может пользоваться разъяснениями Минфина, посвященными вопросам проведения инвентаризации.

Так, из-за коронавирусных ограничений вы можете в режиме реального времени проводить инвентаризацию с применением видео- и фотофиксации фактического наличия или отсутствия имущества. При этом по месту нахождения и пересчета (проверки) имущества должен присутствовать один или несколько членов инвентаризационной комиссии. А остальные наблюдают за процессом и участвуют в нем дистанционноПисьма Минфина от 25.02.2021 № 07-01-09/12927, от 24.12.2020 № 02-07-07/113668; приложение к Письму Минфина от 29.12.2020 № 07-04-09/115445. Можно использовать программу для видеоконференций, к примеру Zoom.

Ответственный за ценности работник не хочет участвовать в инвентаризации

Кладовщик из-за боязни заразиться ковидом не хочет контактировать с членами инвентаризационной комиссии. По видеосвязи тоже не хочет наблюдать за пересчетом. Можем ли мы провести инвентаризацию без него?

— Каковы бы ни были причины отказа работника от участия в пересчете вверенных ему ценностей, план ваших действий такой:

•сначала ознакомьте работника с приказом о проведении инвентаризации вверенного ему имущества. Можете сделать отдельное письменное уведомление о таком ознакомлении, на котором работник поставит подпись и дату, когда ознакомится с содержимым приказа;

•попросите работника дать письменный ответ, почему он не может присутствовать при инвентаризации;

•если письменного ответа нет, составьте акт, в котором отразите факт отсутствия МОЛ при проведении инвентаризации с указанием причин (в том числе отказ от участия в ней). Для большей надежности можно пригласить на инвентаризацию независимых свидетелей, но обычно хватает членов комиссии;

•на месте подписи МОЛ в инвентаризационных документах укажите, что он отсутствует, и кратко — причину этого. Члены комиссии должны расписаться под каждой такой записью;

•не забудьте пригласить материально ответственное лицо для ознакомления с результатами проведенной ревизии. Причем желательно, чтобы у вас было письменное подтверждение такого приглашенияч. 3 ст. 247 ТК РФ.

Если в результате инвентаризации будет выявлена недостача или порча ценностей, вверенных отсутствующему МОЛ, нужно истребовать у него письменное объяснение для установления причины возникновения ущерба.

В случае отказа или уклонения работника от предоставления указанного объяснения составляется соответствующий акт.

Следуя описанной выше схеме, вы снизите вероятность возможных споров с ответственным работником по поводу неправильных результатов инвентаризации. Кроме того, лучше снимать на видео весь процесс такого нестандартного пересчета (без участия МОЛ). Причем начиная с доступа членов комиссии в помещение, где находятся проверяемые ценности.

Документируем инвентаризацию

Какие формы документов надо использовать в ходе инвентаризации и для отражения ее результатов?

— Нет обязанности использовать какие-либо унифицированные формы. Вы можете разработать собственные и утвердить их приказом руководителяп. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Однако во многих случаях проще воспользоваться старыми унифицированными формами «ИНВ-...» либо создать свои формы инвентаризационных документов на их основе.

Часто именно унифицированные формы используются по умолчанию в бухгалтерских программах для оформления инвентаризации.

Какие бы формы вы ни применяли, проследите, чтобы перед началом инвентаризации материальных ценностей или денежных средств инвентаризационная комиссия получила от материально ответственных лиц расписки. В них каждый ответственный работник должен подтвердить, что к началу инвентаризации:

•он сдал в бухгалтерию (или комиссии) все расходные и приходные документы на проверяемое имущество;

•все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие — списанып. 2.4 Методических указаний.

При составлении инвентаризационных документов важна аккуратность. Так, если не будет приказа о проведении инвентаризации или в нем не будет хватать необходимых для инвентаризации данных (к примеру, даты начала и окончания, состава комиссии), то и результаты инвентаризации могут быть поставлены под сомнение. Например, не удастся на ее основании взыскать стоимость недостач с ответственного лица. Такие же проблемы могут быть, если не будут правильно оформлены итоговые инвентаризационные документы: ведомость ИНВ-26, приказ об утверждении результатов...

Также следите за тем, чтобы указанные сроки проведения инвентаризации были реальными и соответствовали объему трудозатрат комиссии. Никто не заставляет посчитать все итоговые данные именно до новогодней ночи. Первостепенная задача — снять остатки имущества по состоянию на 31.12.2021. Затем вы сможете оформить результаты инвентаризации и после нового года.

Во время инвентаризации обычные операции не замораживаются

Как быть, если в день проведения инвентаризации в организацию что-то поступит? К примеру, привезут товар на склад. Мы же должны его принять, кладовщик за него отвечает.

— Инвентаризация не предполагает заморозку деятельности организации. Но не должно быть путаницы с имуществом, имевшимся на дату начала инвентаризации, и тем, которое поступает во время ее проведения.

Для этого ценности, которые поступают во время проведения инвентаризации, материально ответственное лицо должно принимать в присутствии членов комиссии. Ценности надо оприходовать после инвентаризации — по отдельному реестру или товарному отчетуп. 3.18 Методических указаний. Подобные ТМЦ заносятся в отдельную опись, а на приходном документе председатель комиссии делает отметку «после инвентаризации» и указывает реквизиты этой описи.

Учтите новые тарифы взносов при инвентаризации отпускного резерва

С нового года у нас будет право на пониженные тарифы страховых взносов. Как считать обязательства по неотгулянным отпускам на 31.12.2021 — с учетом страховых взносов по действующим тарифам или по тарифам на 2022 г.?

— Вы должны оценивать свои реальные обязательства по оплате накопившихся отпусков работников. Следовательно, при определении суммы задолженности, которая переносится на следующий год, вам надо применять ставки, которые будут действовать в 2022 г.

Штрафы за непроведение годовой инвентаризации

Может ли нас оштрафовать ИФНС или кто-то еще за непроведение годовой инвентаризации?

— Оштрафовать непосредственно за непроведение инвентаризации вас никто не может.

Однако ее отсутствие может поставить под сомнение достоверность вашей бухгалтерской отчетности. Ведь при инвентаризации выявляются недостачи и излишки, проверяются состояние и оценка активов и обязательств, а также их документальное подтверждение. А вот за искажение на 10% и более данных годовой отчетности есть штрафы: в первый раз директора или главбуха ИФНС может оштрафовать на сумму от 5000 до 10 000 руб.ст. 15.11 КоАП РФ Не забываем и про штраф по ст. 120 НК РФ (хотя его редко применяют). Он возможен за систематическое несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухучета, в регистрах и в отчетности операций, денег, материальных ценностей, НМА и финансовых вложений.

По итогам бухгалтерской инвентаризации может потребоваться внести изменения и в налоговый учет. В частности, при выявлении ошибок. Кроме того, в налоговом учете инвентаризация в некоторых случаях обязательна. К примеру, для своевременного списания безнадежных долгов, а также для проверки созданных в налоговом учете резервовп. 18 ст. 250, пп. 2, 4 ст. 266, п. 5 ст. 267, п. 2 ст. 324, п. 3 ст. 324.1 НК РФ.

Если у вас не будет правильно оформленных документов, ваши налоговые расходы могут быть поставлены под сомнение. Или вы, к примеру, не вовремя отразите доходы в виде своих просроченных безнадежных долгов. Конечно же, не надо лишний раз напоминать, что за занижение налогов также предусмотрены и штрафы в НК, и пени за их несвоевременную уплатустатьи 75, 120, 122 НК РФ.

* * *

Если у вас есть работники, переведенные на удаленку, не забудьте, что у них дома может стоять компьютер и другое имущество фирмы. Его тоже надо инвентаризировать. Для этих целей выезжать к работнику на дом не нужно. Достаточно, чтобы он предъявил, к примеру, компьютер по видеосвязи. Или просто подтвердил его наличие в телефонном разговоре.