Какая доверенность потребуется при электронном взаимодействии с ФНС

Что такое МЧД и как ее использовать

МЧД — это такая доверенность, которую информационные системы формируют в виде электронного файла и обрабатывают автоматически. Доверенность оформляет руководитель организации и подписывает ее своей квалифицированной электронной подписью (ЭП). МЧД нужна для подтверждения того, что сотрудник, в том числе и главбух, при заверении документов организации своей электронной подписью физлица (например, форм отчетности, пояснений или ответов на запросы налоговой) представляет организацию.

Напомним, что сотрудники — представители организации могут заверять документы организации ЭП физлица с 1 марта 2022 г. Эта подпись содержит данные только самого сотрудника, сведений об организации в ней нетп. 2 ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 17.2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Поэтому и надо прикладывать к отправляемым документам доверенность.

Электронная подпись физлица платная. О том, как учесть расходы на приобретение ЭП, вы можете почитать здесь.

Где хранить электронную доверенность

Как мы уже сказали, по доверенности главбуху передаются полномочия подписания форм отчетности и других документов, которыми организация будет обмениваться с ФНСп. 2 ч. 1 ст. 17.2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Поэтому и передать МЧД в налоговую лучше до начала электронного взаимодействия. Тогда электронная доверенность будет храниться в единой информационной системе ФНС и ее не придется прикладывать к каждому пакету электронных документов, отправляемых по телекоммуникационным каналам связи. При сдаче декларации или отправке прочих документов достаточно будет указать уникальный номер доверенностип. 3 Порядка, утв. Приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@; пп. 1.11, 2.2 Методических рекомендаций, утв. Приказом ФНС от 31.07.2014 № ММВ-7-6/398@.

Чтобы информационные системы могли загружать данные из МЧД и поддерживать их автоматизированную обработку, операторам ЭДО предстоит их доработать. Для этих целей и определен переходный период сроком до конца 2022 г.

Поскольку ФНС свои программные средства и информационные системы для работы с МЧД уже доработала, принимать отчетность и пояснения она может как в прежнем порядке, так и по новым правилам — с использованием ЭП физлиц и МЧД.

Форма и формат МЧД

Требования, которым должна соответствовать электронная доверенность, установило Минцифры. МЧД формируется в электронной форме в формате XMLПриказ Минцифры от 18.08.2021 № 857. В доверенности от имени организации указываются, в частности:

•наименование, номер и дата совершения;

•сведения о доверителе (название и адрес организации, ИНН, ОГРН, КПП, ф. и. о. директора и его СНИЛС);

•данные представителя (ф. и. о., дата рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН);

•предоставляемые полномочия;

•срок действия доверенности (либо бессрочная);

•усиленная ЭП, которой подписана доверенность.

ФНС и другие ведомства могут использовать и свои форматы электронной доверенности, соответствующие таким требованиямПриказ Минцифры от 18.08.2021 № 858; Приказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Формат доверенности (Минцифры или ФНС) зависит от сервиса, в котором формируется доверенность.

Обратите внимание, что на сайте ФНС есть бесплатный сервис, с помощью которого можно создать электронную доверенность. Ее и будет принимать налоговая. Здесь при необходимости можно сформировать доверенность в отношении сразу нескольких налоговых инспекций. Для этого в поле «Код налогового органа» следует указать несколько кодов ИФНС или выбрать значение «Действует во всех ИФНС».

Кроме того, в этом сервисе можно не только создать, но и проверить на соответствие утвержденным форматам сформированную в другом сервисе электронную доверенность. После создания или проверки МЧД вы можете быть уверены, что она оформлена правильно и налоговая ее не отклонит.

Когда перейти на МЧД

Применение МЧД станет обязательным с 1 января 2023 г. А в течение 2022 г. будет действовать добровольный порядок ее применения. В этот период организации могут подписывать документы по новым или старым правиламст. 3, ч. 3 ст. 4 Закона от 30.12.2021 № 443-ФЗ. Это значит, что сотрудник должен:

•или получить подпись на свое имя как физлицо, а руководитель, если информационная система позволяет, — сформировать к ней МЧД;

•или продолжить подписывать документы прежней ЭП (где указаны ф. и. о. сотрудника и сведения об организации), полученной до марта 2022 г. в аккредитованном по новым правилам удостоверяющем центре (УЦ) на представителя организации по электронной доверенности старого формата. Действовать такие ЭП будут до конца 2022 г.

Напомним, что обе эти подписи можно получить в УЦ, список которых есть на сайте Минцифры.

Как и когда отозвать МЧД

Если главбух уволился или у него изменились полномочия, то электронную доверенность необходимо отозвать.

Для этого в налоговый орган, в который ранее представлялась доверенность, руководитель должен в обычном порядке (в электронном виде по установленному формату) направить заявление об отзыве доверенностиПисьмо ФНС от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@; Приказ ФНС от 16.07.2020 № ЕД-7-2/448@. В заявлении нужно указать дату отзыва документа, то есть дату, с которой доверенность перестает действовать, а также причину отзыва.

Обратите внимание, что дата отзыва доверенности должна быть раньше, чем дата ее окончания. Поэтому, если срок действия доверенности истекает, отзывать ее не надо.

* * *

Введение МЧД — процесс закономерный. Он позволит автоматизировать и ускорить проверку полномочий подписанта. А это способствует дальнейшему развитию ЭДО. Ведь информационные системы смогут обрабатывать доверенности без участия человека.