Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 13 января 2022 г.

ОСН УСН ЕСХН ПСН

Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт

В соответствии с изменениями в законодательстве об электронной подписи с 01.01.2022 представители организации (предпринимателя) — физические лица должны подписывать электронные документы с помощью своей подписи — усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) физлица и прилагать электронную машиночитаемую доверенность, подписанную ЭП директора. Но с доверенностью не все так просто.

Как подписать электронный документ представителю юрлица или предпринимателя в 2022 году

Новые правила подписания электронных документов УКЭП

С 01.01.2022 организации и предприниматели начнут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись, полученную в удостоверяющем центре (УЦ) ФНС и у ее доверенных лиц. Получить такую подпись можно уже с середины 2021 г.

Список доверенных лиц налоговой службы вы найдете:

сайт ФНС → Деятельность → Иные функции ФНС России → Удостоверяющий центр ФНС России → Доверенные лица УЦ ФНС России

Получить ее может только директор (сам предприниматель). Для этого нужно лично подать заявление на выдачу сертификата подписи в бумажном виде, приехав в налоговую, предъявить паспорт и СНИЛС. Либо через личный кабинет юрлица (ИП) подать заявление, через онлайн-запись записаться на прием в инспекцию. И приехать, прихватив с собой токен (специальную флешку), куда ФНС запишет электронную подписьп. 25 Порядка, утв. Приказом ФНС от 30.12.2020 № ВД-7-24/982@.

Другие лица — представители организации (ИП), например сотрудники с правом подписи документов, использовать ее не должныподп. 2 ч. 1 ст. 17.2, п. 1 ст. 17.3 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022) (далее — Закон № 63-ФЗ).

Работники организации (предпринимателя) или другие лица, уполномоченные подписывать документы, должны с 01.01.2022 получать свою электронную подпись — усиленную квалифицированную подпись физлица. Она выдается в аккредитованном удостоверяющем центре. Их список есть на сайте Минцифры. Приехать необходимо лично, предъявить паспорт и СНИЛС. В файле подписи будут указаны только ф. и. о. физлица. Поэтому для доказательства правомочности подписания документов от имени организации (предпринимателя) потребуется машиночитаемая (электронная) доверенность (МЧД).

Машиночитаемая доверенность

О новшествах в подписании электронных документов мы писали:

2021, № 21; 2021, № 2

МЧД создается в электронной форме в формате XML и подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью директора с электронной подписью формата XMLDSIG или CADESПриказ Минцифры от 18.08.2021 № 857 (вступает в силу с 01.03.2022) (далее — Приказ Минцифры № 857). Она должна содержать, в частности:

•наименование документа, номер, дату совершения и срок действия (либо бессрочная);

•сведения о доверителе для ИП — ф. и. о., СНИЛС, ИНН, ОГРНИП, для юрлица — наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП, ф. и. о. директора и его СНИЛС;

•сведения о представителе — ф. и. о., дату рождения, паспортные данные, СНИЛС и ИНН;

•перечень полномочий представителя;

•УКЭП доверителя;

•полномочие передоверия.

Доверенность должна прилагаться к электронному документу. Если у организации (предпринимателя) большой документооборот с контрагентом, доверенность к каждому подписанному электронному документу прикладывать необязательно. С теми контрагентами, с которыми документы подписываются целыми пакетами, можно заключить соглашение о том, что доверенность высылается единожды.

На сегодняшний момент понятная схема работы с электронной доверенностью есть, например, при сдаче отчетности в ФНСПриказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@. Директор должен подписать доверенность на представителя и передать ее в налоговую до начала электронного документооборота (ЭДО) с представителем. После того как доверенность примут, сотрудник сможет сдавать отчетность от лица организации. Тот же порядок вы можете использовать при ЭДО с контрагентом.

Как подписывать электронный документ в переходный период

Применение машиночитаемой доверенности, которое планировалось с 01.01.2022, будет перенесено на более поздний срок.

Электронные документы, электронные доверенности... Такими темпами скоро бумажные документы можно будет увидеть только среди экспонатов в музее

Оказалось, что на внедрение такой доверенности времени потребуется больше.

Необходимо доработать принципы работы с электронной доверенностью, оснастить информационные системы и сервисы функциями для приемки-передачи электронного документа, подписанного ЭП с машиночитаемой доверенностью, дождаться вступления в силу утвержденных требований к формату доверенности и пр.Приказ Минцифры № 857 (вступает в силу с 01.03.2022)

Поскольку бизнес оказался не вполне готов к переходу на новый формат использования электронной подписи юрлицами и предпринимателями, межведомственная рабочая группа при Правительстве РФ, в состав которой вошли представители Минцифры, ФНС и других госорганов, решила ввести переходный период для использования электронной доверенности. Сроки переходного периода ограничены 2022 годом.

Какими правилами следует руководствоваться при подписании документов электронной подписью физлица от имени организации (предпринимателя) в период до 01.03.2022? Ведь Приказ Минцифры об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи, вступает в силу только с 01.03.2022.

Этот вопрос мы адресовали специалисту ФНС. Вот что нам ответили.

Подписание электронного документа представителем организации (ИП) в период до утверждения формы МЧД

ГРИГОРЕНКО Екатерина Сергеевна Советник государственной гражданской службы РФ 2 класса

— С 01.01.2022 подписывать электронные документы от имени юрлица или предпринимателя надо квалифицированной электронной подписью уполномоченного представителя — физлица по доверенности, выданной юрлицом (ИП)подп. 2 ч. 1 ст. 17.2, п. 2 ст. 17.3 Закона № 63-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022).

Такая доверенность представляется в том числе в электронном виде по формам, которые могут быть определены и размещены на официальных порталах, для использования которых представляются документыч. 1 ст. 17.5 Закона № 63-ФЗ (ред., действ. с 01.01.2022). Формы доверенностей должны соответствовать единым требованиям, которые определит Минцифры. Эти требования начнут действовать только с 01.03.2022Приказ Минцифры № 857.

Вместе с тем представление доверенности в электронном виде не исключает возможности представить ее на бумаге.

Таким образом, до вступления в силу Приказа Минцифры об электронной форме доверенности при подписании электронных документов от имени юрлица (ИП) уполномоченным представителем — физлицом можно руководствоваться текущими правилами. Например, подписывать документы электронной подписью, владельцем сертификата которой являются юрлицо (предприниматель) и физлицо, которое действует по обычной бумажной доверенностич. 3 ст. 14 Закона № 63-ФЗ.

Или воспользоваться новыми правилами — подписывать электронные документы ЭП физлица с представлением бумажной или электронной доверенностиПриказ ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.

Выходит, с 1 января до 1 марта 2022 г. (до вступления в силу требований к формату электронной доверенности) сотрудник организации (предпринимателя) или другое уполномоченное лицо может:

•или продолжать пользоваться прежней электронной подписью УЦ, аккредитованного по новым правилам, если сертификат УКЭП не прекратил свое действие к концу 2021 г.;

•или использовать подпись физлица вместе с электронной доверенностью, если система или портал принимает машиночитаемые доверенности, как, например, при сдаче отчетности в ФНС;

•или пользоваться подписью физлица с возможностью использовать в качестве МЧД обычный электронный документ, например в формате PDF/A (для систем, не умеющих обрабатывать МЧД).

* * *

Напомним, что сложности с применением машиночитаемой доверенности в 2022 г. относятся только к усиленной квалифицированной электронной подписи. А значит, если при ЭДО с контрагентами вы используете простую или усиленную неквалифицированную электронную подпись, о машиночитаемой доверенности можно не беспокоиться.

Справка

30.12.2021 принят Закон № 443-ФЗ. Он вводит переходный период для некоторых изменений в Закон № 63-ФЗ.

В частности, применение МЧД станет обязательным с 01.01.2023. А в течение 2022 г. уполномоченные представители юрлиц — физические лица могут продолжать получать сертификаты юрлица, в которых будут указаны данные организации и представителя — физлица.

Такие сертификаты можно получить в аккредитованных по новым правилам удостоверяющих центрах (УЦ).

Срок действия сертификатов установлен до конца 2022 г.

Также по желанию в период с 01.03.2022 по 31.12.2022 в аккредитованном УЦ можно получить сертификат физлица и при его применении (если система позволяет) использовать МЧД.