, 2023, № 17. А как в бухгалтерском и налоговом учете отразить расходы на получение УКЭП сотрудника?Как учесть расходы на получение УКЭП сотрудника
Как сотруднику получить УКЭП физлица
С сентября 2023 г. вступил в силу новый вариант работы с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) физлица и созданием машиночитаемой доверенности (МЧД). Подписывать электронные документы по старым правилам — с обычной письменной доверенностью (без МЧД) — смогут только те сотрудники, которые получили УКЭП организации/предпринимателя (с ИНН юрлица или ИП) до 31.08.2023. А с 01.09.2024 и им придется использовать только УКЭП физлица с МЧД. Выпускать УКЭП сотрудника с ИНН юрлица (ИП) с сентября 2023 г. аккредитованные удостоверяющие центры (УЦ) больше не могутподп. 2 ч. 1 ст. 17.2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ (далее — Закон № 63-ФЗ).
Кстати, перевыпустить квалифицированный сертификат ключа проверки усиленной электронной подписи юрлица и ИП можно дистанционно — посредством специального сервиса в личном кабинете на сайте ФНС
Получить подпись физлица сотрудник должен лично в аккредитованном УЦ. Их список есть на сайте Минцифры. Или подать заявку удаленно, например через приложение «Госключ» на портале госуслуг, если есть подтвержденная учетная запись с внесенным номером телефона.
При обращении за сертификатом УКЭП физлица сотрудник должен представить следующие документы (или их надлежащим образом заверенные копии)ч. 2 ст. 18 Закона № 63-ФЗ:
•паспорт;
•номер своего СНИЛС;
•свой ИНН.
Оформить МЧД можно на любом удобном сервисе, например через сервис ФНС. Также на сайте ФНС есть портал «Единое блокчейн хранилище МЧД», на котором можно создать, проверить или отменить существующую доверенность. Он заработал с 1 сентября 2023 г.
На что придется потратиться при получении УКЭП сотрудника
Работодатель может сам оплатить затраты на получение УКЭП сотрудника или возместить ему потраченные средства. Для получения УКЭП физлицу потребуется токен. Токен можно купить самостоятельно у производителя или в УЦ при получении УКЭП. На токен записывается специальный код, который и является электронной подписью. Кроме стоимости токена, придется оплатить еще и услугу УЦ за создание и выдачу сертификата ключа электронной подписи физлица. В первичном документе (УПД или акте) эти расходы УЦ обычно указывает отдельно.
А вот нужно ли покупать и устанавливать лицензию на компьютерную программу «КриптоПро», зависит от того, какая версия этой программы (и на сколько рабочих мест) уже имеется у работодателя. Лицензия нужна, чтобы можно было пользоваться УКЭП. При необходимости купить ее можно в УЦ или у производителя «КриптоПро».
Какими документами обосновать расходы на получение УКЭП физлица
Личная УКЭП физлица идентифицирует конкретного человека и к работодателю не привязана. В сертификате такой подписи нет никаких сведений об организации (предпринимателе), есть только данные владельца-физлица. И это позволяет физлицу пользоваться подписью в интересах нескольких организаций/ИП (с приложением МЧД конкретного работодателя) или в личных целях.
Поскольку оформлять УКЭП на физлиц и подписывать документы от имени юрлица/ИП с приложением электронной доверенности — это требование законодательства, то работодатель (организация или ИП) может оплачивать затраты на получение такой подписи и отражать их в расходах.
Вместе с тем для подтверждения производственной направленности таких расходов нужно оформить приказ (или ЛНА) о необходимости получения и использования подписи физлица. Ознакомьте с приказом сотрудников под подпись, а также запаситесь первичкой: попросите сотрудника подтвердить затраты на получение подписип. 1 ст. 252 НК РФ.
Тот факт, что физлицо может использовать УКЭП в интересах других организаций/ИП, а также в личных целях (при обосновании производственной направленности затрат), не влияет на необходимость оплаты/возмещения его расходов.
Справка
Представление аутсорсинговыми организациями или бухгалтерами-ИП отчетности в ФНС в электронной форме через ТКС в интересах третьих лиц с использованием шифровальных (криптографических) средств является предоставлением услуг в области шифрования информации и требует наличия соответствующей лицензии ФСБПисьмо ФСБ от 23.06.2022 № С-2133; п. 3 Положения, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2012 № 313; Постановление АС ЗСО от 14.04.2021 № Ф04-1008/2021. За несоблюдение этих требований аутсорсинговую организацию/ИП могут оштрафоватьч. 1 ст. 13.13 КоАП РФ.
Как отразить расходы на УКЭП для сотрудника в бухучете
Если токены куплены организацией/ИП заранее, то их стоимость надо учесть в составе запасов на счете 10 «Материалы». А на дату передачи сотруднику списать в расходы того структурного подразделения, на сотрудника которого УКЭП полученапп. 3, 6, 9 ФСБУ 5/2019. Если токены приобретаются непосредственно в УЦ и на них сразу записывается УКЭП, то счет 10 «Материалы» можно не применять. Их стоимость сразу учитывается в составе расходовп. 16 ПБУ 10/99.
Стоимость токена для записи УКЭП управленческого персонала (например, главбуха) можно признать в расходах единовременно в периоде покупки, если в отношении запасов для управленческих нужд ФСБУ 5/2019 не применяется. Такой порядок учета следует закрепить в учетной политикеп. 2 ФСБУ 5/2019; п. 7 ПБУ 1/2008; пп. 5, 16 ПБУ 10/99. Чтобы обеспечить сохранность токенов и контроль за их движением, стоимость токенов надо отразить на забалансовом счете (например, на счете 013 «Запасы, находящиеся в пользовании»). Проводки будут следующие.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Токен учитывается в составе запасов | ||
| Стоимость токена отражена как материалы | 10 | 60 / 71 |
| Отражен входной НДС Для упрощенцев учитывать входной НДС отдельно необязательно | 19 | 60 |
| Стоимость токена отражена в расходах при передаче физлицу для записи УКЭП | 20 / 23 / 25 / 44 | 10 |
| Токен в составе запасов не учитывается | ||
| Стоимость токена, купленного в УЦ при получении УКЭП, отражена в расходах, минуя счет 10 «Материалы» | 20 / 23 / 25 / 44 | 60 / 71 |
| Стоимость токена для УКЭП управленческого персонала признана в расходах в период покупки | 26 / 90 | 60 / 71 |
| Отражен входной НДС Для упрощенцев учитывать входной НДС отдельно необязательно | 19 | 60 |
Если стоимость токена отдельно в документах УЦ не выделена и входит в стоимость услуг на выдачу сертификата, то ее надо списывать вместе со стоимостью УЦ-услуг.
Стоимость услуг УЦ по созданию ключа УКЭП физлица, ключа проверки УКЭП и сертификата УЦ можно включить в текущие расходы того структурного подразделения, сотрудником которого получена подписьпп. 5, 16 ПБУ 10/99. Бухгалтерские записи будут такими.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Отражена стоимость услуг УЦ | 20 / 23 / 25 / 26 / 44 | 60 / 71 |
| Отражен входной НДС Для упрощенцев учитывать входной НДС отдельно необязательно | 19 | 60 |
Если вы еще не перешли на новый ФСБУ по НМА, то стоимость лицензии на компьютерную программу «КриптоПро» надо учитывать в составе расходов будущих периодов и списывать в текущие расходы в течение срока действия сертификата УКЭПпп. 1, 3 ст. 1233, пп. 1, 5 ст. 1235 ГК РФ; п. 39 ПБУ 14/2007; пп. 5, 19 ПБУ 10/99. Также право пользования программой надо отразить на забалансовом счете (например, на счете 012 «Нематериальные активы, полученные в пользование по лицензионному договору»). Проводки будут такими.
| Содержание операции | Дт | Кт |
| Принята к учету лицензия «КриптоПро» Поскольку программа включена в реестр российского ПО, реализация прав на нее НДС не облагаетсяподп. 26 п. 2 ст. 149 НК РФ | 97 | 60 / 71 |
| Списана в расходы часть стоимости лицензии С 2024 г. права на программы для ЭВМ, удовлетворяющие установленным условиям, в соответствии с лицензионными договорами учитываются в бухучете в составе НМА. Их стоимость погашается путем начисления амортизациипп. 4, 32 ФСБУ 14/2022 | 20 / 23 / 25 / 26 / 44 | 97 |
Если затраты на оплату услуг УЦ и на покупку программы несущественные, включите их в расходы единовременно. Такой порядок закрепите в учетной политикеп. 7.4 ПБУ 1/2008.
Как учесть затраты на получение УКЭП физлица в налоговых целях
Налог на прибыль. Стоимость токена в налоговом учете можно учесть как материальные расходы или как расходы на покупку канцтоваров вместе с другими флешкамип. 1 ст. 254, подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Стоимость лицензии программы «КриптоПро» можно учесть как расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям)подп. 26 п. 1 ст. 264 НК РФ. А стоимость услуг удостоверяющего центра по созданию и выдаче ключа УКЭП физлица, ключа проверки и сертификата логично учесть как расходы на оплату услуг связиподп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Говоря о возможности дистанционного продления УКЭП юрлица и ИП, отметим, что продлить УКЭП этим способом можно только на тот носитель, на который был получен сертификат налоговой службы изначально
УСН с объектом «доходы минус расходы». Относительно упрощенцев у Минфина была другая позицияПисьмо Минфина от 08.08.2014 № 03-11-11/39673. Учесть затраты на получение УКЭП (в том числе и на получение УКЭП сотрудника) при расчете налога упрощенец, по мнению Минфина, не может. Ведь при УСН с объектом «доходы минус расходы» затраты учитываются, если они указаны в перечне «упрощенных» расходовп. 1 ст. 252, пп. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ. В закрытом перечне расходов, по мнению Минфина, затраты на получение УКЭП прямо не указаны. И кроме того, УКЭП физлица может использоваться не только в деятельности упрощенца (например, при сдаче некоторых форм отчетности в электронном виде), но и в иных случаях. В частности, при обмене электронными документами с контрагентами, для участия упрощенца в электронных торгах, а также для личных целей самого сотрудникап. 1 ст. 346.16 НК РФ.
В связи с расширением границ использования электронного документооборота и применения электронной подписи во всех сферах деятельности и отраслях бизнеса мы решили уточнить сегодняшнюю позицию Минфина и задали вопрос специалисту ведомства. Вот что нам ответили.
Отражение в «упрощенных» расходах затрат на получение УКЭП физлица
  | ПОДПОРИН Юрий Васильевич Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса |
— Расходы налогоплательщиков, применяющих УСН, указанные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФп. 2 ст. 346.16 НК РФ. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для ведения деятельности, направленной на получение дохода.
В этой связи затраты налогоплательщика, применяющего УСН, на получение УКЭП физлица (например, для своего главбуха, заместителя директора и др.), если налогоплательщик сам их оплачивает или возмещает затраты сотруднику, могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу, если они соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.
В частности, стоимость ключевого носителя (токена) отражается в составе материальных расходовподп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ. Стоимость лицензии на программу «КриптоПро» учитывается как расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям)подп. 19 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Стоимость услуг удостоверяющего центра по созданию и выдаче сертификата ЭП учитывается в составе расходов на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (SWIFT, информационно-телекоммуникационной сети Интернет и иных аналогичных систем)подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
Как видим, позиция Минфина относительно налогового учета расходов на получение УКЭП для упрощенцев изменилась в пользу налогоплательщика.
НДФЛ и страховые взносы начислять при оплате затрат на получение УКЭП физлица не надо, если такие затраты сделаны в интересах работодателяподп. 1 п. 2 ст. 211, подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ.
* * *
Сотрудник не должен передавать свою УКЭП другому лицу и не может использовать УКЭП руководителя. Передача ключа УКЭП другому лицу может повлечь нарушение конфиденциальности ключа подписиподп. 1, 3 ч. 1 ст. 10 Закона № 63-ФЗ. В случае использования УКЭП без согласия владельца ему необходимо прекратить использование ключа подписи и немедленно обратиться в выдавший сертификат УЦ для прекращения его действияч. 6 ст. 17 Закона № 63-ФЗ; Письмо ФНС от 20.08.2020 № ЕА-3-26/5960@.
