Правила работы с электронной первичкой: как оформить, подписать и исправить

Как подписать электронный УПД со стороны покупателя

Наша организация — покупатель. Поставщик составляет УПД в электронном виде, подписывает документ с помощью УКЭП своего генерального директора и отправляет нам по ЭДО. Товар на складе поставщика получает наш водитель по доверенности. У него электронной подписи нет. Правильно ли мы понимаем, что подпись в строке 15 «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял» УПД в таком случае должен поставить наш генеральный директор? Должна ли в строку 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» УПД быть вписана доверенность водителя?

— В УПД в строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать номер и дату доверенности водителяприложение № 1 к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Ее копию можно направить поставщику заранее, а при получении товара водитель предъявит оригинал. Поскольку электронной подписи у водителя нет (в ЭДО организаций он не включен), расписаться в получении товара водитель может собственноручной подписью на любом другом документе поставщика (например, на транспортной накладной или УПД), составленном на бумаге. Такой документ будет являться подтверждением, что товар к автоперевозке водителем принят. И пригодится водителю в качестве одного из документов, сопровождающих грузп. 2.1.1 ПДД, утв. Постановлением Правительства от 23.10.1993 № 1090.

В УПД в строке 15 «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял» свою УКЭП должен поставить ваш генеральный директор.

Как хранить электронные документы

Мы с контрагентами обмениваемся электронными документами по ЭДО. Нужно ли распечатывать документы, полученные по ЭДО, или можно их сохранять на диске в электронном виде?

— Документы в целях бухучета нужно хранить в том виде, в котором они были составленыпп. 23, 24 ФСБУ 27/2021. Налоговым кодексом форма хранения документов не установленап. 1 ст. 252 НК РФ; п. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Поэтому для налоговых целей документы, полученные по ЭДО, нужно хранить в электронном виде.

Электронные документы, подписанные УКЭП, признаются равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. А электронные документы, подписанные простой ЭП или усиленной неквалифицированной ЭП, считаются равнозначными документу на бумажном носителе только в случаях, установленных соглашением об ЭДОПисьмо Минфина от 05.12.2022 № 03-03-10/118589.

Как исправить электронную первичку

Мы отправили контрагенту по ЭДО акт об оказании услуг. После того, как контрагент документ подписал, обнаружили в акте ошибку. Как внести исправление в электронный документ?

— Исправить электронную первичку, как бумажную, не получится. Придется составить новый документ.

Новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших документ, с указанием их должностей, ф. и. о. или иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лицп. 20 ФСБУ 27/2021.

На будущее — в соглашении или договоре с контрагентом о применении ЭДО предусматривайте, как именно будут вноситься правкиПисьмо ФНС от 11.10.2019 № ЕД-4-15/20928.

Как в электронке оформить транзитную торговлю

Наша организация заключила договор с покупателем на поставку оборудования. Для выполнения своих обязательств перед покупателем мы купили оборудование у поставщика. Поставщик по условиям договора сам поставляет оборудование на склад нашего покупателя, а стоимость доставки включена в стоимость оборудования. По адресу разгрузки оборудование было принято представителем покупателя. С поставщиком и покупателем у нас заключены соглашения об обмене электронными документами по ЭДО. Как подписать накладные № ТОРГ-12 по ЭДО?

— В указанном случае речь идет о транзитной торговле. Особенности электронного документооборота и порядок заполнения первичных документов при транзитной торговле можно закрепить в учетной политике и предусмотреть в соглашениях об ЭДО с контрагентамип. 4 ПБУ 1/2008; Постановление Госкомстата от 25.12.1998 № 132. Поскольку законодательно такой порядок не установлен.

Фактически у вас должны быть оформлены две накладные.

Одна — адресованная вам вашим поставщиком. Эта накладная должна быть составлена на дату отгрузки оборудования в адрес покупателя. В ней в качестве поставщика и грузоотправителя нужно указать поставщика оборудования, в качестве плательщика — вашу организацию, а в качестве грузополучателя — вашего покупателя. В строке «Основание» укажите реквизиты договора поставки, заключенного между вами и поставщиком. В строке «Отпуск груза произвел» ставится электронная подпись ответственного лица поставщика. Покупатель в этой накладной не ставит подпись, так как он не является грузополучателем. Ведь это накладная, составленная в соответствии с договором между вашей организацией и поставщиком. Строки «Груз принял» и «Груз получил грузополучатель» заполняет ваша организация. Сделать это надо после того, как вы получите подпись покупателя о приемке груза на второй накладной.

Вторую накладную в адрес вашего покупателя на дату отгрузки оборудования должна оформить ваша организация. В накладной в строке «Грузоотправитель» следует указать реквизиты вашего поставщика, а в строке «Поставщик» — вашу организацию. В строках «Грузополучатель» и «Плательщик» — вашего покупателя. А в строке «Основание» — реквизиты договора поставки, заключенного между вашей организацией и покупателем оборудования. Строку «Отпуск груза произвел» заполняете вы. А в строках «Груз получил грузополучатель» и «Груз принял» ставится электронная подпись ответственного лица покупателя.

В итоге после отгрузки оборудования у вас должны быть оба варианта документов — накладная, выписанная поставщиком, и накладная, выписанная вами покупателю. А у поставщика и покупателя будут экземпляры разных накладных:

•у поставщика — накладная по договору между ним и вашей организацией;

•у покупателя — накладная по договору между вашей организацией и им.

А после получения оборудования покупателем стороны должны завершить подписание обеих накладных.

Напомним, что подписывать электронные документы при ЭДО с контрагентами вы можете одной из трех подписей: простой ЭП, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной. Выбранную подпись нужно указать в соглашении об ЭДО.

В какие сроки передать заказчику акт выполненных работ

Мы в качестве исполнителя выполняем работы для заказчика. Акты выполненных работ и счета-фактуры передаем ему по ЭДО. Существуют ли предельные сроки представления первичных документов по ЭДО? Будет ли считаться нарушением представление заказчику документов по ЭДО за III квартал в ноябре?

— Законодательно никаких особенностей касательно сроков представления документов по ЭДО не предусмотрено. В общем случае первичный документ должен быть составлен при совершении хозоперации или непосредственно после ее окончанияп. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

В качестве даты составления первичного документа указывается дата его подписания лицами, совершившими сделку и ответственными за ее оформлениеподп. «а», «б» п. 8 ФСБУ 27/2021. То есть акт выполненных работ будет считаться составленным на дату подписания его заказчиком. При этом если дата составления документа будет отличаться от дат в других документах, которыми оформлена хозяйственная операция, то могут возникнуть проблемы с налоговым учетом.

Счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней с даты передачи работ заказчикуп. 3 ст. 168 НК РФ. Он считается выставленным, если от вашего оператора ЭДО поступило подтверждение о получении им счета-фактурып. 8 Порядка, утв. Приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.

Соответственно, если счет-фактуру вы выставите заказчику ранее даты подписания акта выполненных работ и эти события будут в разных налоговых (отчетных) периодах, то от вас налоговики могут потребовать разъяснения из-за расхождения облагаемой базы по НДС и налогу на прибыль. Ведь акт выполненных работ, не подписанный заказчиком, не является подтверждением выполнения работ. А у заказчика могут возникнуть налоговые риски при заявлении вычета НДС по такому счету-фактуре.

Кроме того, ответственность за представление документов с опозданием может быть предусмотрена договором с заказчиком.

Можно ли обмениваться сканами документов, если это предусмотрено в договоре

Наша организация собирается обмениваться с контрагентами электронными документами по ЭДО. В договоре мы хотим прописать, что сканы договора и других документов, которыми мы обменяемся по электронной почте или через мессенджеры, считаются подписанными простой электронной подписью и приравниваются к оригиналам на бумажном носителе. Будут ли сканы документов иметь юридическую силу? Можно ли такие документы принимать в налоговом учете? Какую информацию (или скрин) нужно приложить к документам, чтобы было понятно, что они подписаны простой электронной подписью?

— Вы можете заключать договоры с помощью электронных и иных технических средствст. 160 ГК РФ. При этом письменная форма договора будет считаться соблюденной, если техсредства позволяют воспроизвести на материальном носителе содержание договора в неизменном виде (в частности, при распечатывании).

Договор считается подписанным, если использован любой способ, с помощью которого можно определить выразившее волю лицо. Например, путем обмена письмами, в том числе по электронной почте, или заполнения электронной формы на интернет-сайте.

Способ определения лица и факта подписания документа должен быть предусмотрен соглашением сторон. В свою очередь, соглашение стороны должны подписать или собственноручной подписью, или УКЭППисьма Минфина от 22.01.2021 № 03-03-06/1/3395, от 30.04.2019 № 03-03-07/32128.

В процессе выполнения договорных обязательств можно обмениваться сканами документов. Для обмена сканами документов в договоре нужно указать, как будут идентифицироваться стороны (адрес электронной почты и/или аккаунт мессенджера). Дополнительно никакую информацию (или скрин) прикладывать к документам не требуется.

Что касается бухгалтерского и налогового учета, то в исключительных случаях (например, если оригинал первичного документа передан или подготовлен с опозданием) при отражении хозяйственных операций можно использовать сканы первичных документов.

Однако в дальнейшем обязательно нужно получить/подготовить бумажный документ, подписанный собственноручной подписью, или электронный оригинал, подписанный электронной подписью ответственного лицаПисьма Минфина от 07.12.2022 № 03-03-06/3/119813, от 21.11.2022 № 03-03-06/1/113388, от 08.12.2021 № 03-03-07/99864. Ни Законом о бухучете, ни НК не предусмотрено принятие к учету электронных образов (сканов) первичных учетных документов.

Можно ли в электронном виде исправить бумажный УПД

В бухгалтерию от ответственного лица поступил бумажный УПД поставщика со статусом «1». Подписан он представителями сторон по доверенности. Бухгалтер обнаружил в УПД неточности, не связанные с количеством и стоимостью товара. И попросил поставщика исправить документ. Исправленный УПД поставщик направил нам по ЭДО, то есть в электронном виде. Подписали его генеральные директора сторон своими УКЭП. То есть подписи не тех ответственных лиц, что на бумажном УПД. Можем ли мы принять взамен бумажного исправленный электронный УПД, подписанный другими ответственными лицами? Не будет ли это нарушением? Или лучше попросить поставщика направить исправленный бумажный УПД, подписанный теми же лицами?

— Хозоперация оформляется первичным документом, составленным или в бумажном виде, или в электронномст. 9 Закона № 402-ФЗ. Оформлять и подписывать один и тот же документ одновременно в электронке и на бумаге нельзя.

Порядок исправления УПД будет зависеть от того, в каких показателях была допущена ошибкапп. 1.1, 1.2 приложения № 7 к Письму ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@. В частности, если допущены ошибки в показателях, относящихся одновременно и к первичному документу, и к счету-фактуре, которые (в части счета-фактуры) не позволяют идентифицировать продавца, покупателя товаров (работ, услуг, имущественных прав), наименование товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, то исправлять показатели УПД надо путем составления нового исправленного экземпляра УПД со статусом «1».

Если допущены ошибки в показателях, относящихся к счету-фактуре и (или) одновременно к счету-фактуре и первичному документу, которые (в части счета-фактуры) не препятствуют в идентификации продавца, покупателя товаров (работ, услуг, имущественных прав), наименования товаров (работ, услуг, имущественных прав), их стоимости, а также налоговой ставки и суммы налога, то исправлять показатели УПД надо путем составления нового исправленного экземпляра УПД со статусом «2», независимо от того, каким был первоначальный статус исправляемого УПД.

Как видим, и в том, и в другом случае необходимо составлять новый исправленный УПД, а не вносить исправление в первичный документ и заверять его подписями ответственных лиц, составивших первоначальный документ. А значит, новый исправленный документ не дублирует предыдущий и может быть направлен в электронке по ЭДО.