ОСН УСН

Н.Н. Катаева,
ведущий эксперт

Использование ЭДО накладывает определенные требования к оформлению, подписанию и хранению электронных документов. Кто должен подписать электронный УПД со стороны покупателя? Как хранить электронные документы? Как исправить электронную первичку? Какие есть особенности при оформлении транзитной торговли в электронном виде? В какие сроки надо передать заказчику акт выполненных работ? Об этом и не только — далее подробно.

Правила работы с электронной первичкой: как оформить, подписать и исправить

Упомянутые в статье ФСБУ и ПБУ можно найти:

раздел «Финансовые и кадровые консультации» системы КонсультантПлюс

Как подписать электронный УПД со стороны покупателя

Наша организация — покупатель. Поставщик составляет УПД в электронном виде, подписывает документ с помощью УКЭП своего генерального директора и отправляет нам по ЭДО. Товар на складе поставщика получает наш водитель по доверенности. У него электронной подписи нет. Правильно ли мы понимаем, что подпись в строке 15 «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял» УПД в таком случае должен поставить наш генеральный директор? Должна ли в строку 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» УПД быть вписана доверенность водителя?

О том, как хранить кадровые и бухгалтерские документы на бумаге и в электронном виде по новым правилам, читайте:

2023, № 22

— В УПД в строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать номер и дату доверенности водителяприложение № 1 к Письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Ее копию можно направить поставщику заранее, а при получении товара водитель предъявит оригинал. Поскольку электронной подписи у водителя нет (в ЭДО организаций он не включен), расписаться в получении товара водитель может собственноручной подписью на любом другом документе поставщика (например, на транспортной накладной или УПД), составленном на бумаге. Такой документ будет являться подтверждением, что товар к автоперевозке водителем принят. И пригодится водителю в качестве одного из документов, сопровождающих грузп. 2.1.1 ПДД, утв. Постановлением Правительства от 23.10.1993 № 1090.

В УПД в строке 15 «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял» свою УКЭП должен поставить ваш генеральный директор.

Как хранить электронные документы

Мы с контрагентами обмениваемся электронными документами по ЭДО. Нужно ли распечатывать документы, полученные по ЭДО, или можно их сохранять на диске в электронном виде?

— Документы в целях бухучета нужно хранить в том виде, в котором они были составленыпп. 23, 24 ФСБУ 27/2021. Налоговым кодексом форма хранения документов не установленап. 1 ст. 252 НК РФ; п. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Поэтому для налоговых целей документы, полученные по ЭДО, нужно хранить в электронном виде.