Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 10 марта 2019 г.

ОСН УСН ЕСХН ПСН ЕНВД

М.Г. Мошкович,
старший юрист

Очередная памятка Роструда по соблюдению обязательных требований на сей раз посвящена в основном трудовым книжкам. Когда заносить запись о переводе, каким работникам ее можно не оформлять, как уничтожать — даже если вы в теме, полезно освежить свои знания, чтобы не допустить случайных ошибок.

«Книжкины» нюансы от Роструда

Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований... за IV квартал 2018 года, утв. Рострудом (далее — Доклад Роструда)

Как обойтись без трудовой книжки, если работник трудится дистанционно

Трудовой договор о дистанционной работе (не перепутайте с надомной), а также соглашение о его изменении разрешено оформлять без личного визита работника в офис, посредством обмена электронными документамист. 312.2 ТК РФ. По общему правилу такой работник может прислать по электронной почте сканы трудовой книжки и других своих документов, необходимых для трудоустройства, а работодатель тем же путем может отправить ему действующие в компании ЛНА для ознакомления.

Внимание

Если трудовой договор о дистанционной работе и другие документы оформляются путем обмена электронными документами, то стороны должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписист. 312.1 ТК РФ.

А вот заполнить трудовую книжку таким образом нельзя. Поэтому работник должен будет привезти ее лично или хотя бы направить по почте заказным письмом с уведомлениемст. 312.2 ТК РФ. Но есть вариант обойтись вообще без заполнения трудовой книжки, если работник не будет противч. I разд. «Трудовые книжки» Доклада Роструда.

Для этого достаточно заключить соглашение с работником о том, что сведения о его дистанционной работе не вносятся в трудовую книжкуст. 312.2 ТК РФ. Тогда оригинал книжки вам просто не понадобится. Такое соглашение разумно включить в текст трудового договора, чтобы вам было на что сослаться в случае спора. Например, так.

Стороны договорились, что сведения о дистанционной работе не вносятся в трудовую книжку дистанционного Работника. Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного Работника в соответствии с ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ является экземпляр настоящего Договора.

Конечно, дистанционный работник вправе на это не согласиться. Но если он проживает в другом городе и все отношения с вами оформляет путем обмена электронными документами, то ему вариант без трудовой книжки также будет удобен. Да и подтверждение стажа сегодня неактуально, учитывая наличие персонифицированного учета.

Как уничтожить трудовую книжку малыми силами

Если вы случайно испортили при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыш в нее, их нельзя просто выбросить в мусорную корзину. Ведь это бланки строгой отчетности, их нужно уничтожить (например, с помощью шредера) с составлением актап. 42 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила).

Кстати, если шредера у вас нет, то можно просто порезать книжку на кусочки ножницами.

Но акт всегда подписывают несколько человек, следовательно, нужно создавать комиссию. Кто может в нее входить и как быть, если в компании совсем мало сотрудников?

Роструд разъяснил, что вопрос о формировании комиссии отнесен на усмотрение работодателя, минимальное количество ее членов не определено. Поэтому работодатель вправе решить самостоятельно, кто станет членом комиссии и сколько их всего будет. Причем в комиссию по уничтожению трудовых книжек могут входить и сами кадровикиразд. «Разъяснительная работа» Доклада Роструда.

Так что если у вас в компании два с половиной человека, то они и подпишут акт об уничтожении трудовой книжки. Он может выглядеть, например, так (скачать бланк).

Акт № 1
об уничтожении бланка трудовой книжки

г. Москва

11.02.2019

Настоящим актом удостоверяем, что комиссия, назначенная приказом от 11.02.2019 № 15/1, в составе: И.П. Сергиенко, директора ООО «Ромашка» (председатель комиссии), М.Ю. Петровой, бухгалтера ООО «Ромашка», и К.Д. Лукьянова, менеджера ООО «Ромашка» (члены комиссии), 11 февраля 2019 г. уничтожила путем измельчения в шредере один испорченный в результате неправильного заполнения бланк трудовой книжки (серия и номер бланка ТК-I 2345689).

Председатель комиссии			И.П. Сергиенко

Члены комиссии:

М.Ю. Петрова

К.Д. Лукьянов

Отметим, что уничтожаются обычно только те трудовые книжки, в которых были допущены ошибки при первичном заполнении титульного листапп. 42, 48 Правил. То есть это книжки, заведенные работникам непосредственно в вашей организации. Неправильные записи о работе или о награждениях, внесенные в уже действующую трудовую книжку, нужно исправлять путем признания их недействительными и ни в коем случае не зачеркиватьп. 30 Правил.

Чтобы правильно внести запись о переводе, читайте трудовой договор

Нужно ли при внесении записи о переводе на другую должность снова указывать в трудовой книжке наименование структурного подразделения, если оно не изменилось? Зачастую это кажется избыточным.

Ни ТК, ни Инструкция по заполнению трудовых книжек не дают ответа на этот вопрос. Роструд советует заглянуть в трудовой договор с работникомразд. «Разъяснительная работа» Доклада Роструда. Если подразделение изначально было названо в нем, то при переводе его нужно снова указать в трудовой книжке.

* * *

Роструд также напомнил, что в трудовую книжку заносятся записи только о постоянных переводах на другую работуст. 66 ТК РФ. А перевод на период замещения временно отсутствующего работника относится к временным переводам, в том числе когда это отсутствие связано с отпуском по уходу за ребенкомст. 72.2 ТК РФ; разд. «Разъяснительная работа» Доклада Роструда. Поэтому даже если, к примеру, кассир очень просит ради украшения резюме внести в трудовую сведения о временной работе бухгалтером, не следует идти ему навстречу.

От себя добавим, что работнику в такой ситуации можно предложить копию приказа о временном переводе, чтобы он при необходимости мог подтвердить факт работы по соответствующей профессии.