«Книжкины» нюансы от Роструда
Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований... за IV квартал 2018 года, утв. Рострудом (далее — Доклад Роструда)
Как обойтись без трудовой книжки, если работник трудится дистанционно
Трудовой договор о дистанционной работе (не перепутайте с надомной), а также соглашение о его изменении разрешено оформлять без личного визита работника в офис, посредством обмена электронными документамист. 312.2 ТК РФ. По общему правилу такой работник может прислать по электронной почте сканы трудовой книжки и других своих документов, необходимых для трудоустройства, а работодатель тем же путем может отправить ему действующие в компании ЛНА для ознакомления.
Внимание
Если трудовой договор о дистанционной работе и другие документы оформляются путем обмена электронными документами, то стороны должны использовать усиленные квалифицированные электронные подписист. 312.1 ТК РФ.
А вот заполнить трудовую книжку таким образом нельзя. Поэтому работник должен будет привезти ее лично или хотя бы направить по почте заказным письмом с уведомлениемст. 312.2 ТК РФ. Но есть вариант обойтись вообще без заполнения трудовой книжки, если работник не будет противч. I разд. «Трудовые книжки» Доклада Роструда.
Для этого достаточно заключить соглашение с работником о том, что сведения о его дистанционной работе не вносятся в трудовую книжкуст. 312.2 ТК РФ. Тогда оригинал книжки вам просто не понадобится. Такое соглашение разумно включить в текст трудового договора, чтобы вам было на что сослаться в случае спора. Например, так.
Стороны договорились, что сведения о дистанционной работе не вносятся в трудовую книжку дистанционного Работника. Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного Работника в соответствии с ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ является экземпляр настоящего Договора.
Конечно, дистанционный работник вправе на это не согласиться. Но если он проживает в другом городе и все отношения с вами оформляет путем обмена электронными документами, то ему вариант без трудовой книжки также будет удобен. Да и подтверждение стажа сегодня неактуально, учитывая наличие персонифицированного учета.
Как уничтожить трудовую книжку малыми силами
Если вы случайно испортили при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыш в нее, их нельзя просто выбросить в мусорную корзину. Ведь это бланки строгой отчетности, их нужно уничтожить (например, с помощью шредера) с составлением актап. 42 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила).
Кстати, если шредера у вас нет, то можно просто порезать книжку на кусочки ножницами.
Но акт всегда подписывают несколько человек, следовательно, нужно создавать комиссию. Кто может в нее входить и как быть, если в компании совсем мало сотрудников?
Роструд разъяснил, что вопрос о формировании комиссии отнесен на усмотрение работодателя, минимальное количество ее членов не определено. Поэтому работодатель вправе решить самостоятельно, кто станет членом комиссии и сколько их всего будет. Причем в комиссию по уничтожению трудовых книжек могут входить и сами кадровикиразд. «Разъяснительная работа» Доклада Роструда.
Так что если у вас в компании два с половиной человека, то они и подпишут акт об уничтожении трудовой книжки. Он может выглядеть, например, так (скачать бланк).
Акт № 1
об уничтожении бланка трудовой книжки
г. Москва
11.02.2019
Настоящим актом удостоверяем, что комиссия, назначенная приказом от 11.02.2019 № 15/1, в составе: И.П. Сергиенко, директора ООО «Ромашка» (председатель комиссии), М.Ю. Петровой, бухгалтера ООО «Ромашка», и К.Д. Лукьянова, менеджера ООО «Ромашка» (члены комиссии), 11 февраля 2019 г. уничтожила путем измельчения в шредере один испорченный в результате неправильного заполнения бланк трудовой книжки (серия и номер бланка ТК-I 2345689).
| Председатель комиссии |  | И.П. Сергиенко | |
 | |||
| Члены комиссии: |  | М.Ю. Петрова |
 | К.Д. Лукьянов |
Отметим, что уничтожаются обычно только те трудовые книжки, в которых были допущены ошибки при первичном заполнении титульного листапп. 42, 48 Правил. То есть это книжки, заведенные работникам непосредственно в вашей организации. Неправильные записи о работе или о награждениях, внесенные в уже действующую трудовую книжку, нужно исправлять путем признания их недействительными и ни в коем случае не зачеркиватьп. 30 Правил.
Чтобы правильно внести запись о переводе, читайте трудовой договор
Нужно ли при внесении записи о переводе на другую должность снова указывать в трудовой книжке наименование структурного подразделения, если оно не изменилось? Зачастую это кажется избыточным.
Ни ТК, ни Инструкция по заполнению трудовых книжек не дают ответа на этот вопрос. Роструд советует заглянуть в трудовой договор с работникомразд. «Разъяснительная работа» Доклада Роструда. Если подразделение изначально было названо в нем, то при переводе его нужно снова указать в трудовой книжке.
* * *
Роструд также напомнил, что в трудовую книжку заносятся записи только о постоянных переводах на другую работуст. 66 ТК РФ. А перевод на период замещения временно отсутствующего работника относится к временным переводам, в том числе когда это отсутствие связано с отпуском по уходу за ребенкомст. 72.2 ТК РФ; разд. «Разъяснительная работа» Доклада Роструда. Поэтому даже если, к примеру, кассир очень просит ради украшения резюме внести в трудовую сведения о временной работе бухгалтером, не следует идти ему навстречу.
От себя добавим, что работнику в такой ситуации можно предложить копию приказа о временном переводе, чтобы он при необходимости мог подтвердить факт работы по соответствующей профессии.
