Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 29 октября 2018 г.
Содержание журнала № 21 за 2018 г.
Фотографии граждан: что нужно знать компании
Фото на пропуск
Фото на пропуск, по сути, размещается для того, чтобы охранник или иной представитель организации мог удостовериться, что предъявитель пропуска и его владелец — одно и то же лицо. То есть с помощью фото идентифицируется конкретная личность.
Как разъяснял Роскомнадзор, при получении фото либо при фотосъемке гражданина для таких целей имеет место обработка биометрических персональных данных (ПД)ч. 1 ст. 11 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон № 152-ФЗ); Разъяснения Роскомнадзора от 02.09.2013. А это значит, что у гражданина необходимо получить письменное согласие на обработку ПДч. 1 ст. 11 Закона № 152-ФЗ.
Справка
За отсутствие письменного согласия гражданина на обработку ПД в случаях, когда это обязательно, Роскомнадзор может оштрафоватьч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ:
•руководителя (ИП) — на 10 000—20 000 руб.;
•компанию — на 15 000—75 000 руб.
Таким образом, если у вас в компании действует пропускная система, то для получения фотографии на пропуск нужно взять согласие на обработку ПД у каждого работника. Аналогично и в ситуации, когда фото гражданина размещается, например, на пропуске в бассейн или на карте клиента фитнес-клубаПостановление АС СЗО от 21.11.2017 № А42-342/2017.
Фото в личном деле
Прием от работника фото для хранения в личном деле не считается обработкой биометрических ПДРазъяснения Роскомнадзора от 02.09.2013. Ведь кадровик не будет по фото устанавливать личность человека, это просто элемент анкеты. Следовательно, получение фото для этих целей рассматривается как обработка (сбор) обычных ПД, как то: паспортные данные, адрес и прочеепп. 1, 3 ст. 3 Закона № 152-ФЗ. Нужно ли получать согласие на обработку в этом случае?
С одной стороны, для обработки ПД гражданина в целях исполнения любого договора с ним (в том числе трудового) согласия не требуетсяп. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ. Однако фотографии для исполнения трудового договора, в общем-то, не нужны. Поэтому во избежание споров с проверяющими лучше закрепить возможность получения и хранения фото работника для целей кадрового учета в коллективном договоре, ПВТР или другом локальном нормативном акте организацииРазъяснения Роскомнадзора от 24.12.2012.
Отметим также, что получать согласие работников на обработку любых ПД необходимо в тех случаях, когда для ведения кадрового учета привлечена сторонняя организацияч. 3 ст. 6 Закона № 152-ФЗ; п. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 24.12.2012.
Фотокопия паспорта
Сканирование (ксерокопирование) паспорта вместе с фото для подтверждения личности при заключении договора на оказание услуг (например, банковских или медицинских) Роскомнадзор также не считает обработкой биометрических ПДРазъяснения Роскомнадзора от 02.09.2013. И если вы не используете эти фотокопии для других целей, помимо исполнения договора, то оформлять согласие клиента нет необходимостип. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ.
В отношении копий паспортов работников мнения контролирующих ведомств расходятся. Роструд считает, что работодатель вправе хранить их, но только при условии получения от работника письменного согласия на обработку ПДДоклад с руководством по соблюдению обязательных требований... за II квартал 2017 г., утв. Рострудом. А проверяющие Роскомнадзора иногда признают хранение копий паспортов нарушением даже при наличии такого согласияПостановление ФАС СКО от 21.04.2014 № А53-13327/2013.
При этом обнародование копии паспорта без разрешения работника в любом случае недопустимо. Так, суд обязал компанию компенсировать моральный вред ее бывшему работнику. Его фото (ксерокопия паспорта из личного дела) было вывешено на проходной для того, чтобы охрана могла отследить этого гражданина среди посетителей и не пустить на территориюКассационное определение ВС Удмуртской Республики от 11.08.2010 № 33-2625.
Фото на резюме
Фото на анкете соискателя также не используется для установления его личности. Однако в нашем случае это не принципиально. Поскольку это еще не ваш работник, то вопрос стоит о праве обрабатывать любые его персональные данные.
По мнению Роскомнадзора, получать у соискателя согласие на обработку ПДп. 5 Разъяснений Роскомнадзора от 24.12.2012:
•не нужно — если он самостоятельно разместил свое резюме в Интернете либо вам его передали из кадрового агентства;
•нужно — если соискатель сам прислал вам свое резюме или заполнил вашу анкету. Такое согласие оформляется на период рассмотрения анкеты и принятия работодателем окончательного решения. Согласие можно включить в текст вашей анкеты.
В случае отказа в приеме на работу сведения, представленные соискателем, должны быть уничтожены в течение 30 дней. Либо вы можете хранить его резюме в кадровом резерве. Но в таком случае вы должны иметь согласие соискателя на обработку ПД в этих целях, а сам он должен быть письменно ознакомлен с условиями ведения кадрового резерва в вашей организациич. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ.
Фото на Доске почета
Столь популярные в советские годы Доски почета сегодня могут стать для работодателя причиной проблем. Ведь вывешивание фотографии на всеобщее обозрение незаконно, это квалифицируется как сообщение персональных данных третьим лицам без согласия гражданина. Даже если вы таким образом хотите поощрить работника или, к примеру, поздравить его с днем рождения.
Это у себя дома можно без проблем повесить чьи угодно фотографии. С фото сотрудников работодатель не вправе так свободно обращаться...
Чтобы не возникло неприятностей, необходимо:
•либо иметь письменное согласие работника на обработку ПД, в котором будет прямо отражена возможность помещения его фотографии на Доску почета (информационный стенд или что-то подобное);
•либо закрепить такую возможность в коллективном договоре, ПВТР или другом локальном нормативном акте, с которым все работники будут ознакомлены под росписьабз. 2 преамбулы Разъяснений Роскомнадзора от 24.12.2012.
Если же говорить о «досках позора», которые тоже практикуются некоторыми работодателями, то здесь вопрос не только в письменном согласии на обработку персональных данных.
Если работник обратится в суд с иском о защите чести и достоинства, то вам придется доказывать, что порочащие его сведения соответствуют действительности. Ведь по закону это обязан делать тот, кто их распространилп. 1 ст. 152 ГК РФ.
Так, работник ООО обнаружил свою фотографию с указанием фамилии, имени, отчества на информационном стенде на проходной. Там же была подпись «худший сотрудник». Обиженный работник подал иск в суд. Работодатель не имел письменного согласия работника на распространение его изображения, а также не смог доказать, что подпись «худший сотрудник» в отношении работника соответствовала действительности. С компании была взыскана компенсация морального вредаАпелляционное определение Брянского облсуда от 30.01.2018 № 33-580/2018.
Фото на сайте
Если вы размещаете фото своих специалистов на сайте (либо в печатной продукции) в целях привлечения внимания к работам (услугам) компании, то нужно получить у работников:
•согласие на обработку ПД (поскольку такие действия выходят за рамки трудового законодательства);
•согласие на использование изображения гражданина в соответствии с гражданским законодательствомп. 1 ст. 152.1 ГК РФ. Такое согласие может включать в себя дополнительные условия, например срок и пределы использованияпп. 46, 47 Постановления Пленума ВС от 23.06.2015 № 25 (далее — Постановление № 25). Причем работник может отозвать свое согласие в любой моментп. 49 Постановления № 25.
Согласие на использование изображения может быть дано и устно. Тогда его детали будут определяться обстановкой, в которой оно предоставлялосьп. 47 Постановления № 25. Так, компания опубликовала фото своих работников на сайте в рекламных целях, не получив на это их письменного согласия. Один из сотрудников после увольнения обратился в суд с иском о прекращении использования изображения и компенсации морального вреда. Однако судьи ему отказали, установив следующееКассационное определение Мосгорсуда от 05.06.2017 № 4г/2-5965/17:
•фото были получены в результате открыто проведенной компанией в рабочее время фотосессии, о цели которой было объявлено заранее. Сотрудники готовились, наряжались;
•от съемок можно было отказаться, однако гражданин этого не сделал;
•с требованием убрать фотографию и информацию о себе с сайта он к компании не обращался.
В любом случае следует помнить, что при возникновении спора факт использования фото доказывается самим гражданином, а правомерность использования — работодателемп. 48 Постановления № 25. Поэтому согласие лучше все-таки оформлять письменно.
Справка
Разрешения на публикацию фотоснимков, сделанных на торжественных мероприятиях компании (например, на корпоративе), можно не спрашивать. Главное, чтобы изображение отдельных сотрудников не было на снимках основным и чтобы на фото не было информации о частной жизни указанных лицподп. 2 п. 1 ст. 152.1, п. 1 ст. 152.2 ГК РФ; п. 45 Постановления № 25.
Уведомляем Роскомнадзор
Вопрос об уведомлении Роскомнадзора отдельно в отношении фотографий не регламентирован, поэтому применяются общие правила. Однозначно не нужно уведомлять о намерении обрабатывать ПД работников, а также клиентов и заказчиков (если их ПД используются исключительно для исполнения заключенного с ними договора и не передаются третьим лицам без их согласия)пп. 1, 2 ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
Внимание
За неподачу (несвоевременную или некорректную подачу) уведомления в Роскомнадзор возможны штрафыст. 19.7 КоАП РФ:
•на руководителя (ИП) — 300—500 руб.;
•на компанию — 3000—5000 руб.
Срок давности составляет 3 месяца с даты возникновения обязанности направить уведомлениеч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ.
Что касается ПД соискателей, то прямого освобождения от обязанности направлять уведомление в Роскомнадзор в таком случае нет. Однако суды иногда приравнивают отношения работодателей с соискателями в смысле Закона о ПД к трудовым. На этом основании делается вывод, что уведомление не направляетсяПостановление 4 ААС от 07.02.2018 № А19-17054/2017.
Проблемы могут возникнуть и в случае, когда вы используете электронные системы учета. При обработке ПД без использования средств автоматизации уведомлять Роскомнадзор не нужно, об этом прямо сказано в Законеп. 8 ч. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ. И проверяющие делают вывод: использование средств автоматизации обязывает компанию направлять такое уведомление. Суды же считают, что это непринципиально.
Так, было признано законным использование без уведомления Роскомнадзора систем «1С:Зарплата и управление персоналом» для обработки данных работников и «1С:Предприятия (магазины)» для обработки данных дистанционных покупателей — граждан. Нет нарушения и в хранении без уведомления контролирующего органа электронных резюме граждан в рамках деятельности по подбору персоналаПостановление 4 ААС от 07.02.2018 № А19-17054/2017.
Справка
Если ПД просто содержатся в информационной системе или извлечены из нее, то это еще не значит, что ПД обрабатываются с использованием средств автоматизациип. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687; Апелляционное определение Владимирского облсуда от 20.01.2015 № 33-139/2015.
* * *
Получая у гражданина согласие на обработку его ПД, помните, что нельзя оформить такой документ на все случаи жизни. Нужно указывать конкретную цель обработки, конкретный список обрабатываемых данных и перечень возможных действий с нимич. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ.
