Можно ли учесть расходы, если на командировочном удостоверении нет отметок о прибытии и выбытии

Все знают, что в командировочном удостоверении (форма № Т-10утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) должны быть отметки организации, в которую был командирован работник. Ее наименование вы указываете в приказе о направлении работника в командировку (форма № Т-9утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) и на первой странице командировочного удостоверения в поле «Место назначения (страна, город, организация)». Однако по возвращении работника из командировки бывает, что на оборотной стороне командировочного удостоверения:

• <или>нет этих отметок;
• <или>отметки сделаны другой организацией.

К примеру, работника командировали для закупки оборудования в организацию, являющуюся поставщиком, но на удостоверении стоят отметки грузоотправителя.

И бухгалтер в такой ситуации должен принять решение: учитывать командировочные расходы для целей налогообложения прибыли или нет.

Нет отметок или они не те — быть претензиям

Отметки в форме № Т-10 о датах приезда и выезда подтверждают фактический срок пребывания в командировке. Они должны быть заверены подписью должностного лица с ее расшифровкой и печатью организации, куда направлен работник.

Если работник командирован в несколько организаций, то отметки должны быть поставлены каждой из нихст. 166 ТК РФ; п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Поэтому если в командировочном удостоверении отметок нет либо они не соответствуют наименованию организации, в которую был направлен работник, то налоговые органы считают, что подтвердить таким документом фактический срок пребывания работника в служебной поездке нельзя. А значит, расходы на командировку не могут быть учтены в целях налогообложения прибылиПисьма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.1, от 03.07.2007 № 20-12/062183.

И никакие другие документы подтвердить тот факт, что работник был в командировке, не помогут.

Из авторитетных источников

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна

Главный специалист-эксперт отдела налогообложения прибыли (дохода) организаций Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

“Отметки в командировочном удостоверении о прибытии в место командировки и убытии из него обязательны для правильного оформления этого документа. Поэтому, даже если цель командировки выполнена, есть акт приема-передачи работ, для выполнения которых работник направлялся в командировку, есть счета гостиницы, посадочные талоны на самолет, без отметок принимающей стороны в удостоверении расходы на командировку учесть нельзя”.

Однако суды не столь строги. В некоторых ситуациях у вас есть шанс «отбить» свои расходы. Давайте посмотрим, в каких именно.

Ищем аргументы в свою защиту

СИТУАЦИЯ 1. Отметок нет. В этом случае суд может занять сторону налогового органа, признав командировочные расходы необоснованнымиПостановления ФАС ВВО от 23.04.2007 № А28-7048/2006-250/21; Второго арбитражного апелляционного суда от 07.05.2009 № А29-800/2009; ФАС ПО от 17.01.2008 № А65-1734/2007-СА2-11.

Например, в одном из решений суд указал, что отсутствие в командировочных удостоверениях отметок организаций, куда были направлены работники, означает, что нет доказательств того, что они там находилисьПостановление ФАС ПО от 17.01.2008 № А65-1734/2007-СА2-11.

СИТУАЦИЯ 2. Отметки поставлены не той организацией, в которую был командирован работник. Здесь суд, скорее всего, будет выяснять причины такого несоответствия. Так, суды вставали на сторону налогоплательщика, когда:

• <или>были другие документы, подтверждающие нахождение работников в командировкеПостановление ФАС МО от 21.01.2010 № КА-А41/15365-09;
• <или>отметки ставились в другой организации по той причине, что товары, для закупки которых был командирован работник, находились на ее складеПостановление ФАС МО от 13.04.2009 № КА-А40/2647-09.

Что делать, если отметки поставить некому

Возможны и такие ситуации. Например, когда работник командирован в другой город для проведения переговоров с клиентом — физическим лицом. Или направлен инкогнито в качестве контролера качества обслуживания гостиницы, ресторана или магазина. Можно ли учесть командировочные расходы для целей налогообложения при отсутствии отметок на командировочном удостоверении в такой ситуации, мы спросили в Минфине.

Из авторитетных источников

“В такой ситуации расходы на командировку для целей налогообложения прибыли не учитываются, так как в удостоверении нет отметок о прибытии/выбытии”.

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
Минфин России

Выход из сложившейся ситуации подсказали специалисты Минздравсоцразвития. По их мнению, отметки о дате приезда и дате выезда могут быть проставлены в гостинице, в которой проживал командированный работник.

Из авторитетных источников

КОВЯЗИНА Нина Заурбековна

Заместитель директора Департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России

“В командировочном удостоверении в такой ситуации надо указать пункт направления и цель командировки.

По моему мнению, отметки о дате приезда и дате выезда могут быть проставлены в гостинице, в которой проживал командированный”.

Кстати, и сотрудники Минфина не имеют ничего против такого подхода.

Из авторитетных источников

“По моему мнению, если отметки в командировочном удостоверении согласится поставить администрация гостиницы, удостоверение будет оформлено верно. И тогда расходы на командировку можно будет учесть”.

БАХВАЛОВА Александра Сергеевна
Минфин России

Но что делать, если работник направлен в качестве контролера инкогнито в гостиницу, в которой и проживал? Получается, что остается либо учесть командировочные расходы за счет чистой прибыли, либо надеяться на то, что расходы удастся отстоять в суде, ссылаясь на то, что отметку поставить некому, и на то, что служебное задание выполнено.

***

Если у вас не будет командировочного удостоверения (или не будет в нем отметок), то в суде вам может помочь письмо от принимающей организации, которое подтвердит фактический срок пребывания работника в командировке. В письме должны быть указаны конкретные даты прибытия и отъезда работника, наименование этой организации, подпись руководителя и печать организации.

Если же цена вопроса высока, лучше попросить организацию, в которую был командирован работник, прислать вам командировочное удостоверение с ее отметками по почте. А если договориться нельзя (например, когда работник был командирован для участия в судебном заседании), то лучше съездить самим и поставить нужные отметки.

Не пускайте этот вопрос на самотек, ведь, кроме проблем с налогом на прибыль, могут добавиться и споры по НДФЛ и взносам.