Заверение копий документов: новые правила

Делаем копии для внутреннего использования

Основное новшество состоит в том, что предъявляются разные требования к заверению в зависимости от цели изготовления копии документа (выписки из документа). Если вы делаете копию для себя (для внутреннего пользования), то заверяйте ее так же, как привыкли, по старому ГОСТу, то есть пишитеп. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. Постановлением Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (далее — старый ГОСТ); п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее — новый ГОСТ):

•слово «Верно»;

•наименование должности работника, заверившего копию документа, его подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия);

•дату заверения копии (выписки из документа).

Отметка о заверении, как и ранее, ставится под реквизитом «подпись»п. 5.26 нового ГОСТа; п. 3.26 старого ГОСТа.

В отличие от старого ГОСТа, новый ГОСТ не обязывает проставлять печать при заверении копий для внутреннего пользования. Но никто не запрещает вам делать это, если так привычней — бумага с печатью смотрится более солидно.

Не нужно указывать и местонахождение подлинника, если копия «внутренняя»п. 5.26 нового ГОСТа. В старом ГОСТе, правда, также не было такого требования, однако оно есть в древнем советском Указеп. 1 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X. Он применяется весьма условно, хотя и не отменен.

Чтобы было проще заверять копии, можно сделать специальный штамп, новый ГОСТ это разрешаетп. 5.26 нового ГОСТа.

Для примера предположим, что вам нужно вывесить копию приказа на информационную доску организации для всеобщего ознакомления.

Делаем копию для внешнего пользователя

Если вам нужно заверить копию документа для выдачи ее третьим лицам (в банк, работнику, контрагенту и т. д.), то к вышеназванным прибавляются еще два реквизита:

•указание на место, в котором хранится оригинал копируемого документа;

•печать.

Отметим, что копии для внешнего пользования новый ГОСТ обязывает заверять именно печатью организации, тогда как по старым правилам можно было использовать и другие печати (например, отдела кадров)п. 3.26 старого ГОСТа; п. 5.26 нового ГОСТа.

Оттиск печати нужно ставить так, чтобы он не закрывал подпись лица, заверившего копию документап. 5.24 нового ГОСТа. Если у ООО в соответствии с уставом в принципе нет печати, то копия заверяется без нее. Аналогично заверяет копии и ИП, не использующий печать.

Покажем, как применяются новые правила, на примере заверения копии трудовой книжки.

Изготавливаем многостраничные копии

Как заверять копии документов, которые состоят более чем из одного листа? На этот счет новый ГОСТ никаких правил не содержит. Поэтому можно исходить просто из деловой практики, а также из разъяснений Минфина.

Последние были даны в отношении налоговых документов, но в части заверения многостраничных документов актуальны и для остальных бумагПисьмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142.

Итак, заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

•или отдельно заверить каждый лист копии;

•или прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Там же нужно указать количество листов. Это можно сделать, например, таким образом.

Сшивку нужно делать так, чтобы она:

•не мешала чтению каждого листа и снятию с него копии при необходимости;

•не расшивалась (не разваливалась) при изучении копии.

* * *

У налоговиков свои представления о правилах заверения и оформления бумажных копий документов, представляемых в ИФНС при проверках. Пока что они сформулированы только в Письмах МинфинаПисьма Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142, от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336. Но уже есть проект приказа ФНС (ID проекта 02/08/02-18/00078469), в который эти правила почти полностью «переедут». Отметим, что указывать на местонахождение подлинников ни Письма, ни проект не требуют.