Директор сменил фамилию — что делать бухгалтеру

Проведите ряд кадровых мероприятий

Шаг 1. Попросите директора принести копии документов, подтверждающих смену фамилии (например, свидетельства о регистрации брака и паспорта), и составьте приказ о внесении изменений в кадровые документы.

Шаг 2. Обновите трудовой договор. Из-за смены фамилии работником он не перестанет действовать, но ведь ф. и. о. и паспортные данные сотрудника — это его обязательные сведенияст. 57 ТК РФ. Роструд советует вносить актуальные данные в текст уже заключенного трудового договораПисьмо Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1. Однако по сути заверение сторонами трудового договора новых данных равносильно заключению дополнительного соглашения. Поэтому, на наш взгляд, проще оформить именно его.

Шаг 3. Исправьте трудовую книжку директора (если вы ведете ее на бумаге). Изменения вносите на первую страницу (титульный лист). Сделайте это так: одной чертой зачеркните прежнюю фамилию и запишите новую. Ссылки на документ, подтверждающий изменение фамилии, укажите на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверьте подписью уполномоченного сотрудника и печатью организации (кадровой службы) (при наличии печати). Если в трудовой книжке есть вкладыш, исправьте фамилию и на обложке книжки, и на обложке вкладышап. 7 Порядка, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н; Онлайнинспекция.рф.

Шаг 4. О новой фамилии директора надо уведомить СФР, ведь фамилия в форме ЕФС-1 должна соответствовать данным в СНИЛСп. 3.5 приложения № 2 к Постановлению Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Для этого в Фонд надо подать заявление по форме АДВ-2 (директор может сделать это лично, а может через вас как работодателя)пп. 1, 2, 3 ст. 9, ст. 14 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ; пп. 19, 20 Инструкции, утв. Приказом Минтруда от 03.04.2023 № 256н. Если подавать будете вы, на заявлении все равно должна быть подпись директора. Форму нужно направить вместе с описью АДВ-6-1пп. 17, 20 приложения № 7, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 243п.

Нужно ли уведомить ИФНС

Сообщать в ИФНС о смене фамилии и паспортных данных директора не нужно. Эту информацию налоговики получат из МВД и самостоятельно внесут в ЕГРЮЛ измененияп. 8 ст. 85 НК РФ; п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 08.07.1997 № 828; п. 5 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ (далее — Закон № 129-ФЗ).

Исключение: если генеральный директор — иностранец. Тогда в регистрирующую ИФНС подайте заявление по форме Р13014 в течение 7 рабочих дней со дня смены фамилиип. 5 ст. 5 Закона № 129-ФЗ; приложение № 4 к Приказу ФНС от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@. В заявлении заполните титульный лист, лист П и один экземпляр листа И — с прежней и новой фамилией директорапп. 95, 99 Требований, утв. Приказом ФНС от 31.08.2020 № ЕД-7-14/617@ (далее — Требования).

Заявление заполняется так:

•на титульном листе укажите ОГРН и ИНН компании, а в графе «Причина представления заявления» проставьте значение «2». Остальные поля остаются пустымип. 76 Требований;

•заполните лист «И»:

— на первой странице в пункте 1 «Причина представления заявления» проставьте значение «3» — «изменение сведений о лице»;

— в пункте 2 укажите ф. и. о. руководителя с прежней фамилией;

— в пункте 3 пропишите ф. и. о. руководителя с новой фамилией.

На второй странице укажите ИНН руководителя, его пол, сведения о рождении и гражданстве, новые паспортные данные (серию и номер документа следует указывать с пробелами — так же, как и в самом паспорте) и должность («директор»). При заполнении текстовых полей руководствуйтесь правилом: если текст не помещается на одной строке, его можно перенести на следующую, оставив несколько клеток пустыми, а можно в конце строки указать часть слова (сколько поместится), а вторую часть перенести на следующую строку без дефиса;

•в лист П внесите сведения о заявителе. Им, скорее всего, будет выступать сам директор. Разумеется, в листе П будет указана его новая фамилия.

Налоговая зарегистрирует изменения в ЕГРЮЛ в течение 5 рабочих дней со дняп. 4 ст. 5 Закона № 129-ФЗ:

•или получения сведений о смене фамилии из органов МВД;

•или получения заявления Р13014 от компании.

От даты выдачи паспорта до внесения измененных паспортных данных директора в государственный реестр может пройти существенное время (зависит от скорости документооборота между службами ФНС и МВД). Чтобы в ЕГРЮЛ не висела неактуальная фамилия директора, можете подстраховаться и направить заявление по форме Р13014 на директора-россиянина. Убедиться в том, что передача информации между ведомствами состоялась и данные корректны, можно, запросив выписку из ЕГРЮЛ.

Что еще нужно сделать и чего делать не нужно

Что еще делаем:

•сообщаем о смене паспортных данных и фамилии директора в банк, в котором у компании открыт счет. Там оформляем новую карточку с образцом подписи руководителяпп. 4.2, 5.3, 5.8 Инструкции ЦБ от 30.06.2021 № 204-И. Если организация использует интернет-банкинг, необходимо также заменить электронный ключ;

•уведомляем контрагентов, сотрудничать с которыми начали ранее. Вносить изменения в ранее заключенные договоры не нужно. Однако из-за расхождения ф. и. о. в документах у налоговиков могут возникнуть вопросы.

Чего делать НЕ нужно:

•переоформлять согласие на обработку персональных данных. Оно продолжит действовать до его отзыва самим директором или до истечения срока его действияч. 2, 4 ст. 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

•менять ЭП в ФНС. Квалифицированный сертификат юрлица содержит следующие сведения о компании: наименование, место нахождения и ОГРНп. 2 ч. 2 ст. 17, подп. «б» п. 1 ч. 1 ст. 18 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Смена фамилии генерального директора не является основанием для его аннулирования;

•подавать форму ЕФС-1 с подразделом 1.1. СФР узнает о новой фамилии директора из формы АДВ-2 «Заявление об обмене страхового свидетельства»п. 17 приложения 7, утв. Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 243п;

•корректировать и пересдавать какую-либо отчетность с персональными данными — расчет РСВ, ПСВ или справку о доходах физлицаПисьмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889@;

•менять уже выданные за подписью директора доверенностип. 1 ст. 188 ГК РФ.

* * *

Не забудьте указывать новую, а не старую фамилию при заполнении:

•подраздела 3.1 раздела 3 РСВприложение № 1, пп. 13.6—13.9 приложения № 3 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@;

•отчета «Персонифицированные сведения о физических лицах»приложение № 2 к Приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@;

•справки о доходах физлица, которая входит в состав годового 6-НДФЛприложение № 1 к Приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.