Здравствуй, осень: стандартный НДФЛ-вычет работникам на детей-студентов

Условие 1. Наличие справки из учебного заведения

Необходима как документ, подтверждающий право на детский вычет на учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта (далее обобщенно — студент) в возрасте до 24 лет.

Утвержденной единой формы справки нет, но в справке обязательно должны быть указаны период и форма обученияПисьма Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596, от 08.05.2018 № 03-04-05/30997. Копия не годится — работник должен принести оригинал. Учебные заведения дают столько справок, сколько запросит сам студент, никаких ограничений по количеству нет.

На каких студентов справка не нужна. На тех, кому в этом году исполнилось 18 лет или меньше. Вычет на таких детей положен за все месяцы этого года по декабрь включительно независимо от того, учатся они или нетПисьмо Минфина от 06.10.2021 № 03-04-05/80731.

Справка понадобится, чтобы предоставлять вычет на такого ребенка с января 2024 г. Тогда же проверьте заявление работника на вычет: если оно бессрочное и в нем написано о вычете на ребенка вообще, то оно годится и на 2024 г.Письмо Минфина от 17.02.2022 № 03-04-05/11257

А вот если оно было написано только на 2023 г. либо если в нем говорится о вычете на ребенка до 18 лет, то работник должен будет написать новое заявление — о предоставлении с 01.01.2024 вычета на учащегося — студента до 24 летПисьмо УФНС по г. Москве от 26.12.2017 № 20-15/227433@.

Если ребенок, которому в этом году исполнилось 18 лет, в 2024 г. еще будет учиться в школе, то для вычета с января 2024 г. работник должен будет принести справку из школыПисьмо Минфина от 09.02.2012 № 03-04-06/5-28.

Вычет на ребенка, который признан судом недееспособным, предоставляйте независимо от его возраста.

На каких студентов вычет не положен даже при наличии справки. Это, во-первых, те, кто учится на очно-заочной или заочной формах обучения. Вычет положен только для очников.

Во-вторых, это те учащиеся очной формы обучения, которым в этом году исполнилось или до конца года исполнится 25 лет или больше.

Требовать ли от работников свежие справки в связи с новым учебным годом. Резоны есть. В сентябре — октябре отчисляют тех, кто не сдал летнюю сессию, был оставлен на осеннюю пересдачу и не справился. Кто-то с сентября переводится на очно-заочную или заочную форму, другие меняют учебное заведение, третьи решают бросить учебу и отчислиться. И конечно, хочется проверить, сохраняется ли у работника право на вычет.

С одной стороны, проверяющие могут исходить из того, что налоговый агент должен контролировать правомерность предоставляемого вычета, в частности такие разъяснения нам ранее дал специалист ФНС (см. , 2021, № 13).

С другой стороны, при таком подходе получается, что для предоставления работнику вычета свежая справка нужна каждый месяц — ведь студент может быть отчислен или захочет сменить форму обучения в любой момент. Однако НК не требует от работника приносить свежие справки, а от налогового агента, соответственно, запрашивать их с какой-то определенной периодичностью (например, ежеквартальноПисьмо УФНС по г. Москве от 03.07.2017 № 13-11/099595).

В изначально представленной работником справке указан период обучения. И по ней нужно предоставлять вычет до тех пор, пока этот период не истечетПисьмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596. Сообщить налоговому агенту об утрате права на вычет в связи, например, с досрочным отчислением ребенка из вуза — это обязанность плательщика НДФЛ, то есть работника. Ведь ваша организация (ИП) предоставляет ему вычет на основании его заявления и представленных им документов, в том числе справки из вузаподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.

Получается, вы можете попросить работников обновить справки, но не вправе ставить это условием продолжения вычета. Заметим, есть старое Письмо налоговиков о том, что свежую справку следует представлять на каждый очередной налоговый период в январе. Но там же они признают, что конкретные сроки представления справки в НК не установленыПисьмо УФНС по г. Москве от 05.03.2012 № 20-14/019281@.

В одном из Писем ФНС исходит из того, что налоговый агент не несет ответственности за действия родителя в случае представления им недостоверных данных в целях получения стандартного налогового вычета на ребенкаПисьмо ФНС от 01.09.2009 № 3-5-04/1358@.

Впрочем, обнаружить, что работник промолчал о том, что справка больше неактуальна, и работодатель продолжал предоставлять по ней вычет, инспекция может только в ходе выездной проверки. При этом взыскать с налогового агента налоговики могут только неправомерно не удержанный им НДФЛп. 10 ст. 226 НК РФ. Однако можно настаивать, что вы как налоговый агент действовали правомерно — строго на основании представленной работником справки и заявления на вычет. И не могли узнать о том, что указанные в этой справке данные перестали соответствовать действительности, из каких-то иных источников, кроме как от самого работника. А штраф возможен исключительно при наличии вины в нарушенииподп. 2 п. 1 ст. 109 НК РФ. Отвечать за недоплату НДФЛ и погашать недоимку должен работник.

Важна ли дата выдачи справки. Вычет предоставляется за период обучения, указанный в справке, а не за период с даты выдачи справки. Поэтому месяц выписки справки и месяц передачи ее работодателю значения не имеют. Вот пара распространенных ситуаций на примерахПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118 (п. 1):

•в ноябре этого года работник принесет датированную ноябрем же справку о том, что его ребенок учится в вузе с сентября. В этом случае при ближайшей же выплате ему дохода нужно рассчитать НДФЛ с учетом вычета не только за ноябрь, но и за сентябрь и октябрь;

•работник, принятый в октябре этого года, к заявлению на вычет приложил справку с периодом обучения с сентября 2022 г. по июнь 2025 г. и датой выдачи в январе 2023 г. По такой справке необходимо предоставлять ему вычет начиная с месяца приема на работу, в нашем случае с октября. Хотя она и выдана до заключения трудового договора, указанный в ней период обучения еще не истек. За достоверность данных в справке отвечает работник (см. выше).

Условие 2. Вычет — только за период обучения

Это, в частности, означает, что даже если ребенку еще нет 24 лет, а учиться он закончил, то вычет родителю уже не положен. По общему правилу вычет не надо предоставлять начиная с вычета за месяц, следующий за месяцем окончания обученияПисьмо Минфина от 18.05.2023 № 03-04-05/45075.

Если в 2023 г. ребенку работника исполнилось 24 года, то вычет даемПисьма Минфина от 18.05.2023 № 03-04-05/45075, от 11.11.2021 № 03-04-06/91050:

•по декабрь 2023 г. включительно, если все это время он продолжает учиться;

•по тот месяц 2023 г., в котором он прекратит учебу, включительно.

Вычет за месяц зачисления в учебное заведение. Разные учебные заведения указывают в справках период обучения по-разному. Вот возможные варианты:

•есть дата приказа о зачислении и срок окончания обучения. Например: приказ о зачислении от 10.08.2023, срок окончания обучения — 30.06.2027. Можно считать, что период обучения начинается в августе, поскольку в справке не указано иное, и предоставлять вычет начиная с вычета за август;

•нет даты приказа о зачислении, а указан период обучения с началом в сентябре. Например: период обучения — с сентября 2023 г. по июнь 2027 г. На основании такой справки вычет за август предоставить нельзя, даже если работник принес выписку из приказа или иной документ о зачислении в августе. По НК вычет положен не просто на учащегося (которым ребенок стал в августе), а за период обученияподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ. А из справки следует, что этот период начинается в сентябре;

•есть дата выдачи справки и не указано начало периода обучения. Например, в ноябре этого года выдана справка о том, что ребенок обучается в магистратуре вуза и предполагаемый срок окончания периода обучения — июнь 2025 г. Такая справка не подтверждает, что сентябрь и октябрь текущего года входят в период обучения, поэтому на ее основании вычет за эти месяцы предоставить нельзя. Если ребенок на самом деле начал учиться в сентябре, нужна справка, где это будет указано.

Вычет за месяц отчисления из учебного заведения. Бывает, что ребенок отчислен из учебного заведения позже того месяца, который указан в справке как последний месяц периода обучения.

Часто это связано с так называемыми последипломными каникулами. Их дают после итоговой аттестации любому выпускнику по его заявлениюч. 17 ст. 59 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ (далее — Закон № 273-ФЗ). Их продолжительность такая же, как у студентов невыпускных курсов. Так, если итоговая аттестация прошла в июне, можно взять каникулы по 31 августа. Во время этих каникул за выпускником сохраняется статус учащегосяч. 4 ст. 61 Закона № 273-ФЗ, а отчисляют его только по завершении каникул.

При этом обучение считается завершенным только на дату отчисленияп. 1 ч. 1, ч. 4 ст. 61 Закона № 273-ФЗ. Значит, если изначально в справке учебного заведения был указан период обучения, например, по июнь, а работник принес вам выписку из приказа об отчислении в августе, то нужно предоставить ему вычет за июль и август. В НК не сказано, что подтверждающим документом может быть только справка, поэтому окончание периода обучения могут подтверждать и другие документы.

По той же причине нужно предоставить вычет за июль, если каникулы студент не брал, но приказ об отчислении учебное заведение издало в первых числах июля и работник принес вам выписку из приказа или иной подтверждающий документ.

Дата выдачи диплома не важна. Например, если ребенок отчислен в июне, а диплом выдан в июле, то вычет за июль все равно не положен. Диплом — это документ, подтверждающий получение образованияст. 60 Закона № 273-ФЗ, время его изготовления после итоговой аттестации в период обучения не включается.

В справке не указано окончание периода обучения. Например, написано только, что ребенок работника является студентом 3-го курса, и все. Увы, но такая справка — основание для вычета только за месяц ее выдачи, так как однозначно определить по ней период обучения невозможно даже в пределах указанного в ней курса. Единой даты окончания курса, то есть учебного года, законодательно не установлено. К примеру, вузы сами определяют продолжительность учебного года в установленных пределах, а его начало вправе переносить не более чем на 2 месяцапп. 19—21 Порядка, утв. Приказом Минобрнауки от 06.04.2021 № 245. Чтобы вы могли предоставлять вычет в течение всей учебы ребенка, работнику необходимо принести справку с указанием начала и окончания периода обучения.

Досрочное отчисление. Если работник написал заявление о прекращении предоставления ему вычета в связи с отчислением ребенка, то подтверждающий это документ из учебного заведения можно не требовать. Однако попросите работника указать в заявлении дату отчисления — чтобы верно определить, с какого момента перестать предоставлять вычет. Например, если ребенок отчислен 2 октября, то вычет за октябрь еще положен, а за ноябрь уже нетПисьма Минфина от 06.11.2012 № 03-04-05/8-1251; УФНС по г. Москве от 03.07.2017 № 13-11/099595.

Если же о досрочном отчислении ребенка стало известно, к примеру, из разговоров или соцсетей, а работник не принес ни заявления о прекращении вычета, ни справки об отчислении, то продолжайте вычет предоставлять, ведь никаких документов о прекращении учебы у вас нет. Однако работника предупредите, что инспекция, узнав о досрочном отчислении, пересчитает его НДФЛ без вычета и может потребовать от него заплатить недоимку. Если после этого работник принесет вам документ об отчислении, зафиксируйте дату его получения под подпись работника. О том, как в этом случае пересчитать налог, рассказано в , 2023, № 18.

Смена учебного заведения. Вычет за месяцы между месяцем отчисления из одного учебного заведения и началом обучения в другом не положен, то есть эти месяцы не входят в период обучения. Обычно это июль и/или август. Но если студент взял последипломные каникулы, например после аттестации на бакалавра в одном вузе перед зачислением в магистратуру в другом вузе, то вычет за месяцы каникул нужно предоставить при наличии подтверждающего документа из учебного заведения (см. здесь).

Отдельно скажем о вычете на ребенка, которому в этом году исполняется 19 лет и который только в этом году закончил школу и стал студентом. Вычет за летние месяцы между отчислением из школы и началом обучения в другом учебном заведении не положен. Каникулы после итоговой школьной аттестации прямо в законе не прописаны, и, как правило, школы отчисляют выпускников в июне. Однако если школа отчислила ребенка только 31 августа и выдала подтверждающий это документОпределение 7 КСОЮ от 21.09.2021 № 88-13262/2021, то вычет за июль и за август нужно предоставить.

Академический отпуск. Включается в период обучения, в течение которого положен вычет (в том числе и в случае, когда он предоставлен в связи с призывом в армию на срочную службу или по контракту)подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ; Письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3877. Справка из учебного заведения или копия приказа о самом отпуске не нужны. Однако из-за него увеличится период обучения, который указан в изначально представленной работником справке. И вот по его окончании вам понадобится новая справка из вуза с новым сроком окончания обучения. Например, если у вас справка о периоде обучения по июнь 2024 г., а с сентября этого года ребенок взял академический отпуск на год, то новый срок окончания обучения — июнь 2025 г. И чтобы вы могли предоставлять вычет за июль 2024 г. и последующие месяцы, работник должен будет принести вам новую справку.

Если в этом году ребенку исполняется 24 года и он взял академический отпуск, например с сентября, то вычет положен до конца года как на обычных студентов, поскольку он остается учащимся и период обучения отпуском не прерывается.

Условие 3. Ребенок находится на обеспечении родителя

Общий подход таков: работник не обязан представлять вам документальное подтверждение того, что ребенок находится на его обеспечении, а вы как налоговый агент не обязаны это выяснять. Исходите из того, что раз работник написал заявление на вычет, значит, это так и есть. Кроме того, для отдельных случаев есть прямые разъяснения Минфина, приведем их.

Курсанты и учащиеся интернатов. Курсанты военных учебных заведений относятся к военнослужащим и обеспечиваются продовольственным, вещевым и денежным довольствиемстатьи 2, 12, 14 Закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ. При учебе в интернате питание и проживание детей обычно для родителей бесплатное. А, например, обучающиеся с ограниченными возможностями здоровья и вовсе находятся на полном государственном обеспечении, если проживают в образовательных организацияхч. 2 ст. 34, ч. 7 ст. 79 Закона № 273-ФЗ.

По мнению Минфина, родители таких учащихся все равно имеют право на вычет, поскольку в этих случаях не считается, что дети больше не находятся на обеспечении родителейПисьма Минфина от 05.08.2020 № 03-04-06/68519, от 30.10.2020 № 03-04-05/94904, от 09.11.2018 № 03-04-05/80485.

Студент вступил в брак и/или сам стал родителем. Долго вычет родителям таких учащихся был спорным, поскольку Минфин считал, что вступившие в брак дети уже сами себя обеспечиваютПисьма Минфина от 29.03.2019 № 03-04-05/21857, от 17.03.2016 № 03-04-05/14853. Однако в прошлом году он изменил свою позицию и признал, что вычет нужно предоставлять, если родители продолжают обеспечивать ребенка, который завел свою семьюПисьмо Минфина от 07.04.2022 № 03-04-05/29517. А обычно так и бывает, если он студент. Постоянная регистрация ребенка по адресу, отличному от адреса родителя, тоже не препятствие для вычетаПисьмо Минфина от 11.05.2012 № 03-04-05/8-629.

Справку из учебного заведения на новую фамилию ребенка требовать от работника не надо. Налоговая инспекция получает все данные из ЗАГСов и при необходимости легко установит соответствие.

Студент совмещает учебу с работой по трудовому договору или зарегистрирован как ИП либо самозанятый. Вычет родителю положен, даже если у ребенка есть свой источник дохода. Все равно в силу возраста и обучения на очной форме он находится на обеспечении родителяПисьмо Минфина от 30.06.2014 № 03-04-05/31345. Это касается и детей, уже имеющих высшее образование и продолжающих его в магистратуре или аспирантуре.

Условие 4. Место учебы и основание обучения

Вычет положен за период обучения ребенка в «организации, осуществляющей образовательную деятельность»подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ. По Закону об образовании таковыми считаются организации (как государственные, так и частные), имеющие соответствующую лицензиюпп. 18—20 ст. 2, ч. 4 ст. 91 Закона № 273-ФЗ. Требовать, чтобы работник принес вам копию лицензии, не нужно — реестр лицензий на сайте Рособрнадзора открыт для всех интересующихсясайт Рособрнадзора.

Ребенок учится платно. Право на вычет не зависит от того, на какой основе — бюджетной или коммерческой — учится ребенокПисьмо Минфина от 02.10.2015 № 03-04-05/56445. Стандартный вычет на ребенка не отменяется, если родитель одновременно получает еще и социальный вычет по своим расходам на оплату обучения.

Ребенок учится за рубежом. О том, можно ли предоставить вычет, рассказано в отдельной статье.

* * *

Помните, что плохо не только предоставить работнику лишний вычет, но и не дать тот вычет, который ему положен. В последнем случае вы излишне удержите у работника НДФЛ и вам грозит штраф за недостоверные сведения о вычетах и суммах налога в расчете 6-НДФЛ, которые привели к нарушению права работника на вычетп. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письмо ФНС от 09.12.2016 № СА-4-9/23659@.