Подписка на ЭВГК с о скидкой и подарком
Добавить в «Нужное»

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 декабря 2015 г.

Содержание журнала № 24 за 2015 г.
М.А. Кокурина, юрист

Авто работника: платим за «служебный» пробег

Как обосновать компенсацию за использование автомашины работника

«Автомобили, автомобили буквально все заполонили...» — слова старой песни звучат с каждым днем все актуальнее. Ведь в нашем мобильном веке без машины никуда! И если сотрудник, работа которого связана с разъездами, готов ездить на своей машине, работодатель должен оплатить ему служебное использование автомобиля.

В таком случае с работником можно договориться, что работодатель будетст. 188 ТК РФ:

  • компенсировать ему амортизацию его личного автомобиля и затраты на использование;
  • возмещать его расходы, связанные с эксплуатацией машины.

Какие налоговые последствия возникают в этой ситуации и какие документы нужно иметь, чтобы не переплатить налоги, мы расскажем в статье.

Автокомпенсация и налоги

Компенсировать работнику использование его автомобиля в служебных целях можно в размере, о котором договорятся сотрудник и руководитель. Но вы должны предупредить последнего, что на налоги повлияет:

  • размер компенсации;
  • виды затрат, которые возмещаются по соглашению с работником.

Налог на прибыль

Для целей налогообложения прибыли компенсация учитывается в прочих расходах на дату выплаты строго в пределах месячных нормп. 1 Постановления Правительства от 08.02.2002 № 92:

  • по легковым автомобилям:

— при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб.;

— при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;

  • по мотоциклам — 600 руб.

По грузовым автомобилям норм не установлено.

Тип автомобиля — легковой он или грузовой — посмотрите в паспорте транспортного средства или в свидетельстве о его регистрации.

При этом, по мнению Минфина и налоговиков, законодательно предусмотренная сумма компенсации уже включает в себя все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт)Письма Минфина от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228; УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@. То есть учесть в расходах какие-либо суммы, кроме компенсации в пределах правительственных норм, не получится.

Еще обратите внимание на учет компенсации, установленной в фиксированной сумме, в налоговых расходах за дни, в которые имущество не использовалось в служебных целях.

Предположим, работник болел, был в отпуске или ездил в командировку не на машине. Согласно официальному мнению, кстати, высказанному уже довольно давноПисьмо Минфина от 03.12.2009 № 03-04-06-02/87 (п. 2), за дни отсутствия работника сумму компенсации учесть в расходах нельзя. Ведь это необоснованный расход. Причем в своем Письме Минфин рассматривал ситуацию, когда компенсация выплачивается в пределах норм, установленных Правительством РФ. Правда, свежих разъяснений по этому вопросу нет.

НДФЛ и взносы

Сумма фиксированной компенсации не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодателяп. 3 ст. 217 НК РФ; подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; Письма Минфина от 27.02.2013 № 03-04-06/5600; Минтруда от 25.07.2014 № 17-3/В-347. И никаких ограничений по сумме компенсации, освобождаемой от «зарплатных налогов», в НК РФ не установлено.

Но не все расходы, о возмещении которых договорятся работник и работодатель, можно освободить от «зарплатных налогов». Хотя официальных разъяснений по этому вопросу Минфин не давал, вот что нам удалось выяснить у специалистов ведомства.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич
СТЕЛЬМАХ Николай Николаевич
Советник государственной гражданской службы РФ 1 класса

При использовании работником личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсацияст. 188 ТК РФ. Сумма такой компенсации определяется письменным соглашением сторон трудового договора и включает в себя износ (амортизацию), техническое обслуживание и ремонт личного автомобиля, расходы на ГСМ.

Кроме компенсации, может быть предусмотрено возмещение расходов, связанных с использованием автомобиля (парковка машины в рабочее время и ее мойка).

Как компенсация, так и возмещаемые расходы не облагаются НДФЛ, если есть документы, подтверждающие суммы таких расходов.

Если же работодатель и работник договариваются о возмещении работнику еще и затрат, к примеру, на страхование (каско, ОСАГО), транспортный налог, обязательный техосмотр, то при выплате такого возмещения нужно удержать НДФЛ.

Таким образом, возмещение работнику сумм, которые он тратит как автовладелец независимо от использования автомобиля для работы (страхование (каско, ОСАГО), транспортный налог, обязательный техосмотр), является его доходом в натуральной форме.

Поэтому в случае, когда руководство собирается возмещать сотруднику стоимость полиса каско, безопаснее удержать НДФЛ при выплате такого возмещенияп. 1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, даже если стороны договорились о нем в соглашении.

Документы для автокомпенсации

Итак, чтобы доказать, что вы компенсируете работнику «служебные» износ и расходы на автомобиль, а не выплачиваете ему дополнительный доход, запаситесь документами, подтверждающимиПисьмо Минфина от 27.08.2013 № 03-04-06/35076; Постановление ФАС УО от 29.05.2014 № Ф09-2371/14:

  • использование машины в интересах работодателя;
  • порядок расчета компенсации;
  • принадлежность автомобиля работнику;
  • суммы конкретных расходов на эксплуатацию авто.

Помогут вам все это подтвердить такие бумаги, как:

  • соглашение об использовании личного автомобиля;
  • документы учета служебных поездок, которые можно вести при помощи:
  • <если>вы платите компенсацию в фиксированном размере, то журнала учета служебных поездок или маршрутных листов;
  • <если>вы выплачиваете компенсацию исходя из «служебного» пробега, то путевых листов. В них километраж можно указывать на основании показаний одометра автомобиля или GPS-навигатора;
  • чеки, накладные, квитанции и другие документы, обосновывающие расходы на эксплуатацию авто;
  • бухгалтерская справка-расчет суммы компенсации за использование личного авто за конкретный период.

Соглашение об использовании личного автомобиля

Как должно выглядеть такое соглашение и в какой форме его нужно заключить, законодательством не предусмотрено. Поэтому иногда работодатели упрощают процедуру:

  • издают приказ руководителя компании о выплате компенсации работнику;
  • просят работника расписаться на приказе в знак согласия с его содержанием.

Обычно суды решают, что такого приказа с подписью работника достаточно для подтверждения договоренности об использовании работодателем имущества работникаПостановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902; 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013. Но мы рекомендуем во избежание споров составлять двустороннее письменное соглашение, в котором нужно прописать важные условия, в частности о размере компенсации и порядке ее расчета.

Соглашение об использовании личного автомобиля работника в служебных целях

«27» июля 2015 г.

г. Мурманск

ООО «Цветик-семицветик», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Бабушкинова Олега Олеговича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Девочкина Евгения Алексеевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», руководствуясь статьей 188 Трудового кодекса РФ, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:

1. В интересах Работодателя Работник использует в служебных целях принадлежащий ему на праве собственностиСобственником сотрудник считается и тогда, когда транспортное средство находится в совместной собственности супругов, то есть приобретено после вступления в бракПисьмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49. Поэтому если в свидетельстве о регистрации транспортного средства в качестве собственника указан супруг вашего работника, то у работника нужно попросить копию свидетельства о браке легковой автомобиль марки Ford Focus 1.4 МТ, год выпуска 2013-й, объем двигателя 1388 куб. см, государственный регистрационный знак В124ОР99 RUS, идентификационный номер (VIN) JMLBPCX5U6A004759, цвет красный.

2. Компенсация Работнику за использование личного транспортного средства в служебных целях состоит из оплаты:
— износа автомобиля — 4 руб. за 1 км пробега в служебных целях;
— расходов на эксплуатацию в служебных целях — затрат на горюче-смазочные материалы (бензин марки АИ-95), парковку автомобиля с понедельника по пятницу с 8.00 до 19.00.Компенсацию можно:
разделить на несколько составляющих или записать единой суммой;
установить в зависимости от каких-либо переменных величин (например, «служебного» пробега авто) или в фиксированной сумме.
Какой размер компенсации установить и как рассчитывать ее величину, законодательством не предусмотрено. Об этом можно договориться в соглашении с учетом:
условий, в которых эксплуатируется имуществоПостановление 13 ААС от 23.12.2014 № А42-4138/2014;
интенсивности использования имуществаПисьмо УФНС по г. Москве от 13.01.2012 № 20-15/001797@;
степени его износа и срока полезного использования

3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива —Помимо этого, затраты на ГСМ можно возмещать:
<или>исходя из норм, установленных Минтрансом;
<или>исходя из фактического расхода ГСМ
10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях, по сведениям путевого листа.

4. Для получения компенсации Работник до 4-го числа месяца, следующего за расчетным, подает в бухгалтерию:Не забудьте точно указать, кому и когда работник должен отдавать маршрутные и расходные документы
— документы, подтверждающие затраты на горюче-смазочные материалы и парковку;
— путевой лист по форме, утвержденной Работодателем, с указанием подробного маршрута следования по служебным поручениям.Следите, чтобы работник предоставлял вам полную информацию о маршруте движения по служебным делам на его автомобиле. Если, предположим, в путевом листе не будет сведений о конкретном пункте следования автомобиля, то даже суд может признать, что такие путевые листы не подтверждают служебный характер поездок и поэтому не могут быть основанием для признания затрат в расходах, уменьшающих налог на прибыльПостановление АС МО от 08.04.2015 № А40-108772/14

5. Денежная компенсация выплачивается одновременно с очередной выплатой заработной платы на основании расчета, утвержденного руководителем.

6. За время нахождения Работника в отпуске, командировке или отсутствия на работе по причине болезни, а также при использовании личного транспортного средства в целях, отличных от служебных, компенсация не выплачивается.Лучше в соглашении с работником оговорить, что компенсацию платят только за использование его имущества в работест. 188 ТК РФ

7. Настоящее Соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Приложения:
1) копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
2) копия водительского удостоверения Работника.

Работодатель:   Работник:
ООО «Цветик-семицветик»
Генеральный директор
 
 
О.О. Бабушкинов
 
 
Е.А. Девочкина

«Расчетные» документы

Если компенсация выплачивается не в фиксированной сумме, а зависит от каких-либо показателей, то можете ежемесячно на основании переданных работником в бухгалтерию маршрутных и расходных документов делать такой расчет.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «Цветик-семицветик»

О.О. Бабушкинов

Бухгалтерская справка-расчет компенсации за использование легкового автомобиля работника за ноябрь 2015 г.

Руководитель отдела снабжения Е.А. Девочкина использовала личный автомобиль в служебных целях в ноябре 2015 г. 19 рабочих дней, за которые:
— было пройдено 570 км (точный маршрут указан в путевом листе). Компенсируется за износ автомобиля 2280 руб.(570 км х 4 руб/км);
— компенсируется 57 литров бензина АИ-95 (570 км / 10 л/км). Стоимость этого количества бензина согласно чекам АЗС — 2052 руб.;
— оплачено 19 дней охраняемой автостоянки. Стоимость парковки согласно квитанции об ее оплате — 1900 руб.

Таким образом, сумма компенсации за ноябрь составит 6232 руб. (2280 руб. + 2052 руб. + 1900 руб.).

Приложения.
1. Путевой лист движения автомобиля в ноябре 2015 г. — 2 листа.
2. Чеки на покупку ГСМ в ноябре 2015 г. — 5 шт.
3. Квитанция об оплате парковки за ноябрь 2015 г. — 1 лист.

Главный бухгалтер
ООО «Цветик-семицветик»
 
А.А. Медведева

04.12.2015

***

Если из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто, то велика вероятность возникновения спора с проверяющимиПисьма Минфина от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228; ФНС от 25.10.2012 № ЕД-4-3/18123@. Поскольку и Минфин, и ФНС считают, что личное имущество — это имущество работника, принадлежащее ему исключительно на праве собственности. А если работник — не собственник авто, то с суммы компенсации за его использование нужно удерживать НДФЛ. Кстати, фонды при проверке могут доначислить вам еще и взносы.

Все такие доначисления вы можете успешно оспорить в суде. Ведь в ст. 188 ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Таким образом, законодатель отделил имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. А поскольку в законодательстве отсутствует понятие «личное имущество», суды признают личным все имущество, принадлежащее работнику на любом законном основаниист. 188 ТК РФ; Определение ВАС от 24.01.2014 № ВАС-4/14; Постановление АС СЗ0 от 06.08.2015 № А56-4823/2014.

Понравилась ли вам статья?
  • Почему оценка снижена?
  • Есть ошибки
    Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
  • Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
  • Нет ответа по поставленные вопросы
  • Аргументы неубедительны
  • Ничего нового не нашел
  • Нужно больше примеров
  • Тема не актуальна
  • Статья появилась слишком поздно
  • Слишком много слов
  • Другое
    Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Поставить оценку
Комментарии (0)

Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.

Другие статьи журнала по теме:
Автомобиль
Автомобиль

2024 г.

№ 19
Автомобильные года — богатство или нет при расчете транспортного налога
№ 18
НДС + автомобиль: ответы на актуальные вопросы
№ 15
Как рассчитать расход ГСМ по нормам для грузовиковУстанавливаем нормы расхода ГСМ для легковушек
№ 14
Когда оплата расходов командированного работника на аренду авто не облагается НДФЛ и взносамиТопливные карты: какие нужны документы для работы с нимиТопливные карты: учет покупки ГСМ и самих карт
№ 13
Возмещение ущерба при ДТП служебного автомобиля: учетные нюансыКак в «прибыльной» базе учесть компенсацию за использование личного автоСлужебный автомобиль попал в ДТП: что предпринять и как оформить
№ 12
Разбор вопросов об использовании личного автомобиля в служебных целях
№ 6
Аренда авто без экипажа: 4 «расходных» вопроса арендатора
№ 2
Что принес 2024 год плательщикам транспортного налога

2023 г.

2022 г.

ОПРОС
Есть ли в вашей организации (ИП) ученические договоры с работниками?
да
нет
затрудняюсь ответить
31 октября 10:30-12:30 (МСК)
Варианты участия
Иконка
Прямой эфир, живое общение с лектором
Иконка
Доступ к видеозаписи и материалам
Елена Шаронова
Ведет вебинар
ведущий эксперт издательства «Главная книга»
Регистрация на вебинар

Нужное
Содержание