Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 декабря 2015 г.
Содержание журнала № 24 за 2015 г.Авто работника: платим за «служебный» пробег
Как обосновать компенсацию за использование автомашины работника
«Автомобили, автомобили буквально все заполонили...» — слова старой песни звучат с каждым днем все актуальнее. Ведь в нашем мобильном веке без машины никуда! И если сотрудник, работа которого связана с разъездами, готов ездить на своей машине, работодатель должен оплатить ему служебное использование автомобиля.
В таком случае с работником можно договориться, что работодатель буде
- компенсировать ему амортизацию его личного автомобиля и затраты на использование;
- возмещать его расходы, связанные с эксплуатацией машины.
Какие налоговые последствия возникают в этой ситуации и какие документы нужно иметь, чтобы не переплатить налоги, мы расскажем в статье.
Автокомпенсация и налоги
Компенсировать работнику использование его автомобиля в служебных целях можно в размере, о котором договорятся сотрудник и руководитель. Но вы должны предупредить последнего, что на налоги повлияет:
- размер компенсации;
- виды затрат, которые возмещаются по соглашению с работником.
Налог на прибыль
Для целей налогообложения прибыли компенсация учитывается в прочих расходах на дату выплаты строго в пределах месячных
- по легковым автомобилям:
— при рабочем объеме двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 руб.;
— при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;
- по мотоциклам — 600 руб.
По грузовым автомобилям норм не установлено.
Тип автомобиля — легковой он или грузовой — посмотрите в паспорте транспортного средства или в свидетельстве о его регистрации.
При этом, по мнению Минфина и налоговиков, законодательно предусмотренная сумма компенсации уже включает в себя все затраты, возникающие в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремон
Еще обратите внимание на учет компенсации, установленной в фиксированной сумме, в налоговых расходах за дни, в которые имущество не использовалось в служебных целях.
Предположим, работник болел, был в отпуске или ездил в командировку не на машине. Согласно официальному мнению, кстати, высказанному уже довольно давн
НДФЛ и взносы
Сумма фиксированной компенсации не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами (в том числе «на травматизм») в пределах сумм, предусмотренных соглашением работника и работодател
Но не все расходы, о возмещении которых договорятся работник и работодатель, можно освободить от «зарплатных налогов». Хотя официальных разъяснений по этому вопросу Минфин не давал, вот что нам удалось выяснить у специалистов ведомства.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“При использовании работником личного имущества с согласия или ведома работодателя и в его интересах работнику выплачивается компенсаци
яст. 188 ТК РФ. Сумма такой компенсации определяется письменным соглашением сторон трудового договора и включает в себя износ (амортизацию), техническое обслуживание и ремонт личного автомобиля, расходы на ГСМ.Кроме компенсации, может быть предусмотрено возмещение расходов, связанных с использованием автомобиля (парковка машины в рабочее время и ее мойка).
Как компенсация, так и возмещаемые расходы не облагаются НДФЛ, если есть документы, подтверждающие суммы таких расходов.
Если же работодатель и работник договариваются о возмещении работнику еще и затрат, к примеру, на страхование (каско,
ОСАГО), транспортный налог, обязательный техосмотр, то при выплате такого возмещения нужно удержатьНДФЛ”.
Таким образом, возмещение работнику сумм, которые он тратит как автовладелец независимо от использования автомобиля для работы (страхование (каско,
Поэтому в случае, когда руководство собирается возмещать сотруднику стоимость полиса каско, безопаснее удержать НДФЛ при выплате такого возмещени
Документы для автокомпенсации
Итак, чтобы доказать, что вы компенсируете работнику «служебные» износ и расходы на автомобиль, а не выплачиваете ему дополнительный доход, запаситесь документами, подтверждающим
- использование машины в интересах работодателя;
- порядок расчета компенсации;
- принадлежность автомобиля работнику;
- суммы конкретных расходов на эксплуатацию авто.
Помогут вам все это подтвердить такие бумаги, как:
- соглашение об использовании личного автомобиля;
- документы учета служебных поездок, которые можно вести при помощи:
- <если>вы платите компенсацию в фиксированном размере, то журнала учета служебных поездок или маршрутных листов;
- <если>вы выплачиваете компенсацию исходя из «служебного» пробега, то путевых листов. В них километраж можно указывать на основании показаний одометра автомобиля или GPS-навигатора;
- чеки, накладные, квитанции и другие документы, обосновывающие расходы на эксплуатацию авто;
- бухгалтерская справка-расчет суммы компенсации за использование личного авто за конкретный период.
Соглашение об использовании личного автомобиля
Как должно выглядеть такое соглашение и в какой форме его нужно заключить, законодательством не предусмотрено. Поэтому иногда работодатели упрощают процедуру:
- издают приказ руководителя компании о выплате компенсации работнику;
- просят работника расписаться на приказе в знак согласия с его содержанием.
Обычно суды решают, что такого приказа с подписью работника достаточно для подтверждения договоренности об использовании работодателем имущества работник
Соглашение об использовании личного автомобиля работника в служебных целях
«27» июля 2015 г.
г. Мурманск
ООО «Цветик-семицветик», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Бабушкинова Олега Олеговича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Девочкина Евгения Алексеевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», руководствуясь статьей 188 Трудового кодекса РФ, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем:
1. В интересах Работодателя Работник использует в служебных целях принадлежащий ему на праве собственностиСобственником сотрудник считается и тогда, когда транспортное средство находится в совместной собственности супругов, то есть приобретено после вступления в
2. Компенсация Работнику за использование личного транспортного средства в служебных целях состоит из оплаты:
— износа автомобиля — 4 руб. за 1 км пробега в служебных целях;
— расходов на эксплуатацию в служебных целях — затрат на горюче-смазочные материалы (бензин марки
разделить на несколько составляющих или записать единой суммой;
установить в зависимости от каких-либо переменных величин (например, «служебного» пробега авто) или в фиксированной сумме.
Какой размер компенсации установить и как рассчитывать ее величину, законодательством не предусмотрено. Об этом можно договориться в соглашении с учетом:
условий, в которых эксплуатируется имуществ
интенсивности использования имуществ
степени его износа и срока полезного использования
3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива —Помимо этого, затраты на ГСМ можно возмещать:
<или>исходя из норм, установленных Минтрансом;
<или>исходя из фактического расхода ГСМ
4. Для получения компенсации Работник до
— документы, подтверждающие затраты на горюче-смазочные материалы и парковку;
— путевой лист по форме, утвержденной Работодателем, с указанием подробного маршрута следования по служебным поручениям.Следите, чтобы работник предоставлял вам полную информацию о маршруте движения по служебным делам на его автомобиле. Если, предположим, в путевом листе не будет сведений о конкретном пункте следования автомобиля, то даже суд может признать, что такие путевые листы не подтверждают служебный характер поездок и поэтому не могут быть основанием для признания затрат в расходах, уменьшающих налог на прибыл
5. Денежная компенсация выплачивается одновременно с очередной выплатой заработной платы на основании расчета, утвержденного руководителем.
6. За время нахождения Работника в отпуске, командировке или отсутствия на работе по причине болезни, а также при использовании личного транспортного средства в целях, отличных от служебных, компенсация не выплачивается.Лучше в соглашении с работником оговорить, что компенсацию платят только за использование его имущества в работ
7. Настоящее Соглашение составлено и подписано в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.
Приложения:
1) копия свидетельства о регистрации транспортного средства;
2) копия водительского удостоверения Работника.
| Работодатель: | Работник: | |
 |  |
«Расчетные» документы
Если компенсация выплачивается не в фиксированной сумме, а зависит от каких-либо показателей, то можете ежемесячно на основании переданных работником в бухгалтерию маршрутных и расходных документов делать такой расчет.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
| |
Бухгалтерская справка-расчет компенсации за использование легкового автомобиля работника за ноябрь 2015 г.
Руководитель отдела снабжения Е.А. Девочкина использовала личный автомобиль в служебных целях в ноябре 2015 г. 19 рабочих дней, за которые:
— было пройдено 570 км (точный маршрут указан в путевом листе). Компенсируется за износ автомобиля 2280 руб.(570 км х
— компенсируется 57 литров бензина
— оплачено 19 дней охраняемой автостоянки. Стоимость парковки согласно квитанции об ее оплате — 1900 руб.
Таким образом, сумма компенсации за ноябрь составит 6232 руб. (2280 руб. + 2052 руб. + 1900 руб.).
Приложения.
1. Путевой лист движения автомобиля в ноябре 2015 г. — 2 листа.
2. Чеки на покупку ГСМ в ноябре 2015 г. — 5 шт.
3. Квитанция об оплате парковки за ноябрь 2015 г. — 1 лист.
 | |
04.12.2015
***
Если из свидетельства о регистрации транспортного средства видно, что работник не собственник авто, то велика вероятность возникновения спора с проверяющим
Все такие доначисления вы можете успешно оспорить в суде. Ведь в ст. 188 ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Таким образом, законодатель отделил имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. А поскольку в законодательстве отсутствует понятие «личное имущество», суды признают личным все имущество, принадлежащее работнику на любом законном основани
- Почему оценка снижена?
-
Есть ошибки
Укажите ошибки Не более 300 знаков. Осталось 300/300
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
-
Другое
Напишите подробнее Не более 300 знаков. Осталось 300/300
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
-
я подписчик электронного журнала
-
я не подписчик, но хочу им стать
-
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
