Ни от кого не зависящий простой: оформляем, оплачиваем, учитываем

Как объявить простой

Простой, не зависящий от работника или работодателя, — это оплачиваемый период, хотя сотрудники могут и не работать в это время вообще. Чтобы правильно оплатить и обосновать период простоя, нужно достоверно обозначить основания его возникновения, время его начала и окончания. Действуйте так.

Шаг 1. Составьте акт (докладную) о простое.

Акт или докладная записка (например, от руководителя отдела или старшего смены) необходимы, чтобы зафиксировать происшествие или событие, которое привело к простою. Предположим, это отказ поставщиков от поставки комплектующих. В документе укажите следующее.

Шаг 2. Издайте приказ об объявлении простоя и ознакомьте с ним работников.

Приказ об объявлении простоя или приказ о приостановлении деятельности компании нужно выпустить обязательно.

Всех работников, которых касается приказ о простое, нужно ознакомить с ним под роспись. Кстати, такой приказ распространяется и на дистанционных сотрудников, если приостановка деятельности компании или отдельного подразделения будет мешать выполнению их работы. У дистанционщиков лучше запросить подтверждение получения приказа. Например, пусть отправят ответное письмо с подтверждением прочтения приказа и согласием с его содержанием, если у вас нет специального оповещения об ознакомлении с документом в режиме ЭДО.

Шаг 3. Уведомите о простое орган занятости, если остановилась работа всей компании.

Направьте в течение 3 рабочих дней после издания приказа о простое в службу занятости сообщение о простоеп. 2 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1; Письмо Роструда от 19.03.2012 № 395-6-1 (п. 6). Содержание уведомления может быть таким.

Если не уведомить о простое службу занятости, то при выявлении этого нарушения в течение 3 месяцев со дня, следующего за днем истечения трехдневного срока на подачу уведомления, могут оштрафовать за непредставление в госорган необходимых сведенийст. 19.7, ч. 1 ст. 23.1, ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ; п. 14 Постановления Пленума ВС от 24.03.2005 № 5:

•организацию — на сумму 3000—5000 руб.;

•ее руководителя — на сумму 300—500 руб.

Как отметить простой в табеле

В табеле рабочего времени отмечайте время простоя по причинам, не зависящим от работодателя и работника, кодом «НП» или «32».

Кстати, если простой будет длиться не весь день, то в табель можно ввести дополнительную графу, в которой указать количество отработанных в такой день часов. Например, в случае когда сотрудники с начала рабочего дня приступили к работе, но по истечении 5 часов было объявлено о ее приостановлении в этот день и далее.

Как оплатить простой

При оплате простоя по независящим от работника или работодателя причинам помните такие правила:

•для расчета оплаты не учитывайте надбавки и доплаты к тарифным ставкам и окладам, установленные законодательством или работодателем (например, за работу в ночное время или за стаж работы в компании), стимулирующие выплаты;

•оплату простоя, длящегося свыше 1 месяца, рассчитывайте ежемесячно с учетом количества дней или часов простоя в каждом конкретном месяце;

•выплачивайте деньги за время простоя в дни выплаты зарплаты, установленные в компании, то есть не реже двух раз в месяцст. 136 ТК РФ; Письмо Минтруда от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375.

По ТК РФ оплату времени простоя нужно рассчитать в зависимости от ситуации.

Ситуация 1. У работника повременная оплата труда. Считайте оплату простоя по формулам:

•при установлении сотруднику часовой ставки:

•при установлении сотруднику дневной ставки:

•при установлении сотруднику месячного оклада:

Если длительность простоя у окладника менее 1 рабочего дня, посчитайте оплату часов простоя так:

Среднемесячное количество рабочих часов при 40-ча­совой рабочей неделе в 2022 г. составляет 164,4 ч (1973 раб. ч за год / 12 мес.).

Ситуация 2. У работника сдельная оплата труда. Тогда формулы такие:

Как учесть оплату простоя

Оплата простоя — это не зарплата, а гарантийная выплата. Ведь сотрудник в период простоя получает деньги не за выполнение трудовых обязанностей. Поэтому в целях начисления НДФЛ дата получения такого дохода — день выплаты денег работникуподп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ. То есть дважды в месяц, в аванс и в зарплату, нужно исчислить и удержать с «простойной» выплаты НДФЛ, а на следующий за выплатой денег рабочий день перечислить налог в бюджетпп. 6, 7 ст. 6.1, пп. 3, 4, 6 ст. 226 НК РФ.

В 6-НДФЛ доход отразите на дату выплаты (см. здесь).

Для целей исчисления взносов на ОПС, ОМС, ВНиМ и на травматизм оплата за простой признается доходом работника на дату его начисления в бухучете. Страховые взносы нужно исчислить в последний день месяца, за который начислена «простойная» выплата, и уплатить их в бюджет и ФСС не позднее 15-го числа следующего календарного месяцаподп. 1 п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421, п. 1 ст. 424, пп. 1, 3, 4 ст. 431 НК РФ; пп. 1, 2 ст. 20.1, п. 4 ст. 22 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Для налога на прибыль и налога при УСН оплата простоя — это экономически обоснованный расход. Учесть «простойную» выплату можно во внереализационных расходах или в расходах на оплату трудаст. 252, п. 25 ст. 255, подп. 3 п. 2 ст. 265, пп. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ.

* * *

Для возобновления работы после простоя нужно издать приказ с указанием даты, когда сотрудники должны выйти на работу. С таким приказом ознакомьте их под роспись. Кстати, если на время простоя работников распустили по домам, то им нужно заранее разослать уведомление о дне, с которого нужно будет выйти на работу. Когда они явятся, не забудьте дать им на ознакомление и подпись приказ об окончании простоя.

Такой приказ можно не издавать, если дата окончания простоя была известна, ее сразу указали в приказе об объявлении простоя и период приостановления работы не продлевали.