Как уплачивать НДФЛ и взносы с оплаты простоя

Для НДФЛ доход в виде простоя определяем на дату выплаты

При простое по причинам, не зависящим ни от работника, ни от работодателя, работнику выплачивается 2/3 оклада, рассчитанного пропорционально времени простояч. 2 ст. 157 ТК РФ. Минтруд считает, что оплата за простой производится в дни выплаты зарплаты, установленные в организацииПисьмо Минтруда от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375 (п. 3). В связи с этим разъяснением Минтруда, а также с тем, что ст. 157, устанавливающая порядок оплаты простоя, находится в ТК в гл. 31 «Заработная плата», многие работодатели думают, что оплата простоя — это тоже зарплата, как говорится, со всеми вытекающими для НДФЛ и взносов последствиями.

Однако это не так. В одном из судебных решений указано, что оплата простоя по своей природе является гарантийной выплатой, поскольку не относится к тарифной, компенсационной или стимулирующей части зарплаты и производится за период, в который работник фактически не исполняет трудовые обязанностиАпелляционное определение Красноярского краевого суда от 15.10.2014 № 33-9885/14. И не важно, что оплата труда не названа среди гарантийных выплат в ТК, ведь их перечень не закрытый. Кроме того, оплата простоя не включается в подсчет при исчислении среднего заработка. Именно потому, что не является оплатой трудапп. 2, 3, подп. «в» п. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922.

Раз оплата простоя не является зарплатой, то в целях НДФЛ дата получения этого дохода — день выплаты денег работникуподп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ. В списке освобожденных от налогообложения такой доход не указанст. 217 НК РФ. А это значит, что перед выплатой надо точно рассчитать причитающуюся работнику сумму исходя из дней простоя и начислить ее. И если вы два раза в месяц выплачиваете работнику сумму за простой (и в аванс, и в зарплату), то, соответственно, вы ее дважды в месяц предварительно начисляете в бухучете и дважды в месяц в момент выплаты должны исчислить и удержать НДФЛпп. 3, 4 ст. 226 НК РФ. И на следующий за выплатой денег рабочий день перечислить НДФЛ в бюджетпп. 6, 7 ст. 6.1, п. 6 ст. 226 НК РФ. В 6-НДФЛ и в 2-НДФЛ доход нужно отразить на дату выплаты.

В бухучете начисление оплаты за простой обычно проводят как зарплату (проводка: Дт 20 (26, 44) – Кт 70). Хотя, как мы уже сказали, она таковой, по сути, не является. Поэтому обратите внимание на такой момент. Если в бухгалтерской программе в регистре по НДФЛ работника оплата простоя будет учитываться так же, как и зарплата, по коду 2000, то при автоматическом заполнении форм 6-НДФЛ и 2-НДФЛ вероятны ошибки, поскольку:

•во-первых, это может привести к неверному предоставлению стандартных вычетов на детей и на самого работника, если он из льготной категории. Ведь по зарплате вычеты положены за месяц ее начисления, а по простою — вычет за месяц выплаты денегп. 3 ст. 210, подп. 4 п. 1 ст. 218, п. 3 ст. 226 НК РФ. И как следствие — к неправильно исчисленной сумме НДФЛ;

•во-вторых, программа перенесет в строки 020, 040, 100 расчета 6-НДФЛ оплату простоя с неверной датой (как зарплату в последний день месяца, а не в день выплаты суммы за простой). И тогда доход в виде простоя может оказаться в расчете не в том квартале, в котором нужно (как в разделе 1, так и в разделе 2). А это значит, что в двух формах 6-НДФЛ будут ошибки;

•в-третьих, программа перенесет в справку 2-НДФЛ доход в виде простоя в месяц начисления, а не в месяц выплаты, да еще с кодом 2000 как вознаграждение за выполнение трудовых и иных обязанностей. В то время как оплату простоя надо отражать по коду 4800 «Иные доходы»утв. Приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Ведь ФНС разъясняла, что, если для выплачиваемого дохода Приказом ФНС код не предусмотрен, следует использовать код дохода 4800Письма ФНС от 16.08.2017 № ЗН-4-11/16202@, от 06.07.2016 № БС-4-11/12127.

А как известно, за недостоверные сведения в расчетах 6-НДФЛ и справках 2-НДФЛ налоговики могут оштрафовать на 500 руб. за каждый документ с ошибкамип. 1 ст. 126.1 НК РФ. При этом ФНС призывает инспекции штрафовать только за те неверные данные и арифметические ошибки, которые повлекли неблагоприятные последствия для бюджета, в частности за несвоевременное и (или) неполное перечисление НДФЛ в бюджет либо за нарушение прав работников (например, из-за неверно предоставленных налоговых вычетов)Письма ФНС от 09.12.2016 № СА-4-9/23659@, от 16.11.2016 № БС-4-11/21695@, от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3).

Так что если у вас в программе простой указывается с кодом дохода 2000, то не исключено, что вам придется вручную править в расчете 6-НДФЛ дату получения дохода по дате выплаты в строке 100 раздела 2. А с учетом этого — вносить изменения в строки 020 и 040 раздела 1. А в 2-НДФЛ придется руками менять код дохода 4800 на 2000 и месяц получения дохода — выплаты вместо начисления.

Для взносов доход в виде простоя определяем по дате начисления

Оплата работнику времени простоя не поименована как выплата, не облагаемая взносами. Поэтому с нее надо начислить взносы на ОПС, ОМС, ВНиМ и на травматизм как с дохода, выплачиваемого в рамках трудовых отношенийподп. 1 п. 1 ст. 420, п. 1 ст. 421, ст. 422 НК РФ; пп. 1, 2 ст. 20.1, ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

Для взносов оплата за простой признается доходом работника на дату его начисления в бухучете. Когда в бухучете оплата простоя начислена дважды в месяц (и на дату аванса, и на последний день месяца), взносы надо исчислить в последний день этого месяца с общей суммы начисленных выплат за месяц. А уплатить взносы в бюджет и ФСС — не позднее 15-го числа следующего календарного месяцап. 1 ст. 424, пп. 1, 3, 4 ст. 431 НК РФ; п. 2 ст. 20.1, п. 4 ст. 22 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ.

* * *

В целях исчисления налога на прибыль и налога при УСН оплата времени простоя по не зависящим ни от работодателя, ни от работника причинам — экономически обоснованный расходПостановление Президиума ВАС от 19.04.2005 № 13591/04. И учесть его можно либо как внереализационный расход (это более логично), либо как расходы на оплату трудаст. 252, п. 25 ст. 255, п. 2 ст. 265, пп. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ; Письма Минфина от 14.11.2011 № 03-03-06/4/129, от 15.10.2008 № 03-03-06/4/71; ФНС от 20.04.2009 № 3-6-03/109.