Учитываем новые «президентские» нерабочие дни

Вся компания или часть сотрудников работали 4—7 мая

В этом году Указ Президента, объявляющий период с 4 по 7 мая нерабочим с сохранением зарплаты, предусматривает возможность для работодателей самостоятельно определить перечень «работников, обеспечивающих функционирование организации» в нерабочий периодп. 2 Указа Президента от 23.04.2021 № 242. Поэтому отдельные компании продолжили трудиться в полном составе или в усеченном.

Для этого нужно было выпустить приказ о продолжении работы в «президентские» нерабочие дни с обоснованием целесообразности такой работы. Причем хорошо бы в приказе, помимо производственной и экономической необходимости безостановочной работы, указать на то, что вы заботитесь об эпидемиологической ситуации, в частности:

•у вас большой процент привившихся сотрудников;

•в офисе или на производстве обеспечиваются все рекомендуемые Роспотребнадзором меры безопасности;

•все ваши сотрудники трудятся на удаленке постоянно или группами, попеременно посещая офис, поэтому их работа в майские каникулы не повлияет на распространение коронавирусной инфекции.

При продолжении работы всей компании или ее отдельных сотрудников 4—7 мая письменного согласия от сотрудников не требуется, однако не забудьте ознакомить их с приказом о работе в майские дни.

Оплачивать работу в эти дни в повышенном размере тоже не нужно, потому что нерабочие дни с сохранением зарплаты не являются ни выходными, ни праздничными днямип. 3 Рекомендаций, утв. Письмом Минтруда от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696; п. 2 Рекомендаций, утв. Письмом Минтруда от 26.04.2021 № 14-6/10/П-3178 (далее — Рекомендации).

Вместе с тем работающим людям вы должны:

•предоставлять отпуска по графику отпусков, в том числе и в период 4—7 мая, оплачивать их по общим правилам;

•проставлять в табеле учета рабочего времени рабочие дни, отмечая работу обычными кодом «Я» или «01», и оплачивать их в обычном порядке;

•учитывать период 4—7 мая и выплаченную за него зарплату при исчислении среднего заработка в будущемп. 2 Рекомендаций.

Компания не работала 4—7 мая

Если ваша организация не выводила людей на работу в «президентские» нерабочие дни, то нужно было сделать следующее.

Шаг 1. Выплатить зарплату за апрель, срок выплаты которой приходится на 1—10 мая включительно, не позднее 30 апреляп. 2 Рекомендаций.

Если выплатить апрельскую зарплату нужно в период 4—10 мая, то можно было вывести в нерабочий период на работу сотрудника, который провел бы выплату и перечислил бы в бюджет НДФЛ. Лучше не откладывать уплату налога на 11 мая. Ведь пока налоговики не давали разъяснение, что в этом году такой перенос даты уплаты налога возможен, как это было в прошлом годуПисьмо ФНС от 24.04.2020 № БС-4-11/6944@.

Шаг 2. Разобраться с отпускниками, которые планировали уйти в отпуска в первой декаде мая. Дело в том, что нерабочие дни с сохранением оплаты отпуск не продлевают, потому что это не праздничные дни, установленные ТК РФст. 112 ТК РФ; п. 3 Рекомендаций; Письмо Минтруда от 23.04.2020 № 14-2/10/П-3710 (п. 6). То есть, предположим, сотрудник оформил отпуск с 4 мая на 14 календарных дней. Его отдых продлится лишь на 1 день, из-за нерабочего праздничного дня 9 мая. То есть человек должен будет выйти на работу не 18, а 19 мая.

При этом у майских отпускников, которые попали в число не работающих 4—7 мая сотрудников, мог возникнуть вопрос, можно ли отказаться от намеченного отпуска или сместить его с нерабочего периода 4—7 мая. Ведь жалко тратить дни отпуска, когда коллеги будут отдыхать по решению Президента и получать при этом деньги. Да и оплата за май из-за отпускных может выйти меньше, чем с учетом полной оплаты за нерабочие дни с сохранением заработка.

В такой ситуации имейте в виду следующее:

•график отпусков обязателен как для вас, так и для сотрудников, изменить расстановку отпусков в графике можно только по обоюдному согласию работодателя и работникаст. 123 ТК РФ;

•Роструд ранее разъяснял, что предоставление отпуска только на выходные дни незаконноПисьмо Роструда от 07.12.2018 № 14-2/ООГ-9754. Но с другой стороны, нерабочие дни по Указу — это не то же самое, что выходные. В своих разъяснениях Минтруд всегда рассматривает «президентские» нерабочие дни именно как отдельную категориюп. 2 Рекомендаций; п. 3 Рекомендаций, утв. Письмом Минтруда от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696.

Поэтому однозначного решения, как действовать, тут нет. Безопаснее, конечно, в интересах работника. Если вся организация не работает 4—7 мая и кто-то из отпускников попросил перенести отпуск с этого периода — перенесите. Особенно если отпуск планировался именно на «межпраздничный» период 4—7 мая, который теперь превратился в полностью нерабочий.

В случае согласия работодателя изменить даты отпуска по просьбе кого-то из майских отпускников нужно сделать следующее:

•попросить отпускника написать заявление о переносе отпуска на другие даты мая или на другой месяц. В качестве причины, например, можно указать: «В связи с изданием Указа Президента от 23.04.2021 № 242, объявляющего период 4—7 мая нерабочими днями с сохранением зарплаты»;

•если приказ о предоставлении отпуска уже был издан, то издать приказ об отмене отпуска или о переносе отпуска;

•внести изменения в график отпусков. Если у вас унифицированная форма графика, то заполнить графы 8—10, записав в них, во-первых, реквизиты приказа, например, о переносе отпуска. Во-вторых, новые даты отпуска и, в-третьих, по вашему желанию, пояснения в примечании, из-за чего дата начала отпуска изменилась: «Введение 4—7 мая нерабочего периода по Указу Президента от 23.04.2021 № 242»;

•если отпускные были выплачены, то учесть эту сумму при выплате зарплаты за май.

Шаг 3. В табеле учета рабочего времени отметить дни с 4 по 7 мая кодом, который был утвержден у вас в прошлом году для обозначения нерабочих дней, объявленных Президентом. Если такого кода нет, то можно, напомним:

•или утвердить его сейчас. Например, «ОНД» — оплачиваемые нерабочие дни или «НДУ» — нерабочие дни по Указам;

•или обозначить эти дни как оплачиваемые выходные буквенным кодом «ОВ» или цифровым кодом «27».

Если работник был в отпуске в «президентские» нерабочие дни, то у отпускника в табеле нужно проставить общепринятый код «ОТ» или «09» или код, утвержденный для отпусков у вас в компании.

Шаг 4. При выплате зарплаты за май норму рабочих дней в мае уменьшать не нужно. Выплатитеп. 2 Рекомендаций:

•окладникам — полный оклад за месяц, если с 11 мая все дни в мае будут отработаны полностьюПисьмо Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5 (п. 4);

•сдельщикам — сумму за выполнение нормы труда или вознаграждение, предусмотренное в ЛНА. Оба таких варианта рекомендованы в конце апреля Минтрудом. Безопаснее выбрать вариант в пользу работника, то есть посчитайте, в каком случае оплата будет выше, такую сумму и выплатите;

•почасовикам — полную оплату часов, запланированных у них по рабочему графику на майПисьмо Роструда от 09.04.2020 № 0147-03-5 (п. 2.1);

•вахтовикам — согласованное с ними дополнительным соглашением вознаграждение. Или, возможно, у вас в ЛНА с прошлого года закреплен порядок оплаты вахты при объявлении нерабочих периодов с сохранением оплаты.

Напомним, что у работников, которые не трудились 4—7 мая, этот период и суммы оплаты за него не нужно учитывать в дальнейшем при расчете среднего заработка. Потому что это период, относящийся к «другим случаям освобождения от работы с... сохранением заработной платы»п. 2 Рекомендаций; Письма Минтруда от 18.05.2020 № 14-1/В-585; Роструда от 20.07.2020 № ТЗ/3780-6-1; подп. «е» п. 5 Положения, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922; статьи 185, 185.1, 187, 220, 254 ТК РФ. То есть в будущем при расчете отпускных или командировочных вам надо будет исключить из расчета эти 4 дня и оплату за них.

А вот для расчета больничных и других пособий этот период надо учесть, как и выплаты за него, — ведь пособия считаются исходя из календарных днейп. 2 ст. 14 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

* * *

Не забудьте, что если вы привлекали сотрудников к работе 1—3 мая или 8—10 мая на основании своего распоряжения, то нужност. 153 ТК РФ:

•иметь письменное согласие работника на выход в эти дни;

•оплатить работу в эти выходные и праздничные дни в повышенном размере или предоставить вместо повышенной оплаты другой день отдыха.