7 образцов служебных записок, которые пригодятся в работе
Служебная записка о командировке на машине
В каких случаях составлять записку. Если сотрудник едет в командировку и обратно на своем или служебном автомобиле, фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, представляемой работником по возвращении из поездки, с приложением документов, подтверждающих использование авто в командировочных целях (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта)п. 6 Положения о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501.
Подтверждение сроков командировки необходимо для определения размера среднего заработка, сохраняемого работнику на период поездки, выплаты суточных и для возмещения иных командировочных расходов.
Внимание
Служебная записка не имеет унифицированной формы, поэтому она составляется в произвольном виде.
Какую информацию включить в записку. Записка составляется на имя руководителя организации с отражением, в частности, информации:
•о месте командировки;
•об автомобиле, на котором командированный ездил до места пребывания и обратно;
•о времени выезда и приезда;
•о пробеге и расходах на бензин.
Оформить и сдать записку лучше в первые дни после возвращения работника из командировки. Например, одновременно со сдачей авансового отчета.
Пример формулировки записки.
Служебная записка
о командировке на личном автомобиле
В целях подтверждения фактического срока пребывания в командировке сообщаю, что я отправился в командировку 1 июня 2026 г. в 10:00 из г. Москвы в г. Владимир, используя собственный транспорт: легковой автомобиль Audi А5, государственный регистрационный номер Р125ВА777. Вернулся обратно 4 июня 2026 г. в 17:15.
Таким образом, фактический срок пребывания в месте командирования составил 4 календарных дня.
Совокупный пробег транспортного средства, пройденный в служебных целях, составил 450 км. Расход топлива (бензин марки АИ-95) — 36 л. Стоимость заправки согласно кассовым чекам АЗС — 2 520 руб. В соответствии со ст. 168 ТК РФ прошу возместить указанные траты.
Приложение:
...
| Ревизор контрольно-ревизионного отдела |  | А.Ю. Приходько |
5 июня 2026 г.
Служебная записка о возложении обязанностей
В каких случаях составлять записку. Документ составляется для уведомления руководства о необходимости временно передать трудовые обязанности одного сотрудника другому. Например, когда один работник ушел в отпуск, уехал в командировку или взял больничный, то есть когда он не работает, но за ним сохраняется место.
