Расходная первичка поступила с опозданием — как отразить в учете операцию

Бухучет на основании опоздавшей первички

Каждую хозяйственную операцию при совершении или сразу после ее окончания нужно оформить первичным учетным документомч. 1, 3 ст. 9, ч. 1 ст. 10 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ). Данные о хозоперации, которые указываются в первичке, также своевременно должны быть отражены в регистрах бухучета. Причем независимо от факта поступления в бухгалтерию самого подтверждающего документа. И если оригинал документа опаздывает, то запись в регистрах можно сделать на основании бухгалтерской справки или внутреннего акта, составленных по информации в договоре, в переписке с контрагентом или на основании скан-образов первичкипп. 3, 4 Рекомендации Фонда «НРБУ “БМЦ”» от 22.05.2015 № Р 62/2015-КпР Письмо Минфина от 13.05.2020 № 03-03-07/38785.

Если затем при получении оригинального документа будут обнаружены расхождения с данными, отраженными в бухрегистрах, в учет придется вносить корректировки. Такие корректировки в бухучете признаются изменением оценочных значенийп. 2 ПБУ 21/2008. В зависимости от того, насколько поздно поступил подтверждающий операцию документ, действовать надо следующим образом.

Ситуация 1. Если документ поступил в организацию в том же отчетном году, когда прошла сама операция, то исправления надо отражать на тех же счетах бухучета, на которых была отражена операция, в месяце поступления первичного документа.

Ситуация 2. Если первичный документ получен организацией после окончания отчетного года до даты представления бухотчетности, то обнаруженные расхождения скорректируйте декабрем отчетного года заключительными оборотами на тех же счетах бухучета, на которых была отражена хозоперацияп. 4 ПБУ 7/98; п. 2 Рекомендации Фонда «НРБУ “БМЦ”» от 22.05.2015 № Р 62/2015-КпР.

Ситуация 3. Если первичку вы получили после завершения отчетного года и после представления бухотчетности (например, в ИФНС, в банк и пр.), но до утверждения ее собственником общества и выявленные расхождения являются существенными, то скорректируйте их так же, как и в ситуации 2. Вместе с тем сданную бухотчетность придется пересдавать заново (на все адреса, куда была представлена первоначальная бухотчетность)п. 2 Рекомендации Фонда «НРБУ “БМЦ”» от 25.02.2011 № Р 18/2011-КпР; приложение к Письму Минфина от 28.12.2016 № 07-04-09/78875.

Срок представления пересмотренной бухотчетности в ИФНС по месту нахождения организации — не позднее 31 июля года, следующего за отчетнымч. 5 ст. 18 Закона № 402-ФЗ.

Если выявленные расхождения существенными не являются, отражайте корректировки в периоде получения документов так, как описано в ситуации 4.

Ситуация 4. Если первичный документ организация получила после утверждения бухотчетности собственником общества, то отчетность не пересматривается. Корректировки следует отразить в отчетности текущего года (года, в котором получена первичка) с использованием счета 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами активов (обязательств), которые изменяютсяч. 9 ст. 13 Закона № 402-ФЗ. Как в этом случае отразить операции в бухучете, разберем на примере.

Налоговый учет расходов по документам, поступившим с опозданием

Налог на прибыль. В отличие от бухучета, в котором отражение хозяйственной операции возможно и при отсутствии первички (если она поступает позже), для целей налога на прибыль учет расходов без первичной документации невозможенп. 1 ст. 252 НК РФ.

По общему правилу для налога на прибыль расходные операции, подтвержденные опоздавшими первичными документами, нужно отражать как выявленную ошибку в периоде, к которому эти расходы относятсяп. 1 ст. 54, п. 1 ст. 272 НК РФ. И если первичный документ получен после окончания отчетного (налогового) периода и после сдачи налоговой декларации, то необходимо:

•внести исправления в налоговые регистры отчетного (налогового) периода и скорректировать налоговую базу;

•подать уточненную налоговую декларацию за отчетный (налоговый) период.

Если неотражение расходов в периоде, к которому они относятся, привело к переплате налога на прибыль, то расходные операции, подтвержденные опоздавшими документами, можно учесть и в периоде, в котором документы были получены (то есть в текущем периоде). Сделать это можно, если соблюдаются следующие условияПисьма Минфина от 27.06.2016 № 03-03-06/1/37152, от 06.04.2020 № 03-03-06/2/27064, п. 38 Обзора судебной практики ВС № 3 (2021), утв. Президиумом ВС 10.11.2021:

•налоговая декларация за текущий период является прибыльной (не убыточной);

•на дату представления декларации за текущий период со дня уплаты налога по декларации с пропущенной расходной операцией не прошло 3 лет.

В этом случае исправлять налоговые регистры и корректировать расчет налоговой базы, а также подавать уточненную декларацию не надо.

Если первичный документ, подтверждающий расходы за истекший период, составлен непосредственно после окончания этого периода, но до даты представления налоговой декларации, то такой первичный документ вы можете учесть в том отчетном периоде, к которому относятся расходы (это должно быть указано в документе), и включить в представляемую налоговую декларациюПисьмо Минфина от 29.09.2021 № 03-03-06/1/78815. Например, если акт об оказанных в марте услугах составлен и передан 5 апреля, его можно учесть и включить в налоговую декларацию за I квартал.

УСН с объектом «доходы минус расходы». «Упрощенные» расходы признаются после их фактической оплаты. Для признания расходов по оплате стоимости товаров, приобретенных для перепродажи, имеется дополнительное условие: такие расходы признаются по мере реализации товаровп. 1 ст. 252, подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Так же как и «прибыльные», «упрощенные» расходы должны быть документально подтверждены.

Если неотражение расходов в периоде, к которому они относятся, привело к переплате «упрощенного» налога, при этом налоговая декларация за текущий период не является убыточной, а с периода, к которому относятся пропущенные расходы, прошло не более 3 лет, то такие расходы можно учесть в периоде, в котором получены опоздавшие документып. 1 ст. 54 НК РФ. Корректировать налоговую базу и сдавать уточненную декларацию в этом случае не придется. В иных случаях для правильного учета расходов по поступившим с опозданием документам придется вносить изменения в книгу учета доходов и расходов и подавать уточненную декларацию по УСН.

Учет НДС по опоздавшему счету-фактуре

Одним из условий принятия к вычету входного НДС является наличие счета-фактурыпп. 1, 1.1 ст. 172 НК РФ. Для вычета налога по опоздавшим документам предусмотрена специальная норма.

При получении счета-фактуры от продавца по окончании отчетного квартала, в котором товары, работы, услуги приняты к учету, но до 25-го числа месяца, следующего за этим кварталом, заявить к вычету входной НДС можно начиная с отчетного квартала, в котором товары, работы, услуги были приняты к учету, в течение 3 летПисьма Минфина от 17.08.2020 № 03-03-06/1/72012, от 14.02.2019 № 03-07-11/9305. Например, если услуги были оказаны в марте, а счет-фактура поступил 8 апреля, счет-фактуру можно зарегистрировать в книге покупок за I квартал и за этот же квартал заявить вычет по НДС. Если налоговая декларация по НДС сдана 20 апреля, а счет-фактура по оказанным в марте услугам получен 22 апреля, его можно зарегистрировать в дополнительном листе книги покупок за I квартал и подать в инспекцию уточненную декларацию по НДС.

Если отгрузочный счет-фактура получен после истечения срока подачи налоговой декларации, входной НДС принимается к вычету в любом квартале начиная с того, в котором получен счет-фактура, в течение 3 лет после принятия товаров, работ, услуг к учету.

Организации и ИП на УСН с объектом «доходы минус расходы» учитывают входной НДС в расходах одновременно с признанием затрат, к которым налог относитсяподп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

* * *

Если условиями договора не предусмотрено составление первичного документа (как, например, в случае с договором аренды акт об оказанных услугах ежемесячно составлять необязательно), то расходы для налога на прибыль можно признать на основании договора, платежки или в последний день месяца (квартала). Это касается и организаций (ИП) на «доходно-расходной» УСН. Они могут учесть эти расходы в периоде оплаты на основании договора и платежки.