Потери в торговом зале: списать или забыть

Если в торговле есть потери, их надо фиксировать

В розничном торговом зале время от времени что-то пропадает, портится или бьется. В бухучете исходя из принципа осмотрительности все расходы и убытки надо сразу признать именно как расходы: как связанные с основной деятельностью либо как прочие расходыПБУ 10/99.

Сначала надо задокументировать сам факт того, что есть потери — недостачи. В этом поможет прежде всего инвентаризация. При ее проведении нужно соблюдать все требования: должна работать инвентаризационная комиссия, надо снимать остатки, делать пересчет, сличать фактическое наличие с тем, что должно быть по документам и т. д. Не поленитесь, сделайте и инвентаризационные описи ТМЦ, и сличительные ведомости результатов инвентаризации.

Также в случае выявления недостач надо взять письменные объяснения у материально ответственных лиц, которым были вверены недостающие ценностич. 2 ст. 247 ТК РФ. Если впоследствии будет решено списать недостачи на убытки, нужны решение руководителя и бухгалтерская справка-расчет. Однако могут потребоваться и иные документы — об этом мы поговорим дальше. А сейчас рассмотрим особенности налогового учета потерь в различных ситуациях.

Ситуация 1. Естественная убыль

Недостача могла возникнуть по естественным причинам в процессе хранения и транспортировки ТМЦподп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ. В таком случае в налоговом учете недостачу можно учесть в пределах норм естественной убыли.

Если нормы естественной убыли для конкретных товаров (иных ценностей) не утверждены, то в налоговом учете такие недостачи учесть нельзяПисьма Минфина от 10.02.2023 № 03-03-06/1/10935, от 10.02.2022 № 03-03-06/1/8995. Причем важно обращать внимание не только на вид ТМЦ, но и на то, для каких организаций утверждены конкретные нормы естественной убыли и в каких случаях они применяются.

Учтите, что при выявлении пересортицы в налоговом учете (в отличие от бухгалтерского) нельзя зачесть между собой недостачи и излишки — такой нормы в НК нет.

Ситуация 2. Чрезвычайные потери

Предположим, недостачи или потери возникли в результате чрезвычайных ситуаций: авария, залило сверху и пр. В таких случаях надо позаботиться о том, чтобы получить документы, которые подтверждают, к примеру, аварийную ситуацию.

Поскольку мы говорим о рознице, может быть так, что в торговом зале испортилась продукция, которую надо хранить в морозильниках/холодильниках, из-за длительных перебоев в электроснабжении. В этом случае надо взять справку в энергоснабжающей организации. Задокументировать потери (в том числе и сделать инвентаризацию), а потом испорченную продукцию надо уничтожить (утилизировать). Не забудьте составить акт о таком уничтожении. Если испорченный товар утилизирован, допустим продан по низкой цене для использования не по прямому назначению, должны быть документы от покупателя. К примеру, в собачий приют проданы продукты, которые уже нельзя принимать в пищу людям.

То есть когда организация все четко задокументировала, то потери от чрезвычайных ситуаций можно учесть для целей налогообложения в качестве внереализационных расходовподп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ; Письма Минфина от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75493, от 17.10.2017 № 03-07-11/67464.

Ситуация 3. Порча товара

Товар может быть испорчен. В частности, истек срок его годности либо он пришел в негодность из-за иных причин, не связанных с виной работников или покупателей. В таких случаях можно учесть расходы в фактическом размереподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ; Постановление АС ЦО от 13.09.2019 № Ф10-3701/2019. Но не забываем про инвентаризацию.

Некоторые организации, если они самостоятельно занимаются уничтожением испорченных товаров, документируют этот процесс на видео. Цель: собрать как можно больше доказательств того, что уничтожение действительно было. Ведь проверяющие могут усомниться в реальности самого уничтожения. Они могут предположить, что продукция просто была продана «в черную», организация оставила безналоговую выручку себе, а теперь еще и стоимость проданного хочет учесть в налоговых расходах. Совершенно возмутительное поведение!

В таких случаях проверяющие как минимум начислят НДС, если не смогут доказать факт продажи и решат, что недостающие товары безвозмездно кому-то переданы. Поскольку даже безвозмездная передача — это объект обложения по НДСп. 10 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33. Так что чем больше у вас будет свидетельств реальности утилизации, тем лучше.

Ситуация 4. Потери из-за виновных лиц

Если есть обоснованные подозрения, что в потерях виноваты конкретные лица (работники или покупатели), то важно установить вину конкретных лиц. Они либо сами могут признать ущерб, либо суд может принять решение об их виновности.

На дату вступления в силу решения суда о взыскании ущерба (либо на дату признания ущерба виновником) можно признать внереализационный расход в налоговом учете. На эту же дату надо признать и внереализационный доход в размере возмещения стоимости утраченного товараподп. 20 п. 1 ст. 265, подп. 4 п. 4 ст. 271, подп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ; Письма Минфина от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033, от 07.03.2018 № 03-03-06/2/14611. Причем даже в том случае, если есть сомнения, что в дальнейшем присужденные судом суммы можно будет взыскать по исполнительному листу. Это уже другой аспект — в таком случае в дальнейшем придется списывать безнадежную задолженность.

Если не удастся найти виновных или не удастся привлечь их к ответственности и взыскать ущерб, то надо задокументировать этот факт. Как минимум — составить внутренний акт, в котором обрисовать картину и указать, какие меры были приняты. Но если суммы существенные, а внутреннее расследование ни к чему не привело, то имеет смысл обратиться в правоохранительные органы.

Ситуация 5. Кражи товаров посетителями

Недостачи могут возникнуть из-за краж товара посетителями. В таком случае главное — проводить инвентаризации методично и периодично, причем желательно через достаточно короткие промежутки времени. А не один раз в 5 лет. При выявлении фактов хищений надо сразу обращаться в правоохранительные органы. Вряд ли они найдут похитителей, однако без документов от полиции организация не сможет списать на расходы свои потери от хищенийПостановление АС ЗСО от 06.10.2020 № Ф04-3986/2020.

Ведь НК говорит о том, что потери от таких хищений можно списать только при условии, что нет виновных лиц и это документально подтверждено уполномоченным органом госвластиподп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ. Как видим, одной инвентаризационной ведомости и объяснений материально ответственных лиц о причинах выявленных недостач мало.

Какие именно документы органа госвласти нужны, НК не поясняет. В одном из старых Писем Минфин разъяснил, что оправдать убытки от товарных потерь, возникших в розничной торговле с открытым доступом покупателей к товарам, может постановление следователя органов внутренних делПисьмо Минфина от 06.12.2012 № 03-03-06/1/630:

•или о приостановлении уголовного дела;

•или о прекращении уголовного дела.

Однако получить такое постановление проблематично. Органы внутренних дел либо вообще не принимают заявления о хищениях, либо выносят постановления об отказе в возбуждении уголовного дела. Ведь у правоохранителей нет возможности установить ни время, ни причины образования товарных недостач, ни виновных лиц.

Поэтому ВАС еще в 2013 г. решил: факт хищений в торговом зале необязательно подтверждать исключительно постановлением следователя ОВД о приостановлении либо о прекращении уголовного дела. Может быть и другой аналогичный документРешение ВАС от 27.11.2013 № ВАС-13048/13. Так что вышеуказанное Письмо Минфина признано частично недействительным.

В одном налоговом споре организация подтвердила убытки документами полиции, из которых следовало, что было возбуждено уголовное дело по факту хищения, а затем оно было приостановлено: не были установлены виновные лица. И судьи согласились с тем, что убытки от хищения организация может включить в расходыПостановление АС ПО от 02.02.2022 № Ф06-13900/2021.

Этот подход учтен в актуальных разъяснениях Минфина. Теперь он прямо говорит, что убытки от хищений могут учитываться во внереализационных налоговых расходах на основании документа от уполномоченного органа власти. Этот документ должен подтверждать факт отсутствия виновных лиц или факт, что таковые не установленыподп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ; Письма Минфина от 27.04.2020 № 03-03-07/34451, от 06.07.2015 № 03-03-06/1/38849.

ФНС в свежем Письме также указала на необходимость учитывать судебную практику. В подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ нет закрытого перечня документов, которые подтверждают факт отсутствия виновных лиц при недостаче материальных ценностейОпределение КС от 24.09.2012 № 1543-О; Решение ВАС от 04.12.2013 № ВАС-13048/13. А значит, и документы, подтверждающие недостачи, могут быть разные. Главное, чтобы была инвентаризация, подтверждающая реальность недостач и хищений, а расходы соответствовали требованиям ст. 252 НК РФПисьмо ФНС от 05.02.2024 № СД-2-3/1529.

Казалось бы, раз документы могут быть любые, то можно вообще обойтись без обращения в полицию. Многие бухгалтеры именно так и поняли это Письмо. Однако такой вывод небезопасен, ведь НК никто не менял. И в подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ, где говорится о возможности учета убытков от хищений неустановленными лицами, по-прежнему фигурирует документ уполномоченного органа власти. Правда, перечень внереализационных расходов открытый, но признать убытки от хищений как «другие обоснованные» внереализационные расходы по подп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ будет проблематично. Таким образом можно признать убытки, которые с хищениями не связаны.

Далее посмотрим на конкретном судебном споре, почему не надо игнорировать полицию, если речь идет о крупных кражах.

«Посудное дело»

Дело о хищениях в торговых залах компании, торгующей посудой и прочими промышленными товарами, может стать хорошим примером иллюстрации того, как не нужно обосновывать убытки от хищений.

У компании были большие потери из-за хищений посуды в торговых залах. Организация признавала в налоговых расходах недостачи в торговых точках на основании документов, составленных по результатам инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости). Эти документы подтверждают сам факт недостач: что товаров у организации нет в наличии. Каких-либо других документов по недостачам не было. В том числе не было объяснений, почему такие недостачи возникли. Даже от материально ответственных лиц. Автоматически считалось, что все разницы — это следствие воровства посетителей.

Инспекция заявила, что необходимы документы, подтверждающие причины выбытия товаров. И если это следствие хищений, должны быть установлены факты хищений и отсутствие виновных лиц. Поскольку документов нет, то не должно быть и расходов. ИФНС доначислила несколько миллионов налога на прибыль, выставила штрафы и пени. И выиграла спор в нескольких судебных инстанциях. А организация обратилась за пересмотром в Верховный суд.

Но он отказался пересматривать решение нижестоящих судов. Суд также подчеркнул, что сами по себе инвентаризационные документы подтверждают только отсутствие товара. При этом большой товарооборот и большое количество покупателей в торговых залах не являются обоснованием для списания на налоговые расходы выявленных недостач без разбора их причин. Показательно в этом деле то, что организация без задней мысли списала на внереализационные расходы в налоговом учете недостачи крупногабаритных товаров, которые якобы украли покупатели. В их числе были велосипеды, качели (!), мебель, люстры, бытовая техника и садовый инвентарь. И это несмотря на то, что свидетели утверждали: все магазины были оснащены системами видеонаблюдения, специальными рамками, охранной сигнализацией и прочим.

Очевидно, что инспекция не поверила в такие кражи. Тем более что они были не единичные и при этом организация не обращалась в полицию, считая, что все это в порядке вещей. В общем, инспекция заподозрила скрытую реализацию товаров без налогообложения.

Верховный суд согласился с инспекцией, что, поскольку нет документов от уполномоченных органов власти, нарушались правила НК. И убытки от хищений признать в налоговых расходах нельзяподп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ; Определение ВС от 14.01.2021 № 304-ЭС20-21549. Организация в итоге проиграла свой налоговый спорПостановление АС ЗСО от 06.10.2020 № Ф04-3986/2020.

* * *

Итак, если исчезает товар, надо выяснить причины недостач. А чтобы списать убытки от хищений, лучше получить документ от уполномоченного органа властиПостановления АС ЗСО от 06.10.2020 № Ф04-3986/2020; АС СЗО от 05.09.2017 № Ф07-7687/2017, от 25.09.2017 № Ф07-10522/2017. Но иногда и бумажек от полиции недостаточно, когда не хватает других документов. Так, в одном споре ИФНС указала, что имеется постановление об отказе в возбуждении уголовного дела. Однако не подтвержден сам факт того, что якобы похищенное имущество вообще было у организации. Также не было налаженного складского учета и мер по сохранению материальных ценностей (в том числе мер по защите от краж). В итоге ИФНС отказала организации в учете налоговых расходовПостановление АС УО от 06.07.2022 № Ф09-3889/22.