Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 сентября 2018 г.
Содержание журнала № 19 за 2018 г.
Новшества «оформительского» ГОСТа
Всегда ли нужен ГОСТ
Положения стандарта — это рекомендуемые правила, при соблюдении которых документы выглядят одинаково понятно, легко читаются и правильно учитываются в компании.
Например, подходящим шрифтом по ГОСТу считается свободно распространяемый бесплатный шрифт (Times New Roman, Arial, Verdana) размерами № 12, 13, 14. Кстати, более мелкий шрифт можно использовать при составлении таблицп. 3.3 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее — ГОСТ). Если печатать документы каким-то редким шрифтом, у контрагентов при открытии в электронном виде документ может не отобразиться.
А вот если договор будет напечатан слишком мелким шрифтом, это может привести к спору с потребителями или Роспотребнадзором. Суды могут посчитать, что клиент не имеет возможности полноценно ознакомиться с документом и понять его содержаниеПостановление АС ВСО от 05.12.2017 № Ф02-6327/2017. Не исключено, что придется не только перепечатать текст договора по требованию Роспотребнадзора, но и разрешать спор по существу с потребителем.
Вместе с тем не все правила ГОСТа нужно безоговорочно применять. К примеру, стандарт допускает распечатку документа на обеих сторонах листап. 3.2 ГОСТа. Но в налоговой инспекции настаивают на том, что многостраничный документ нужно печатать на разных листах: две страницы на одном листе неудобно сканировать. Поэтому в этой части лучше рекомендациями ГОСТа не пользоваться, а следовать указаниям налоговиковПисьмо ФНС от 09.03.2017 № ГД-3-14/1605@.
Какие из рекомендаций ГОСТа вы будете применять к каким документам, закрепите в ЛНА. Например, в инструкции по делопроизводству. Если у вас уже есть подобный документ, оформите к нему изменения приказом. С таким приказом и текстом изменений ознакомьте всех работников, занятых в делопроизводстве, чтобы они знали обо всех новшествах и вы могли требовать от них составления документов по новым правилам.
Оформляем информационно-справочные документы
Это могут быть:
•внутренние документы компании (служебные записки руководству, уведомления работников об изменениях условий труда);
•«внешние» документы, подготовленные для контрагентов, госорганов или граждан (письма в госорганы, уведомления контрагентов, справки работникам по месту требования).
Учитывайте следующие особенности «уведомительных» и справочных документов.
Общество с ограниченной ответственностью «Дивный сад»
(ООО «Дивный сад»)
г. Солнечногорск, ул. Баранова, д. 23
Филиал Тверской № 1
тел. 8 (482) 247-32-21, divsadtv@company.ru
ОКПО 93675238, ОГРН 1045008861446, ИНН/КПП 5044045840/504401001Изображение товарного знака (знака обслуживания) может располагаться и в другом месте — по центру верхнего поля бланка документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листапп. 5.2, 5.3 ГОСТа.
Справочные данные об организации — это почтовый адрес организации, адрес ее места нахождения (если он не совпадает с почтовым адресом), номер телефона, факса, адрес электронной почты, адрес сайта организации в сети Интернет, ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. Они нужны на бланках документов, отправляемых контрагентам, в госорганы или работникамп. 5.8 ГОСТа. На внутренних документах организации, например на служебной записке руководителю, справочные данные можно не указывать
Общество с ограниченной ответственностью «Дивный сад»Отдел продажПомимо подразделения или отдела, здесь может быть указано должностное лицо, подготовившее документ: «Отдел кадров, руководитель отдела кадров». Предположим, если этот работник от своего имени составляет докладную записку. Должность указывается так, как она прописана в распорядительном документе о назначении на должностьпп. 5.6, 5.7 ГОСТа
На документе может стоять отметка о контроле, если, допустим, вы не пользуетесь опцией установки контроля за документом в бухгалтерской программе. Отметку о контроле предлагается оформлять при помощи штампа со словом «Контроль». Штамп с одной буквой «К» больше не применяетсяп. 5.29 ГОСТа
3 сентября 2018 г.
исх. № 12-030918
ООО «Мирный»
Руководителю отдела закупок
Ракушкину В.С.Адресат оформляется одинаково для деловых писем, уведомлений госорганов и внутренних информационно-справочных документов, например служебных записокп. 5.15 ГОСТа:
•если адресуете письмо в какую-либо организацию, то ее полное или сокращенное наименование указываете в именительном падеже;
•если адресуете письмо в конкретное структурное подразделение, его название пишется ниже названия организации в именительном падеже;
•если адресуете документ руководителю (заместителю руководителя) организации, наименование его должности, включая наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица укажите в дательном падеже. При указании ф. и. о. адресата пишите сначала фамилию, а потом инициалы
УВЕДОМЛЕНИЕ
Настоящим уведомляем вас о том, что в связи с отсутствием оплаты по договору от 12.04.2018 № М18-04-12 мы прекращаем отгрузку товара.
Возобновление отгрузки возможно при внесении полной оплаты за уже поставленный в июле 2018 г. товар и предоплаты в размере 30% за предстоящую в сентябре поставку.
Приложение:В таком виде оформляется отметка о приложении, если о нем не упомянуто в документе. Если приложение названо в тексте документа, под текстом от границы левого поля достаточно написать: «Приложение: на 3 л. в 2 экз.»п. 5.19 ГОСТа.
Если к документу прилагается компьютерный носитель (к примеру, компакт-диск, usb-флеш-накопитель), то по ГОСТу достаточно:
•в документе указать только, к примеру: «CD в 1 экз.»;
•на конверте, в который вложен носитель, перечислить наименования документов, записанных на носитель, и имена файлов.
Но в ваших интересах наиболее полно указывать все приложения, записывать их наименования и количество листов, в том числе и содержание компьютерных носителей, в тексте самого документа. Например, ваше письмо с отметкой контрагента о получении перечисленных в приложении документов поможет в споре подтвердить, какие именно экземпляры вами были направлены. Недобросовестный контрагент, отказывающийся платить, не сможет доказать, что не получал от вас нужные бумагиПостановление АС МО от 30.05.2017 № Ф05-4594/2017
Копия акта приемки-передачи товара № 15-5 от 05.07.2018 по договору от 12.04.2018 № М18-04-12 на 2 л. в 1 экз.
| Генеральный директор |  | А.П. Мальцев |
Исполнитель:
Отдел продаж, менеджер по продажам
Петров Владимир Афанасьевич,
+7 (482) 212-34-32,
afan_divsadtv@company.ru
Оформляем распорядительные документы
Сюда относятся приказы или распоряжения. Это всегда внутренние документы компании.
Если вы не пользуетесь, в частности, унифицированными формами кадровых документов, то проследите, чтобы в ваших формах учитывались такие новшества ГОСТа.
Общество с ограниченной ответственностью «Дивный сад»
(ООО «Дивный сад»)
Филиал Тверской № 1
Отдел кадров
ПРИКАЗ № 4-к
г. Тверь
3 сентября 2018 г.Словесно-цифровым способом дату можно записывать без «0» перед однозначным числом. А вот дату арабскими цифрами, разделенными точкой, записывайте так: 03.09.2018п. 5.10 ГОСТа
Об утверждении штатного расписания
В связи с введением новой должности «Инженер по охране труда» и изменением количества штатных единиц по должности «Менеджер отдела закупок»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить штатное расписание в новой редакции (приложение)Если есть приложение, являющееся частью документа, укажите это и в тексте документа, и под текстом документап. 5.19 ГОСТа и ввести ее в действие с 1 октября 2018 г.
Приложение: на 6 л. в 1 экз.Если есть приложение, являющееся частью документа, укажите это и в тексте документа, и под текстом документап. 5.19 ГОСТа
| Генеральный директор | | А.П. Мальцев |
•пишется полное наименование должности подписывающего его человека без названия организации, если документ составлен на ее бланке. Если документ оформлен не на бланке компании, то пишется: «Генеральный директор ООО “Дивный сад”»;
•в расшифровке подписи сначала ставятся инициалы, потом фамилия;
•дата подписания не ставится
Исполнитель:
Отдел кадров, инспектор по кадрам
Павлова Ирина Владимировна,
+7 (482) 212-34-30,
pavl_divsadtv@company.ruРекомендуется указывать полностью имя и отчество исполнителяп. 5.25 ГОСТа. Так удобнее при необходимости сразу обратиться к нему по имени и отчеству. Наименование должности, структурного подразделения, адрес электронной почты исполнителя можно не указывать
Отметка о направлении документа в дело сократилась: об исполнении документа теперь тоже можно не писатьп. 5.30 ГОСТа
Оформляем подпись в нестандартных ситуациях
Ситуация 1. Нужно расписаться за временно отсутствующего директора.
Если в подготовленный и согласованный проект документа уже внесена должность директора, который сейчас расписаться не может, то исправьте запись от руки или при помощи штампов такп. 5.22 ГОСТа:
| Заместитель генерального директора в соответствии с должностной инструкцией от 14.08.2015Укажите, на основании какого документа человек вправе расписываться за директора. Например, такое право установлено в его должностной инструкции, трудовом договоре или в приказе о совмещении должностей на время отсутствия директора |  | Р.О. Мухин |
| Генеральный директор | | А.П. Мальцев |
Если документ не готовился заранее и утверждается в отсутствие руководителя, его сразу может подписывать человек, уполномоченный на это в компании.
Внимание
Нельзя ставить косую черту или надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо. Документ с такой чертой или надписью может быть оспорен, в частности из-за того, что он подписан не тем человеком, который в нем указан.
Ситуация 2. Нужно распечатать, например для хранения, документ, который в электронном виде был подписан электронной подписью.
На месте собственноручной подписи должна стоять такая отметкап. 5.23 ГОСТа:
| Генеральный директор | Документ подписан электронной подписью Сертификат _________ Владелец Мальцев Алексей Петрович Действителен с 01.01.2017 по 01.01.2022 | А.П. Мальцев |
Внимание
Если в компании есть печать, то проставляйте ее в месте, обозначенном «М.П.», не захватывая собственноручной подписи человека, подписавшего документп. 5.24 ГОСТа.
Проставляем грифы
Гриф утверждения сохранился в прежнем виде. Только если документ утвержден коллегиальным органом, добавьте реквизиты утвердившего его протоколап. 5.16 ГОСТа:
УТВЕРЖДЕНО
Советом директоров
ООО «Дивный сад»
(протокол от 10.09.2018 № 1)
Если утвержден документ, который упомянут в распорядительном документе в качестве приложения, то гриф утверждения будет выглядеть такп. 5.19 ГОСТа:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ООО «Дивный сад»
от 03.09.2018 № 4-к
Штатное расписание
ГОСТом введен гриф секретности для конфиденциальной информациип. 5.14 ГОСТа. Какие именно это будут надписи, компания вправе придумать самостоятельно и закрепить их в ЛНА. ГОСТом предложены, например: «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально».
Напомним, что:
•в отношении сведений, относящихся к коммерческой тайне, вы обязаны проставлять такой гриф по требованию Законап. 5 ч. 1 ст. 10 Закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ. В отношении персональных данных проставление отметок о секретности остается на ваше усмотрение, оно не обязательно;
•наличие только грифа секретности не защитит вашу информацию. Необходимо, чтобы соблюдались все условия по защите конфиденциальных сведений. В частности, в компании должен быть утвержден перечень конфиденциальных сведений и сотрудники, работающие с ними, под роспись ознакомлены с таким перечнем;
•наличие только грифа секретности на документах не позволит наказать работника за разглашение секретов.
* * *
Кстати, у документов, срок хранения которых свыше 10 лет, делайте левое поле не меньше 30 мм. В частности, это касается штатного расписания, должностных инструкций, актов приемки-передачи при смене руководителя компаниипп. 71, 77, 79 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Так будет удобнее вшивать их в дела длительного хранения и в дальнейшем просматривать при необходимости.
