Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 марта 2015 г.

Содержание журнала № 7 за 2015 г.

Как отправить зарплату работника «налево»

Оплачиваем личные расходы работников со счета организации

Директор или кто-то еще из руководства компании просит, чтобы вы часть его зарплаты или даже всю перечисляли не ему, а сразу со счета организации на оплату его личных расходов (ЖКХ, мобильная связь, обучение и медобслуживание, погашение ипотечных и обычных кредитов, фитнес-клуб и т. п.)? Начальству не откажешь, поэтому придется разобраться, как это делать и что для этого нужно.

Впрочем, с такой просьбой обращаются в бухгалтерию не только начальники, но и рядовые сотрудники. И тут уже возникает вопрос, обязана ли организация, как работодатель, вообще этим заниматься.

Оплата за работника — что это такое?

Для того чтобы ответить на все возникающие в такой ситуации вопросы, сразу определим, как следует расценивать перечисление денег из зарплаты работника на оплату его личных расходов.

Это не удержание из зарплаты по просьбе работника. Поэтому ни предусмотренный ТК РФ запрет на не указанные в нем удержанияст. 137 ТК РФ, ни ограничение по общему размеру удержанийст. 138 ТК РФ здесь не действуютПисьмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1. И если работник пожелает, то можно перечислять на указанные им цели хоть всю сумму зарплаты (оставшуюся после всех обязательных удержаний).

Это просто выплата самой зарплаты, но не непосредственно работнику, а указанному им лицуч. 5 ст. 136 ТК РФ; Письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1.

Из этого, в частности, следует, что НДФЛ вы начисляете и удерживаете так же, как и при обычной выплате зарплатыподп. 1 п. 1 ст. 223, п. 1 ст. 226 НК РФ. Страховые взносы рассчитывают от начисленной зарплатыч. 1 ст. 7, п. 1 ст. 11 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, поэтому способ ее выплаты на их размере тоже никак не сказывается.

Если обычно вы выдаете зарплату наличными и для этого получаете их в банке, то сумму, подлежащую перечислению третьему лицу, сразу отправьте со счета организации. Получать ее в банке и потом сдавать обратно как неполученную не нужно. А если вы выдаете зарплату из имеющейся в кассе наличной выручки, а остаток денег сдаете в банк, то сдавать подлежащую перечислению сумму нужно как выручку, а не как неполученную зарплату.

Может ли организация отказать работнику

Предположим, вам не хочется брать на себя заботу по оплате личных счетов рядовых работников. И директор согласен, что бухгалтерии и без того есть чем заняться. Вправе ли организация отказать работнику? Да.

ТК РФ обязывает работодателя выплатить зарплату непосредственно работнику. Перечисление зарплаты работника на указанные им счета третьих лиц допускается, но только в тех случаях, когда это прямо предусмотрено в трудовом договоре с этим работникомч. 5 ст. 136 ТК РФ. То есть это предмет договоренности между работодателем и работником, а не обязанность работодателя. И если в трудовом договоре нет такого условия, организация не обязана отправлять платежи работника со своего расчетного счета. Если же в договоре окажется такое условие (пусть даже в общей формулировке), например будет сказано, что организация обязана перечислить зарплату по указанным работником реквизитам, отказать будет нельзя. Так что при составлении трудовых договоров будьте внимательны к формулировкам.

На какие платежи не соглашаться

Если решено оплачивать личные расходы работников из их зарплаты, предупредите руководителя, что не на все платежи следует соглашаться.

Во-первых, не стоит платить таким образом имущественные налоги работника (например, транспортный налог, налог на имущество физлиц), пени и штрафы по ним. Дело в том, что каждый налогоплательщик обязан перечислять свои налоги самостоятельно (за исключением, конечно, подлежащих удержанию налоговым агентом)п. 1 ст. 45 НК РФ; Определение КС от 22.01.2004 № 41-О; Письмо Минфина от 13.11.2014 № 03-02-08/57320. И если вы заплатите личный налог работника со счета организации, пусть даже и за счет его зарплаты, то инспекция может не засчитать этот налог как уплаченныйПисьмо Минфина от 22.12.14 № 03-02-08/66327. Тогда у вас возникнет излишняя уплата денег в бюджет (то есть в инспекции за вами будет числиться невыясненный платеж), а у работника — недоимка и пени.

Вместе с тем при наличии нотариально заверенной доверенности работника его налоги может уплачивать другое лицоп. 3 ст. 29 НК РФ; Определение КС от 13.10.2009 № 1380-О-О. Однако разбирательства с инспекцией в этом случае все равно весьма вероятны. Объясните это работнику и не ввязывайтесь в потенциально спорное дело.

Во-вторых, откажитесь от платежей, которые невозможно перечислить в установленный у вас срок выплаты зарплаты из-за того, что:

• <или>к сроку выплаты зарплаты неизвестен их точный размер (к примеру, оплата обучения, когда сумма зависит от количества посещений, рассчитывается с учетом накопительных скидок и т. п.). Пусть срок выдачи зарплаты у вас 8-е и 23-е числа месяца. А 10-го числа каждого месяца работник получает счет. Крайний срок его оплаты — 20-е число. И если работник попросит часть причитающейся ему каждое 8-е число зарплаты придерживать до 10-го числа, когда он получит счет, то вам следует отказаться. Согласившись, вы неизбежно станете нарушать срок выплаты зарплаты. Обнаружив это, трудовая инспекция может оштрафовать и организацию, и ее виновное должностное лицоч. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, организации придется выплатить работнику проценты в размере 1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочкист. 236 ТК РФ;
• <или>по этим платежам у работника четкий график (не позже определенных дат), не совпадающий с зарплатными днями в вашей организации.

Заявлением лучше не ограничиваться — сделайте допсоглашение к трудовому договору

Зачастую перечисление зарплаты путем оплаты личных расходов работника оформляют одним только его заявлением, которое директор подписывает и передает в бухгалтерию. Но лучше составить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Дело в том, что, как мы уже сказали, по умолчанию организация обязана выплатить зарплату непосредственно работнику. Иное — то есть перечисление зарплаты работника на счета третьих лиц — возможно, только если прямо предусмотрено трудовым договоромч. 5 ст. 136 ТК РФ. Поэтому если в договоре предусмотрена только выплата зарплаты непосредственно работнику, то необходимо внести в него изменения. А изменение условий трудового договора допускается только по соглашению сторон, составленному в письменной формест. 72 ТК РФ.

В принципе, подписанное директором заявление работника тоже можно рассматривать как такое соглашение. Но обычно оно касается каких-то конкретных платежей. В договоре же вы предусмотрите именно принципиальную возможность перечисления зарплаты работника на счета третьих лиц и укажете условия такого перечисления. Тем более что и в Роструде считают: заявления работника недостаточно — необходимо оформить именно допсоглашение к трудовому договору.

ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ

ШКЛОВЕЦ Иван Иванович

Заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

“Перечислять зарплату работника на указанный в его заявлении счет третьего лица можно только при соблюдении следующих условийст. 136 ТК РФ:

• работник указал банковский счет, на который необходимо перечислять его заработную плату;
• условия перечисления заработной платы на указанный работником банковский счет предусмотрены в трудовом договоре.

Поэтому если такие условия в трудовом договоре изначально не предусматривались, то необходимо внести в него изменения, оформив дополнительное соглашение”.

Что и зачем нужно указать в допсоглашении к трудовому договору

Сразу скажем, что в трудовом договоре вы можете предусмотреть саму возможность перечислять зарплату работника на счета третьих лиц по его заявлению, указать перечень таких платежей (как мы уже сказали, не на все платежи стоит соглашаться) и определить возникающие в связи с этим обязанности работника и работодателя. И указать, что по мере возникновения необходимости в таких перечислениях работник пишет заявление, где указаны конкретные:

• получатель и его платежные реквизиты;
• период, в течение которого организация должна перечислять зарплату по этим реквизитам;
• сумма платежа. Если это величина непостоянная, то закрепите в договоре, что работник обязан не позднее чем за столько-то дней до установленного в организации срока выплаты зарплаты передать выставленный ему счет работодателю либо за личной подписью сообщить подлежащую перечислению сумму, а в ином случае организация выдает всю зарплату непосредственно работнику. Учтите при этом, что если срок выплаты зарплаты приходится на выходной или праздник, то выплатить ее нужно наканунеч. 8 ст. 136 ТК РФ. Предусмотрите, что соответственно сдвигается и срок, в который работник должен сообщить вам сумму платежа;
• номер и дата договора работника с третьим лицом, которые следует указывать в платежке (если они существуют).

Теперь посмотрим, какие положения нужно включить в трудовой договор, чтобы заранее исключить возможные сложности.

Какие из начисленных работнику сумм вы будете отправлять третьим лицам

Помимо оклада, вы начисляете и другие суммы (премии, доплаты, надбавки, отпускные и т. п.). Согласуйте с работником и укажите в договоре, какие из них могут быть источником оплаты личных счетов работника, а какие он непременно будет получать сам.

Обратите внимание: на основании ч. 5 ст. 136 ТК РФ можно перечислять на счета третьих лиц только суммы, являющиеся составными частями зарплатыст. 129 ТК РФ, а также отпускные, которые представляют собой сохраненный за работником средний заработокст. 114 ТК РФ. А как же остальные причитающиеся работнику выплаты — возмещение перерасхода по авансовым отчетам, командировочные, компенсации за использование в работе личного имущества и за задержку зарплаты и т. д.? Способ их выплаты работнику в ТК РФ не зафиксирован. Поэтому ничто не мешает вам указать в допсоглашении, что и эти суммы тоже могут выплачиваться путем перечисления на счета указанных работником третьих лиц.

А вот соцстраховские пособия лучше выплачивать непосредственно работнику. Иначе есть вероятность, что ФСС потом не зачтет пособие.

Также нужно указать в договоре, как часто вы будете перечислять деньги за работника — при каждой выплате зарплаты или только раз в месяц (квартал, год).

Кто берет на себя комиссию банка за перечисление денег

Перечисление части зарплаты работника на счет третьего лица обычно означает дополнительные затраты. Ведь комиссия банка и по зарплатному проекту, и по снятию наличных со счета (если вы выдаете зарплату из кассы) обычно ниже, чем по платежам в адрес третьих лиц.

И весьма вероятно, что ИФНС не согласится со списанием этой повышенной комиссии в налоговые расходы, так как расценит ее уплату как затраты в интересах работника, а не самой организациип. 1 ст. 252 НК РФ. По этой же причине с суммы уплаченной организацией комиссии придется исчислять и удерживать НДФЛ как с дохода работникап. 2 ст. 211, п. 1 ст. 226 НК РФ. Конечно, с этим можно спорить, так как организация выполняет свою обязанность по трудовому договору, а значит, это расходы в ее собственных интересах.

Но лучше сразу договориться с работником, что он будет возмещать организации затраты на комиссию банка. Проще всего удерживать сумму комиссии из начисленной работнику зарплаты. А для этого нужно включить соответствующее положение в соглашение с ним.

Как работник будет передавать вам платежные реквизиты

Закрепите в договоре, что работник обязан своей подписью заверить правильность предоставленных вам реквизитов для перечисления денег. В заверении нет необходимости только в том случае, если он будет передавать вам выставленные ему для оплаты счета, квитанции и т. п. (но храниться они тогда должны у вас).

Также укажите в договоре, что работник обязан незамедлительно в письменной форме предупреждать вас о каждом изменении реквизитов.

Это необходимо на случай, если платеж уйдет не туда, — чтобы сразу было ясно, по чьей вине это произошло:

• <если>по вине работника (предоставил неверные реквизиты, не отследил их изменение), то обязанность организации по выплате зарплаты считается исполненной. Заниматься возвратом платежа вы не обязаны. Но деньги ушли со счета организации, и если у работника нет полномочий обращаться за их возвратом, то придется или выдать ему на это доверенность, или взять хлопоты на себя. Если же платеж дошел до адресата, но попал у него в невыясненные, работник разберется самостоятельно;
• <если>по вине организации (бухгалтерия ошиблась, указывая в платежке реквизиты), то получается, что зарплата в срок не была выплачена. Помимо необходимости выплатить компенсацию, тут может быть вот какая неприятность. Поскольку срок оплаты личных счетов работника будет нарушен, получатель платежа начислит ему за это договорные санкции (пени, проценты, штраф). А работник может потребовать, чтобы работодатель возместил ему эту сумму. На наш взгляд, такое требование было бы неправомерным. Организация должна выплатить только компенсацию за невыплату в срок зарплаты — так же, как если бы работник, получающий зарплату обычным способом, из-за ее задержки не смог вовремя расплатиться по своим долгам. В такой ситуации нужно поскорее отправить деньги по верному адресу, а потом уже заниматься возвратом ошибочного платежа.

Если организация по каким-то причинам не может выплатить зарплату в срок

Включите в трудовой договор условие о том, что в таком случае:

• организация, например, за 1 рабочий день до срока выплаты зарплаты письменно предупреждает работника, что зарплата будет выдана позже;
• обязанность по перечислению денег на счет третьего лица с организации снимается и свои счета работник оплачивает сам, а организация должна выплатить ему зарплату обычным способом (на зарплатную карту или наличными).

Это позволит избежать конфликта с работником из-за начисленных ему получателем платежа договорных санкций за просрочку.

Если начисленной зарплаты не хватает для перечисления всей суммы

Решите с работником и закрепите в допсоглашении к трудовому договору, что в этом случае должна делать организация:

• <или>все равно отправить третьему лицу всю начисленную работнику сумму, то есть оплатить его счета частично;
• <или>полностью выплатить ее работнику, который уже сам рассчитается по своим обязательствам.

Что указывать в платежке в поле «Назначение платежа»

Прежде всего, нужна ссылка на тот документ (договор, счет), по которому обязательство работника погашается этим платежом. Лучше согласовать формулировку в этой части с работником и закрепить в трудовом договоре. Тогда работник не сможет предъявить вам претензии, если получатель не распознает поступившие деньги как платеж работника и начислит ему неустойку. Вот образец возможной формулировки.

Если вы по ошибке не укажете при перечислении денег, за кого и на каком основании они переводятся, то зарплата все равно считается выплаченной вовремя. Но вам придется написать письмо об уточнении назначения платежа его получателю.

Кто обязан передать получателю денег уведомление

Укажите в допсоглашении, что это должен сделать работник. То есть он обязан письменно предупредить третье лицо о том, что деньги по заключенному с ним договору будут поступать со счета организации-работодателя. Это поможет исключить ситуацию, когда получатель платежа не распознает его как платеж от работника, вернет деньги вам, а работнику начислит договорные санкции за просрочку.

Удостоверяться в том, что платеж получен и распознан адресатом именно как платеж работника по конкретному договору, вы не обязаны. Это забота самого работника.

Как работник узнает, что деньги перечислены

В общем случае вы без письменного запроса от работника не обязаны предоставлять ему подтверждение перечисления денег (копию платежки) — точно так же, как и при перечислении денег на зарплатные карты. Достаточно того, что все документы, подтверждающие размер начисленной зарплаты и ее выплату, хранятся у вас в организации.

Какая сумма отправлена по указанным им реквизитам, работник узнает из расчетного листка. В нем общую сумму, подлежащую выплатеп. 4 ч. 1 ст. 136 ТК РФ, разбейте на две части: перечисляемую на карту работнику (выдаваемую наличными из кассы) и «на сторону» по указанным работником реквизитам. Для второй части укажите номер и дату платежки на перечисление (эти данные пригодятся работнику для сверки с получателем денег). Обратите внимание: включать в расчетном листке эту часть в состав удержанийп. 3 ч. 1 ст. 136 ТК РФ — неправильно.

А вот если работник письменно запросит копии платежек, то вы обязаны выдать их в течение 3 рабочих дней со дня получения запросаст. 62 ТК РФ. Они ему могут понадобиться, например, для получения в инспекции вычета по НДФЛ.

Помогаем работнику получить НДФЛ-вычеты

Зачастую суммы, которые работник просит за него перечислять, формируют у него следующие вычеты по НДФЛ:

• по расходам на лечение в виде страховых взносов по договорам добровольного медстрахованияподп. 3 п. 1 ст. 219 НК РФ;
• по расходам на обучениеподп. 2 п. 1 ст. 219 НК РФ;
• имущественный — по ипотечным процентамподп. 4 п. 1, п. 4 ст. 220 НК РФ.

Для получения вычетов по этим расходам человек обязан представить налоговой инспекции подтверждение факта их оплаты за счет своих собственных средствподп. 2, 3 п. 1 ст. 219, подп. 6 п. 3, пп. 4, 7 ст. 220 НК РФ. Не возникнет ли у работника проблем из-за того, что эти суммы оплачены со счета организации, а не им лично?

Проблем не должно быть, если серьезно отнестись к оформлению всех документов. В платежках должно быть указано, что это оплата за такого-то человека по такому-то договору (см. образец выше). Выдайте работнику копии всех платежек. Вместе с ними он представит в ИФНС допсоглашение к трудовому договору о перечислении его зарплаты на счет третьего лица, а также расчетные листки.

***

Как известно, если в результате счетной (то есть арифметическойПисьмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1) ошибки вы переплатили работнику зарплату, то лишнюю сумму он обязан вам вернутьст. 137 ТК РФ. А кто должен вернуть вам деньги, если излишне начисленная зарплата ушла на указанный работником счет третьего лица? Это должен сделать сам работник — внести наличные в кассу или же вы с его письменного согласия удержите их сами из следующей зарплаты. Ведь с третьим лицом у вас договорных отношений нет.