Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 марта 2015 г.
Содержание журнала № 7 за 2015 г.Как отправить зарплату работника «налево»
Оплачиваем личные расходы работников со счета организации
Директор или кто-то еще из руководства компании просит, чтобы вы часть его зарплаты или даже всю перечисляли не ему, а сразу со счета организации на оплату его личных расходов (ЖКХ, мобильная связь, обучение и медобслуживание, погашение ипотечных и обычных кредитов, фитнес-клуб и т. п.)? Начальству не откажешь, поэтому придется разобраться, как это делать и что для этого нужно.
Впрочем, с такой просьбой обращаются в бухгалтерию не только начальники, но и рядовые сотрудники. И тут уже возникает вопрос, обязана ли организация, как работодатель, вообще этим заниматься.
Здесь мы не будем рассматривать ситуации, когда организация сначала за свой счет оплачивает какие-то нужды работника, а уже потом удерживает перечисленные суммы из его зарплаты.
Оплата за работника — что это такое?
Для того чтобы ответить на все возникающие в такой ситуации вопросы, сразу определим, как следует расценивать перечисление денег из зарплаты работника на оплату его личных расходов.
Это не удержание из зарплаты по просьбе работника. Поэтому ни предусмотренный ТК РФ запрет на не указанные в нем удержани
Очевидно, что это и не натуральная оплата труда. Ведь товары (работы, услуги), оплата за которые уходит со счета организации, работник получает не от нее, а от третьего лица. А значит, нет необходимости начислять НДС и соблюдать
Это просто выплата самой зарплаты, но не непосредственно работнику, а указанному им
Из этого, в частности, следует, что НДФЛ вы начисляете и удерживаете так же, как и при обычной выплате зарплат
Если обычно вы выдаете зарплату наличными и для этого получаете их в банке, то сумму, подлежащую перечислению третьему лицу, сразу отправьте со счета организации. Получать ее в банке и потом сдавать обратно как неполученную не нужно. А если вы выдаете зарплату из имеющейся в кассе наличной выручки, а остаток денег сдаете в банк, то сдавать подлежащую перечислению сумму нужно как выручку, а не как неполученную зарплату.
Если работник сам хочет увеличить сумму каких-то платежей, подлежащих обязательному удержанию из его зарплаты (например, платить больше алиментов), то в «добровольной» части их перечисление будет выплатой зарплаты, а не удержанием. А значит, для этой «добровольной» части нужно выполнить все требования, о которых сказано ниже.
Может ли организация отказать работнику
Предположим, вам не хочется брать на себя заботу по оплате личных счетов рядовых работников. И директор согласен, что бухгалтерии и без того есть чем заняться. Вправе ли организация отказать работнику? Да.
ТК РФ обязывает работодателя выплатить зарплату непосредственно работнику. Перечисление зарплаты работника на указанные им счета третьих лиц допускается, но только в тех случаях, когда это прямо предусмотрено в трудовом договоре с этим работнико
Также нельзя отказать работнику — члену профсоюза в перечислении из его зарплаты членских взносов, если такая обязанность компании закреплена в коллективном договоре и работник представил соответствующее заявлени
На какие платежи не соглашаться
Если решено оплачивать личные расходы работников из их зарплаты, предупредите руководителя, что не на все платежи следует соглашаться.
Во-первых, не стоит платить таким образом имущественные налоги работника (например, транспортный налог, налог на имущество физлиц), пени и штрафы по ним. Дело в том, что каждый налогоплательщик обязан перечислять свои налоги самостоятельно (за исключением, конечно, подлежащих удержанию налоговым агенто
Вместе с тем при наличии нотариально заверенной доверенности работника его налоги может уплачивать другое
Что касается административных штрафов, то строго по правилам человек должен перечислять их
Во-вторых, откажитесь от платежей, которые невозможно перечислить в установленный у вас срок выплаты зарплаты
- <или>к сроку выплаты зарплаты неизвестен их точный размер (к примеру, оплата обучения, когда сумма зависит от количества посещений, рассчитывается с учетом накопительных скидок и т. п.). Пусть срок выдачи зарплаты у вас
8-е и23-е числа месяца.А 10-го числа каждого месяца работник получает счет. Крайний срок его оплаты —20-е число. И если работник попросит часть причитающейся ему каждое8-е число зарплаты придерживать до10-го числа, когда он получит счет, то вам следует отказаться. Согласившись, вы неизбежно станете нарушать срок выплаты зарплаты. Обнаружив это, трудовая инспекция может оштрафовать и организацию, и ее виновное должностноелицоч. 1, 4 ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, организации придется выплатить работнику проценты в размере1/300 ставки рефинансирования ЦБ за каждый день просрочкист. 236 ТК РФ; - <или>по этим платежам у работника четкий график (не позже определенных дат), не совпадающий с зарплатными днями в вашей организации.
Заявлением лучше не ограничиваться — сделайте допсоглашение к трудовому договору
Зачастую перечисление зарплаты путем оплаты личных расходов работника оформляют одним только его заявлением, которое директор подписывает и передает в бухгалтерию. Но лучше составить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Дело в том, что, как мы уже сказали, по умолчанию организация обязана выплатить зарплату непосредственно работнику. Иное — то есть перечисление зарплаты работника на счета третьих лиц — возможно, только если прямо предусмотрено трудовым договоро
В принципе, подписанное директором заявление работника тоже можно рассматривать как такое соглашение. Но обычно оно касается каких-то конкретных платежей. В договоре же вы предусмотрите именно принципиальную возможность перечисления зарплаты работника на счета третьих лиц и укажете условия такого перечисления. Тем более что и в Роструде считают: заявления работника недостаточно — необходимо оформить именно допсоглашение к трудовому договору.
ИЗ АВТОРИТЕТНЫХ ИСТОЧНИКОВ
“Перечислять зарплату работника на указанный в его заявлении счет третьего лица можно только при соблюдении следующих услови
йст. 136 ТК РФ:
- работник указал банковский счет, на который необходимо перечислять его заработную плату;
- условия перечисления заработной платы на указанный работником банковский счет предусмотрены в трудовом договоре.
Поэтому если такие условия в трудовом договоре изначально не предусматривались, то необходимо внести в него изменения, оформив дополнительное соглашени
е”.
Что и зачем нужно указать в допсоглашении к трудовому договору
Сразу скажем, что в трудовом договоре вы можете предусмотреть саму возможность перечислять зарплату работника на счета третьих лиц по его заявлению, указать перечень таких платежей (как мы уже сказали, не на все платежи стоит соглашаться) и определить возникающие в связи с этим обязанности работника и работодателя. И указать, что по мере возникновения необходимости в таких перечислениях работник пишет заявление, где указаны конкретные:
- получатель и его платежные реквизиты;
- период, в течение которого организация должна перечислять зарплату по этим реквизитам;
- сумма платежа. Если это величина непостоянная, то закрепите в договоре, что работник обязан не позднее чем за столько-то дней до установленного в организации срока выплаты зарплаты передать выставленный ему счет работодателю либо за личной подписью сообщить подлежащую перечислению сумму, а в ином случае организация выдает всю зарплату непосредственно работнику. Учтите при этом, что если срок выплаты зарплаты приходится на выходной или праздник, то выплатить ее нужно наканун
еч. 8 ст. 136 ТК РФ. Предусмотрите, что соответственно сдвигается и срок, в который работник должен сообщить вам сумму платежа; - номер и дата договора работника с третьим лицом, которые следует указывать в платежке (если они существуют).
Не нужно указывать срок, в течение которого должны быть перечислены деньги (например, не позднее
Теперь посмотрим, какие положения нужно включить в трудовой договор, чтобы заранее исключить возможные сложности.
Какие из начисленных работнику сумм вы будете отправлять третьим лицам
Помимо оклада, вы начисляете и другие суммы (премии, доплаты, надбавки, отпускные и т. п.). Согласуйте с работником и укажите в договоре, какие из них могут быть источником оплаты личных счетов работника, а какие он непременно будет получать сам.
Обратите внимание: на основании ч. 5 ст. 136 ТК РФ можно перечислять на счета третьих лиц только суммы, являющиеся составными частями зарплат
А вот соцстраховские пособия лучше выплачивать непосредственно работнику. Иначе есть вероятность, что ФСС потом не зачтет пособие.
Также нужно указать в договоре, как часто вы будете перечислять деньги за работника — при каждой выплате зарплаты или только раз в месяц (квартал, год).
Кто берет на себя комиссию банка за перечисление денег
Перечисление части зарплаты работника на счет третьего лица обычно означает дополнительные затраты. Ведь комиссия банка и по зарплатному проекту, и по снятию наличных со счета (если вы выдаете зарплату из кассы) обычно ниже, чем по платежам в адрес третьих лиц.
И весьма вероятно, что ИФНС не согласится со списанием этой повышенной комиссии в налоговые расходы, так как расценит ее уплату как затраты в интересах работника, а не самой организаци
Но лучше сразу договориться с работником, что он будет возмещать организации затраты на комиссию банка. Проще всего удерживать сумму комиссии из начисленной работнику зарплаты. А для этого нужно включить соответствующее положение в соглашение с ним.
Как работник будет передавать вам платежные реквизиты
Закрепите в договоре, что работник обязан своей подписью заверить правильность предоставленных вам реквизитов для перечисления денег. В заверении нет необходимости только в том случае, если он будет передавать вам выставленные ему для оплаты счета, квитанции и т. п. (но храниться они тогда должны у вас).
Также укажите в договоре, что работник обязан незамедлительно в письменной форме предупреждать вас о каждом изменении реквизитов.
Это необходимо на случай, если платеж уйдет не туда, — чтобы сразу было ясно, по чьей вине это произошло:
- <если>по вине работника (предоставил неверные реквизиты, не отследил их изменение), то обязанность организации по выплате зарплаты считается исполненной. Заниматься возвратом платежа вы не обязаны. Но деньги ушли со счета организации, и если у работника нет полномочий обращаться за их возвратом, то придется или выдать ему на это доверенность, или взять хлопоты на себя. Если же платеж дошел до адресата, но попал у него в невыясненные, работник разберется самостоятельно;
- <если>по вине организации (бухгалтерия ошиблась, указывая в платежке реквизиты), то получается, что зарплата в срок не была выплачена. Помимо необходимости выплатить компенсацию, тут может быть вот какая неприятность. Поскольку срок оплаты личных счетов работника будет нарушен, получатель платежа начислит ему за это договорные санкции (пени, проценты, штраф). А работник может потребовать, чтобы работодатель возместил ему эту сумму. На наш взгляд, такое требование было бы неправомерным. Организация должна выплатить только компенсацию за невыплату в срок зарплаты — так же, как если бы работник, получающий зарплату обычным способом,
из-за ее задержки не смог вовремя расплатиться по своим долгам. В такой ситуации нужно поскорее отправить деньги по верному адресу, а потом уже заниматься возвратом ошибочного платежа.
Если организация по каким-то причинам не может выплатить зарплату в срок
Включите в трудовой договор условие о том, что в таком случае:
- организация, например, за 1 рабочий день до срока выплаты зарплаты письменно предупреждает работника, что зарплата будет выдана позже;
- обязанность по перечислению денег на счет третьего лица с организации снимается и свои счета работник оплачивает сам, а организация должна выплатить ему зарплату обычным способом (на зарплатную карту или наличными).
Это позволит избежать конфликта с работником
Если начисленной зарплаты не хватает для перечисления всей суммы
Решите с работником и закрепите в допсоглашении к трудовому договору, что в этом случае должна делать организация:
- <или>все равно отправить третьему лицу всю начисленную работнику сумму, то есть оплатить его счета частично;
- <или>полностью выплатить ее работнику, который уже сам рассчитается по своим обязательствам.
Иногда в такой ситуации работник вносит в кассу недостающую сумму, чтобы организация смогла отправить его платеж полностью. Имейте в виду, что в этой части это уже не перечисление зарплаты, а выполнение поручения работника как обычного физлица по отправке его личного платежа. А значит, потребуется оформлять договор поручени
Однако не соглашайтесь откладывать весь платеж, пока работник не внесет вам недостающую сумму, так как в этом случае вы нарушите срок выплаты зарплаты.
Что указывать в платежке в поле «Назначение платежа»
Прежде всего, нужна ссылка на тот документ (договор, счет), по которому обязательство работника погашается этим платежом. Лучше согласовать формулировку в этой части с работником и закрепить в трудовом договоре. Тогда работник не сможет предъявить вам претензии, если получатель не распознает поступившие деньги как платеж работника и начислит ему неустойку. Вот образец возможной формулировки.
За Булочкина Ивана Александровича по договору на оказание образовательных услуг
Если вы по ошибке не укажете при перечислении денег, за кого и на каком основании они переводятся, то зарплата все равно считается выплаченной вовремя. Но вам придется написать письмо об уточнении назначения платежа его получателю.
Кто обязан передать получателю денег уведомление
Укажите в допсоглашении, что это должен сделать работник. То есть он обязан письменно предупредить третье лицо о том, что деньги по заключенному с ним договору будут поступать со счета организации-работодателя. Это поможет исключить ситуацию, когда получатель платежа не распознает его как платеж от работника, вернет деньги вам, а работнику начислит договорные санкции за просрочку.
Удостоверяться в том, что платеж получен и распознан адресатом именно как платеж работника по конкретному договору, вы не обязаны. Это забота самого работника.
Как работник узнает, что деньги перечислены
В общем случае вы без письменного запроса от работника не обязаны предоставлять ему подтверждение перечисления денег (копию платежки) — точно так же, как и при перечислении денег на зарплатные карты. Достаточно того, что все документы, подтверждающие размер начисленной зарплаты и ее выплату, хранятся у вас в организации.
Какая сумма отправлена по указанным им реквизитам, работник узнает из расчетного листка. В нем общую сумму, подлежащую выплат
А вот если работник письменно запросит копии платежек, то вы обязаны выдать их в течение 3 рабочих дней со дня получения запрос
Помогаем работнику получить НДФЛ-вычеты
Зачастую суммы, которые работник просит за него перечислять, формируют у него следующие вычеты по НДФЛ:
- по расходам на лечение в виде страховых взносов по договорам добровольного медстраховани
яподп. 3 п. 1 ст. 219 НК РФ; - по расходам на обучени
еподп. 2 п. 1 ст. 219 НК РФ; - имущественный — по ипотечным процента
мподп. 4 п. 1, п. 4 ст. 220 НК РФ.
Для получения вычетов по этим расходам человек обязан представить налоговой инспекции подтверждение факта их оплаты за счет своих собственных средст
Проблем не должно быть, если серьезно отнестись к оформлению всех документов. В платежках должно быть указано, что это оплата за такого-то человека по такому-то договору (см. образец выше). Выдайте работнику копии всех платежек. Вместе с ними он представит в ИФНС допсоглашение к трудовому договору о перечислении его зарплаты на счет третьего лица, а также расчетные листки.
***
Как известно, если в результате счетной (то есть арифметическо