Грамотное письмо контрагенту облегчит бухгалтеру работу
Письмо о порядке расчетов по договору
На практике если в платежках возникают ошибки, то обычно в расчетах по разным договорам. Однако путаница может возникнуть и в расчетах по одному договору. Чаще всего так происходит, если между продавцом и покупателем заключен рамочный договорст. 429.1 ГК РФ. По таким договорам товары могут оплачиваться периодически на основании отдельных заявок или соглашений. И покупатель может забыть указать в платежке, какую именно поставку он оплачивает, или перепутать накладные. Все это грозит вылиться в спор о том, что же подтверждает платежка: перечисление авансового платежа в счет будущей поставки или оплату уже поставленного товара.
Чтобы избежать подобных споров, в договоре нужно прописать порядок зачета платежей при наличии неясностей в платежках. Если договор такого условия не содержит, напишите контрагенту письмо с разъяснением порядка, по которому будете засчитывать платежи. Письменный ответ контрагента с согласием будет означать, что вы согласовали порядок зачетап. 2 ст. 434 ГК РФ.
Письмо
о порядке расчетов по договору
г. Москва
26.07.2018
В целях исполнения договора поставки от 19.06.2018 № 12 ООО «Пирожок» (в дальнейшем — Поставщик) сообщает ООО «Усы-лапы-хвост» (в дальнейшем — Покупатель), что платежи по договору засчитываются в следующем порядке.
1. Платежи засчитываются согласно их назначению, указанному в поле «Назначение платежа» платежного поручения.
2. Если в поле «Назначение платежа» платежного поручения не указаны дата и номер товарной накладной, Поставщик засчитывает платеж по этому платежному поручению как аванс в счет оплаты ближайшей последующей поставки, за исключением ситуации, когда у Покупателя есть задолженность по оплате предыдущих поставок. При наличии у Покупателя задолженности по оплате предыдущих поставок платеж засчитывается в счет погашения этой задолженности. При наличии нескольких долгов платеж засчитывается в счет того долга, который возник раньше.
3. Если сумма платежа превышает сумму обязательства по документу, указанному в поле «Назначение платежа» платежного поручения, то разница засчитывается в счет ближайшей последующей поставки или направляется на погашение задолженности по предыдущим поставкам в порядке, аналогичном установленному в п. 2 настоящего письма.
4. В случае необходимости изменить назначение платежа Покупатель должен сообщить об этом Поставщику по электронной почте в срок не позднее 2 рабочих дней с даты направления платежного получения в банк. Поставщик вправе не согласиться с таким изменением назначения платежа. О своем решении Поставщик обязан сообщить покупателю по электронной почте в срок не позднее 1 рабочего дня с даты получения письма от Покупателя.
5. Просим сообщить о своем согласии с порядком расчетов по договору, изложенном в настоящем письме, в срок не позднее 2 рабочих дней с момента его получения.
Соглашение о зачете взаимных требований
Соглашение о зачете пригодится, когда у вас с контрагентом есть взаимные долги. Для того чтобы иметь возможность провести зачет, нужно, чтобы соблюдались определенные условияст. 410 ГК РФ:
•встречные требования должны быть однородными. Например, стороны должны друг другу деньги. У одной есть долг за оказанные ей услуги, а у второй — долг по займу;
•срок исполнения каждого из требований к моменту зачета должен наступить;
•зачет не должен противоречить требованиям закона или договора. Например, нельзя зачесть требование, по которому истек срок исковой давностист. 411 ГК РФ.
Для зачета достаточно заявления одной стороны. С момента получения другой стороной заявления зачет считается состоявшимся.
Уведомляем вас о том, что ООО «Пирожок» зачло встречное требование ООО «Усы-лапы-хвост» на сумму 212 400 руб. (включая НДС 32 400 руб.).
В результате зачета задолженность ООО «Пирожок» перед ООО «Усы-лапы-хвост» по договору оказания услуг № 11 от 11.05.2018 в сумме 212 400 руб. (включая НДС 32 400 руб.) зачтена в счет погашения задолженности ООО «Усы-лапы-хвост» перед ООО «Пирожок» по договору поставки № 15 от 20.07.2018 на сумму 236 000 руб. (включая НДС 36 000 руб.).
После проведения зачета задолженность ООО «Усы-лапы-хвост» перед ООО «Пирожок» составляет 23 600 руб. (в том числе НДС 3600 руб.)
Но факт получения такого заявления нужно подтвердить документально (например, уведомлением о вручении, распиской)п. 4 Информационного письма Президиума ВАС от 29.12.2001 № 65. Поэтому, чтобы избежать возможных споров, лучше оформить двустороннее соглашение о проведении зачета.
ООО «Пирожок» в лице генерального директора Булкина Остапа Анатольевича, действующего на основании Устава, с одной стороны (далее — Сторона 1) и ООО «Усы-лапы-хвост» в лице генерального директора Котца Карпа Петровича, действующего на основании Устава, с другой стороны (далее — Сторона 2) подписали настоящее соглашение о нижеследующем:
1. Стороны пришли к соглашению о зачете взаимных требований по указанным ниже договорам.
1.1. По договору поставки № 15 от 20.07.2018:
— Сторона 1 является кредитором;
— Сторона 2 является должником.
Размер обязательства по договору составляет 236 000 руб. (включая НДС 36 000 руб.).
1.2. По договору оказания услуг № 11 от 11.05.2018:
— Сторона 1 является должником;
— Сторона 2 является кредитором.
Размер обязательства по договору составляет 212 400 руб. (включая НДС 32 400 руб.).
2. После проведения зачета задолженность Стороны 2 перед Стороной 1 составляет 23 600 руб. (в том числе НДС 3600 руб.).
3. Настоящее соглашение составлено в двух идентичных экземплярах, по одному для каждой из Сторон, и вступает в силу с даты его подписания.
Просьба перевести деньги на счет другой компании
Случается, что организация в силу каких-либо обстоятельств не в состоянии сама заплатить по договору. Например, когда счет заблокирован по решению ИФНС или на нем просто-напросто нет денег. В этой ситуации можно попросить вашего должника заплатить за вас. Такая операция закону не противоречит. И кредитор обязан принять платежп. 1 ст. 313 ГК РФ.
Гражданский кодекс не регламентирует, какими документами следует оформлять оплату долга третьим лицом. Обычно компания-должник (назовем ее условно компанией А) направляет третьему лицу (компании B) письмо с просьбой оплатить ее долг кредитору (компании C). И компания В при перечислении денег компании С указывает в платежном поручении, что платит за компанию А. Письмо с просьбой исполнить обязательство и пометка в платежном поручении будут служить доказательствами того, что деньги перечислены именно в погашение задолженности компании А.
Но перед тем как просить должника об оплате, тщательно изучите договор со своим кредитором. Возможно, в нем есть запрет оплаты третьими лицами. В таком случае придется платить самостоятельно. А если деньги перечислит третье лицо, то кредитор их вернет. И если срок оплаты будет пропущен, то это может грозить вам санкциямип. 3 ст. 313 ГК РФ.
В ООО «Усы-лапы-хвост»
В связи с расторжением договора от 01.06.2018 № 13 прошу внесенную ООО «Лампочка» предоплату перечислить на расчетный счет ООО «Мормышка» по следующим реквизитам:
ИНН 77071234553, КПП 770701001
ОГРН 13286841236107
Р/с 40702810111000111001
в ОАО «Банк», г. Москва
БИК 044500200
К/с 30101810100000000111
Перечисление вышеуказанной суммы на расчетный счет ООО «Мормышка» будет означать исполнение обязанности ООО «Усы-лапы-хвост» по возврату предоплаты по договору от 01.06.2018 № 13 в связи с его расторжением.
В платежном поручении прошу указать следующее назначение платежа: «Оплата услуг по договору от 12.07.2018 № 12/4 за ООО «Лампочка».
Просим представить копию документа, подтверждающего перечисление денег, в течение 3 рабочих дней с даты их перечисления.
Претензия
Претензия нужна, чтобы соблюсти обязательный досудебный порядок урегулирования для некоторых категорий споров. В частности, по требованиям об уплате денежных средств. Если досудебный порядок соблюден не будет, суд оставит иск без рассмотрения или вернет егост. 126, ч. 5 ст. 4, п. 5 ч. 1 ст. 129, п. 2 ч. 1 ст. 148 АПК РФ; Постановление АС МО от 13.04.2018 № Ф05-5129/2018.
Проштрафившиеся контрагенты обычно серьезно относятся к претензиям. Ведь такое письмо означает, что через 30 календарных дней вы можете обратиться в суд. Этот срок отсчитывается с даты направления претензии, если иной срок не установлен договоромч. 5 ст. 4 АПК РФ.
В претензии нужно указать реквизиты договора, товарных накладных (актов выполненных работ или оказанных услуг), суммы долга и неустойки, их расчет, а также порядок и срок погашения задолженности.
Претензия
об уплате неустойки
г. Москва
22.08.2018
ООО «Лампочка» (покупатель) заключило с ООО «Табурет» (поставщик) договор № 73 от 17.05.2018 на поставку офисной мебели на сумму 340 000 (триста сорок тысяч) руб. (далее — Договор). ООО «Лампочка» свои обязательства по оплате товара выполнило своевременно и в полном объеме, что подтверждается платежным поручением № 6 от 26.07.2018. Однако ООО «Табурет» товары в установленный Договором срок (до 03.08.2018 включительно) не поставило. Поставка состоялась только 16.08.2018, что подтверждается товарной накладной № 12 от 16.08.2018.
На основании вышеизложенного требуем уплатить пени в соответствии с пунктом 8.2 Договора в размере 0,1% от цены товара за каждый календарный день просрочки.
Просрочка поставки товара — 13 календарных дней. Сумма пеней составляет 4420 (четыре тысячи четыреста двадцать) руб. (340 000 руб. х 0,1% х 13).
Требуем перечислить сумму пеней в срок до 03.09.2018 включительно на расчетный счет ООО «Лампочка», указанный в договоре № 73 от 17.05.2018.
В противном случае мы будем вынуждены обратиться с иском в арбитражный суд.
Письмо об уточнении платежа
Ошибки в платежках нередки, и зачастую они не так уж и безобидны. Например, бухгалтер может перепутать в назначении платежа номер договора и указать тот, по которому товары не поставлялись. В этой ситуации есть риск, что налоговики расценят такой платеж как аванс по новому договору и начислят продавцу НДС. Или продавец, получив аванс, не станет поставлять товар, поскольку номер договора в платежке неправильный. Все это можно исправить, если написать продавцу письмо об изменении назначения платежа.
ООО «Пирожок» сообщает, что в платежном поручении № 12 от 18.07.2018 на сумму 250 160 (двести пятьдесят тысяч сто шестьдесят) руб. в назначении платежа ошибочно указано «Аванс по договору поставки № 1 от 03.07.2018».
Просим считать правильным следующее назначение платежа: «Оплата по договору поставки № 17 от 25.07.2018».
Также просим направить свое согласие на уточнение платежа.
Если продавец согласится на изменение платежа, направьте уведомление об изменении назначения платежа в свой банк. Подписать уведомление должны те же лица, которые подписывали платежку. К уведомлению приложите копии платежного поручения и письменного согласия получателя.
В ОАО «Финанскредитбанк»
ООО «Пирожок» платежным поручением № 7 от 09.07.2018 перечислило 250 160,00 руб. на счет ООО «Мормышка» по следующим реквизитам:
ИНН 77071234553, КПП 770701001
Р/с 40702810111000111001
в ОАО «Банк», г. Москва
БИК 044500200
К/с 30101810100000000111
В поле «Назначение платежа» ошибочно указано «Аванс по договору поставки № 1 от 03.07.2018».
Верным следует считать назначение платежа «Оплата по договору поставки № 17 от 25.07.2018».
Приложения:
— копия платежного поручения № 7 от 09.07.2018;
— копия согласия ООО «Мормышка» на изменение назначения платежа.
* * *
Это далеко не полный перечень писем, которые могут понадобиться в работе. На нашем сайте вы можете найти и другие, например уведомление о смене юридического адресасайт ГК или письмо об изменении банковских реквизитовсайт ГК.
