Переезд на работу в другую местность: о подъемных и не только

Когда возмещение расходов на переезд работника — обязанность работодателя

Если работник по предварительной договоренности с работодателем переезжает на работу в другую местность, то работодатель, согласно ТК РФ, обязан ему возместитьст. 169 ТК РФ:

•расходы по переезду самого работника, членов его семьи и по провозу имущества (кроме случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующий транспорт);

•расходы по обустройству на новом месте жительства.

Порядок и размеры возмещения названных расходов работодатели, не относящиеся к бюджетной сфере, прописываютст. 169 ТК РФ:

•или в коллективном договоре;

•или в локальном акте;

•или в допсоглашениях к трудовым договорам с работниками.

В пределах сумм, закрепленных в одном из этих документов, расходы на переезд:

•не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, в том числе «на травматизм»п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ; Письма Минфина от 04.05.2018 № 03-04-05/30234, от 17.03.2017 № 03-04-06/15550;

•учитываются в прочих «прибыльных» расходахподп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 03.11.2016 № 03-04-06/64782 (п. 2).

При этом Минфин не раз высказывал мнение, что обязанность по возмещению расходов на переезд установлена в ст. 169 ТК РФ только для случаев, когда работник по согласованию с работодателем переезжает с одного места работы, в котором он выполнял свои трудовые обязанности, на другое место работы вместе с этим же работодателем.

То есть на момент переезда на работу в другую местность человек должен состоять в трудовых отношениях с тем же работодателем, по соглашению с которым происходит его переезд с одного места работы на другое, расположенное в иной местности.

А если работодатель возмещает только что принятому работнику его расходы на переезд к новому месту работы, то под действие ст. 169 ТК РФ эта выплата не подпадает, а значит, она должна облагаться НДФЛ и взносамиПисьма Минфина от 30.06.2014 № 03-04-06/31385, от 23.11.2011 № 03-03-06/1/773, от 23.07.2009 № 03-03-05/138. С позицией Минфина насчет того, в каких случаях работодатель должен компенсировать работникам расходы на переезд, совпадает и мнение специалиста Роструда.

Получается, что когда работодатель берет на работу необходимого специалиста, проживающего в другом регионе, и компенсирует ему расходы на переезд и обустройство, то на сумму компенсации надо начислить и НДФЛ, и страховые взносы.

Заметим, правда, что нам не удалось найти судебную практику, иллюстрирующую, что налоговики придираются в части НДФЛ и взносов к «переездной» компенсации для новых работников. То ли работодатели все начисляют и уплачивают, то ли инспекции не высказывают им претензий на этот счет, то ли споры пока не дошли до судов.

На сегодняшний день основные страсти кипят по поводу обложения страховыми взносами компенсации за аренду жилья для вновь принятых сотрудников (подробнее см. здесь).

Расходы по обустройству: что это?

С расходами на переезд работника и/или членов его семьи и на провоз багажа все более-менее ясно. Это расходы собственно на проезд воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, на проезд общественным транспортом до станции, пристани или аэропорта и на перевозку грузобагажасм., например, п. 2 Правил, утв. Постановлением Правительства от 11.08.2007 № 514.

А вот с расходами на обустройство дело обстоит сложнее, поскольку нигде в законодательстве не сказано, что конкретно следует понимать под обустройством. Мы узнали, что по этому поводу думает специалист Роструда.

К слову, некоторые работодатели устанавливают, что к расходам на обустройство относятся также и суммы, уплаченные работником за проживание в гостинице на период поиска квартиры в новом месте жительстваОпределение ВС от 22.09.2015 № 304-КГ15-5000.

Кстати, даже в правилах возмещения расходов, связанных с переездом работников различных госструктурсм., например, п. 8 Правил, утв. Постановлением Правительства от 07.07.2011 № 542; подп. «д» п. 2 Правил, утв. Постановлением Правительства от 11.08.2007 № 514, расходы на обустройство не детализируются. Устанавливается лишь лимит для названных расходов. Таким образом, предполагается, что сотрудник сам решает, как ему использовать выделенные средства.

Включает ли обустройство аренду жилья для переехавшего работника?

Вопрос совсем не праздный, ведь расходы на аренду жилья для сотрудников, последовавших за своим работодателем в другую местность, выливаются во внушительные суммы. И зачастую организации в своих ЛНА или допсоглашениях относят эти затраты к расходам на обустройствосм., например, Постановление АС ЗСО от 11.09.2017 № Ф04-3434/2017; Определение ВС от 22.09.2015 № 304-КГ15-5000. Ведь в этом случае, как мы помним, они не облагаются НДФЛ и взносами.

Минфин возражает против такого подхода, говоря, что в ст. 169 ТК РФ ничего не сказано ни о возмещении затрат работника по найму жилья, ни об оплате работодателем такого наймаПисьма Минфина от 19.03.2018 № 03-15-06/16941, от 19.02.2018 № 03-04-06/10129.

Некоторые суды тоже отмечают, что ни Трудовой кодекс, ни другие нормативные акты не приравнивают наем жилья по месту работы к «обустройству на новом месте».

Кроме того, обустройство — это временное мероприятие, период которого ограничен одним-двумя месяцами. В то время как жилье для работника арендуется, как правило, на весь срок действия трудового договора с ним. Иной подход означал бы, что период обустройства заканчивается лишь вместе с расторжением трудового договораОпределение ВС от 28.07.2015 № 304-КГ15-5000; Постановление 8 ААС от 31.03.2015 № 08АП-1489/2015.

Однако встречаются и суды, которые говорят, что наем жилья — это неотъемлемая часть обустройства работника на новом месте жительстваПостановление 20 ААС от 29.03.2013 № А68-7790/2012.

От себя добавим: нельзя не признать, что законодатель прямо закрепил в ТК, когда расходы по найму жилья должны возмещаться работодателем. Это направление работника в служебную командировку (ст. 168 ТК РФ), работа в пути либо разъездная работа, а также работа в полевых условиях или в экспедиции (ст. 168.1 ТК РФ). Получается, что переезд на работу в другую местность намеренно не включен в этот список.

Мы попросили специалиста Роструда высказать свою точку зрения.

Таким образом, нет однозначного ответа на вопрос, можно ли приравнять расходы на аренду жилья для работников к расходам на обустройство. Только соответствующие поправки в ТК или хотя бы позиция Верховного суда могут расставить все точки над i.

Со своей стороны хотим дать небольшую подсказку работодателям. Как было сказано выше, расходы на обустройство нигде не конкретизируются и ничем не лимитируются. И не закреплена обязанность работодателя устанавливать в ЛНА перечень таких расходов. То есть сумма, выделенная на обустройство, по идее, может включать в себя и арендную плату за энное количество месяцев. Однако в этом случае риск налоговых претензий совсем исключить нельзя.

* * *

Еще один вопрос, который порой возникает у работодателей: надо ли оплачивать работнику время, затраченное на сборы в дорогу в другую местность, а также время, необходимое для обустройства на новом месте? В советские годы такая обязанность была, подлежало оплате указанное время, но не более 6 календарных дней, а также время в путиподп. «д» п. 1 Постановления Совмина СССР от 15.07.81 № 677.

Сегодня же этот вопрос должен решаться по договоренности между работником и работодателемПисьмо Минтруда от 25.06.2004 № 581-10. Например, некоторые компании предоставляют работникам на время переезда дополнительный оплачиваемый отпускПостановление АС СЗО от 02.06.2015 № Ф07-3134/2015. Тогда сумму такой оплаты для целей налогового учета безопаснее обложить НДФЛ и страховыми взносами и не учитывать в расходахп. 24 ст. 270 НК РФ.